胡玉艷

（本溪滿族自治縣干部人事檔案管理中心，遼寧 本溪 117100）

一、養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的含義及其種類(lèi)

根據(jù)《老年人社會(huì)福利機(jī)構(gòu)基本規(guī)范》的規(guī)定，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)包括老年社會(huì)福利院、養(yǎng)老院或老人院、老年公寓、護(hù)老院、護(hù)養(yǎng)院、農(nóng)村敬老院、托老所和老年人服務(wù)中心。老年社會(huì)福利院是指由國(guó)家出資、公辦的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)。這些名稱(chēng)因?yàn)榉?wù)對(duì)象的不同或性質(zhì)的不同而出現(xiàn)差異。比如，老年社會(huì)社會(huì)福利院是指由國(guó)家出資、管理的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)；護(hù)老院和護(hù)養(yǎng)院接收的分別是介助老人和介護(hù)老人，養(yǎng)老院則是接收自理老人或綜合接收自理老人、介助老人和介護(hù)老人；老年人服務(wù)中心是提供各種綜合性服務(wù)的社區(qū)服務(wù)場(chǎng)所；托老所是提供短期老人托管服務(wù)的社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)場(chǎng)所[1]。

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)形式上分為兩種：一種是公辦的各級(jí)由地方政府機(jī)關(guān)興辦的福利院和敬老院，在20世紀(jì)80年代以前僅限收養(yǎng)沒(méi)有生活保障的老年人，后來(lái)擴(kuò)大對(duì)社會(huì)上的一般老人的收養(yǎng)安置，主要是為老年人提供生活照料、醫(yī)療保障、精神上的問(wèn)題等，是為達(dá)到提高老年人的生活水平的目的。第二種是民營(yíng)養(yǎng)老院，只要每個(gè)月交付一定的費(fèi)用，就可以享受其所提供的服務(wù)。

1.養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案概念

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案作為一種專(zhuān)門(mén)檔案，目前檔案界對(duì)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的定義，可以理解養(yǎng)老檔案是政府、社會(huì)（包括市場(chǎng)、機(jī)關(guān)團(tuán)體、社會(huì)組織等）在開(kāi)展養(yǎng)老工作中直接形成的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等各種不同載體的歷史記錄。

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作是指養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)形成的全部檔案，為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，同時(shí)為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)積累檔案史料的活動(dòng)。

2.養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案種類(lèi)

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)可分為以下三類(lèi)：第一類(lèi)為文書(shū)檔案，在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)文書(shū)檔案指的是機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的行政管理檔案。第二類(lèi)科技檔案，在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)中科技檔案主要包括基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、電子檔案。基建檔案是指養(yǎng)老機(jī)構(gòu)辦公及活動(dòng)場(chǎng)所的基建文件材料和圖紙。設(shè)備檔案是指養(yǎng)老機(jī)構(gòu)重要的辦公和交通車(chē)輛、醫(yī)療器材等設(shè)備的隨機(jī)文件材料。聲像檔案是指反映養(yǎng)老機(jī)構(gòu)歷史概貌以及重大事件、重要活動(dòng)等形成的照片（底片）、錄音帶、錄像帶等。電子檔案是指養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)等形成的磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和硬件說(shuō)明材料。第三類(lèi)專(zhuān)門(mén)檔案，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的專(zhuān)門(mén)檔案是指在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)在護(hù)理老人過(guò)程中產(chǎn)生的養(yǎng)老檔案。包括養(yǎng)老機(jī)構(gòu)醫(yī)務(wù)人員對(duì)入住人員的護(hù)理、治療康復(fù)以及養(yǎng)老服務(wù)老年人申請(qǐng)表，養(yǎng)老服務(wù)人員登記表，養(yǎng)老服務(wù)合同等內(nèi)容[2]。

3.養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案特點(diǎn)

主要表現(xiàn)在內(nèi)容的豐富性。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)建設(shè)中的檔案真實(shí)反映了建設(shè)活動(dòng)的內(nèi)容，記錄了養(yǎng)老機(jī)構(gòu)發(fā)展，而養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的建設(shè)活動(dòng)涉及組織、宣傳、衛(wèi)生、公安、文化、醫(yī)療等很多的方面，這樣就決定了養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的內(nèi)容也具有豐富性這一特點(diǎn)。另外，表現(xiàn)為服務(wù)對(duì)象動(dòng)態(tài)性。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的主要服務(wù)對(duì)象是老人，而老人作為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)活動(dòng)的主體具有一定的動(dòng)態(tài)性，即老人在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)居住過(guò)程中個(gè)人信息是不斷變化更新的，比如生病住院明細(xì)情況，需要?dú)w檔到老人的個(gè)人檔案當(dāng)中。這樣使得養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案不僅能夠反映養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的整體動(dòng)態(tài)的變化情況，同時(shí)也能夠反映老人在居住期間的變化情況。

二、養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作存在的問(wèn)題

1.基礎(chǔ)設(shè)施配備不健全

首先，一些養(yǎng)老機(jī)構(gòu)沒(méi)有獨(dú)立的檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房是安全保存檔案的重地，也是檔案工作順利開(kāi)展的必要條件。少數(shù)的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)為檔案工作提供了獨(dú)立的檔案庫(kù)房，大多數(shù)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)將辦公室和檔案室集中在一起，使得檔案實(shí)體的安全得不到根本保障。其次，庫(kù)房設(shè)施不健全。根據(jù)檔案庫(kù)房的設(shè)置要求，為確保檔案的安全完整延長(zhǎng)檔案的壽命，應(yīng)配備“三鐵”“和八方安全保護(hù)措施”，三鐵指的是鐵門(mén)、鐵窗、鐵軌，八防指的是防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防火、防塵、防高溫、防光。據(jù)了解一些養(yǎng)老機(jī)構(gòu)提供了獨(dú)立的檔案庫(kù)房也沒(méi)有達(dá)到“三鐵”“八防”的基本要求，基本都是庫(kù)房條件差，設(shè)備不齊全，達(dá)不到檔案的實(shí)體安全保管。

2.檔案管理人員隊(duì)伍不健全

首先，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)在編制上對(duì)行政管理崗位的人員配備上盡量精簡(jiǎn)，以至于養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理人員少而不精，進(jìn)而導(dǎo)致難以開(kāi)展好養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案工作。究其原因之一是部分養(yǎng)老機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案意識(shí)比較淡薄，對(duì)檔案或者檔案工作不甚了解，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案法律法規(guī)了解不夠，沒(méi)有意識(shí)到檔案工作的好壞直接影響?zhàn)B老機(jī)構(gòu)事業(yè)的發(fā)展。尤其在當(dāng)下老齡人口上升的前提下，在解決養(yǎng)老機(jī)構(gòu)和老人家屬之間的作用時(shí)發(fā)揮著重要的憑證作用。

其次，檔案人員配備不足。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)沒(méi)有配備專(zhuān)職檔案工作人員，大部分兼職檔案人員還兼職辦公室行政之類(lèi)工作，由于日常工作繁忙，精力有限，對(duì)各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促也相對(duì)較少，檔案工作質(zhì)量也難以提高。近年來(lái)，隨著老齡化人口的增加，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)規(guī)模的擴(kuò)大，機(jī)構(gòu)對(duì)老人的服務(wù)越來(lái)越追求全方位、多元化的服務(wù)，這樣各類(lèi)檔案和各項(xiàng)新的活動(dòng)也會(huì)增多。因此，檔案數(shù)量也劇增，其工作量和難度也隨之增大。但養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案管理人員隊(duì)伍并沒(méi)有壯大起來(lái)，只能是起到了檔案“保管員”的作用，忽視了檔案工作的專(zhuān)業(yè)性，以致養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案專(zhuān)業(yè)人才匱乏。有些檔案人員是經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn)后上崗，有些未經(jīng)過(guò)任何專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)或繼續(xù)教育培訓(xùn)就直接上崗從事檔案工作，這些檔案工作者既缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)，又缺乏檔案專(zhuān)業(yè)技能和理論基礎(chǔ)，只能停留在簡(jiǎn)單的收集、整理和被動(dòng)的提供、利用的工作層面上，使得養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理。

3.規(guī)章制度及管理制約機(jī)制不健全

一些養(yǎng)老機(jī)構(gòu)一直缺乏檔案工作的相關(guān)規(guī)章制度，使得檔案無(wú)章可循、無(wú)制可依，檔案工作需要依靠經(jīng)驗(yàn)去進(jìn)行，難以實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)規(guī)范化管理。而有些養(yǎng)老機(jī)構(gòu)雖然制定了相關(guān)規(guī)章制度，但是由于缺乏一定的管理機(jī)制使得規(guī)章制度難以真正落實(shí)。例如，有些養(yǎng)老機(jī)構(gòu)雖然制定了《檔案管理辦法》，而沒(méi)有制定切合養(yǎng)老機(jī)構(gòu)實(shí)際的《立卷歸檔制度》，使得養(yǎng)老機(jī)構(gòu)內(nèi)部各職能部門(mén)不按時(shí)收集資料，待利用時(shí)就到相關(guān)部門(mén)查找，有的還會(huì)出現(xiàn)有些文件因時(shí)隔時(shí)間太長(zhǎng)或由于職能部門(mén)人員更換沒(méi)有做好相關(guān)的交接工作而導(dǎo)致部分文件資料遺失，造成養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案材料不齊全。

部分養(yǎng)老機(jī)構(gòu)雖然制定了檔案關(guān)規(guī)章制度卻執(zhí)行得不嚴(yán)格或者并未真正執(zhí)行，出現(xiàn)將規(guī)章制度鎖在柜里只是達(dá)到了擺設(shè)作用，一些檔案工作人員認(rèn)為機(jī)構(gòu)內(nèi)部并沒(méi)有出臺(tái)相應(yīng)的檔案工作獎(jiǎng)懲制約機(jī)制，即便沒(méi)有按照要求按規(guī)定完成檔案工作也不會(huì)對(duì)自身的利益有影響，在業(yè)務(wù)繁忙的時(shí)候就會(huì)把檔案工作擱置在一邊。相反的，有的檔案員做了很多的工作也沒(méi)有得到相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)表?yè)P(yáng)。形成了干好干壞一個(gè)樣的工作狀態(tài)。

4.檔案工作規(guī)范缺乏

相關(guān)職能部門(mén)還沒(méi)針對(duì)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作而出臺(tái)檔案工作規(guī)范與實(shí)體分類(lèi)法，缺乏統(tǒng)一的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作規(guī)范，使得養(yǎng)老機(jī)構(gòu)在開(kāi)展檔案工作過(guò)程中選擇的參照標(biāo)準(zhǔn)也不盡一致，檔案業(yè)務(wù)建設(shè)環(huán)節(jié)難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。由于不同的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)主管部門(mén)不同管，有些是有衛(wèi)生部門(mén)主管，有些是由民政部門(mén)主管的。在業(yè)務(wù)工作上，主管部門(mén)對(duì)下屬單位進(jìn)行指導(dǎo)時(shí)，往往習(xí)慣于要求各下屬單位參照其工作做法去開(kāi)展各項(xiàng)工作。因此，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作可以參照機(jī)關(guān)單位的工作規(guī)范，制定其歸檔范圍和保管期限表、排架原則、管理要求和編制檔號(hào)等[3]。

三、改進(jìn)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作的對(duì)策

1.提高養(yǎng)老機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)是關(guān)鍵

機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)作為整個(gè)機(jī)構(gòu)發(fā)展的領(lǐng)頭羊，其檔案意識(shí)的強(qiáng)弱是關(guān)乎檔案工作水平的高低的重要因素。機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)有較高的檔案意識(shí)，則將會(huì)把檔案工作作為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，將其納入養(yǎng)老機(jī)構(gòu)整體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，在每年的財(cái)務(wù)預(yù)算上劃有專(zhuān)門(mén)的檔案工作費(fèi)用，在人力、物力上也給予相應(yīng)的支持，使得檔案工作與養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的其他工作同步發(fā)展。反之，如果機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)薄弱，在人力、物力、財(cái)力上不予以支持，檔案工作將成為空談。因此，增強(qiáng)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，是做好檔案工作的關(guān)鍵[4]。

政府職能部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督，定期或不定期組織機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)集中學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)；對(duì)于政府主管的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)，進(jìn)行定期檢查或不定期抽查，對(duì)于私企養(yǎng)老機(jī)構(gòu)多進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，盡快改進(jìn)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作。

2.加強(qiáng)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作人員的隊(duì)伍建設(shè)

首先，相關(guān)主管部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作人員的培訓(xùn)，包括思想政治方面的培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技能方面的培訓(xùn)、職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，從整體上提高養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作人員的隊(duì)伍素質(zhì)。其次，相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)要重視綜合性人才的引進(jìn)。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作發(fā)展需要高素質(zhì)的綜合性人才，但由于目前養(yǎng)老機(jī)構(gòu)工作的環(huán)境、發(fā)展前景等問(wèn)題，導(dǎo)致高素質(zhì)綜合性人才的引進(jìn)存在較大難度，所以我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，不僅是對(duì)其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，而且還是對(duì)其政治素養(yǎng)的培養(yǎng)。不斷地為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)，為社會(huì)儲(chǔ)備人才，共同養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作的開(kāi)展。最后，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案工作人員要提高自己各方面的綜合能力。在工作中具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感、具有開(kāi)拓進(jìn)取、敢于創(chuàng)新的精神，具有良好的政治素養(yǎng)、道德修養(yǎng)，具有善于學(xué)習(xí)、微笑服務(wù)的素質(zhì)，以便使自己成為信息時(shí)代高素質(zhì)的檔案工作人員。

3.建立和完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先，要配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，建立健全養(yǎng)老機(jī)構(gòu)，檔案機(jī)構(gòu)的任務(wù)是負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一養(yǎng)老機(jī)構(gòu)各種門(mén)類(lèi)、載體的檔案，為建設(shè)和發(fā)展提供利用服務(wù)，由于養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的數(shù)量及內(nèi)容也各不相同，各養(yǎng)老機(jī)構(gòu)要根據(jù)自身的實(shí)際情況，設(shè)置與其規(guī)模相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)。其次，及時(shí)配備必要的設(shè)施設(shè)備。檔案是一種原生信息資源，具有不可再生的特性，在檔案保管工作環(huán)節(jié)中要最大限度地防止與減少檔案的損毀，并盡可能創(chuàng)造條件延長(zhǎng)檔案的壽命。因此，要根據(jù)檔案管理“三鐵”（即鐵門(mén)、鐵窗、鐵柜）和“八防”（即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)）的基本要求，及時(shí)配備必要的設(shè)施設(shè)備，才能保證檔案工作的有效進(jìn)行[5]。

4.制定出臺(tái)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作規(guī)范

首先，政府職能部門(mén)與檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的實(shí)際情況，制定出臺(tái)切實(shí)可行的《養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作規(guī)范》，進(jìn)一步明確養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案的歸檔范圍和保管期限、排架原則、管理要求及檔號(hào)的編制方法等，為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作提供詳細(xì)統(tǒng)一的立卷歸檔操作規(guī)程，加快養(yǎng)老機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。其次，及時(shí)制定統(tǒng)一的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案實(shí)體分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。無(wú)論傳統(tǒng)的檔案管理模式還是現(xiàn)代化的檔案管理模式，都缺少不了分類(lèi)這一工作環(huán)節(jié)。只有將檔案材料進(jìn)行合理的分類(lèi)后，方能揭示出檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，并形成一個(gè)有機(jī)整體，否則，檔案材料依然是一堆雜亂無(wú)序的文件材料，將不利于其他工作環(huán)節(jié)的開(kāi)展。因此，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)主要包括基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、電子檔案、文書(shū)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案等類(lèi)別的檔案，但由于各類(lèi)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的職能與作用不完全相同，其產(chǎn)生的檔案材料種類(lèi)也不盡相同，應(yīng)根據(jù)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇及檔案的內(nèi)容性質(zhì)及時(shí)制定養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案實(shí)體分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作有章可循，盡快走上科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

5.完善檔案管理機(jī)制

建立健全規(guī)章制度和管理制約機(jī)制來(lái)改進(jìn)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作的現(xiàn)狀。各個(gè)相關(guān)主管部門(mén)根據(jù)各個(gè)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，應(yīng)聯(lián)合制定養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案規(guī)章，使得養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案規(guī)章既能與《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》以及和省級(jí)行政區(qū)頒布實(shí)施的《檔案管理?xiàng)l例》相統(tǒng)一，又能使得各個(gè)法律規(guī)章之間相互協(xié)調(diào)一致，不相互矛盾，在實(shí)際工作中，使養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案工作需要有力的法律，法規(guī)作為支持。各養(yǎng)老機(jī)構(gòu)在制定了有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度后，還須要根據(jù)實(shí)際情況建立一套與其配套的約束機(jī)制得以貫徹執(zhí)行。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)可以效仿績(jī)效考評(píng)辦的做法，將養(yǎng)老機(jī)構(gòu)各職能部門(mén)的檔案工作列入部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效考評(píng)，根據(jù)其檔案工作任務(wù)完成情況對(duì)其進(jìn)行考評(píng)，并與其績(jī)效工資、評(píng)優(yōu)評(píng)先、申報(bào)職稱(chēng)等掛鉤。