王申申
(蘇州海陸重工股份有限公司,江蘇 張家港 215618)
企業(yè)信息化是帶動(dòng)企業(yè)創(chuàng)新、提升管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力的有力武器。我國(guó)企業(yè)信息化是以ERP為基礎(chǔ),輔以其他管理(如MES、OA等等),利用ERP系統(tǒng),把先進(jìn)的管理思想落實(shí)到具體的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中,進(jìn)而改變落后的管理思想,不科學(xué)的管理流程以及不合理的組織架構(gòu)等。利用這些優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)處理采購(gòu)部門、技術(shù)部門、生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門、銷售部門等基層業(yè)務(wù)部門提供的海量數(shù)據(jù),最終得出相應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)結(jié)果,為領(lǐng)導(dǎo)層人員提供更多深層次信息,有關(guān)人員則要以此為基礎(chǔ)提出更加合理的改善系統(tǒng)和經(jīng)營(yíng)方案,有助于企業(yè)戰(zhàn)略管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),以及健康、穩(wěn)定、長(zhǎng)久地發(fā)展。
現(xiàn)階段全球經(jīng)濟(jì)已然進(jìn)入到智能化、數(shù)字化、自動(dòng)化等的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,各種信息技術(shù)的出現(xiàn)及相關(guān)技術(shù)產(chǎn)品的大量出現(xiàn)也證實(shí)了互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)。我國(guó)在加入世界貿(mào)易組織后,國(guó)內(nèi)制造業(yè)企業(yè)就面臨著全球范圍的競(jìng)爭(zhēng),實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新、占據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì),追求經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)也成為各大制造業(yè)企業(yè)發(fā)展的重要推動(dòng)力。為了提升制造業(yè)企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),提高其內(nèi)部管理水平是發(fā)展的必經(jīng)之路,推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化也是企業(yè)長(zhǎng)期戰(zhàn)略部署中的重要一環(huán)。而財(cái)務(wù)管理工作是企業(yè)所有管理工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn),所以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化逐漸成為了企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)工作內(nèi)容。后來(lái)隨著各種IT技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及我國(guó)政府出臺(tái)的會(huì)計(jì)信息化建設(shè)相關(guān)意見,使得企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)也得到了迅猛發(fā)展,建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化技術(shù)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門間的高效溝通交流,成為了促進(jìn)制造業(yè)企業(yè)發(fā)展的有效路徑。
機(jī)械制造企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)是時(shí)代發(fā)展的必然需求,也是順應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、智能化發(fā)展的必然路徑。企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)信息化的必要性在于:其一,促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)信息資源更加集中化,使財(cái)務(wù)管理工作更加高效率、高質(zhì)量。財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件有助于實(shí)現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)信息的共享,把資源集中化,再進(jìn)行合理分配,也有助于財(cái)務(wù)工作人員集中精力向決策、管理、籌劃等方面發(fā)展。
其二,有助于促進(jìn)企業(yè)業(yè)財(cái)融合的實(shí)現(xiàn),提升財(cái)務(wù)核算工作效率。財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)改善了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化技術(shù)中存在的信息共享不足、信息存儲(chǔ)量小、自動(dòng)化處理水平低等等問(wèn)題,把大量財(cái)務(wù)人員從過(guò)去的重復(fù)性高、簡(jiǎn)單的工作中解放出來(lái),更多的用于進(jìn)行管理工作。
其三,有助于促進(jìn)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作人員實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型,更好的順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。在企業(yè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)的必然形勢(shì)驅(qū)動(dòng)下,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員僅僅具備與財(cái)務(wù)相關(guān)的知識(shí)體系遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足現(xiàn)代化企業(yè)需求,所以要實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型,要同時(shí)具備財(cái)務(wù)、管理、計(jì)算機(jī)等方面的知識(shí)體系,才能更好的實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)價(jià)值[1]。
當(dāng)前市場(chǎng)上很多制造業(yè)企業(yè)在財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)方面依舊存在著很多缺陷,比如設(shè)計(jì)思路不合理、方法選用不當(dāng)、技術(shù)水平較低、系統(tǒng)應(yīng)用層面較淺顯,最終導(dǎo)致企業(yè)在財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行中根本無(wú)法充分體現(xiàn)其價(jià)值,發(fā)揮其作用,所建設(shè)的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)功能也較少,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的關(guān)聯(lián)性也較弱,跨部門間信息共享和傳遞依舊存在著較大困難。本文主要對(duì)其制造業(yè)企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)過(guò)程中存在的缺陷進(jìn)行詳細(xì)探究,如下所示:
制造業(yè)企業(yè)因?yàn)榻y(tǒng)一籌劃不足、業(yè)務(wù)流程不熟悉、實(shí)際業(yè)務(wù)需求規(guī)劃不足、技術(shù)架構(gòu)不足等因素,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)存在缺陷,不夠完善。企業(yè)面臨的頂層設(shè)計(jì)不完善問(wèn)題可能體現(xiàn)在:1.物料是所有數(shù)據(jù)的源頭,其重要性不言而喻。但是制造業(yè)企業(yè)ERP系統(tǒng)上線的物料規(guī)范性不夠全面,也沒有監(jiān)督管理機(jī)制,以至于出現(xiàn)了各種物料管理弊端,有重碼、物料錯(cuò)誤、技術(shù)人員匹配物料效率降低等;2.BOM文件匯總信息不完整、不及時(shí),因?yàn)楦魇聵I(yè)部都有自己的技術(shù)部門,資源不平衡,BOM沒有完整的建立;3.采購(gòu)訂單信息不完善,采購(gòu)只錄入了主材的訂單,其他未能按計(jì)劃單下推生成采購(gòu)訂單,比如五金標(biāo)準(zhǔn)件、閥門儀表、管件類;4.原材料報(bào)檢、入庫(kù)周期太長(zhǎng),主要是取樣和復(fù)檢時(shí)間得不到管控。且物料在復(fù)驗(yàn)合格前已被領(lǐng)用,存在質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn);再者,若材料在系統(tǒng)入庫(kù)前被領(lǐng)用,倉(cāng)庫(kù)不能及時(shí)出庫(kù),造成實(shí)物與數(shù)據(jù)不同步,成本核算準(zhǔn)確率不能保證。還會(huì)造成大量預(yù)估入庫(kù)、設(shè)備交貨后成本遲遲不能進(jìn)入系統(tǒng),增加審計(jì)整改風(fēng)險(xiǎn);5.限額領(lǐng)料推行工作是信息化項(xiàng)目推進(jìn)以來(lái)遇到的主要障礙,也是PQMS(質(zhì)量管理軟件)項(xiàng)目調(diào)協(xié)調(diào)工作的重點(diǎn)。
制造業(yè)企業(yè)現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)較為分散,幾乎各業(yè)務(wù)部門都要各自的系統(tǒng)軟件,但是并沒有實(shí)現(xiàn)這些系統(tǒng)的完美聯(lián)動(dòng),對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)功能的發(fā)揮就會(huì)造成一定的局限[2]。如下圖1是K企業(yè)現(xiàn)階段已經(jīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)的系統(tǒng)和未實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)的系統(tǒng)。實(shí)際生產(chǎn)制造過(guò)程中,系統(tǒng)只能發(fā)揮局域性功能,并不能實(shí)現(xiàn)任何系統(tǒng)軟件終端對(duì)接,無(wú)法利用信息化實(shí)現(xiàn)全部財(cái)務(wù)部門信息收集、匯總、分析等工作,就需要財(cái)務(wù)人員人工進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、匯總,這期間就會(huì)造成數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)腻e(cuò)誤率增加、時(shí)效性降低,而且對(duì)于制造業(yè)企業(yè)來(lái)說(shuō),無(wú)論是BOM、采購(gòu)訂單、限額領(lǐng)料都是財(cái)務(wù)準(zhǔn)確核算的數(shù)據(jù)支撐。數(shù)據(jù)流是由前道部門一級(jí)一級(jí)流向財(cái)務(wù),自然而然形成的,并不是單純的依靠財(cái)務(wù)人員編制而成,所以各職能部門提供給財(cái)務(wù)部門的原始基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要足夠正確、完整,才能保障財(cái)務(wù)部門匯總后在系統(tǒng)中記錄數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、可靠性。
圖1 K制造業(yè)企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)情況
企業(yè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)有利有弊,利在于優(yōu)化的財(cái)務(wù)管理工作流程,提高了財(cái)務(wù)工作效率和質(zhì)量;弊在于安全風(fēng)險(xiǎn)性極高。風(fēng)險(xiǎn)性一方面在于系統(tǒng)安全性防范措施不到位,出現(xiàn)應(yīng)用權(quán)限模糊,造成人為刪減、修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息?;蛘叩钟獠烤W(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的防范能力弱,使得企業(yè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)中核心生產(chǎn)制造、經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)被泄露。一方面在于系統(tǒng)軟件穩(wěn)定性較差,出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息傳輸信號(hào)中斷,導(dǎo)致各系統(tǒng)中儲(chǔ)存的信息數(shù)據(jù)被迫中斷傳輸,最終影響數(shù)據(jù)信息的安全使用和存儲(chǔ)。所以企業(yè)要加大系統(tǒng)安全性防護(hù),加大安全防護(hù)力度,確保財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和安全運(yùn)行。
企業(yè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)運(yùn)行效率的好壞還與相關(guān)工作人員的技能、專業(yè)素質(zhì)有著直接的關(guān)系。但是現(xiàn)階段,市場(chǎng)中專業(yè)的財(cái)務(wù)信息化方面人才需求缺口很大,所以企業(yè)在相關(guān)人員招聘中也會(huì)受到一定的局限性,多數(shù)企業(yè)現(xiàn)有財(cái)務(wù)信息化操作人員都是傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員,他們雖然有著豐富的財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn),但是對(duì)于信息化使用、維護(hù)、建設(shè)方面能力嚴(yán)重不足;另一方面企業(yè)并沒有重視對(duì)財(cái)務(wù)信息化技術(shù)人才的培養(yǎng),人力資源管理部門也沒有制定與崗位相匹配的崗前培訓(xùn)和實(shí)踐培訓(xùn),而且對(duì)于內(nèi)部員工學(xué)習(xí)培訓(xùn)的獎(jiǎng)勵(lì)措施嚴(yán)重不足,所以無(wú)法有效激勵(lì)員工自覺學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)信息化方面的專業(yè)知識(shí),個(gè)人綜合素質(zhì)提高較慢。由于員工個(gè)人的專業(yè)技能不足,對(duì)于財(cái)務(wù)系統(tǒng)中所體現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息也無(wú)法挖掘深層次信息,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)者、管理者提供更多決策和經(jīng)營(yíng)依據(jù)[3]。
1.制造業(yè)企業(yè)要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),就要從思想上加大對(duì)財(cái)務(wù)信息化的重視,從制度體系上完善財(cái)務(wù)信息化,才能為企業(yè)提供良好的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度環(huán)境,進(jìn)一步推進(jìn)信息化系統(tǒng)的完善實(shí)施;2.加強(qiáng)推行信息化力量。應(yīng)該著眼未來(lái),增加后備力量,提早布局利用信息化平臺(tái)參與內(nèi)控管理,將信息化平臺(tái)提升一個(gè)高度,在應(yīng)用中逐步完善平臺(tái)而促進(jìn)管理;3.成立物料標(biāo)準(zhǔn)化部門,制定新物料增加流程,指定專業(yè)的技術(shù)人員對(duì)材質(zhì)、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)核對(duì)無(wú)誤錄入系統(tǒng)。
控制BOM及時(shí)完整錄入和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求,關(guān)鍵靠管理,需要落地的數(shù)據(jù)審核制度和切實(shí)可行的考核措施;4.嚴(yán)格按照從生產(chǎn)計(jì)劃單下推生成采購(gòu)訂單(外協(xié)訂單),不許繞過(guò)訂單倉(cāng)庫(kù)加代碼直接收貨入庫(kù),保證BOM中的物料與額領(lǐng)料單和出庫(kù)物料代碼一致。調(diào)整組織架構(gòu),成立物流中心(包含:倉(cāng)儲(chǔ)、下料、配送、單據(jù)處理);5.將相關(guān)部門重新整合捏成整體,又各司其職、有機(jī)運(yùn)作。比如將半成品倉(cāng)庫(kù)脫離車間歸口至倉(cāng)庫(kù)一并管理,是因?yàn)榘氤善穫}(cāng)庫(kù)管理效率低下,且?guī)齑嫖镔Y等信息得不到反饋,管理黑洞已經(jīng)形成。成立物流中心,將下料車間和倉(cāng)庫(kù)整合在一起,目的是更好地統(tǒng)籌材料入庫(kù)前的取樣、送樣,解決生產(chǎn)與倉(cāng)庫(kù)之間難以協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀,從而減少材料檢驗(yàn)周期加快物料入庫(kù)。下料工作歸口至下料車間,其用意除了倉(cāng)庫(kù)能集中管理材料,還可以反向提升倉(cāng)庫(kù)內(nèi)部的管理水平,減少材料標(biāo)識(shí)不清、物料堆放不合理造成的尋料時(shí)間上的浪費(fèi)。配料工作也有人做,材料編號(hào)追溯和限額領(lǐng)料制度得以推行,PQMS推行工作成為可能;材料利用得到管控,降低成本也有抓手。從而更好的服務(wù)于生產(chǎn),最終能實(shí)現(xiàn)降本節(jié)資、成本核算精準(zhǔn)的目的。
企業(yè)要搭建網(wǎng)絡(luò)智能化財(cái)務(wù)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部所有軟件系統(tǒng)的管控,把相同的自動(dòng)化信息處理功能延伸至各個(gè)生產(chǎn)銷售采購(gòu)等環(huán)節(jié),同時(shí)也增強(qiáng)各部門之間的溝通交流,實(shí)現(xiàn)部門間的協(xié)同效應(yīng)。在搭建智能化財(cái)務(wù)系統(tǒng)過(guò)程中,還要注重于重要數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的對(duì)接,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有系統(tǒng)與舊系統(tǒng)的功能銜接,實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息數(shù)據(jù)的共享,比如對(duì)來(lái)料請(qǐng)檢單、來(lái)料檢驗(yàn)單、工序質(zhì)檢申請(qǐng)單、工序質(zhì)檢匯報(bào)單、限額領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫(kù)單、班組施工單、生產(chǎn)計(jì)劃單、BOM變更單、物料編碼、BOM單、工藝路線、組織架構(gòu)、人員信息等數(shù)據(jù)接口的調(diào)整,避免因人工傳輸信息,造成的數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性、時(shí)效性較低,從而影響企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化工作質(zhì)量和效率[4]。
提高企業(yè)財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)安全策略有:第一,企業(yè)內(nèi)部任何系統(tǒng)建設(shè)都要遵循國(guó)家級(jí)的信息安全使用相關(guān)制度體系和行為規(guī)范,確保系統(tǒng)軟件使用人員在進(jìn)行正常使用系統(tǒng)情況下,數(shù)據(jù)信息不會(huì)被非法泄露;第二,可以聘請(qǐng)優(yōu)秀的IT 人員,為現(xiàn)有財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)軟件建設(shè)高級(jí)防火墻裝置、進(jìn)行核心數(shù)據(jù)信息加密保護(hù)、引入數(shù)字化簽名技術(shù)等多種手段進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的保護(hù)。其中高級(jí)的防火墻技術(shù)可以準(zhǔn)確識(shí)別外網(wǎng)訪問(wèn)情況,并對(duì)其建立多層級(jí)的認(rèn)證管理;數(shù)據(jù)信息加密可以為財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)凈化現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境,保障內(nèi)部財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性;第三,對(duì)所有移動(dòng)設(shè)備登錄系統(tǒng)要進(jìn)行相應(yīng)授權(quán),并留痕,權(quán)限授權(quán)可以把應(yīng)用程序下載路徑統(tǒng)一化、規(guī)范化,也可以指定某一路徑,確保有權(quán)限人員和設(shè)備可以進(jìn)行系統(tǒng)訪問(wèn);第四,為了規(guī)范所有操作流程,可以把所有操作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管,在服務(wù)器終端進(jìn)行監(jiān)測(cè),可以遠(yuǎn)程進(jìn)行系統(tǒng)安全性訪問(wèn),并且要保障企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不會(huì)被非法泄露。另外,為了保障數(shù)據(jù)信息的安全性,也可以定期進(jìn)行財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的核心數(shù)據(jù)備份,避免因發(fā)生不可抗因素導(dǎo)致系統(tǒng)受損,數(shù)據(jù)信息被破壞等現(xiàn)象的發(fā)生,影響企業(yè)核心數(shù)據(jù)信息的安全[5]。
為了吸引更多優(yōu)秀人員,企業(yè)可以拓寬人才招聘手段,加大對(duì)財(cái)務(wù)信息化方面的人才招聘力度和經(jīng)濟(jì)投入力度,為優(yōu)秀人員提供足夠的條件,吸引他們加入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中,為企業(yè)現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理團(tuán)隊(duì)注入優(yōu)秀、新鮮血液。1.企業(yè)也可以與高校建立合作,進(jìn)行校企合作方式,在高校開設(shè)招聘會(huì),直接從高校中選擇既熟悉財(cái)務(wù)知識(shí)又懂系統(tǒng)軟件的畢業(yè)生,起點(diǎn)高的員工后期培訓(xùn)也容易;2.為了吸引更多優(yōu)秀人員,人力資源部可以適當(dāng)提高薪資待遇,為員工解決各種后顧之憂,比如為員工發(fā)放安家費(fèi)、職稱補(bǔ)貼、學(xué)歷補(bǔ)貼等;3.企業(yè)人力資源管理部門要重視企業(yè)內(nèi)部人員的培訓(xùn)工作,定期組織與崗位相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng),讓員工在互相交流中學(xué)習(xí)。結(jié)合理論和實(shí)踐更好的提升員工個(gè)人技能,為崗位工作貢獻(xiàn)一份力。而且人力資源部門對(duì)于員工的培訓(xùn)不僅僅局限于專業(yè)知識(shí),還要重視員工的職業(yè)道德培訓(xùn),避免員工因?yàn)橐患核嚼?,置企業(yè)于不顧,私自外泄企業(yè)內(nèi)部各種數(shù)據(jù)信息[6]。
綜上所述,依目前現(xiàn)狀,我們還有很長(zhǎng)的路要走,還要攻克很多難點(diǎn)。古人云:“不謀全局者,不足以謀一域”,所以懇請(qǐng)制造企業(yè)著眼未來(lái),全局考慮。企業(yè)還要通過(guò)內(nèi)控管理的提升、財(cái)務(wù)信息化基礎(chǔ)環(huán)境的創(chuàng)建、網(wǎng)絡(luò)智能服務(wù)系統(tǒng)的維護(hù)、平臺(tái)安全性能的提高、優(yōu)秀人才的引進(jìn)和培養(yǎng)等方式,解決一些制造業(yè)實(shí)際生產(chǎn)流程和現(xiàn)場(chǎng)管理之間的問(wèn)題,使之符合信息化管理流程并落地推行,方能治本。事實(shí)再次證明,推行信息化并不是軟件上線就是成功,只有通過(guò)軟件的標(biāo)準(zhǔn)化流程去規(guī)范存在的不合理且不斷改進(jìn),才能通過(guò)信息化平臺(tái)看到問(wèn)題并加以改善,進(jìn)而提升管理,才能真正的從管理中得到效益。