張慧珠 湛江市體育學(xué)校

檔案館作為一個(gè)重要的公共服務(wù)項(xiàng)目，是社會(huì)生活中不可或缺的一部分。21世紀(jì)，隨著計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息數(shù)字化已深入各行各業(yè)，并逐步建立起一體化的資訊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。截止到現(xiàn)在，我國(guó)的檔案館已有了一定的發(fā)展，但檔案資料的利用才是其本意與終極目的，而現(xiàn)階段檔案資料的使用方式也隨之發(fā)生了改變。為了提高我國(guó)高校檔案館的使用效率，探討檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用的方法。

在現(xiàn)代社會(huì)，信息技術(shù)的飛速發(fā)展使各個(gè)行業(yè)都逐步進(jìn)入信息化階段，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化檔案出現(xiàn)并不斷發(fā)展。由于信息數(shù)字化日益普及，利用各種先進(jìn)的技術(shù)將檔案內(nèi)容信息化并且進(jìn)行儲(chǔ)存和傳輸，對(duì)提升檔案管理工作效率有很大幫助。數(shù)字化檔案將數(shù)字化技術(shù)與檔案相結(jié)合，是從傳統(tǒng)檔案管理到現(xiàn)代化檔案管理的轉(zhuǎn)變，雖然近年來(lái)數(shù)字化檔案發(fā)展有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但仍有許多問(wèn)題亟待解決。

數(shù)字化檔案簡(jiǎn)介

數(shù)字化檔案是一種全新的檔案處理方式，它是一種基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案的管理方式進(jìn)行了優(yōu)化和完善。同時(shí)，利用信息數(shù)據(jù)對(duì)檔案安全問(wèn)題進(jìn)行精準(zhǔn)監(jiān)測(cè)，為安全問(wèn)題的預(yù)防和發(fā)現(xiàn)提供技術(shù)保障。數(shù)字化檔案在防火、防潮、防盜等方面有著舉足輕重的地位。與此同時(shí)，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的最優(yōu)轉(zhuǎn)化。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息和存放地點(diǎn)的精確控制，提高對(duì)檔案的管理和利用效果。

檔案信息資源使用的必要性

檔案資料數(shù)字化可以使用戶(hù)查詢(xún)、利用檔案更為便捷，節(jié)省存儲(chǔ)空間，其優(yōu)點(diǎn)十分明顯，而且可以保證原始檔案，特別是某些有價(jià)值的檔案，能夠得到很好的保護(hù)，避免由于多次翻閱而造成損壞。在實(shí)際工作中，檔案信息資源得到有效使用，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最好方式。檔案資源數(shù)量龐大，涉及各行各業(yè)，各個(gè)行業(yè)的人員對(duì)檔案查詢(xún)的需求大，但卻沒(méi)有一個(gè)專(zhuān)業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)。顯然，兩者之間供求關(guān)系不平衡，而且其中也有很多合作空間與機(jī)遇，建立一座數(shù)字化溝通交流的橋梁是很有必要的；而在這一過(guò)程中，檔案資料的使用率也將得到提高，也為檔案管理行業(yè)帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇。

檔案數(shù)字化的建設(shè)

應(yīng)用開(kāi)放、分享的發(fā)展思想

在數(shù)字化背景下，檔案資料的公開(kāi)與共享具有三個(gè)突出的特征：一是零空間。在為客戶(hù)量身定做個(gè)性化檔案資料的過(guò)程中，可以有效地與客戶(hù)進(jìn)行遠(yuǎn)程通信，為客戶(hù)提供更有效的信息服務(wù)。二是分散。在數(shù)字化社會(huì)中，檔案館可以使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行分布式管理，使用戶(hù)能夠在第三方獲得信息，為整個(gè)檔案的管理提供更好的服務(wù)。三是共享。在數(shù)字化時(shí)代，檔案資料的共享既是為檔案庫(kù)服務(wù)，也是為其他產(chǎn)業(yè)服務(wù)，它將會(huì)給傳統(tǒng)的檔案管理帶來(lái)影響?？傮w上，我國(guó)檔案館在檔案管理工作中仍存在一些與新時(shí)期、新思想、新需求不符的問(wèn)題，難以有效地提升檔案工作的質(zhì)量，從而導(dǎo)致檔案資料的共享變得更為復(fù)雜。在當(dāng)前時(shí)代背景下，加強(qiáng)圖書(shū)館資源的整合與共享將成為推動(dòng)圖書(shū)館信息化工作的一個(gè)主要內(nèi)容，其為完善檔案數(shù)字化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

“二位一體”的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)模式

“二位一體”是技術(shù)與管理相結(jié)合的互聯(lián)網(wǎng)新模式。在數(shù)字化時(shí)代，檔案資料數(shù)字化的發(fā)展是由管理員與開(kāi)發(fā)者共同完成。通過(guò)微信和微博等平臺(tái)能傳播檔案信息，這與一般的信息存儲(chǔ)有著很大的不同。從總體上看，檔案資料來(lái)源大多是由某一單位提供，而檔案資料的使用者并不擁有其所有權(quán)。隨著信息化的發(fā)展，“二位一體”網(wǎng)絡(luò)模式融入檔案管理，使其擺脫實(shí)體約束，各種不同的信息媒介都會(huì)自行發(fā)展自己的信息化檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，“二位一體”的網(wǎng)絡(luò)模式會(huì)使現(xiàn)代化信息資源和傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)之間產(chǎn)生矛盾，“二位一體”的檔案管理方式面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)。為此，要根據(jù)具體情況，做好檔案資源的分類(lèi)管理，使其有效地發(fā)揮作用，為加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

充分運(yùn)用數(shù)字化管理技術(shù)

數(shù)字化檔案的出現(xiàn)，使檔案資源的信息化程度日益提高。傳統(tǒng)人工操作的方法存在檔案資源安全隱患及數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，嚴(yán)重地制約了檔案資料的高效使用。由于受到各種自然、人為等因素的制約，大量的檔案資料的處理更為復(fù)雜。因此，在檔案工作中引進(jìn)數(shù)字化管理技術(shù)，能夠促進(jìn)檔案資源管理方式的多樣化，為檔案的管理和安全工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在數(shù)字化時(shí)代背景下，最突出的改變就是檔案資料的數(shù)字化，資料可以透過(guò)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，而資訊的來(lái)源也會(huì)更多。目前我國(guó)的檔案館信息化建設(shè)既有庫(kù)藏型的，也有增量型的，信息化是建立完善數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)，同時(shí)，也可以擴(kuò)展檔案來(lái)源，為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理與安全工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

改變服務(wù)模式

在大數(shù)據(jù)背景下，構(gòu)建協(xié)同檔案信息資源共享平臺(tái)，智能化連接各系統(tǒng)的平臺(tái)，能夠?yàn)閰f(xié)同工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，當(dāng)前圖書(shū)館協(xié)同信息資源的構(gòu)建已經(jīng)完成了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式的更新，方便各地?cái)?shù)據(jù)資源的調(diào)配，為二次對(duì)接和公開(kāi)提供了技術(shù)支撐。同時(shí)，檔案工作也在向經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活滲透，大量的檔案使用者為傳統(tǒng)檔案管理模式帶來(lái)了沖擊。我國(guó)在發(fā)展過(guò)程中所累積的海量公共行政資料，是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的寶貴財(cái)富。由于過(guò)去的檔案工作一直采用半封閉的模式，使用者大都只是進(jìn)行單純的查詢(xún)，檔案信息化更注重個(gè)人資訊的推送服務(wù)，將會(huì)給傳統(tǒng)的檔案資料管理帶來(lái)巨大的沖擊。

提高信息的準(zhǔn)確性和速度

隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，檔案館的資料越來(lái)越多，有的地方甚至出現(xiàn)了成倍增加的現(xiàn)象。這樣的情況下用傳統(tǒng)人工搜索的方法很難解決，因?yàn)槿说挠洃浤芰τ邢?，不僅需要大量的時(shí)間和精力，工作效率也低下，所以傳統(tǒng)的人工搜索方法無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化查詢(xún)搜索使檔案管理工作變得簡(jiǎn)單、快速、精確。檔案館信息化建設(shè)具有超量的存儲(chǔ)能力，極大地提高了工作效率，有效解決了以往檔案管理工作的弊端。檔案綜合處理與分析是檔案工作中的一個(gè)重要內(nèi)容，它是檔案收集、整理、保存和使用的重要組成部分。以往的檔案資料收集與整理工作大多是由人工進(jìn)行，既耗時(shí)，錯(cuò)誤率又高，而數(shù)字化檔案則解決了上述問(wèn)題。利用各種軟件進(jìn)行處理，能夠迅速完成對(duì)檔案資料的綜合處理，而且具有很高的準(zhǔn)確性，具有自動(dòng)化的解析功能，能夠自動(dòng)生成報(bào)告，使檔案綜合處理與分析工作更為高效、快捷。

檔案資料數(shù)字化使用的途徑

資料收集標(biāo)準(zhǔn)化

首先，檔案管理工作的高效運(yùn)行是提高檔案管理工作質(zhì)量的重點(diǎn)，對(duì)檔案的及時(shí)收集、歸檔、建立具有重要意義。其次，要對(duì)歷史檔案進(jìn)行適時(shí)的整理，并根據(jù)時(shí)間發(fā)展的先后順序、重要性進(jìn)行歸類(lèi)。在編目過(guò)程中，為了方便以后的閱讀，應(yīng)盡量做到美觀(guān)、實(shí)用。在收集資料的時(shí)候，要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)審查，減少因修改而導(dǎo)致的延遲，這樣才能有效地提升整個(gè)檔案管理的工作效率。最后，各單位之間的檔案數(shù)據(jù)規(guī)范化水平也有很大差別，所以收集資料時(shí)要仔細(xì)篩選，以減少冗長(zhǎng)的工作。檔案是極其機(jī)密的信息，因此，在實(shí)踐中要加強(qiáng)對(duì)其的管理，使其使用更加規(guī)范化，同時(shí)對(duì)類(lèi)似的檔案進(jìn)行歸檔，以提高工作的便捷性。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)法規(guī)，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)檢，及時(shí)糾正資料亂堆亂放的情況。在此基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行歸類(lèi)、貼上標(biāo)識(shí)，確保檔案資料有序、完整。

強(qiáng)化材料識(shí)別

要想有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的傳遞，就需要對(duì)其進(jìn)行預(yù)處理，以保證其在傳遞時(shí)不出錯(cuò)。但在收集檔案過(guò)程中，往往存在姓名相近、經(jīng)歷相近等問(wèn)題，導(dǎo)致大量的檔案資料容易出現(xiàn)差錯(cuò)，因而在收集完成后，首先要對(duì)其進(jìn)行鑒別，即審核材料是否與職位、學(xué)歷有關(guān)系。例如，政治審查的材料，與其工作條件有著密切的關(guān)系。新時(shí)期的數(shù)字化檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的任務(wù)，它要求各部門(mén)的工作人員根據(jù)不同的工作程序和階段，循序漸進(jìn)地進(jìn)行。在今后的工作中，要加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化管理，推動(dòng)數(shù)字化檔案的存取，為今后的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，還要建立相應(yīng)的制度，明確工作目的，了解各項(xiàng)數(shù)字化檔案的操作流程和規(guī)定，制定各類(lèi)別的數(shù)字化檔案的保管期和相關(guān)規(guī)定，并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的管理和規(guī)定，確保每個(gè)檔案都具有重要的意義和完整的信息，力求達(dá)到檔案標(biāo)準(zhǔn)存檔。

推進(jìn)規(guī)范化檔案工作

在檔案的歸檔工作中，資料的收集、審核和歸檔是其工作的重要步驟，所以要進(jìn)一步完善歸檔工作，才能取得較好的歸檔效果。首先，要對(duì)《檔案工作條例》及有關(guān)的規(guī)范性文件進(jìn)行深入研究，對(duì)其形成時(shí)間、形成原因、形成背景等方面的資料進(jìn)行總結(jié)。例如，哪些崗位的變化，會(huì)造成一些人員的調(diào)動(dòng)。要使檔案工作的效率最大化，降低差錯(cuò)發(fā)生率，就要不斷改進(jìn)檔案的存檔流程。其次，檔案資料在收集、審核和歸檔時(shí)，要對(duì)整個(gè)制度的執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行細(xì)致梳理，特別是對(duì)個(gè)別容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，要仔細(xì)核對(duì)，然后將其歸還到材料部門(mén)，進(jìn)行重新排列。再次，所有收集的資料要由本人親自核實(shí)、簽字，并加蓋相關(guān)印章，確保資料真實(shí)完整。最后，將職工入職時(shí)間、工作經(jīng)歷等資料錄入電腦，便于以后查詢(xún)，同時(shí)要構(gòu)建一個(gè)現(xiàn)代的檔案資料管理體系，減少偽造的可能性。把傳統(tǒng)的檔案工作和信息技術(shù)有機(jī)聯(lián)系起來(lái)，可以更好地維護(hù)和保存檔案。

改進(jìn)和擴(kuò)展業(yè)務(wù)模式

檔案資料借助互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)能更好地為使用者提供服務(wù)。例如建立一個(gè)網(wǎng)頁(yè)，為使用者提供信息查詢(xún)服務(wù)，這樣的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式給使用者提供了非常便利的服務(wù)，可以讓使用者隨時(shí)隨地在網(wǎng)上查詢(xún)、瀏覽信息，而且可以設(shè)定清晰的板塊分類(lèi)，使查詢(xún)、瀏覽更為便利。同時(shí)，檔案館還能對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行及時(shí)的更新和整理，實(shí)時(shí)為用戶(hù)提供服務(wù)，提高檔案的使用效率。檔案館不僅要整理歷史資料，而且要把對(duì)當(dāng)前的政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的各項(xiàng)政策等的宣傳工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。檔案工作要勇于面對(duì)社會(huì)大眾，在充分運(yùn)用多媒體與自媒體的情況下，為檔案館與使用者建立暢通的溝通渠道，可以構(gòu)建一個(gè)電子版閱覽中心，充分發(fā)揮檔案的主要價(jià)值。隨著電子信息時(shí)代的到來(lái)，人類(lèi)的知識(shí)面越來(lái)越廣，各種信息也越來(lái)越多，其不僅數(shù)量龐大，內(nèi)容也更加復(fù)雜。在這樣的形勢(shì)下，檔案館很難把所有的情報(bào)和數(shù)據(jù)都集中在一起，更不要說(shuō)綜合使用，因此加強(qiáng)協(xié)作，形成橫向協(xié)作是檔案管理今后的發(fā)展方向。只有這樣才能突破障礙，形成強(qiáng)大的聯(lián)盟，讓整個(gè)檔案體系更完善，并充分利用其潛力。同時(shí)，作為一個(gè)公共組織，檔案部門(mén)也要做好相應(yīng)的推廣工作，例如與科技、文化等公益出版物進(jìn)行聯(lián)合，或者將檔案室列為展覽區(qū)，讓檔案進(jìn)入大眾的視野。只要推廣得好，資料庫(kù)的訪(fǎng)問(wèn)者數(shù)量就會(huì)增長(zhǎng)。因此，合理推廣本地現(xiàn)有并深受廣大讀者歡迎的出版物，可以提高檔案使用效率。

提高檔案工作人員整體素質(zhì)

在當(dāng)前的檔案工作中，檔案工作人員的整體素質(zhì)是檔案工作的重點(diǎn)。當(dāng)前我國(guó)的檔案館資料幾乎實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，而且隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案資料的需求日益增長(zhǎng)，因此，提高員工素質(zhì)，為廣大市民提供全面、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是當(dāng)務(wù)之急。檔案工作人員應(yīng)以積極、負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的態(tài)度認(rèn)真聽(tīng)取使用者的需求，并幫助他們?cè)谧疃痰臅r(shí)間內(nèi)找到所需的資料，對(duì)使用者的提問(wèn)要耐心解答，并對(duì)有關(guān)的評(píng)論進(jìn)行及時(shí)的回復(fù)。同時(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)，勇于開(kāi)拓，不斷地學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技術(shù)，并運(yùn)用于工作中，只有如此，才能適應(yīng)信息化的發(fā)展。歸根結(jié)底，檔案是以服務(wù)為目的，檔案工作人員要有高度的責(zé)任心，要把服務(wù)群眾作為自己的工作準(zhǔn)則，并在新的領(lǐng)域里不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，例如電腦，互聯(lián)網(wǎng)等。唯有不斷地學(xué)習(xí)，才能為廣大群眾提供全面、高質(zhì)量的服務(wù)，為檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用貢獻(xiàn)自己的力量。

總之，在新時(shí)期下，檔案數(shù)字化建設(shè)是歷史發(fā)展的必經(jīng)之路。但是，當(dāng)前的檔案管理工作中，檔案館的檔案信息資源開(kāi)發(fā)是重中之重，要與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)自己的實(shí)際情況，運(yùn)用現(xiàn)代化的科技手段提高檔案信息的使用效率。這樣公眾才能享受更為方便、快捷的服務(wù)。要提高檔案工作的效率，可以依靠數(shù)字化技術(shù)，建立健全數(shù)字化檔案，明確工作導(dǎo)向、加強(qiáng)協(xié)作、提高員工的整體素質(zhì)、提高檔案數(shù)字化工作質(zhì)量、不斷拓寬檔案使用渠道等，這些都是提高檔案使用效率的重要手段。