摘要：如今，社會發(fā)展也在不斷地朝著信息化和現(xiàn)代化的方向靠攏，隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，各個行業(yè)在發(fā)展中都迎來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。檔案管理是黨建辦工作中不可缺少的重要內(nèi)容，做好檔案管理工作對于黨建辦相關(guān)工作的開展有重要意義。但目前檔案管理中仍舊有很多問題，而且傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)明顯滯后于社會發(fā)展，加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理工作中的運用，已經(jīng)成為必然趨勢。本文圍繞信息技術(shù)支持下檔案管理工作的優(yōu)化展開分析，并提出優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理工作；優(yōu)化措施

一、引言

如今在信息化的發(fā)展背景下，科技的升級頻率也在不斷加快，與此同時，信息技術(shù)的價值也在顯著提高。在黨建辦檔案管理工作中，信息技術(shù)發(fā)揮的關(guān)鍵性的作用，信息技術(shù)的有效運用，為檔案管理工作效率的提升提供了新的技術(shù)手段。將信息技術(shù)運用在檔案管理工作中，不僅可以實現(xiàn)檔案管理方式的創(chuàng)新，同時還能全面實現(xiàn)檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化，在提高檔案管理水平的基礎(chǔ)上，促進(jìn)了檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

二、檔案管理的工作內(nèi)容

（一）檔案收集

檔案收集是最重要的工作環(huán)節(jié)之一，是檔案管理工作開展的前提。在科技的發(fā)展背景下，檔案文件也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，尤其在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)背景下，檔案文件多以圖片、聲音等形式進(jìn)行保存，可見只有做好檔案的收集工作，才能保證檔案歸檔的完整性[1]。

（二）檔案整理

檔案管理工作指的是根據(jù)相關(guān)的規(guī)律，將碎片文件進(jìn)行系統(tǒng)化的整理。在這個過程中，將文件由分散狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)狀態(tài)，并根據(jù)一定的有序方式進(jìn)行管理，然后借助計算機(jī)以及其他軟件對檔案進(jìn)行分類和編目。

（三）檔案鑒定

檔案鑒定一般指的是對檔案的價值進(jìn)行鑒別，以便明確檔案的保管期限，是決定檔案是否有保存價值或者是否需要進(jìn)行銷毀的重要環(huán)節(jié)。做好檔案鑒定，能夠?qū)崿F(xiàn)龐雜狀態(tài)到優(yōu)質(zhì)狀態(tài)的轉(zhuǎn)化，以便保證檔案存儲的優(yōu)質(zhì)化。

（四）檔案保管

所謂檔案保管具體來說，指的是保護(hù)相關(guān)文件的安全性，并采取有效措施延長檔案文件的壽命。檔案管理的重點就是保護(hù)檔案資源的安全性和完整性，只有做好檔案的有序存放以及提高傳輸效率，才能保證檔案資源的利用率。而在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，檔案工作人員能夠直接進(jìn)行信息的收集和驗證，并將重要文件，借助互聯(lián)網(wǎng)輸送到檔案室進(jìn)行存儲和管理。

三、傳統(tǒng)檔案管理的缺陷

現(xiàn)如今檔案管理引起了各部門的高度重視，但傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足工作需要，甚至逐漸開始顯現(xiàn)出很多的弊端，所以有必要分析傳統(tǒng)檔案管理存在的缺陷，并針對性地加強(qiáng)信息技術(shù)的有效運用，從而提高檔案管理工作效率。

（一）數(shù)據(jù)收集速率低

在檔案管理工作中，收集檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)資料是檔案管理的前提。但傳統(tǒng)的檔案管理保存方式以紙質(zhì)文件為主，而且在收集期間需要查封檔案袋，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，整個過程需要消耗很多的人力和物力資源；而且工作環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，浪費了很多的工作時間。如今社會在向前發(fā)展，數(shù)據(jù)信息量也越來越大，傳統(tǒng)的信息收集方式，難免會影響整體檔案管理工作的效率，甚至還會給檔案管理增加相應(yīng)的成本。

（二）信息保存不夠穩(wěn)定

傳統(tǒng)的檔案管理在信息數(shù)據(jù)的保存方面有著顯著的缺陷，一般情況下，檔案管理部門為了加強(qiáng)檔案資源的保護(hù)和存儲，大多會設(shè)置獨立的檔案室，但是由于檔案室空間比較狹小，存放大量的文件會導(dǎo)致文件存在安全隱患，很容易引起火災(zāi)等嚴(yán)重情況，也就難以加強(qiáng)檔案資源的保護(hù)和利用。如果保存的檔案存在丟失或損壞等情況，這時候就需要管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的重新收集和整理，這樣一來就會浪費較大的人力資源[2]。

（三）信息查詢十分煩瑣

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的收集、整理和歸類，難免會存在很多問題，比如說以檔案收集為例，盡管在收集過程中進(jìn)行了數(shù)據(jù)的分類，但是由于數(shù)據(jù)量比較大，要想進(jìn)行細(xì)致的檔案數(shù)據(jù)查詢，就需要經(jīng)過煩瑣的尋找，這樣就會浪費較多的時間，而且工作效率也會大大降低，這在很大程度上影響的檔案資源的利用率。

四、檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢

（一）有利于節(jié)約資源

眾所周知，傳統(tǒng)的檔案管理大多使用紙質(zhì)文件，而且各個單位都需要配備相關(guān)數(shù)量的打印機(jī)、紙張以及牛皮袋，會消耗很多的資源。而且紙質(zhì)檔案資源，也會占據(jù)很大的空間，這種很大程度上來看也是一種資源浪費，再加上紙質(zhì)檔案管理，需要多個管理人員共同加強(qiáng)管理，也會消耗很多人力資源，難免會造成不同程度的資源浪費情況。而將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，檔案管理人員可以借助計算機(jī)加強(qiáng)數(shù)據(jù)的分析、統(tǒng)計和查找，能夠突破時空限制，節(jié)省工作時間；同時在信息技術(shù)的支持下，檔案管理的搜索程序也會更加的簡潔，大大地減少了紙質(zhì)檔案的困擾。在應(yīng)用信息技術(shù)后，檔案管理的數(shù)據(jù)資料也不會在占用過多的空間，不僅能夠減少資源浪費情況，同時信息查詢也更加的便捷，在較大程度上促進(jìn)了檔案管理工作水平和效率的提升。

（二）有利于提高工作效率

在檔案管理工作中，加強(qiáng)信息技術(shù)的運用，可以實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，這樣一來檔案管理人員就可以獨立加強(qiáng)檔案管理和調(diào)控，只需要在程序設(shè)置的支持下，加強(qiáng)電子檔案的自動分類歸納，為檔案管理提供了更多的便捷，同時檔案資源的搜索也更加方便，在信息技術(shù)的支持下，可以更加精準(zhǔn)地找到所需的檔案信息。除此之外，信息技術(shù)的應(yīng)用，還能為檔案資源的共享提供重要支持，可以讓檔案獲取更加的方便，而且還能節(jié)約時間，能夠為廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，也能促進(jìn)檔案管理工作效率的提升[3]。

（三）有利于提高檔案的安全性

一般來說，傳統(tǒng)的檔案管理工作中，必須要做好檔案室環(huán)境的管理，也就是說要保證環(huán)境干燥低溫，同時還需要做好防蟲工作，以便保證紙質(zhì)檔案的安全性。但是部分單位在搬遷期間，可能會導(dǎo)致檔案信息泄露或丟失，這樣不僅影響了檔案信息的安全性，而且還會引起經(jīng)濟(jì)損失。而將信息技術(shù)運用到檔案管理工作中，能夠為檔案信息的安全性提供重要保證，在信息技術(shù)的支持下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以以電子檔案的形式進(jìn)行保存，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)云儲存或者云備份，這樣一來就可以提高檔案信息的安全性。也就是說在信息技術(shù)的支持下，只需要具備網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，就可以獲取和應(yīng)用相關(guān)的檔案資源，能夠避免出現(xiàn)丟失或者損壞等情況，大大提高了檔案信息的安全性，同時也促進(jìn)檔案管理效率的提升。

五、檔案管理工作應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)狀

（一）缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

從黨建辦檔案信息化管理的現(xiàn)狀來看，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是常見的問題。在具體的檔案工作中，各機(jī)關(guān)單位則需要結(jié)合實際工作需要來開展信息化的檔案管理，但是由于不具備統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案資源難以實現(xiàn)共享，也影響了檔案管理的區(qū)域性發(fā)展，檔案管理的效率和質(zhì)量也受到了嚴(yán)重影響。

（二）檔案管理的安全性有待提高

檔案管理工作的信息化發(fā)展是時代發(fā)展的大勢所趨，將信息技術(shù)運用在檔案管理工作中，確實可以提高工作效率和質(zhì)量，但是與此同時信息技術(shù)在應(yīng)用中也給檔案資源的安全性和完整性帶來了較大的威脅，一旦受到黑客或者病毒的侵害，就難以保證檔案信息的安全性，甚至容易導(dǎo)致檔案信息被篡改、盜用，嚴(yán)重時容易引起較大的經(jīng)濟(jì)損失。此外，在檔案管理系統(tǒng)中也有很多的漏洞，比如說相關(guān)組件間的配合度不足，其中的某些部件需要獨立運行，這樣一來各個環(huán)節(jié)在連接過程中就容易出現(xiàn)斷層的問題，這在很大程度上會影響檔案信息管理的規(guī)范性。

（三）檔案人員的信息化素養(yǎng)不足

如今越來越多的單位紛紛意識到檔案管理信息化的重要性，同時紛紛嘗試應(yīng)用信息技術(shù)來開展檔案管理工作，且經(jīng)過大量的實踐證實，信息技術(shù)的運用大大提高了檔案管理工作的效率。但是在推進(jìn)檔案信息化管理的過程中，也存在很多的問題，其中主要的問題就是檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，部分的檔案管理人員并不專業(yè)，缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識和技能，尤其是很多年齡較大的管理人員，這些上了年紀(jì)的管理人員不僅工作思想比較陳舊，而且也沒有掌握電腦操作的方法和技巧，信息化水平不足，給信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用也帶來了很大的阻礙。

六、信息技術(shù)支持下檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）制定和落實檔案管理制度

信息技術(shù)的運用，是優(yōu)化檔案管理工作以及提高工作效率的重要路徑，為提高信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用效果，最關(guān)鍵的就是要制定并落實檔案管理制度。對此單位內(nèi)部應(yīng)該根據(jù)《檔案法》中的規(guī)定，制定完善的檔案管理制度，并結(jié)合黨建辦工作的發(fā)展需要，對檔案管理制度進(jìn)行完善，并全面加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)力度，引導(dǎo)檔案管理人員樹立正確的價值觀念。同時，在落實檔案管理工作制度的過程中，也應(yīng)該發(fā)揮出信息技術(shù)優(yōu)勢，利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案人員的管理，提高檔案人員工作行為的規(guī)范性，以促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。制定并落實完善的檔案管理制度，可以提升檔案管理工作的層次，而信息技術(shù)的運用還能及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，并提出有效的解決措施，以便保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。此外，檔案管理監(jiān)督工作也是十分重要的，因此應(yīng)該建立完善的工作考核制度，并將考核工作與檔案工作人員的薪酬進(jìn)行聯(lián)系，利用這樣的方式提高工作人員的積極性，不斷地提高工作人員的責(zé)任感，進(jìn)而提高檔案管理信息化的效果和水平[4]。

（二）加強(qiáng)檔案資源的云存儲和云備份

信息技術(shù)在檔案管理中的運用，最重要的環(huán)節(jié)就是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，而檔案管理人員可以根據(jù)人工輸入或機(jī)器掃描將紙質(zhì)檔案變成電子檔案，同時將這些文檔收錄在計算機(jī)中，并進(jìn)行云存儲和云備份，以便保證檔案信息的完整性。使用電子檔案管理不僅可以避免以往占用空間以及存儲難度大的問題，而且還能夠提高檔案管理工作的時效性。如今正是大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣泛，所以檔案管理工作人員必須要根據(jù)時代發(fā)展趨勢，加強(qiáng)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等手段的運用，以提高檔案管理的信息化以及數(shù)字化水平。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息可以轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，同時還能在云端進(jìn)行儲存和備份，進(jìn)而在保證檔案數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）建立專業(yè)化的檔案信息網(wǎng)

利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，是提高檔案管理工作效率的重要要求，但實際上很多檔案管理人員缺乏對信息技術(shù)應(yīng)用的深入認(rèn)知，甚至在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中也存在不少問題。為了能夠解決這一問題，檔案管理工作人員需要強(qiáng)化計算機(jī)程序以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效運用，要深刻地認(rèn)識到信息技術(shù)應(yīng)用的必要性，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建專業(yè)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建完善的溝通機(jī)制，進(jìn)而為不斷地拓展檔案管理的信息通道，來全面加強(qiáng)檔案管理流程的優(yōu)化和完善，保證檔案信息傳遞的有效性，從而實現(xiàn)工作效果的提升。

此外，在檔案管理工作中，也可以發(fā)揮出信息技術(shù)的預(yù)測作用，對檔案信息進(jìn)行預(yù)測，以提高工作效率。檔案信息的預(yù)測方法有很多種，但各個預(yù)測方法也有不同的優(yōu)勢和缺陷，所以應(yīng)該選擇最適宜的預(yù)測法，保證預(yù)測的準(zhǔn)確度，從而為檔案管理提供更多便利[5]。

（四）打造智能化檔案管理平臺

為迎合時代發(fā)展需要，途徑檔案管理的信息化和智能化發(fā)展，還需構(gòu)建智能化的檔案管理平臺。智能化檔案管理平臺主要就是借助信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，圍繞檔案信息的生成、存儲、傳輸和應(yīng)用制定更加智能化的管理平臺。首先，發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格篩選，并對其中的異構(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效修改，以便形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)表達(dá)方式；其次，結(jié)合大量的數(shù)據(jù)信息資源構(gòu)建大數(shù)據(jù)資源存儲庫，加強(qiáng)云技術(shù)的應(yīng)用，為檔案信息的共享提供新的支持；再次，檔案信息的生產(chǎn)和采集，需要做好檔案錄入、個人自主信息填報以及數(shù)據(jù)實時自動更新等工作；最后，建立完善的檔案信息共享平臺，打破時空界限，以便提高檔案信息共享和利用的效率。

（五）加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)

為發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢，還需做好檔案管理隊伍的培訓(xùn)和教育工作。在加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)期間，需要增加一定的投入，選擇和聘用專業(yè)的檔案管理人員，成立一支高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理團(tuán)隊，保證管理隊伍中的人員，具備專業(yè)的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，最重要的是要保證管理人員熟練掌握信息技術(shù)的應(yīng)用，以便保證信息技術(shù)的有效應(yīng)用，從而提高檔案管理效率。除此之外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理隊伍的定期培訓(xùn)工作，以信息技術(shù)的運用為主要培訓(xùn)內(nèi)容，提高檔案工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，以便靈活的運用信息技術(shù)開展檔案管理工作，從而改善工作效率。只有提高檔案管理人員的信息化運用水平，才能充分地發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢，以便真正地發(fā)揮出檔案資源的實際價值[6]。

七、結(jié)束語

總而言之，縱觀社會發(fā)展形勢，檔案管理工作的發(fā)展趨勢必然是信息化和智能化。傳統(tǒng)的檔案管理模式儼然落后，對此就必須要加強(qiáng)信息技術(shù)的有效運用，來不斷地提升檔案管理的信息化以及智能化水平，這樣才能真正地為實際工作提供便利，才能全面提升檔案管理工作效率，以便為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，促進(jìn)檔案管理工作的長足發(fā)展。

作者單位：武凡芝? ? 鄒城市為民服務(wù)中心

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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[3]李焱.探析事業(yè)單位文書檔案管理的方法、路徑與保障[J].蘭臺內(nèi)外，2021（36）：21-22.

[4]杜夢唯. 企業(yè)檔案管理“三化”合一的困境與路徑[J].蘭臺內(nèi)外，2021（36）：45-46.

[5]林劍.信息技術(shù)在自然資源檔案管理中的應(yīng)用[J].城建檔案，2021（12）：17-18.

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