王錄芳

（臨沂市規(guī)劃建筑設(shè)計研究院有限公司，山東 臨沂 276300）

引言

從學(xué)術(shù)角度的定義來看，檔案管理工作是指對檔案實體及檔案信息進行管理，并在有需要時提供相應(yīng)服務(wù)的工作。該項工作一般包含檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等，實質(zhì)上是收集各類信息并加以分析，在特定應(yīng)用環(huán)節(jié)時加以調(diào)用，從而解決相應(yīng)的問題。當(dāng)前社會已經(jīng)進入數(shù)字化時代，加之以大數(shù)據(jù)分析為代表的“大智移云”相關(guān)信息技術(shù)已經(jīng)成為發(fā)展生產(chǎn)力的重要工具，故對現(xiàn)代企業(yè)而言，不能再用傳統(tǒng)眼光看待檔案管理工作，必須與時俱進。

一、數(shù)字化時代企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展方向

1.全面建立數(shù)字化檔案管理機制

在數(shù)字化時代，企業(yè)檔案管理的首要發(fā)展方向在于，必須真正理清“什么是數(shù)字化檔案管理”，只有明確這個概念，方可談及“全面建立數(shù)字化檔案管理機制”[1]。表面來看，數(shù)字化檔案管理與很多人的初級認(rèn)知并無本質(zhì)區(qū)別，主要是指檔案信息載體的轉(zhuǎn)化，即從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為以PC個人電腦為主的數(shù)字檔案。但大眾的認(rèn)知僅此而至，似乎將紙質(zhì)檔案中記載的信息通過掃描、手打等方式錄入電腦后，通過Word、Execl、PPT、文檔記事本等格式加以保存即可。實際上，針對“數(shù)字化”的理解還可以基于網(wǎng)絡(luò)角度，即以“信息”二字替代“數(shù)字”二字，這也是“數(shù)字化”的本質(zhì)。具體而言：“數(shù)字化檔案”便是“信息化檔案”，“信息”除了“被收集”之外，更重要的作用在于“被分析”。有一種說法是，當(dāng)前社會已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)分析時代，利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對諸多收集而來的信息進行分析，找出潛藏在信息背后的客觀規(guī)律，最終為企業(yè)制定發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)，具備巨大的優(yōu)勢。對于現(xiàn)代企業(yè)而言，全面建立數(shù)字化檔案管理機制，意味著企業(yè)對檔案信息收集與管理的理解已經(jīng)提升至較高層次，這對企業(yè)而言無疑是一件好事。

2.深入探索檔案管理信息化改革的重要價值

上文提到了企業(yè)建立信息化檔案管理機制中的相關(guān)理解項，但很多人還會存在一定的疑惑——檔案管理信息化改革究竟應(yīng)該從何入手[2]。為了方便理解，本文采用類比的方式進行闡述。對于很多現(xiàn)代人而言，網(wǎng)絡(luò)客戶端游戲并不是一個陌生的事物。最令中國玩家熟悉的網(wǎng)絡(luò)客戶端游戲即為《魔獸世界》以及《劍俠情緣網(wǎng)絡(luò)版叁》。在這兩個游戲中，存在一種“資歷機制”，玩家在參與游戲內(nèi)各類活動的過程中，在達成一定的條件下，會完成各式各樣的成就。這些成就分別對應(yīng)一定數(shù)量的資歷點，這些資歷點的“總和”便是玩家在游戲內(nèi)的總體資歷。實際上，越來越多的人已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，在RPG角色扮演類游戲中培養(yǎng)一個人物，在很大程度上與人生的成長相似。一個人從出生開始，在學(xué)習(xí)、工作等方面取得一定的成就，便會使自己的人生獲得“資歷點”。因此，從這個角度來看，現(xiàn)代企業(yè)收集員工的信息僅僅是第一步，一些企業(yè)管理人員若要真正做到“知人善任”，真正實現(xiàn)“將有能力的人調(diào)整到對應(yīng)的工作崗位上”，需要全面加深對這名員工的理解。因此，通過分析員工的檔案，結(jié)合員工入職后面對各項工作時呈現(xiàn)出的具體表現(xiàn)，方可對員工的綜合能力、未來發(fā)展前景做出正確的判斷。對于企業(yè)管理者而言，上述情景實質(zhì)上便是深入探索檔案管理信息化改革的重要價值體現(xiàn)，必須予以重視。

3.注重對企業(yè)檔案信息安全性的管理

正因為數(shù)字化信息檔案的作用和價值已經(jīng)提升至更高的層次，一旦發(fā)生檔案信息泄露，會在不同程度上令企業(yè)的發(fā)展受到較為嚴(yán)重的制約[3]?；诖?，現(xiàn)代企業(yè)的檔案信息管理工作中必須將“安全性”提升至較高的水平。歷史已經(jīng)進入二十一世紀(jì)第三個十年，但很多企業(yè)基于成本因素的考量，在辦公設(shè)備配置方面的支出并不高。比如，一些用于存儲重要數(shù)字化檔案信息的電腦的配置并不高，甚至應(yīng)用多年后仍然未能更新。這實際上已經(jīng)存在較大的安全隱患，如果企業(yè)并沒有應(yīng)用“云存儲”等技術(shù)，將一些重要的檔案信息放置于云端服務(wù)器，則一旦硬件設(shè)備發(fā)生故障，檔案極有可能損毀且沒有備份，屆時必定令企業(yè)承受較為嚴(yán)重的損失。總之，數(shù)字化檔案信息管理的安全問題至關(guān)重要，企業(yè)必須予以重視。

二、數(shù)字化時代企業(yè)檔案管理工作中存在的問題簡析

1.數(shù)字化檔案管理機制建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

目前，很多企業(yè)在探索數(shù)字化檔案管理時都會遇到數(shù)字化檔案管理機制建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的問題，具體體現(xiàn)在以下幾點。第一，與“云端”有關(guān)的技術(shù)（主要是“云存儲”技術(shù)，即企業(yè)向網(wǎng)絡(luò)運營服務(wù)商購買云端存儲空間租賃服務(wù)，可以將一些重要的信息首先經(jīng)過加密之后，存放在運營商提供的遠程服務(wù)器中，有需要時通過下載的方式獲取相關(guān)檔案信息）究竟應(yīng)該如何應(yīng)用，是將企業(yè)內(nèi)的所有檔案信息全部放置于云端，還是只選取部分信息。不同企業(yè)由于發(fā)展前景、現(xiàn)實情況等均存在較大的差異，故該問題幾乎永遠都不會出現(xiàn)統(tǒng)一的解決方式，只能由企業(yè)管理者自行決定。第二，企業(yè)的檔案信息存在多種類型，既包含與企業(yè)內(nèi)部有關(guān)的信息（如企業(yè)工作人員的個人信息、企業(yè)各部門開展的會議紀(jì)要等），還包含與企業(yè)合作的客戶提供的部分信息。在現(xiàn)代社會，信息的重要程度具備“隨時轉(zhuǎn)換性”，一些信息可能在不知不覺間便會出現(xiàn)價值（重要程度）變動，如何做好平衡和管理存在很大的難度。

2.數(shù)字化檔案管理機制建設(shè)速度較為緩慢

受多種因素的影響，很多企業(yè)的數(shù)字化檔案管理機制建設(shè)速度較為緩慢，原因在于以下幾點。第一，一些規(guī)模較大的企業(yè)已經(jīng)運行數(shù)十年，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案用“堆積如山”加以形容絲毫不為過。這些檔案在長期保存的過程中，可能出現(xiàn)紙張泛黃、字跡模糊等情況，導(dǎo)致部分信息丟失。第二，在過去數(shù)十年的時間內(nèi)，我國社會的高速發(fā)展呈現(xiàn)出天翻地覆式的變化，很多政府部門的工作條例、相關(guān)法律法規(guī)等均經(jīng)過了多次修訂。上述因素可在多個層面對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息化檔案的效率造成影響，比如現(xiàn)代檔案管理人員如果不能通過掃描機將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案直接轉(zhuǎn)錄為數(shù)字化信息檔案，而是需要手動輸入錄入時，一些文字性的記敘內(nèi)容所使用的行文格式、引用的條例依據(jù)等均有可能與現(xiàn)代的習(xí)慣之間產(chǎn)生較大的差異。因此，如果無法了解當(dāng)時的背景情況，而是直接基于現(xiàn)代思緒進行轉(zhuǎn)錄，極有可能導(dǎo)致轉(zhuǎn)錄錯誤。此外，如果傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案因多種原因發(fā)生信息丟失等情況，如果缺乏對照，同樣會導(dǎo)致信息轉(zhuǎn)錄過程中存在較大障礙，而這些問題都是需要重點考量，找到合適方法的重要事事件。

3.對數(shù)字化檔案管理機制以及檔案管理工作本身的重視程度不高

目前，我國一些企業(yè)對數(shù)字化檔案管理機制以及檔案管理工作本身的重視程度并不高，主要體現(xiàn)在部分企業(yè)的檔案管理工作仍然以但以文字形式為主，缺乏音視頻等多元形式。實際上，“數(shù)字化”的本質(zhì)是“數(shù)據(jù)信息”。對計算機而言，儲存在其內(nèi)的所有檔案信息的本質(zhì)都是“數(shù)據(jù)”。而儲存檔案信息的是為了“將具有特定價值的信息如實記錄，以便在后續(xù)需要使用是方便調(diào)取”。從這個角度考慮，但以文字形式的檔案在“記述”方面必定存在一定的制約，無法展現(xiàn)全貌。因此，現(xiàn)代企業(yè)在朝著數(shù)字化檔案信息管理轉(zhuǎn)型時，若條件允許，應(yīng)探索“音視頻作為主要檔案記錄形式，文字記錄檔案形式為輔”的方式，可有效提高檔案管理水平。

三、數(shù)字化時代提高企業(yè)檔案管理工作的有效策略

1.建立或引入數(shù)字智能化檔案信息管理服務(wù)平臺

在現(xiàn)代社會，企業(yè)若要更好的發(fā)展，需要各項工作均盡量具備與外部對接的渠道，應(yīng)用特定的平臺。以檔案管理工作為例。在一些企業(yè)中，一些檔案管理人員思路清晰，對企業(yè)內(nèi)部的所有檔案信息了如指掌，無須引入第三方數(shù)字智能化檔案信息管理服務(wù)平臺時，便可將檔案管理得井井有條。但此種“井井有條”可能只體現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部，當(dāng)與合作單位進行檔案信息互通時，可能會遇到諸多麻煩。比如，彼此之間檔案信息的記錄格式不一致。上文提到的通過掃描機直接對紙質(zhì)檔案信息進行掃描后，電腦中生成的文件格式大概率時PDF格式。而基于數(shù)字智能化檔案信息管理服務(wù)平臺轉(zhuǎn)錄而成的檔案信息大概率是CAJ格式。盡管當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)市場中存在諸多“格式轉(zhuǎn)化”軟件，但信息的接收速度可能較慢，格式的轉(zhuǎn)化方面依然可能存在兼容性不足的問題。為避免出現(xiàn)此種情況，現(xiàn)代企業(yè)需要建立或引入數(shù)字智能化檔案信息管理服務(wù)平臺，根本目的在于，當(dāng)與其他合作單位進行檔案信息傳輸時，雙方傳遞的檔案格式都處于統(tǒng)一狀態(tài)，不會發(fā)生檔案信息丟失的情況，實質(zhì)上能夠提升檔案管理效率。

2.實現(xiàn)對現(xiàn)有數(shù)字化檔案管理機制的優(yōu)化

數(shù)字化檔案管理服務(wù)平臺的應(yīng)用實際上是企業(yè)進行數(shù)字化檔案管理機制優(yōu)化的一次絕佳機會，主要體現(xiàn)在幾個方面。第一，最新版本的數(shù)字智能化檔案管理服務(wù)平臺具備多重功能。比如，提醒檔案管理者在傳遞檔案、收錄檔案、調(diào)用檔案過程中可能出現(xiàn)的問題，從而提前做好準(zhǔn)備。第二，檔案系統(tǒng)資源的綜合整理、檔案系統(tǒng)資源的備份掃描、數(shù)字化檔案資源的備份等工作無論何時都十分重要。因此，現(xiàn)代企業(yè)在選用數(shù)字智能化檔案管理平臺軟件時，應(yīng)首先考慮功能性和兼容性問題。如果上述制約條件不存在，則企業(yè)的檔案信息管理工作水平必定會提升至新的層次。

3.基于前瞻性思維完成對專業(yè)數(shù)字化檔案管理人才的管理

企業(yè)在培養(yǎng)專業(yè)數(shù)字化檔案管理人才時，應(yīng)該具有前瞻性思維。上文列舉案例中提到了“網(wǎng)絡(luò)RPG游戲人物培養(yǎng)過程中注意收集自己點”的問題。實際上，現(xiàn)代很多客戶端RPG游戲都推出了該系統(tǒng)，在資歷點的收集達到一定規(guī)模之后，會給予玩家豐厚的獎勵。在現(xiàn)實生活中，一些人抓住了時代機遇，契合時代發(fā)展的大勢，順利完成投資，并收獲了豐厚的回報。但通過對上述事例背后的因素進行分析后可以發(fā)現(xiàn)，那些看似“一夜暴富”行為的背后，有相當(dāng)數(shù)量的人早已開始時收集相關(guān)資料，并對形勢進行分析，將個人行為與宏觀層面的戰(zhàn)略形成契合，最終取得了成功。從這個角度來看，現(xiàn)代企業(yè)在培養(yǎng)檔案管理人才時，應(yīng)該具備前瞻性思維。比如，要求檔案管理人員在日常收集、整理檔案的過程中，將一些文字描述性質(zhì)的數(shù)字轉(zhuǎn)化成其他統(tǒng)計形式（如表格、柱狀圖、折線圖等）。行此種轉(zhuǎn)化的目的在于，能夠?qū)?shù)據(jù)呈現(xiàn)出的信息以一種更加直觀的方式展現(xiàn)在企業(yè)管理者的面前，有可能為企業(yè)管理者規(guī)劃未來發(fā)展戰(zhàn)略提供支撐。

4.重視對以大數(shù)據(jù)分析為代表的“大智移云”技術(shù)的應(yīng)用

僅僅通過檔案管理人員手動統(tǒng)計各類檔案信息中蘊藏的數(shù)據(jù)信息，經(jīng)過演化計算后得到相應(yīng)的變化規(guī)律存在較大的難度。因此，現(xiàn)代企業(yè)需要重視對一帶數(shù)據(jù)分析為代表的“大智移云”技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用。所謂“大智移云”分別指代大數(shù)據(jù)分析、人工智能、下一代移動互聯(lián)網(wǎng)——物聯(lián)網(wǎng)、云技術(shù)。這些技術(shù)經(jīng)過各大互聯(lián)網(wǎng)公司的開發(fā)和不斷升級之后，相關(guān)功能已經(jīng)日趨完善，能夠充分解決現(xiàn)代企業(yè)對數(shù)字化檔案管理的多方面需求。比如，上文提到的“云存儲”是云技術(shù)的一個分支，企業(yè)可以通過租賃網(wǎng)絡(luò)云存儲空間支出的成本遠低于自行購買存儲服務(wù)器，且無須為存儲服務(wù)器的維護而擔(dān)憂。總之，若要真正建立數(shù)字化檔案管理機制，“大智移云”技術(shù)的應(yīng)用必不可少。

5.建立健全企業(yè)數(shù)字信息化檔案管理機制

數(shù)字信息化檔案管理模式同樣存在弊端，即檔案丟失、被竊取的難度更低。比如，上文提到的租賃云端存儲服務(wù)器，即使檔案信息在上傳云端之前已經(jīng)經(jīng)過了加密處理，但在很多專業(yè)技術(shù)人員面前，破解密碼并不是一件困難的事。因此，企業(yè)需要配備對應(yīng)的數(shù)字化檔案安全管理機制。第一，定期上傳至云端的數(shù)據(jù)信息，在加密方式方面每間隔一段時間便需更換。第二，對企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的信息必須單獨保存，不能上傳云端。第三，企業(yè)引入第三方數(shù)值智能化檔案信息管理平臺之后，必定需要在一定程度上面向企業(yè)內(nèi)外開放。因此，應(yīng)該對訪問人員的身份進行綜合管控，賦予不同的權(quán)限，可有效提高安全性。

結(jié)語

在現(xiàn)代社會，檔案管理工作的“層次”早已今非昔比，原因在于多種類型的檔案中收藏著五花八門的信息，這些信息中蘊含的價值實際上處于動態(tài)變化過程中。如果能夠?qū)Ω鞣N類型的檔案信息進行充分的梳理，將之歸類總結(jié)，不僅有助于特定時刻的調(diào)度使用，還有可能在不經(jīng)意間捕捉到較為敏感的信息，有一定幾率為企業(yè)制定未來發(fā)展規(guī)劃提供重要的支撐。因此，企業(yè)必須重視檔案管理工作，且為了提高檔案管理工作效率，應(yīng)當(dāng)主動探索檔案數(shù)字信息化管理機制，真正發(fā)揮檔案管理工作的價值。