周 敏 馮珍慧 章 倩 常州市第一人民醫(yī)院財(cái)務(wù)處
近年來,公立醫(yī)院的補(bǔ)償機(jī)制、管理機(jī)制等發(fā)生變革,其經(jīng)營(yíng)發(fā)展所依托的內(nèi)部和外部環(huán)境也隨之變化?;ヂ?lián)網(wǎng)的高速發(fā)展,促進(jìn)了“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療”的技術(shù)革新,“智慧醫(yī)院”的發(fā)展對(duì)公立醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)提出了更高的要求,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)內(nèi)控管理制度已不適應(yīng)當(dāng)前會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展。本文在研究公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的背景下,指出信息技術(shù)發(fā)展對(duì)財(cái)務(wù)管理的新要求及產(chǎn)生的相關(guān)問題,提出新形勢(shì)下醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的幾點(diǎn)建議,在事前有效規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),整體提升醫(yī)院經(jīng)營(yíng)質(zhì)效。
2021年,《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》《公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展促進(jìn)行動(dòng)(2021-2025年)》陸續(xù)發(fā)布,要求強(qiáng)化信息化支撐作用,提升公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展新效能。2021年12月,《會(huì)計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃(2021-2025年)》的發(fā)布提出了符合新時(shí)代要求的國(guó)家會(huì)計(jì)信息化發(fā)展體系,形成今后做好會(huì)計(jì)信息化工作的具體行動(dòng)指南。
目前,很多公立醫(yī)院都建立和實(shí)施了會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng),醫(yī)院業(yè)務(wù)活動(dòng)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)相互聯(lián)通,業(yè)務(wù)流、資金流和信息流統(tǒng)一,數(shù)據(jù)信息化程度較高,急需建立一套統(tǒng)一的、與時(shí)俱進(jìn)的內(nèi)部控制制度加以有效約束,加強(qiáng)醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)管理,提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。本文分析公立醫(yī)院實(shí)施會(huì)計(jì)信息化內(nèi)控制度過程中存在的普遍性問題,以常州市C公立醫(yī)院為例,提出解決這些問題的整體思路和具體建議,有效提升醫(yī)院內(nèi)控制度實(shí)施效果,推進(jìn)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。
會(huì)計(jì)信息化大大提升了財(cái)務(wù)工作效率,提高了財(cái)務(wù)核算質(zhì)量,財(cái)務(wù)管理的模式也發(fā)生改變,由事后管理向事中控制、事先預(yù)測(cè)轉(zhuǎn)變,推動(dòng)了會(huì)計(jì)理論、技術(shù)、方法、觀念的創(chuàng)新,讓財(cái)務(wù)信息成為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理決策的重要依據(jù),這是現(xiàn)代財(cái)務(wù)工作的全新模式,同時(shí)也對(duì)醫(yī)院內(nèi)部控制提出了更高的要求[1]。
公立醫(yī)院推行內(nèi)部控制建設(shè)面臨內(nèi)外兩個(gè)方面的要求。一方面是落實(shí)監(jiān)管政策要求,《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》等文件提出要求,公立醫(yī)院作為非營(yíng)利性事業(yè)單位,業(yè)務(wù)活動(dòng)復(fù)雜,需深入推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè),規(guī)范內(nèi)部經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)活動(dòng),規(guī)范內(nèi)部權(quán)力運(yùn)行制約[2]。另一方面是公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的自身要求,隨著深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革,考核三級(jí)公立醫(yī)院績(jī)效、取消藥品耗材加成、構(gòu)建新的運(yùn)行補(bǔ)償機(jī)制等,都對(duì)公立醫(yī)院規(guī)范化、精細(xì)化管理提出了更高要求[3]。
會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)實(shí)施后,財(cái)務(wù)核算的條件發(fā)生了很大程度的變革。財(cái)務(wù)部門的組成人員和崗位設(shè)置變化,由原來單一的會(huì)計(jì)核算人員轉(zhuǎn)換為具備會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等多學(xué)科知識(shí)的專業(yè)素質(zhì)人員,會(huì)計(jì)工作的主要內(nèi)容也已經(jīng)不是傳統(tǒng)簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)核算工作,而是側(cè)重于對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)管活動(dòng)的分析和管理;大數(shù)據(jù)環(huán)境下計(jì)算機(jī)信息處理更自動(dòng)、快速,彌補(bǔ)了傳統(tǒng)手工記賬的不足,為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理工作提供及時(shí)、有效的信息,更深層次地挖掘了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的價(jià)值,對(duì)內(nèi)部控制制度的范圍和控制過程要求更高。
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,大數(shù)據(jù)、人工智能在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用廣泛深入,線上財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)日漸完善,常州市C公立醫(yī)院目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能有:線上報(bào)銷、網(wǎng)絡(luò)審批、預(yù)算管理、網(wǎng)銀支付、對(duì)賬平臺(tái)、票據(jù)管理、科研項(xiàng)目管理、網(wǎng)上報(bào)稅等,會(huì)計(jì)信息化發(fā)展增加了財(cái)務(wù)系統(tǒng)安全控制的難度,這些應(yīng)用軟件順利實(shí)施且互聯(lián)互通都需要設(shè)置相匹配的內(nèi)部控制流程,將關(guān)鍵點(diǎn)嵌入醫(yī)院信息系統(tǒng),來健全系統(tǒng)內(nèi)部控制。
“智慧財(cái)務(wù)”是醫(yī)院會(huì)計(jì)信息化不斷深化的產(chǎn)物,由于信息技術(shù)發(fā)展、國(guó)家政策、財(cái)務(wù)管理模式等諸多因素的影響,“智慧財(cái)務(wù)”在公立醫(yī)院管理中的運(yùn)用存在種種不足之處。常州市C醫(yī)院是三級(jí)綜合甲等醫(yī)院,會(huì)計(jì)信息化工作起步于2016年,經(jīng)過幾年的探索,逐步提高了財(cái)務(wù)信息化水平,但在“智慧財(cái)務(wù)”信息化建設(shè)中仍存在著許多醫(yī)院會(huì)計(jì)信息化內(nèi)部控制的普遍問題。
隨著財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的全面融合,自助結(jié)算、電子發(fā)票、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷、銀醫(yī)互聯(lián)等功能得以實(shí)現(xiàn),大大提高了財(cái)務(wù)工作效率,同時(shí)也對(duì)醫(yī)院內(nèi)部控制提出新的要求。而市場(chǎng)上的醫(yī)院財(cái)務(wù)軟件均為標(biāo)準(zhǔn)化模塊,需要結(jié)合各家醫(yī)院的不同情況進(jìn)行定制化開發(fā),并在實(shí)施時(shí)根據(jù)醫(yī)院需要加入內(nèi)部控制點(diǎn)。目前的財(cái)務(wù)軟件絕大部分只是統(tǒng)計(jì)匯總的功能,更注重“核算”職能,忽視了會(huì)計(jì)的“管理”職能。財(cái)務(wù)軟件要與管理目標(biāo)、管理思想相融合,才能給醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)管理提供助力。
在會(huì)計(jì)信息化核算環(huán)境下,系統(tǒng)操作高度集中,會(huì)計(jì)核算工作簡(jiǎn)化,會(huì)計(jì)崗位重新劃分,部分崗位合并,比如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)輸入兼任數(shù)據(jù)報(bào)送工作,出納同時(shí)兼任會(huì)計(jì)記賬工作,一些不相容職務(wù)得不到分離,降低了相互牽制的權(quán)力。在目前的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作中,會(huì)計(jì)工作崗位的劃分和賬號(hào)與權(quán)限的控制管理是較為凸顯的問題,給會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作帶來很大的隱患。
會(huì)計(jì)工作使用的軟件和系統(tǒng),涉及到大量的數(shù)據(jù)處理和分析,比如財(cái)務(wù)上業(yè)務(wù)收入數(shù)據(jù)來源于HIS系統(tǒng),而HIS系統(tǒng)的不穩(wěn)定會(huì)導(dǎo)致收入數(shù)據(jù)有誤,且難以查明原因,相關(guān)程序、文件、數(shù)據(jù)等信息的仿造、復(fù)制和篡改難以發(fā)現(xiàn)或避免,數(shù)據(jù)保護(hù)存在隱患。另外財(cái)務(wù)資料安全強(qiáng)度不夠,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都是在開放式菜單中以簡(jiǎn)單的方式保存,不能有效控制財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的泄露、違規(guī)篡改等問題[4]。
信息技術(shù)的發(fā)展造就了相關(guān)行業(yè)、領(lǐng)域應(yīng)用的更新和換代,大數(shù)據(jù)、人工智能在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用越來越廣泛,“智慧醫(yī)療”要求財(cái)務(wù)人員具備相關(guān)的專業(yè)水平和技能,促使財(cái)務(wù)人員向復(fù)合型、管理型人才轉(zhuǎn)變。然而,醫(yī)院財(cái)務(wù)工作人員的整體信息化知識(shí)掌握度不夠,網(wǎng)絡(luò)管理力量薄弱,既精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí),又熟悉信息技術(shù)的人才比較稀缺,從而導(dǎo)致系統(tǒng)在運(yùn)行中出現(xiàn)問題時(shí)不能及時(shí)解決,限制了軟件最大效用地發(fā)揮。
會(huì)計(jì)信息化發(fā)展,許多業(yè)務(wù)處理程序化,由計(jì)算機(jī)自主完成。相關(guān)人員不再直接參與和控制,會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系發(fā)生了甚大的變化,但內(nèi)部架構(gòu)還是沿用原先的制度體系,需要貼合醫(yī)院的實(shí)際情況來制定內(nèi)部控制的制度。比如,信息化后各會(huì)計(jì)崗位的職責(zé)分工變化、收費(fèi)系統(tǒng)傳輸數(shù)據(jù)的核對(duì)機(jī)制如何建立、退費(fèi)流程各個(gè)崗位的職責(zé)和權(quán)限定位、電子發(fā)票應(yīng)用管理、系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)口徑如何統(tǒng)一等新的問題不斷出現(xiàn),需要不斷完善內(nèi)部控制體系建設(shè)。
隨著會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)全面應(yīng)用,有效提高了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的效率,同時(shí)也對(duì)醫(yī)院健全內(nèi)部控制體制帶來了新的挑戰(zhàn),防范會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)和規(guī)范會(huì)計(jì)行為是醫(yī)院內(nèi)部控制的一個(gè)重要內(nèi)容。C醫(yī)院是常州市2021年行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范體系建設(shè)項(xiàng)目試點(diǎn)單位,以完善內(nèi)部控制為目的,圍繞“組織”“流程”“權(quán)限”“信息”和“制度”五個(gè)方面進(jìn)行內(nèi)部控制體系建設(shè),涉及常規(guī)六大經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域161個(gè)子流程,針對(duì)“智慧財(cái)務(wù)”信息化建設(shè)中存在的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),提出了優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部控制環(huán)境的改進(jìn)措施。
根據(jù)公立醫(yī)院“經(jīng)濟(jì)管理年”推廣要求,“推進(jìn)實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部運(yùn)營(yíng)管理平臺(tái)系統(tǒng)與醫(yī)療等業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通,數(shù)據(jù)共享共用”。一是做好頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)籌規(guī)劃。C醫(yī)院在推行“智慧財(cái)務(wù)”信息化建設(shè)過程中將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及其內(nèi)部控制流程嵌入醫(yī)院信息系統(tǒng),將內(nèi)控理念、控制流程、控制方法等要素通過信息化手段固化到信息系統(tǒng)中。二是流程再造、制度規(guī)范。對(duì)標(biāo)行業(yè)內(nèi)控規(guī)范體系,修訂、補(bǔ)充、完善各項(xiàng)管理制度;重塑標(biāo)準(zhǔn)化流程,在流程中的崗位職責(zé)要相互分離、歸口管理、授權(quán)審批、預(yù)算控制、表單管控等內(nèi)控手段。三是統(tǒng)一平臺(tái)、提升質(zhì)量。建設(shè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái),遵循統(tǒng)一的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),提高財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)模塊融合到統(tǒng)一平臺(tái),與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間相互銜接、自動(dòng)核對(duì)、彼此校驗(yàn)、同步更新、定時(shí)備份,各部門共享共用,提升數(shù)據(jù)治理水平,推動(dòng)會(huì)計(jì)職能向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型[5]。
內(nèi)部控制要對(duì)醫(yī)院管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位的控制,要讓所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都處于監(jiān)控之下,并制定行之有效的控制方式,讓所有的職能部門都處于控制活動(dòng)的環(huán)節(jié)中,利用批準(zhǔn)、授權(quán)、檢查、調(diào)整、復(fù)核等多種程序來保障內(nèi)控安全。一是明確崗位職能分工。加強(qiáng)內(nèi)部各環(huán)節(jié)、各部門的相互牽制作用,合理設(shè)置會(huì)計(jì)工作崗位,明確財(cái)務(wù)主管、系統(tǒng)操作、記賬、審核復(fù)核、電算化維護(hù)、檔案管理、數(shù)據(jù)分析等崗位職責(zé)。通過崗位說明書明確每個(gè)崗位的目標(biāo)、職責(zé)、權(quán)限、流程等,建立層次分明、職責(zé)明確的會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任體系。二是控制重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵崗位,主要抓三個(gè)點(diǎn):資金、成本、權(quán)力。統(tǒng)籌規(guī)劃資金,防止資金被挪用或貪污;嚴(yán)格把控成本,防止成本支出弄虛作假;有效控制各職能部門權(quán)力,防止因權(quán)力的濫用和不恰當(dāng)?shù)氖褂脦淼慕?jīng)濟(jì)損失。三是嚴(yán)格執(zhí)行系統(tǒng)操作人員權(quán)限管理,提高財(cái)務(wù)人員風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),應(yīng)用CA認(rèn)證、電子簽名等技術(shù)防止無權(quán)限的人員違規(guī)操作系統(tǒng)[6]。
加強(qiáng)信息安全建設(shè),保證會(huì)計(jì)信息安全。一是將業(yè)務(wù)處理程序標(biāo)準(zhǔn)化。將任何經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理都劃分為六個(gè)程序:授權(quán)、經(jīng)辦、審核、實(shí)施、記錄和復(fù)審,實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生按照預(yù)先規(guī)劃的路徑執(zhí)行,編纂各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的流程圖,并制定與之相對(duì)應(yīng)的違規(guī)處罰措施,讓經(jīng)辦人有章可循,有據(jù)可依。二是強(qiáng)化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全控制,降低計(jì)算機(jī)軟、硬件風(fēng)險(xiǎn)。制定數(shù)據(jù)安全管理制度,分類分級(jí)管理敏感數(shù)據(jù),定期做好數(shù)據(jù)的維護(hù),會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表及存儲(chǔ)于電腦中的會(huì)計(jì)資料,在賬務(wù)處理完畢時(shí)須及時(shí)打印紙質(zhì)材料予以保存。會(huì)計(jì)賬套按月備份,不僅要保存好紙質(zhì)核算資料,同時(shí)也需要對(duì)存儲(chǔ)于電腦中的各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和有關(guān)資料進(jìn)行備份。三是做好信息系統(tǒng)的安全管理。建立信息安全有效保障機(jī)制和應(yīng)急處理機(jī)制,其中,重點(diǎn)關(guān)注用戶賬戶及權(quán)限管理、系統(tǒng)用戶登錄、系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份及測(cè)試、信息系統(tǒng)安全保密、網(wǎng)絡(luò)病毒及漏洞掃描及補(bǔ)丁升級(jí)、系統(tǒng)硬件(機(jī)房及服務(wù)器)維護(hù)等方面。
“十四五”時(shí)期是會(huì)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期,信息技術(shù)發(fā)展推動(dòng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)活動(dòng)與醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)相互融合,推動(dòng)“智慧財(cái)務(wù)”發(fā)展,迫切需要一批精通會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、知曉系統(tǒng)管理、懂得設(shè)備維護(hù)、熟習(xí)掌握現(xiàn)代信息處理技術(shù)的會(huì)計(jì)信息化復(fù)合型人才,推動(dòng)會(huì)計(jì)工作適應(yīng)現(xiàn)代信息化轉(zhuǎn)型,實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效的改革發(fā)展目標(biāo)[7]。一是崗位招聘時(shí)提高財(cái)務(wù)管理崗位的要求,引進(jìn)信息技術(shù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)管理、智能財(cái)務(wù)等多專業(yè)知識(shí)人才。二是注重財(cái)務(wù)管理的培訓(xùn),定期或分階段進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)、組織財(cái)務(wù)管理人員參加外部進(jìn)修與學(xué)習(xí),提升財(cái)務(wù)人員的綜合技能。三是建立公平的崗位晉升機(jī)制,提高財(cái)務(wù)管理人員的工作積極性,有利于落實(shí)會(huì)計(jì)信息化應(yīng)用發(fā)展。四是推行運(yùn)營(yíng)助理制度,深入臨床,建立良好的運(yùn)營(yíng)管理交流機(jī)制,促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。
完善公立醫(yī)院內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制,全面實(shí)施會(huì)計(jì)信息化監(jiān)督措施,保證充分落實(shí)和執(zhí)行內(nèi)部控制的效果[8]。一是根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范化流程調(diào)整現(xiàn)有信息系統(tǒng)中已經(jīng)不適用的流程和參數(shù),涉及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)事項(xiàng)相關(guān)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)一步完善用戶崗位權(quán)限、嵌入內(nèi)部控制點(diǎn)、信息單據(jù)流轉(zhuǎn)、各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口銜接、數(shù)據(jù)共享與交互程序等。二是利用內(nèi)部審計(jì)力量,加強(qiáng)部門聯(lián)合工作,實(shí)現(xiàn)信息化環(huán)境下的審計(jì)任務(wù),對(duì)內(nèi)部監(jiān)控給出有效且公正的評(píng)價(jià),提升審計(jì)的效率。三是建立財(cái)務(wù)軟件功能第三方認(rèn)證制度,定期進(jìn)行系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,及時(shí)反饋評(píng)估結(jié)果,擬定整改方案,提升會(huì)計(jì)信息化水平。
會(huì)計(jì)信息化已經(jīng)在越來越多的公立醫(yī)院中得到應(yīng)用發(fā)展,也促使醫(yī)院對(duì)自身的內(nèi)部控制制度不斷修改、完善和健全,制定符合會(huì)計(jì)信息化的內(nèi)部控制規(guī)范,保障提高財(cái)務(wù)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整,保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在內(nèi)控體系下規(guī)范高效運(yùn)行,進(jìn)一步提升公立醫(yī)院運(yùn)營(yíng)效率,促進(jìn)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。