張麗麗

（沂源縣退役軍人事務(wù)局，山東 淄博 256100）

隨著科技的不斷發(fā)展，信息化進(jìn)入人們生活的方方面面，各行各業(yè)都在享受其便利。信息化，可以讓人們更快捷地查閱相關(guān)資料，提高退役軍人檔案管理效率。當(dāng)前退役軍人檔案管理制度、安全等方面存在著許多問題，我國每年都有數(shù)十萬的退伍軍人，檔案管理也越來越要求精細(xì)化和復(fù)雜化，面對(duì)繁瑣的數(shù)據(jù)，建立大數(shù)據(jù)信息庫是最有效便捷的方法。

一、檔案管理信息化的理念

檔案信息化是指將檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，打造一條科學(xué)、合理的檔案信息管理模式，使得服務(wù)更加快捷，更快地向現(xiàn)代化方向發(fā)展。信息化的安全快捷等特點(diǎn)，使得檔案管理整體服務(wù)質(zhì)量得到大幅提升。科技在不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理信息化未來還有很大發(fā)展空間。

二、當(dāng)前退役軍人檔案管理存在的問題

1.檔案管理主體混亂

首先，我國退役軍人的檔案管理一直存在主體模糊的情況，一些部門權(quán)力交叉重疊現(xiàn)象嚴(yán)重，多個(gè)部門可以管理退役軍人檔案，這就導(dǎo)致在辦理事務(wù)退役軍人事務(wù)過程中，往往需要跨數(shù)個(gè)部門進(jìn)行查找，導(dǎo)致需要投入大量人力資源，影響業(yè)務(wù)推進(jìn)，最終還有可能一無所獲[1]。推動(dòng)信息化建設(shè)有助于明確查詢權(quán)限，方便信息提取和查閱，提升檔案管理的綜合效率。其次，無序的管理，可能導(dǎo)致信息利用率低下，往往一件事情退役軍人需要跑多個(gè)部門進(jìn)行詢問，這嚴(yán)重影響退役軍人回歸社會(huì)的生活和辦事人員的工作效率，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，便可更好地提高辦事效率以及檔案信息安全。最后，一些檔案管理機(jī)構(gòu)為實(shí)施信息化管理，仍采用紙質(zhì)檔案放在基層部門，制度規(guī)范不完善，導(dǎo)致了管理上的混亂。

2.檔案資料存在安全隱患

首先，退役軍人退伍后，因?yàn)楣ぷ髡{(diào)動(dòng)等原因，需要頻繁使用檔案。紙質(zhì)檔案具有唯一性和原始性的特點(diǎn)，是一種重要的信息資源，一旦損毀滅失會(huì)造成無法彌補(bǔ)的損失，這給退役軍人的生活帶來不便。紙質(zhì)檔案保管也對(duì)現(xiàn)實(shí)有著嚴(yán)格要求，例如防火、防蟲、防潮等，現(xiàn)實(shí)中往往未能符合要求。紙質(zhì)檔案在移交的過程中，因?yàn)楣芾砣藛T專業(yè)素質(zhì)等問題，可能會(huì)存在保管不善或者交接失誤等情況，檔案有缺失情況，這使得相關(guān)業(yè)務(wù)辦理起來更加困難。其次，軍人的個(gè)人信息屬于軍事機(jī)密，牽涉到重大安全利益，一旦泄露可能會(huì)造成嚴(yán)重后果，因此，要將重點(diǎn)做好信息保密工作，以避免不法分子接觸軍人檔案，給國家和軍隊(duì)帶來無法挽回的損失。最后，我國退役軍人大多數(shù)來自偏遠(yuǎn)鄉(xiāng)村，或者遠(yuǎn)離家鄉(xiāng)外出務(wù)工，在移交檔案時(shí)檔案管理部門聯(lián)系不到退役軍人，這就導(dǎo)致了許多信息未能得到及時(shí)更新，錯(cuò)失了國家的優(yōu)惠政策。

3.退伍軍人未受到應(yīng)有待遇

退伍軍人是一個(gè)特殊群體，他們年輕時(shí)保家衛(wèi)國，為祖國和人民奉獻(xiàn)了自己的青春與熱血，雖然退役后的生活也和普通群眾所差無幾，但是他們作出的奉獻(xiàn)與犧牲，應(yīng)獲得更好的優(yōu)待。因此，國家與政府積極重視退役軍人的相關(guān)待遇，并給出很多扶持優(yōu)惠政策，來保障他們退伍后的生活，可以說檔案便是軍人服役期間所作貢獻(xiàn)的最好證明[2]。所以軍人檔案對(duì)于退役軍人退伍后的生活尤為重要，然而一些退役軍人并不重視，未能及時(shí)遞交檔案，各部門對(duì)軍人安撫工作認(rèn)識(shí)不夠，很多退役軍人未能享受到國家給予的優(yōu)惠政策，未能更好地改善個(gè)人生活，因此，國家的優(yōu)惠補(bǔ)貼也未能落到實(shí)處。退役軍人的安置就業(yè)工作，是關(guān)乎國家發(fā)展安全的大事，也是軍隊(duì)改革的重要支撐，是軍人享受社會(huì)待遇的重要保障。檔案是聯(lián)系軍隊(duì)與社會(huì)的媒介，對(duì)個(gè)人社會(huì)都有重要的價(jià)值，既有利于軍人的安置就業(yè)，也有利于和諧社會(huì)的建設(shè)發(fā)展。

三、退役軍人檔案管理的信息化創(chuàng)新舉措

1.完善相關(guān)制度

1.1 明確管理權(quán)限

在未設(shè)立專門檔案機(jī)構(gòu)之前，退役軍人的檔案管理情況面臨許多困境，很多機(jī)構(gòu)都能接收退役軍人檔案，辦理業(yè)務(wù)時(shí)往往要耗費(fèi)大量時(shí)間與人力。首先，要做到專業(yè)化精細(xì)化管理，劃分檔案信息管理權(quán)限，明確退役軍人檔案管理部門，實(shí)施統(tǒng)一管理。并提升機(jī)構(gòu)服務(wù)水平，建立一套完整的檔案管理數(shù)據(jù)庫，方便管理機(jī)構(gòu)查找資料和查閱信息，以提升管理的綜合效率。其次，采取專人負(fù)責(zé)接收登記等工作并對(duì)其負(fù)責(zé)，各案卷要詳細(xì)分類，以保證檔案歸類的準(zhǔn)確性，方便后續(xù)檢閱。并對(duì)于檔案出現(xiàn)的問題及時(shí)篩查，后期出現(xiàn)的問題及時(shí)彌補(bǔ)，打破檔案永久塵封狀態(tài)，實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理。最后，要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，隨著退伍軍人的不斷增多，檔案接收管理范圍也在逐漸擴(kuò)大，對(duì)于檔案管理工作提出了進(jìn)一步挑戰(zhàn)，這就需要將檔案管理與大數(shù)據(jù)結(jié)合，并成立專門的服務(wù)機(jī)構(gòu)，提升檔案管理水平。

1.2 實(shí)施專人負(fù)責(zé)

因?yàn)闄n案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)差異，在檔案管理方面存在一些漏洞。首先，因?yàn)闄n案管理工作比較復(fù)雜，尤其退役軍人檔案管理工作更是重中之重，因其涉及許多軍事機(jī)密，這意味著需要專業(yè)的檔案管理人員對(duì)其檔案進(jìn)行整理保管，嚴(yán)禁檔案外泄或損毀，禁止復(fù)制下載敏感資料，這需要完整制度進(jìn)行規(guī)范。其次，結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，制定檔案管理責(zé)任書，對(duì)于檔案調(diào)取接收等工作實(shí)施登記，詳細(xì)記錄每一條變動(dòng)情況，并且雙方要簽字，只有具體落實(shí)到個(gè)人，才能提高專業(yè)效率。同時(shí)，管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，提升這一行業(yè)的用人門檻，管理人員要加強(qiáng)責(zé)任心和熱情度，因?yàn)槊恳粋€(gè)退役軍人的檔案事關(guān)一個(gè)家庭。最后，從本質(zhì)上來看，退役軍人管理是人事管理的一個(gè)分支，可以借鑒人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)使用先進(jìn)的信息化軟件，在提升工作素養(yǎng)的同時(shí)也要不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)法律知識(shí)，了解退伍軍人的新需求，還要熟悉保密條例，嚴(yán)格地開展檔案管理制度，以便更好地開展軍人傷殘補(bǔ)助工作。

1.3 建立退伍軍人檔案數(shù)據(jù)庫

信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)檢索離不開科技手段。首先，建立大數(shù)據(jù)檔案信息平臺(tái)，可以讓檢索更高效，使得管理效率和質(zhì)量大大提升。數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記錄每一位退伍軍人信息，姓名、年齡、軍區(qū)兵種等作為關(guān)鍵詞記錄在冊(cè)，以便后續(xù)篩查。其次，依據(jù)大數(shù)據(jù)平臺(tái)檔案，許多用人單位也會(huì)發(fā)布招聘信息，退役軍人可以根據(jù)這些招聘信息來選擇適合自己的工作，以解決復(fù)員后的工作問題和人才市場上的用工荒[3]。最后，可以將零散的信息歸納到一起，并仔細(xì)審核，確保信息真實(shí)可靠。在檔案分類的過程中進(jìn)行統(tǒng)一編碼，依據(jù)兵種、地區(qū)等詳細(xì)分類，方便后續(xù)查閱。

并且記載部隊(duì)相關(guān)經(jīng)歷，形成數(shù)字資源庫，以方便更好地挖掘人才資源，方便對(duì)異地偏遠(yuǎn)的退役軍人可以提供更加精確和個(gè)性化服務(wù)。

2.加強(qiáng)安全工作

2.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)

信息化是新時(shí)代大勢所趨，信息化時(shí)代高效與風(fēng)險(xiǎn)相伴。想要管理好退役軍人檔案管理工作，就必須將大數(shù)據(jù)和檔案管理工作相結(jié)合，搭建好信息網(wǎng)絡(luò)，在便捷高效的同時(shí)，也要保證數(shù)據(jù)管理的安全性。首先，要針對(duì)機(jī)房安全情況加大重視，對(duì)于非管理人員不得進(jìn)入，定期做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全評(píng)估工作，加大資金投入，優(yōu)化硬軟件配置，以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案存在的安全風(fēng)險(xiǎn)。其次，利用好數(shù)據(jù)加密技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)的基本原理就是將明文的數(shù)據(jù)信息按照一定算法處理，使其變成外人無法讀取的一段代碼，只有在輸入相應(yīng)密匙后才能讀取內(nèi)容，這樣大大提高了數(shù)據(jù)的安全性，以達(dá)到軍人個(gè)人檔案不被非法竊取。最后，簽署技術(shù)也能極大提高數(shù)據(jù)安全性，一般包括數(shù)字簽名和手寫簽名，內(nèi)容不會(huì)變化。數(shù)字簽名是指發(fā)送文件一方利用密匙對(duì)文件進(jìn)行加密，還帶走一個(gè)查看的公開密匙，運(yùn)用特定算法進(jìn)行破解，可以查看文件是否被他人進(jìn)行改動(dòng)的情況。手寫簽名是利用軟件將文字嵌入處理軟件中，通過光筆在屏幕上簽名，同時(shí)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行歸納處理。通過這些信息技術(shù)的加持，可以使退役軍人檔案信息管理的安全性大大提高。

2.2 建立安全管理制度

首先，紙質(zhì)檔案在歸納制作成電子檔案時(shí)，過程要分工明確，責(zé)任透明，制作人員對(duì)其所制作的文件負(fù)責(zé)，并設(shè)置專人統(tǒng)一進(jìn)行監(jiān)督和管理。在需要調(diào)取時(shí)可以設(shè)置成僅閱讀形式，以防止有人錯(cuò)誤操作，故意刪改等情況發(fā)生。其次，在檔案歸納整理后要統(tǒng)一分類積累，不得隨意進(jìn)行更改，如需修改需要批準(zhǔn)手續(xù)。更改情況記錄在案，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行備份留存。在歸檔時(shí)要對(duì)電子文件進(jìn)行仔細(xì)檢查，查看內(nèi)容是否齊全、真實(shí)，并與軟件是否相匹配，對(duì)于有問題的檔案單獨(dú)存放并及時(shí)記錄；電子文件是否與紙質(zhì)文件記載內(nèi)容相一致，還應(yīng)檢查電子文件的文檔是否攜帶病毒，信息能否讀取，是否準(zhǔn)確等。整理好以后的保管問題也是工作重點(diǎn)，對(duì)于退役軍人的電子歸檔數(shù)據(jù)，應(yīng)加強(qiáng)安全保護(hù)處理。在進(jìn)行電子轉(zhuǎn)換時(shí)，防止轉(zhuǎn)換過程中文件泄露或丟失，定期查看安全性，對(duì)于軟件出現(xiàn)數(shù)據(jù)問題應(yīng)及時(shí)修復(fù)。最后在注重信息化安全的同時(shí)仍應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的管理。紙質(zhì)檔案尤其自身的優(yōu)點(diǎn)，比如方便長時(shí)間保存且無法輕易修改等優(yōu)點(diǎn)，原始記錄的特點(diǎn)在數(shù)據(jù)安全方面也有獨(dú)特的優(yōu)勢，因此，紙質(zhì)檔案仍有其存在的價(jià)值，可以將紙質(zhì)檔案與數(shù)據(jù)化相結(jié)合，二者相輔相成，在文件記錄保存方面傾向紙質(zhì)化，在檔案利用方面主要發(fā)揮信息化的功能。

2.3 落實(shí)日常安全工作

首先，在平時(shí)管理檔案的過程中，防蟲、防火、防塵等一系列工作要有序開展，其中防火工作是重點(diǎn)。除配備基本的消防設(shè)施外，還應(yīng)根據(jù)各部門具體情況制定相應(yīng)應(yīng)急預(yù)案，并要層層落實(shí)，了解滅火器的基本使用原理，保證人員與檔案的安全。其次，還要培養(yǎng)了解計(jì)算機(jī)基本原理，熟悉病毒的危害，養(yǎng)成良好的計(jì)算機(jī)使用習(xí)慣。在管理員調(diào)離后，及時(shí)更換安全密匙，并且工作的計(jì)算機(jī)要實(shí)施專用，對(duì)自己的電腦負(fù)責(zé)，禁止私自安裝軟件和插件等情況。最后，及時(shí)檢查電子設(shè)備老化情況，聘用專業(yè)人員進(jìn)行修理。

3.提升宣傳力度

3.1 工作內(nèi)容和主要對(duì)象

首先，認(rèn)識(shí)要加強(qiáng)法律法規(guī)的宣傳工作，《檔案法》是保護(hù)檔案信息的有力法律武器，是我國檔案發(fā)展事業(yè)的重要保障，《檔案法》的頒布實(shí)施為檔案事業(yè)的發(fā)展指明了方向。使得檔案事業(yè)有法可依、有法可循，成為檔案管理工作者的準(zhǔn)繩。讓檔案工作人員樹立法制觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理的嚴(yán)重性。號(hào)召大家了解并運(yùn)用《檔案法》，為《檔案法》的實(shí)施營造良好的社會(huì)環(huán)境。并及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)和檢查，從而深入持久地開展下去。其次，檔案服務(wù)工作還要得到社會(huì)各界支持，宣傳工作的對(duì)象不僅包括檔案管理機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部工作人員，還應(yīng)向退役士兵、全社會(huì)廣泛開展宣傳，檔案本身來源于社會(huì)，最后又反饋給社會(huì)，只有各方面都予以足夠重視才能達(dá)到宣傳目的和效果。最后，還應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，將黨的理論、方針政策等融入檔案管理工作，培養(yǎng)服務(wù)意識(shí)，當(dāng)退役軍人檔案管理工作有突出表現(xiàn)的應(yīng)予以表彰。并要建立一支有道德、有水平的檔案管理隊(duì)伍，檔案工作者是檔案工作的主體，要將輿論與實(shí)際工作相結(jié)合。

3.2 采取多種形式

為使宣傳工作取得更好效果，在具體宣傳上應(yīng)采取多種形式。首先，利用報(bào)紙、廣播等輿論工具進(jìn)行發(fā)表宣傳。并設(shè)置專欄吸引讀者注意，還可設(shè)置有獎(jiǎng)競賽增加趣味互動(dòng)，使得更多的人了解退役軍人檔案管理工作的重要性。通過廣大群眾喜歡的形式開展宣傳工作。如戲曲、影視等，宣傳工作要做到生動(dòng)活潑，以獲得更好的社會(huì)效果。其次，可以舉辦展覽檔案工作，可以向社會(huì)展示退役軍人檔案管理工作的成就，讓老百姓更加放心軍人退伍后的待遇問題。檔案工作和退役軍人在社會(huì)上并未引起足夠的重視，主要原因就是宣傳工作做得不夠，宣傳工作不能只停留于表面，要培訓(xùn)一支專業(yè)素質(zhì)過硬的宣傳隊(duì)伍，讓宣傳陣地更加堅(jiān)固，宣傳質(zhì)量不斷提高。信息化時(shí)代，檔案是信息的載體，通過宣傳工作可以讓檔案工作更能得到社會(huì)的關(guān)懷與支持。最后，要將檔案宣傳工作作為一項(xiàng)重要的日常工作去看待，檔案館要利用自身教育、信息服務(wù)等功能，積極向社會(huì)展示自己檔案管理的最新成果以及珍藏檔案史料。可以將檔案工作與日常工作相結(jié)合，把宣傳工作作為一項(xiàng)長期事項(xiàng)去開展。檔案宣傳部門應(yīng)以公共利益為核心，圍繞這一主題去開展工作[4-5]。

綜上所述，退役軍人檔案管理是軍人復(fù)員后安置工作、享受補(bǔ)貼的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，百姓安居樂業(yè)具有重要意義，需要全社會(huì)予以支持和重視，各部門也要相互配合，互相合作，讓退伍軍人更好地享受到優(yōu)惠政策，更好地發(fā)揮補(bǔ)貼的社會(huì)作用，也有利于開發(fā)退伍軍人中的人才資源，對(duì)國家、社會(huì)以及個(gè)人都有著深遠(yuǎn)意義[5]。