朱曉杰

摘 ?要：本文以鄭州輕工業(yè)大學(xué)創(chuàng)建全國示范數(shù)字檔案室為例，從數(shù)字化工作的組織與管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及相關(guān)制度等主要環(huán)節(jié)，闡述了鄭州輕工業(yè)大學(xué)構(gòu)建數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)深度融合的智慧化服務(wù)體系的發(fā)展思路及其實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以期為其他高校創(chuàng)建數(shù)字檔案室提供有益的借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：示范數(shù)字檔案室；檔案信息化；管理平臺；標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；精細(xì)化管理；數(shù)據(jù)安全；智能服務(wù)

Abstract： Taking the national model digital archive in Zhengzhou University of Light Industry as an example， this paper expounds its development ideas and practical experience about how to construct intelligent service system with deep integration of data and business， from such aspects as the organization and management of digital work， standards and regulations and related systems. It is expected to provide useful reference for other universities to build digital archives.

Keywords： Model digital archive; Archive informatization; Management platform; Standard specification; Refined management; Data security; Intelligent service

鄭州輕工業(yè)大學(xué)于2009年啟動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)，開始館藏檔案數(shù)字化和增量檔案數(shù)字化加工工作。2015年學(xué)校獲批為全國第一批數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)單位（首批試點(diǎn)單位共有81家單位，其中高等院校6所），2020年通過試點(diǎn)驗(yàn)收獲批為“全國示范數(shù)字檔案室”，實(shí)現(xiàn)了高校檔案工作和檔案利用方式的轉(zhuǎn)型升級。

1 全國示范數(shù)字檔案室建設(shè)的一般框架

在建設(shè)數(shù)字檔案室的實(shí)踐過程中，鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館以創(chuàng)建全國示范數(shù)字檔案室為抓手，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案的全文檢索和管理；實(shí)現(xiàn)了檔案的收集、整理、移交、歸檔、統(tǒng)計(jì)、查詢利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提升了學(xué)校檔案信息化建設(shè)水平。

1.1 搭建信息管理平臺。在全國示范數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作中，順應(yīng)河南省“最多跑一次”改革的大趨勢，著力打造了一個(gè)存量數(shù)字化和增量電子化，利用網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)新檔案信息化的信息管理平臺。

（1）優(yōu)化了檔案信息數(shù)據(jù)包的管理模式。檔案室構(gòu)建了以檔案館數(shù)字（電子）檔案信息資源核心總庫管理系統(tǒng)，涵蓋信息資源的采集、接收、整理、保管等過程，最終優(yōu)化了可靠性數(shù)據(jù)包管理流程，提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量及運(yùn)行效率。

（2）優(yōu)化了數(shù)字檔案資源存儲管理。檔案室全面使用可信時(shí)間戳、數(shù)據(jù)保全、OFD格式轉(zhuǎn)換等現(xiàn)代化信息技術(shù)，將所有應(yīng)用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為長期保存格式，形成數(shù)據(jù)包，有效解決了數(shù)字檔案資源的安全保存的難題。

（3）實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)在線存儲、近線存儲和離線存儲有機(jī)統(tǒng)一。檔案室通過“磁帶離線檢測系統(tǒng)”對脫機(jī)備份的檔案數(shù)據(jù)定期開展檢測，提升了學(xué)校檔案數(shù)據(jù)存儲的安全性及可靠性。

（4）提高了檔案管理效率。為了適應(yīng)未來發(fā)展需求，鄭州輕工業(yè)大學(xué)長期結(jié)合傳統(tǒng)整理歸檔存在的不足，建立了檔案一體化管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)共由九大模塊組成，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的一體化管控、數(shù)字化管理。

1.2 面向目標(biāo)需求，進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)。在數(shù)字檔案室服務(wù)功能的拓展和優(yōu)化方面，以用戶需求為導(dǎo)向，著力建設(shè)一個(gè)需求導(dǎo)向、利用為先的數(shù)字檔案室。目前，檔案館建立了覆蓋學(xué)校檔案14個(gè)一級門類的數(shù)字檔案資源體系，為檔案資料的搶救保護(hù)、高效查詢利用提供了數(shù)據(jù)資源基礎(chǔ)。

在吸收其他高校數(shù)字檔案室成功經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，結(jié)合鄭州輕工業(yè)大學(xué)實(shí)際情況，檔案館在虛擬檔案庫房上架管理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷毀等方面取得實(shí)質(zhì)性突破，在查檔服務(wù)功能方面，實(shí)現(xiàn)了從線下到線上、從快速到秒速。

1.3 前置標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，健全規(guī)章制度。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要基礎(chǔ)與前提條件，為此，檔案資源管理既要重視“量”增多，也要重視“質(zhì)”提升。

（1）結(jié)合學(xué)校檔案工作實(shí)際，鄭州輕工業(yè)大學(xué)對檔案規(guī)章制度進(jìn)行重新謀劃，逐一確定需要制定、修訂，如場地安全管理制度、設(shè)備安全管理制度、數(shù)據(jù)規(guī)范化管理制度、檔案實(shí)體管理制度，對檔案工作流程和每個(gè)工作環(huán)節(jié)都提出具體、詳細(xì)的指標(biāo)要求，真正做到了質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)化及質(zhì)量可控化，留存工作文件和元數(shù)據(jù)等可追溯。

（2）相關(guān)指標(biāo)納入數(shù)字政府建設(shè)整體考核。將檔案備份數(shù)據(jù)服務(wù)、檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難備份等一系列服務(wù)事項(xiàng)全部納入學(xué)?？己酥笜?biāo)體系，極大地提升了師生員工的積極性與主動(dòng)性。目前，檔案室的網(wǎng)辦率、材料電子化比率等系列指標(biāo)均處于省內(nèi)領(lǐng)先水平。

1.4 建立安全保障體系。一是建立涵蓋機(jī)房管理、設(shè)備管理、安全管理、人員管理、數(shù)字資源管理、檔案數(shù)字化工作等檔案工作全環(huán)節(jié)的制度體系和有關(guān)應(yīng)急預(yù)案，對各類突發(fā)事件的處置進(jìn)行規(guī)范，定期組織信息安全應(yīng)急演練，積極推動(dòng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。

二是優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)配置，“三網(wǎng)”相互隔離，對關(guān)鍵網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備采取冗余配置，采用“超融合平臺+分布式存儲+磁帶庫備份”技術(shù)，對標(biāo)《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評估指標(biāo)體系》標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)“在線應(yīng)用+近線存儲+離線備份”的科學(xué)有效管理，確保檔案信息安全體系實(shí)時(shí)檢測、實(shí)時(shí)預(yù)警、實(shí)時(shí)保全，滿足了檔案資料物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、主機(jī)安全、應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全等要求。

三是配備有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、臭氧消毒機(jī)、抽濕、除濕一體機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，其中檔案數(shù)字化加工設(shè)備配置齊全，A4高速掃描儀2臺，A3高速掃描儀1臺，A3平板掃描儀2臺，非接觸式書刊掃描儀2臺，A0幅面工程掃描儀1臺，能夠加工處理館藏各種類型的檔案資料。

1.5 優(yōu)化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。利用“南大之星”檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、研究生管理系統(tǒng)、學(xué)校醫(yī)療管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)無縫銜接，從而實(shí)現(xiàn)了更為高效的統(tǒng)一管理。

（1）在全國示范數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作中，鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館結(jié)合實(shí)際需要，基于電子檔案移交、接收、保存和共享利用的基本特點(diǎn)，著力構(gòu)建了數(shù)字檔案接收系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的正常的接收、保管、鑒定及使用。

（2）構(gòu)建了檔案數(shù)字檔案（電子檔案）的需求系統(tǒng)，系統(tǒng)功能主要涵蓋檔案數(shù)據(jù)采集、分類、查詢等全部環(huán)節(jié)和全過程，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)錄入、查檔管理、授權(quán)登錄、復(fù)制審批等管理功能在內(nèi)的全流程服務(wù)一體化管理。

（3）按照檔案長期保存的要求，鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館將各種格式檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為OFD長期保存格式，并通過打包進(jìn)入電子檔案長久保存庫，可以實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)分類存儲、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。

2 全國示范數(shù)字檔案室建設(shè)的創(chuàng)新舉措

2.1 跟進(jìn)新目標(biāo)需求，迭代升級檔案館。在創(chuàng)建全國示范數(shù)字檔案室過程中，檔案館始終堅(jiān)持以用戶為核心的管理理念，在利用服務(wù)功能的拓展和優(yōu)化上下功夫，走出了一條推進(jìn)檔案數(shù)字化服務(wù)的創(chuàng)新之路，為其他高等學(xué)校數(shù)字檔案室的建設(shè)提供了寶貴經(jīng)驗(yàn)及參考方向。

（1）系統(tǒng)檢索功能實(shí)現(xiàn)升級。以數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案館使用全文搜索引擎solr，全面提高了系統(tǒng)的響應(yīng)速度。與此同時(shí)，應(yīng)用OCR技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源全文檢索、網(wǎng)絡(luò)傳輸，方便了用戶異地檢索、復(fù)制引用。

（2）打造全省共享利用服務(wù)平臺。檔案館推進(jìn)區(qū)域跨館查檔合作，實(shí)現(xiàn)了“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動(dòng)”，讓利用者查檔“最多跑一次”或“零上門”。

2.2 強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力建設(shè)，打造“硬核”成果。（1）突出資源建設(shè)，盯質(zhì)量細(xì)管理。檔案館立足實(shí)際，積極融入“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，不斷提升檔案館服務(wù)能力和現(xiàn)代化管理水平。如，利用大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等現(xiàn)代化信息技術(shù)將檔案數(shù)字化成果及時(shí)納入檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等程序，檔案利用與開發(fā)效率大幅提升。

（2）精準(zhǔn)管理檔案，增能力促發(fā)展。檔案館不斷探索電子檔案接收進(jìn)館新模式，為檔案業(yè)務(wù)工作承前啟后、繼往開來的重要平臺，從源頭上解決了“歸什么”“怎么歸”的問題。

所謂“承前”，就是通過數(shù)字檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對館藏檔案精細(xì)安全管理，推動(dòng)檔案整理、統(tǒng)計(jì)、保管、保護(hù)等業(yè)務(wù)工作轉(zhuǎn)型升級。所謂“啟后”，就是通過數(shù)字檔案室建設(shè)，全面增強(qiáng)數(shù)字檔案管理能力，更好承接以電子檔案為主要對象的新時(shí)代檔案工作。

3 全國示范數(shù)字檔案室的建設(shè)成效

經(jīng)過多年持之以恒實(shí)施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館已經(jīng)建成“全國示范數(shù)字檔案室”，學(xué)校檔案館現(xiàn)有館藏檔案門類齊全，現(xiàn)存各類檔案數(shù)據(jù)2萬余卷（件）。構(gòu)建了規(guī)模大、類型多、特色鮮明的檔案數(shù)字資源，形成了河南省重要檔案和電子檔案備份庫。目前，檔案館系統(tǒng)平臺配套完善，查閱利用方便快捷，檔案數(shù)據(jù)化初具規(guī)模。建成目錄數(shù)據(jù)45萬余條，全文數(shù)據(jù)32萬余條的檔案全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案的全文檢索和管理目標(biāo)。

3.1 管理精進(jìn)化。檔案經(jīng)過數(shù)字化管理之后，檔案數(shù)據(jù)均可以實(shí)現(xiàn)在同一局域網(wǎng)內(nèi)統(tǒng)一管理，新增的檔案資料也可以隨時(shí)添加，滿足查閱人對檔案信息的多元化、深層次需求。

（1）提高了檔案管理的效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要管理人員在庫房中多次調(diào)閱、反復(fù)核實(shí)，勞動(dòng)強(qiáng)度大、工作效率低，錯(cuò)誤率徘徊在5‰左右。數(shù)字化檔案管理極大地減少了一線工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度和時(shí)間，形成了與數(shù)字化加工同步進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收機(jī)制，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤100%修正，節(jié)省了檔案管理的時(shí)間成本。

（2）提高了原始檔案的保存質(zhì)量。學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)包含學(xué)校創(chuàng)立之初直到現(xiàn)在的珍貴歷史資料和科研信息，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史價(jià)值，一旦檔案數(shù)據(jù)被破壞或丟失，將導(dǎo)致高等學(xué)校歷史的斷裂和相關(guān)歷史文化記憶的缺失。因此，保護(hù)好原始檔案數(shù)據(jù)是高校檔案工作的重要任務(wù)，數(shù)字化后則可以減少檔案原件的使用次數(shù)（頻率），從而可以更好地保護(hù)原始檔案數(shù)據(jù)。

3.2 資源效能化。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案利用互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)優(yōu)勢，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)性信息收集與傳遞，借助“人”的智力和信息技術(shù)等手段給予學(xué)校內(nèi)部管理部門一定的檔案使用與查閱權(quán)限，充分挖掘檔案價(jià)值，為學(xué)校教學(xué)、科研及其他活動(dòng)提供有效輔助。

（1）提高檔案利用率。學(xué)校檔案存儲時(shí)間過長、以紙張作為載體檔案易損壞，只能夠在學(xué)校檔案館內(nèi)查閱館藏，不能滿足異地傳輸、遠(yuǎn)程訪問的需求。此外，在檢索方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在諸多局限，只能夠滿足人工檢索需求，無法實(shí)現(xiàn)多人的實(shí)時(shí)共享。將各種載體的存儲的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個(gè)檔案信息庫，能夠快速完成檔案信息的交互傳遞，快速完成信息檢索，并遠(yuǎn)程完成信息處理、跨區(qū)域多人的共享，最大程度地提高檔案管理水平和工作效率。

（2）打破了時(shí)間、空間的束縛。在傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境下，查閱資料必須得到主管校領(lǐng)導(dǎo)批示，到學(xué)校檔案館經(jīng)檔案館員同意后方可使用。在數(shù)字化背景下，“三位一體”的鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案的管理模式，徹底打破了時(shí)間、空間的限制，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，只需通過網(wǎng)絡(luò)平臺，就可以方便、快速地查閱檔案數(shù)據(jù)，不僅節(jié)約了大量查閱時(shí)間，還大大減輕了檔案管理員的工作量。

同時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)檔案迅速分類、排序，使保存和查找資料更加快捷，更有利于檔案數(shù)據(jù)保密，提高了文獻(xiàn)檢索查找文件的準(zhǔn)確性，提高檔案管理效率。

4 全國示范數(shù)字檔案室建設(shè)的若干思考

4.1 加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)。首先，做好數(shù)字檔案相關(guān)資源的動(dòng)態(tài)錄入、采集。高等學(xué)校應(yīng)將學(xué)生管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的電子資料及文件進(jìn)行收集、分類和整理，轉(zhuǎn)換成歸檔所需格式，并通過系統(tǒng)自動(dòng)對接（人工干預(yù)的方式）及時(shí)采集到高等學(xué)校檔案管理系統(tǒng)中，以提升高等學(xué)校數(shù)字檔案室的信息儲備量。

其次，強(qiáng)化檔案機(jī)構(gòu)與其他管理機(jī)構(gòu)間的溝通，重塑檔案機(jī)構(gòu)同校內(nèi)各二級學(xué)院、機(jī)關(guān)職能部門、研究機(jī)構(gòu)關(guān)系，關(guān)注工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)收集具有歸檔價(jià)值資料。與此同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案室與學(xué)術(shù)界、行業(yè)協(xié)會、服務(wù)供應(yīng)商和公眾等各類信息服務(wù)部門的合作伙伴關(guān)系，共同打造數(shù)字世界的新一代智能化檔案館。

第三，充分發(fā)掘檔案管理部門在數(shù)據(jù)治理方面的獨(dú)特優(yōu)勢，拓寬數(shù)據(jù)來源渠道，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息分析，根據(jù)“能歸盡歸”的原則，構(gòu)建以現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)為核心的檔案資源體系，為積極推進(jìn)數(shù)據(jù)共享支撐業(yè)務(wù)協(xié)同工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。

4.2 加強(qiáng)全過程監(jiān)管與質(zhì)量控制。首先，進(jìn)一步加強(qiáng)門戶網(wǎng)站與省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)、省信息公開平臺的融合，構(gòu)造實(shí)名注冊機(jī)制，使檔案管理工作更趨合理化，以確保高等學(xué)校檔案管理工作有據(jù)可查，可以追根溯源。

其次，高等學(xué)校應(yīng)該緊密結(jié)合相關(guān)信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，有效配置高級別的防火墻與合適殺毒軟件，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)備份時(shí)，至少要選擇兩種以上存儲介質(zhì)，以保障檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)安全。

最后，結(jié)合檔案數(shù)據(jù)保密級別設(shè)置不同密級標(biāo)識，做好技術(shù)認(rèn)證與授權(quán)訪問、用戶追蹤工作，當(dāng)學(xué)校檔案室系統(tǒng)遭到外部黑客入侵或崩潰時(shí)，能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)，以確保學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的機(jī)密性與完整性。

4.3 加強(qiáng)數(shù)字檔案資源服務(wù)模式創(chuàng)新。學(xué)校建立數(shù)字檔案室，最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的智能化、便捷化，因此，應(yīng)基于“用戶至上”的服務(wù)理念，建立多元化專題數(shù)據(jù)庫，開展個(gè)性化咨詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享共用。

首先，構(gòu)建教學(xué)類檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)平臺。構(gòu)建教學(xué)類檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)平臺，通過身份認(rèn)證等方式，為高等學(xué)校畢業(yè)生查詢新生錄取名冊、學(xué)籍登記卡、學(xué)業(yè)成績表、歷屆畢業(yè)名冊、學(xué)位申請材料等一站式的檔案信息資源共享服務(wù)，并提供相關(guān)電子檔案的閱讀、下載甚至檔案資料復(fù)印件快遞寄送等個(gè)性化服務(wù)。

其次，開通自動(dòng)檔案信息查詢服務(wù)。通過用戶授權(quán)的基本模式，拓展電子檔案服務(wù)的新途徑，為學(xué)校員工提供獲獎(jiǎng)證書、專利、軟件著作證書、校報(bào)，以及可公開的校內(nèi)文件、照片、視頻、實(shí)物等查詢服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)查閱檔案“零跑腿”，從而有效解決無法到現(xiàn)場確認(rèn)、調(diào)取檔案的難題。

最后，可利用檔案信息發(fā)布系統(tǒng)，通過校園身份認(rèn)證方式，學(xué)校教職員工可自助查詢檔案的目錄、相關(guān)內(nèi)容。

總之，應(yīng)切實(shí)強(qiáng)化高等學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新意識與創(chuàng)新能力，為檔案管理平臺（媒介）數(shù)字化創(chuàng)造有利條件，優(yōu)化高等學(xué)校教育治理水平。

*基金項(xiàng)目：河南省教育科學(xué)“十三五”規(guī)劃2020年度重點(diǎn)課題（課題編號：〔2020〕-JKGHZD-17）。

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（作者單位：河南信息統(tǒng)計(jì)職業(yè)學(xué)院 來稿日期：2022-08-20）