萬冬桂

建設數(shù)字化城建檔案館的關鍵在于尋找到切實可行的方法和模式，進而實現(xiàn)城建檔案管理從傳統(tǒng)管理向信息化管理的轉(zhuǎn)化，進一步提高城市建設管理的高效運行，使城建檔案館更好地為智慧城市的建設、發(fā)展提供更為科學、更為現(xiàn)代化的管理手段。

城市建設事業(yè)的重要組成部分是城建檔案，它承載著城市建設的悠悠歲月，積淀著城市建設的精神文化和物質(zhì)文化。城建檔案作為永恒的記憶，一幅幅歷史的畫卷展示著城市的發(fā)展和興衰。城建檔案是城市建設發(fā)展的重要的信息寶藏。它來源廣泛，日益增長的館藏量，充分地展示著城市建設的飛速發(fā)展，同時也要求城建檔案為社會提供更高水平的服務。城建檔案已成為人類社會發(fā)展的動力之一，其在城市建設中的重要性日益彰顯。

一、發(fā)展的需要

當今世界，全球信息一體化浪潮撲面而來，城建檔案館已成為城市建設信息領域最系統(tǒng)持久、最集中精煉的管理基地，信息資源利用與開發(fā)的中心，信息交換與共享的平臺，同時也是最完整、最豐富、最真實可靠的實體收藏基地，一級文化傳播與展示的窗口。這是時代賦予城建檔案館的使命。

全面推進信息化管理，是城建檔案管理工作邁向現(xiàn)代化建設的重要戰(zhàn)略舉措，是解決城建檔案與城市建設高速發(fā)展的需求利用不相適應的重要手段。在信息時代的大背景下，城建檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，城建檔案信息化建設將在智能城市時代縱橫百軻。

信息化對于城建檔案工作來說是自身發(fā)展的需要，是時代發(fā)展的需要，目前，高速大容量、網(wǎng)絡化、綜合集成化信息技術發(fā)展勢頭迅猛，信息獲取的周期越來越短，工作的精細化程度越來越高。云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術的重大突破每天都在孕育著，正在向城市建設發(fā)展的各個領域廣泛滲透。只有通過信息化，才能充分體現(xiàn)城建檔案信息資源作為國民經(jīng)濟和城市建設發(fā)展戰(zhàn)略性基礎信息資源的地位和作用。

新的《檔案法》的頒布對城建檔案信息化管理工作提供了法律保證，同時又對這項工作提出了新的更高要求：努力適應社會的發(fā)展，努力適應城市建設的發(fā)展，努力適應市場新技術革命、真正破解經(jīng)濟全球化條件下的城建檔案工作的瓶頸。全面解讀新《檔案法》，憑借其法律和技術強有力的支持，城建檔案管理工作中將依法應用現(xiàn)代信息新技術，對歷史的館藏檔案和大量產(chǎn)生的重要的城建電子信息資源進行數(shù)字化管理，重點提升信息化管理的硬件、軟件、載體的質(zhì)量，加大對基礎設施設建設、應用系統(tǒng)建設、信息資源建設、保障體系建設的投入，改善城建檔案的外部和內(nèi)部管理環(huán)境，不但進行科技創(chuàng)新，構建標準的城建檔案數(shù)字化管理體系，將信息技術深度融入到城建檔案管理各環(huán)節(jié)，為城建檔案信息化管理的技術注入源源不斷的活力。

二、發(fā)展的方向

城建檔案事業(yè)的發(fā)展，城建檔案資源建設和科學管理、城建檔案的開發(fā)利用等都是城建檔案事業(yè)發(fā)展的方向。數(shù)字化城建檔案館的建設是適應時代信息技術變革的產(chǎn)物，以法律來保駕護航和飛速發(fā)展的國家信息化建設為數(shù)字化城建檔案館的建設提供了高標準、高質(zhì)量的技術支持和法律保障。網(wǎng)絡技術的應用，為城建檔案信息資源的廣泛傳播與利用開創(chuàng)了新局面，城建檔案的利用模式產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍。服務城市建設，服務百姓生活，城建檔案造福社會大眾的一幕幕生生不息、日新月異。先進的數(shù)據(jù)庫技術和數(shù)字化技術使城建檔案保存和管理邁上新臺階；不斷出現(xiàn)的城建電子文件和電子檔案逐步取代了傳統(tǒng)載體的城建檔案形式，大大改變了城建檔案管理的對象和模式。數(shù)字化城建檔案館中的這些新技術的應用使傳統(tǒng)城建檔案工作在方法、手段、模式等各個層面產(chǎn)生了巨大的升華。

數(shù)字化城建檔案館建設，顯著的成效體現(xiàn)在幾個方面：城建檔案工作效率穩(wěn)步提高、城建檔案工作現(xiàn)代化的管理水平躍上新臺階、城建檔案的公共服務能力無限拓展、實現(xiàn)了信息資源的全民共享、信息結(jié)構得到了優(yōu)化、增長了國家信息資源總量、促進了城市建設和社會的發(fā)展繁榮。數(shù)字化城建檔案館的建設是信息時代城建檔案工作發(fā)展的必然趨勢，是適應國家信息化發(fā)展水平的城建檔案事業(yè)的自身需求。

數(shù)字化城建檔案館展現(xiàn)給我們的是檔案管理高效、業(yè)務水平高端、服務質(zhì)量優(yōu)良的發(fā)展藍圖。數(shù)字化城建檔案館的建設，是一項系統(tǒng)工程，不斷挖掘、整合和配置城市建設管理中各式各樣的有形和無形資源，努力實現(xiàn)信息化、智慧化、經(jīng)濟社會的深度融合，在規(guī)范化、精準化、智能化管理下達到與城市發(fā)展目標的高度融合，不斷滿足廣大人民群眾對城建檔案現(xiàn)代信息服務的需求。

三、數(shù)字化建設

數(shù)字化城建檔案館是現(xiàn)代信息社會發(fā)展的必然產(chǎn)物，城建檔案管理水平和管理質(zhì)量是檢驗數(shù)字化城建檔案館水平的重要標準。數(shù)字化城建檔案館的建設內(nèi)容豐富，具體體現(xiàn)在：計算機、網(wǎng)絡、軟件開發(fā)、平臺構建、系統(tǒng)運行、資源準備、運行維護、軟件開發(fā)、通訊、多媒體等技術。它以數(shù)字技術處理和存儲傳統(tǒng)載體檔案，以網(wǎng)絡傳輸技術實現(xiàn)城建檔案的查詢和傳播，實現(xiàn)資源共享，為城市社會、經(jīng)濟、文化發(fā)展提供有效的服務，為精神文明城市建設貢獻力量；以數(shù)字形式存儲、傳播與利用為城建檔案工作帶來革命性變革，為城市的建設和管理提供原始的憑證、科學的參考。

數(shù)字化城建檔案館它是國家信息建設的一個分支，是一個真實性、專業(yè)性、操作性極強的信息系統(tǒng)。它既有國家信息系統(tǒng)要求建設的網(wǎng)絡平臺建設、信息資源系統(tǒng)建設、共享服務平臺建設；又有城建檔案獨有的專業(yè)性極強的系統(tǒng)建設，具體體現(xiàn)在：城建檔案應用系統(tǒng)軟件的開發(fā)和應用，這個系統(tǒng)是具備“城建檔案的收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化城建檔案館的建設要高標準、高要求地引進和應用先進的技術、先進的管理模式，積極推進電子文件的接收和管理，全面推進數(shù)字城建檔案基礎數(shù)據(jù)庫建設，為城建檔案信息化工作奠定堅實的基礎。同時建立數(shù)字化城建檔案資源建設、資源庫群建設，會使數(shù)字化城建檔案館的系統(tǒng)更加完善、分類更專業(yè)、管理更全面，邏輯思維更縝密，存儲機制更完善，保障體系更堅固，系統(tǒng)安全和信息安全的風險率會大大降低，信息資源的開發(fā)更上一層樓，使城建檔案信息資源多方面、多層次、多渠道地為社會共享服務。

1. 服務平臺和應用系統(tǒng)的開發(fā)

各城建檔案館應為數(shù)字化城建檔案館的建設從源頭打下堅實的基礎，選擇和購置成熟的數(shù)字城建檔案管理系統(tǒng)軟件，避免重復開發(fā)和增加成本，遵循整體性、開放性、穩(wěn)定性的原則選擇應用系統(tǒng)，同時選擇有潛力的軟件開發(fā)公司開發(fā)的軟件，使軟件系統(tǒng)在城建檔案的收集、管理、保存、利用等功能模塊在一個長時間使用過程中方便、快捷、安全；并能在這些功能使用的過程中產(chǎn)生原始積累，使城建檔案工作向縱深發(fā)展，不斷創(chuàng)新。使數(shù)字城建檔案館網(wǎng)絡架構面向不同的對象，構建多個服務平臺，為各個層級的城建檔案信息資源利用共享服務。

2. 建立各類數(shù)字城建檔案資源庫群，完善電子檔案信息系統(tǒng)安全建設

根據(jù)數(shù)字城建檔案館建設目標和要求，數(shù)字城建檔案資源建設首先要緊緊圍繞兩個方面的工作來進行，一是加快館藏城建檔案數(shù)字化，完成實體檔案管理向信息化管理的過程，二是推進城建檔案電子化進程，利用先進信息技術加強數(shù)據(jù)整合，建立分布式、規(guī)范化，可共享的各類數(shù)字城建檔案資源群，實現(xiàn)信息資源的增量，為構建城建檔案信息資源共享服務體系打下基礎。建立城建電子檔案庫，在配備有電子信息處理、存儲、交換和傳輸設備、服務器、網(wǎng)絡機房、存儲機房、磁盤陣列的建筑空間，通過實現(xiàn)城建檔案管理電子化、整理規(guī)范化、排列標準化、檢索科學化的手段提高城建檔案管理的便捷性、高效性和安全性。

隨著信息社會的發(fā)展，新《檔案法》中關于電子檔案可以作為法律憑證作用的頒布，伴隨著城市建設、管理中電子文件越來越多，電子檔案的整理歸檔提上了理事日程，這就對城建檔案工作提出了新的要求：必須建設電子檔案接收平臺，城建檔案管理系統(tǒng)對移交報送的城建檔案電子數(shù)據(jù)文件要進行檢測、封裝、傳輸、接收。數(shù)字化城建檔案信息系統(tǒng)必須保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋Ｃ苄浴?shù)據(jù)交換的完整性、交易者身份的確定性和發(fā)送信息的不可否認性；必須使用安全數(shù)字簽名、封存原始文件，采用能長期保存的元數(shù)據(jù)、加密編碼、數(shù)字水印等技術，建立加密堡壘，城建檔案部門必須建立一套完整的城建檔案歸檔電子數(shù)據(jù)文件移交規(guī)范，確保歸檔城建檔案電子文件數(shù)據(jù)內(nèi)容原始性、完整性、一致性。

3. 加強城建檔案存儲管理和人才的培養(yǎng)

數(shù)字化城建檔案館建設要應用先進技術和相關管理手段，先進技術的應用則需要引進和培養(yǎng)信息技術人員，確保數(shù)字化城建檔案館有專業(yè)人才，只有專業(yè)人做專業(yè)事，才能做到事半功倍。設置專業(yè)管理員，制定嚴格的存儲管理制度，設置系統(tǒng)管理員、平臺管理員等，責任到人，達到信息資源系統(tǒng)的可靠、可信和長期可用。降低數(shù)字城建檔案對軟硬件的依賴性，使數(shù)字城建檔案館實現(xiàn)人才和制度的深度結(jié)合，最大限度地發(fā)揮城建檔案的作用。充分發(fā)揮專業(yè)人才的能動性，根據(jù)數(shù)字城建檔案館的數(shù)據(jù)量和新的電子檔案的加入，充分利用日益增加的存儲容量為城建檔案的利用擴寬渠道。對數(shù)據(jù)庫服務器、備份軟件、文件存儲器、備份服務器等存儲設備制定系統(tǒng)管理員管理制度，建立包括多套備份、異地備份、異質(zhì)備份，監(jiān)督檢查等在內(nèi)的存儲機制，確保數(shù)字城建檔案館的正常運行、正常使用。

4. 建立城建檔案服務體系，加強信息資源積累和利用

數(shù)字化城建檔案館要運用各種技術，針對不同的利用對象，通過多種渠道，達到城建檔案信息資源分層共享，又快又方便地滿足各類用戶的需求；不斷開發(fā)信息資源，實現(xiàn)數(shù)字化城建檔案館建設的目標，使城建檔案信息資源的利用伸展到社會的每一個領域。建立優(yōu)質(zhì)、高效、快捷、完善的數(shù)字化共享服務體系，將城建檔案服務平臺的功能作用發(fā)揮到極致。在服務的過程中將業(yè)務功能進行技術資產(chǎn)管理和積累，有效避免重復建設，降低系統(tǒng)開發(fā)和維護成本，系統(tǒng)服務變得敏捷和高效。形成“戰(zhàn)略性”服務和“熱點”服務的積累，這種服務將成為數(shù)字化城建檔案館未來戰(zhàn)略發(fā)展的重點，能夠很好地預測和掌控城建檔案館信息化未來的發(fā)展方向和趨勢。

完善城建檔案信息共享、信息公開的鑒定體系，加強行政工作的透明性。從城建檔案館信息資源的實際情況出發(fā)，依托數(shù)字化城建檔案館的基礎平臺，建立和完善城建檔案信息公開管理系統(tǒng)，進一步拓寬信息公開渠道，對城建檔案提供在線查詢、對城建檔案利用進行網(wǎng)上交流和采用視頻咨詢等，進一步完善城建檔案信息公開的內(nèi)容，除涉密、知識產(chǎn)權等方面的內(nèi)容外，將群眾最關心、社會最敏感、反映最強烈的信息進行及時公開；完善信息資源交換體系，規(guī)范信息資源交換渠道，利用城建檔案信息資源交換與共享平臺，建立和完善城建檔案館信息資源交換體系，實現(xiàn)與各相關聯(lián)單位之間的數(shù)據(jù)交換和共享，提高信息數(shù)據(jù)利用率，使各項相關工作效率大大提高。

5. 建設數(shù)字化城建檔案保障體系

安全保障體系建設是數(shù)字化城建檔案館的銅墻鐵臂，是數(shù)據(jù)安全、庫房安全、信息系統(tǒng)安全及網(wǎng)絡平臺的安全屏障和盾牌，應堅不可摧。數(shù)字城建檔案館的建設過程中引進或安裝各類系統(tǒng)必須達到城建檔案管理要求的最高級別，使系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不泄密、不被非法更改，是可靠的、可用的，數(shù)字城建檔案館的系統(tǒng)可控性、穩(wěn)定性、可靠性特點得以彰顯。同時要采取相應的技術措施和管理手段解決電力中斷、數(shù)據(jù)篡改、非法訪問、載體損壞等問題，將安全隱患徹底消除。完善數(shù)字化城建檔案館安全管理制度，對庫房管理運用信息控制與處理、人工智能、多媒體技術，視頻監(jiān)控、“九防”等措施，制訂應急預案，完善災難恢復機制，進行應急處置能力的訓練。在庫房安裝一套數(shù)字化環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)，操作簡單、快捷。實現(xiàn)城建檔案安全保護工作的網(wǎng)絡化、智能化、人性化、科學化的系統(tǒng)管理。