張琴
(四川省阿壩州觀音橋國有林保護(hù)局,四川 阿壩州 624100)
會(huì)計(jì)信息化,是指企業(yè)依托現(xiàn)代信息技術(shù),利用計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件開展會(huì)計(jì)核算,并充分運(yùn)用信息技術(shù),把會(huì)計(jì)與企業(yè)其他經(jīng)營活動(dòng)有機(jī)聯(lián)系、有機(jī)結(jié)合的過程。
二十世紀(jì)九十年代初,計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)技術(shù)在我國推廣使用,軟件商們開發(fā)了利用計(jì)算機(jī)模擬手工會(huì)計(jì)核算的財(cái)務(wù)電算化操作軟件。會(huì)計(jì)電算化仍然遵循會(huì)計(jì)核算基本原理,采用了復(fù)式記賬有借必有貸、借貸必相等的會(huì)計(jì)分錄編制規(guī)則,它可以自動(dòng)匯總科目余額,隨時(shí)查詢調(diào)閱需要的科目數(shù)據(jù),編制會(huì)計(jì)報(bào)表變得意外的輕松。
這種計(jì)算機(jī)操作記賬模式,讓長期以來埋頭于手工填制憑證、登記賬簿、月度及年度對(duì)賬結(jié)賬、科目匯總、然后再編制會(huì)計(jì)報(bào)表、裝訂憑證賬冊的會(huì)計(jì)們體會(huì)到了科技改革帶來的工作便利和驚喜。至少省去了登記賬簿、結(jié)賬、匯總等高強(qiáng)度的重復(fù)勞動(dòng),各科目余額及匯總數(shù)據(jù)只需點(diǎn)軟件中的“包含未記賬憑證”功能鍵,即可隨時(shí)調(diào)閱,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)部門內(nèi)的會(huì)計(jì)信息共享。
到了九十年代中后期,隨著互聯(lián)網(wǎng)和IT技術(shù)的興盛,會(huì)計(jì)電算化軟件升級(jí)改革,從核算型過渡到了管理型,管理型會(huì)計(jì)軟件所依賴的信息主要來自會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)。在軟件升級(jí)運(yùn)行過程中,因業(yè)務(wù)操作的需求,使會(huì)計(jì)信息與企業(yè)管理信息之間數(shù)據(jù)能夠充分共享。說明會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)要與市場采購、生產(chǎn)、合同、銷售、售后、存貨、資產(chǎn)等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化,建立“大財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)”,才能滿足和適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需求。
進(jìn)入二十一世紀(jì)后,經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展,虛擬網(wǎng)絡(luò)交易正改變著經(jīng)濟(jì)格局,促使會(huì)計(jì)電算化與現(xiàn)代信息資源融合,會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展成為會(huì)計(jì)改革趨勢,是推動(dòng)會(huì)計(jì)技術(shù)及方法、理論創(chuàng)新和觀念更新、促進(jìn)會(huì)計(jì)工作無紙化的進(jìn)一步發(fā)展契機(jī)。各企業(yè)財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)也順應(yīng)時(shí)代需要,陸續(xù)購買或開發(fā)財(cái)務(wù)信息化服務(wù)軟件,一場會(huì)計(jì)技術(shù)及核算方式的創(chuàng)新正在進(jìn)行中……,但在會(huì)計(jì)信息化發(fā)展過程中不可避免地出現(xiàn)了人員配置、安全保障、共享數(shù)據(jù)、制度管理等方面的新問題,亟待完善改進(jìn)。
國家對(duì)各類人才的培養(yǎng)具有前瞻性的需求規(guī)劃,但步伐仍然跟不上市場經(jīng)濟(jì)下信息科技發(fā)展的速度,會(huì)計(jì)信息化這個(gè)集不同學(xué)科的專業(yè)化融合的復(fù)合型人才的培養(yǎng),更是跟不上時(shí)代和市場經(jīng)濟(jì)的需求,造成了精通會(huì)計(jì)核算的人員缺乏計(jì)算機(jī)運(yùn)用知識(shí)及內(nèi)控制度知識(shí),精通計(jì)算機(jī)的工程師對(duì)財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)知識(shí)及內(nèi)控制度運(yùn)用又缺乏深度研究的現(xiàn)狀,使得能將幾項(xiàng)專業(yè)知識(shí)有機(jī)融合的會(huì)計(jì)信息化復(fù)合型人才嚴(yán)重匱乏。
現(xiàn)有的大多數(shù)企業(yè)會(huì)計(jì)人員,計(jì)算機(jī)知識(shí)和應(yīng)用停留在會(huì)計(jì)電算化知識(shí)水平,會(huì)操作財(cái)務(wù)軟件、簡單的電子表格、辦公文檔、PPT等常用辦公軟件,但普遍缺乏云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、信息搭建等計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),對(duì)會(huì)計(jì)信息化工作中的一些問題不能及時(shí)處理和解決,更說不上設(shè)置有效的預(yù)防措施,給會(huì)計(jì)信息化的實(shí)施帶來了限制和不便,影響了企業(yè)對(duì)大數(shù)據(jù)信息的需求。
財(cái)務(wù)信息化是由終端操作人員、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信及軟件平臺(tái)多方協(xié)作完成的信息終端,會(huì)計(jì)軟件推陳出新的速度日新月異,相關(guān)部門對(duì)會(huì)計(jì)軟件的監(jiān)管較薄弱,各種技術(shù)差錯(cuò)或人為因素都會(huì)引發(fā)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行瑕疵,比如:電子簽名的可靠性、鏈接打開植入病毒、遭受黑客攻擊、信息系統(tǒng)密碼設(shè)置級(jí)別較低,電子會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)、處理不當(dāng),甚至更換和升級(jí)會(huì)計(jì)軟件,導(dǎo)出數(shù)據(jù)格式不一致等情況,都會(huì)給財(cái)務(wù)信息安全造成威脅甚至損害,給企業(yè)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展增加不利因素。
最初研發(fā)的財(cái)務(wù)軟件,對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能是通過國家相關(guān)規(guī)范文件來事前控制的。但行政制度改革,軟件評(píng)審取消后,對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能的管理缺乏法律法規(guī)的制約,行業(yè)無序競爭導(dǎo)致有的軟件商為了滿足客戶方便,開通的功能可以對(duì)會(huì)計(jì)核算結(jié)果隨意進(jìn)行修改,且不會(huì)留下修改痕跡,有的輸出的會(huì)計(jì)資料和核算組織方式不符合會(huì)計(jì)慣例,令監(jiān)督機(jī)構(gòu)無法判定核算過程的合規(guī)性等亂象。
由于財(cái)務(wù)軟件公司眾多,不同的行業(yè)可能會(huì)使用內(nèi)部功能不同的信息化軟件,也可能相同的行業(yè)也不會(huì)做財(cái)務(wù)軟件功能應(yīng)用的硬性要求,甚至同一企業(yè)的不同部門,使用的信息化軟件都會(huì)不同。一些單位的信息化系統(tǒng)生成的資料通用性不強(qiáng),數(shù)據(jù)接口沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),諸多的原因,造成了企業(yè)內(nèi)部信息資源數(shù)據(jù)不能共享互聯(lián)。財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)與企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的處理流程、組織架構(gòu)及其他管理控制系統(tǒng)契合度欠佳。
企業(yè)的信息系統(tǒng)與銀行、稅務(wù)、社保、住房公積金管理中心、客戶等外部單位的信息系統(tǒng)連接也存在很多不融合之處。例如:每月提供給稅務(wù)系統(tǒng)的報(bào)表和五險(xiǎn)數(shù)據(jù)不能從財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中直接提取,需要根據(jù)財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)手工錄入。同時(shí),企業(yè)要從外部單位訪問信息也異常艱難。以某州屬企業(yè)為例: 某州屬林業(yè)企業(yè)退休職工實(shí)行社會(huì)化管理,由于移交不徹底,退休人員的退休養(yǎng)老金由當(dāng)?shù)厣绫2块T發(fā)放,未統(tǒng)籌退休金仍然由林業(yè)企業(yè)發(fā)放,如果企業(yè)的退休人員有死亡的,家屬要向林業(yè)企業(yè)及當(dāng)?shù)厣绫2块T同時(shí)報(bào)告,當(dāng)?shù)厣绫2块T按程序支付其喪撫金,并在次月停發(fā)養(yǎng)老金,但有部分家屬不會(huì)通知林業(yè)企業(yè),每年度企業(yè)都要花費(fèi)大量的精力查詢本企業(yè)退休職工是否健在的信息,便于掌握未統(tǒng)籌退休金的發(fā)放情況,避免企業(yè)資金無序流失。但社保信息與企業(yè)信息不能相互交換及共享,因各地市州的社保信息溝通不及時(shí),已多次發(fā)生已死亡的退休職工家屬未及時(shí)上報(bào)給原企業(yè)退管辦或社保局,造成退休金及未統(tǒng)籌金等退休費(fèi)用繼續(xù)發(fā)放,有的資金甚至通過訴訟程序也無法追回,給國家和企業(yè)造成了經(jīng)濟(jì)損失。
國家對(duì)會(huì)計(jì)信息化工作的制度指導(dǎo)文件是從宏觀管理出發(fā),具體的實(shí)施過程中的規(guī)范和要求則需要企業(yè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)中不斷地進(jìn)行修訂和完善。企業(yè)的內(nèi)部控制制度都是在企業(yè)各業(yè)務(wù)領(lǐng)域不斷實(shí)踐中制定和完善的,起到規(guī)范和約束的作用,避免或降低各種風(fēng)險(xiǎn),提高經(jīng)營管理效率。
由于會(huì)計(jì)信息化體系是由會(huì)計(jì)電算化逐步過渡而來,但又包含了依賴于現(xiàn)代信息手段的企業(yè)其他經(jīng)營管理活動(dòng)與會(huì)計(jì)核算結(jié)合的其他業(yè)務(wù)過程,很多企業(yè)在對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃時(shí),初步制定了內(nèi)部控制規(guī)范,但在運(yùn)行和開發(fā)過程中,可能會(huì)增加新的功能板塊,企業(yè)對(duì)新增業(yè)務(wù)未及時(shí)進(jìn)行內(nèi)控規(guī)范制度的修訂和完善,導(dǎo)致新的控制規(guī)范不能及時(shí)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)融合發(fā)展,有些企業(yè)只對(duì)部分內(nèi)控規(guī)范進(jìn)行修訂,甚至出現(xiàn)了連現(xiàn)行的原內(nèi)部控制規(guī)范的文件依據(jù)上級(jí)都已修訂或停止執(zhí)行了,有些企業(yè)內(nèi)控制度都還沒有及時(shí)更新的情況,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制制度執(zhí)行力不夠,相關(guān)法律法規(guī)的遵循性不足,無法滿足企業(yè)財(cái)務(wù)信息化時(shí)效性的需求,同時(shí)也增加了會(huì)計(jì)信息化控制流程中的風(fēng)險(xiǎn)。
人才是推動(dòng)科技進(jìn)步的基本力量。會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的進(jìn)程中,最匱乏的就是會(huì)計(jì)信息化復(fù)合型人才。
首先,國家及高校在人才培養(yǎng)計(jì)劃上,要緊跟科技發(fā)展步伐,根據(jù)市場需求,適時(shí)調(diào)整相關(guān)學(xué)習(xí)專業(yè),為各企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化建設(shè)輸送人才。
其次,各企業(yè)管理層也要結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求及自身業(yè)務(wù)特征,積極制定會(huì)計(jì)信息化人員培訓(xùn)計(jì)劃,可以分類為高校委培、政府部門培訓(xùn),培訓(xùn)機(jī)構(gòu)代訓(xùn)、網(wǎng)校繼續(xù)教育、自學(xué)等多種培訓(xùn)模式。
第三,建立人才激勵(lì)機(jī)制,鼓勵(lì)企業(yè)會(huì)計(jì)專業(yè)人員積極提升專業(yè)知識(shí)及技能,參加各種職稱及認(rèn)證考試,表現(xiàn)優(yōu)秀的,可以選送培訓(xùn):培訓(xùn)可按培訓(xùn)周期來劃分,需要加強(qiáng)某方面專業(yè)技能和基礎(chǔ)知識(shí)的會(huì)計(jì)人員,參加短期培訓(xùn);而時(shí)間超過六個(gè)月的較長期培訓(xùn),可以選送會(huì)計(jì)及計(jì)算機(jī)、內(nèi)部控制基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)、動(dòng)手能力強(qiáng),自我學(xué)習(xí)能力好,具有創(chuàng)新能力,能掌握科學(xué)的思維方法,具備較強(qiáng)的獲取知識(shí)能力的人員,分別對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員選擇不同的培訓(xùn)內(nèi)容,培訓(xùn)側(cè)重點(diǎn)不同,要做到培訓(xùn)知識(shí)結(jié)構(gòu)系統(tǒng)化,要融合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)及財(cái)稅、社保、內(nèi)控建設(shè)等綜合知識(shí),為企業(yè)培養(yǎng)出復(fù)合型人才,推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化在企業(yè)的應(yīng)用。
第一,國家應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全法等相關(guān)法律、法規(guī)的執(zhí)行力度,提高網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測預(yù)警應(yīng)急處置能力。
第二,軟件運(yùn)營者要按照法律、法規(guī)的規(guī)定和國家標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)制性要求,及時(shí)處理系統(tǒng)漏洞,網(wǎng)絡(luò)攻擊、計(jì)算機(jī)病毒等安全風(fēng)險(xiǎn),創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)安全管理方式,加強(qiáng)技術(shù)安全措施,提升網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)水平。
第三,軟件系統(tǒng)使用單位應(yīng)遵守公共秩序,嚴(yán)格按操作規(guī)程使用軟件,不擅自登錄惡意網(wǎng)站,不隨意打開不明鏈接;按風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)設(shè)置崗位,按崗位職責(zé)各司其職;登錄身份驗(yàn)證步驟可以多重驗(yàn)證,如:設(shè)置復(fù)雜的大小寫字母及數(shù)字、特殊字符的組合密碼,指紋驗(yàn)證,刷臉認(rèn)證等,防止他人盜用或員工之間借用竄用。
第四,實(shí)行財(cái)務(wù)信息化,大部分會(huì)計(jì)檔案的物理性質(zhì)發(fā)生了變化,由手工會(huì)計(jì)下紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案變?yōu)榇判越橘|(zhì)的會(huì)計(jì)檔案,備份消失和復(fù)制都很容易。這就要求用更科學(xué)的方法,加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保管,且備份及存儲(chǔ)電子信息化資料,重要的資料要存儲(chǔ)雙份,防止被破壞或磁化。
會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的安全保障,通過國家立法及嚴(yán)管嚴(yán)查,運(yùn)營者創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)安全管理模式,使用者按規(guī)程操作使用,形成縱橫交集的保護(hù)網(wǎng),必將大力提升網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)水平,促進(jìn)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的健康發(fā)展。
發(fā)展會(huì)計(jì)信息化的目標(biāo),是通過會(huì)計(jì)軟件,完成會(huì)計(jì)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接集成。因此,對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能的規(guī)范,是國家及財(cái)政部門對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)管理和監(jiān)督的重要環(huán)節(jié),應(yīng)通過必要的規(guī)定和措施保證落實(shí)。
⒈會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)保障國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的執(zhí)行
會(huì)計(jì)軟件所提供的會(huì)計(jì)科目分類和編碼、賬簿、報(bào)表等的顯示和打印功能不得有違背國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的功能設(shè)計(jì),記錄生成用戶操作日志,提供不可逆記賬功能、連續(xù)編號(hào)功能,不得對(duì)已記賬憑證提供插入、刪除及修改功能,隨時(shí)能有效應(yīng)對(duì)突發(fā)出現(xiàn)的問題。
⒉會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)接口,應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
相同的數(shù)據(jù)模式,既節(jié)約了大量的開發(fā)成本資源,也增進(jìn)了各財(cái)務(wù)軟件之間的交流,數(shù)據(jù)接口的統(tǒng)一,促進(jìn)了不同軟件之間的相互數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,滿足了會(huì)計(jì)監(jiān)督、企業(yè)更換升級(jí)會(huì)計(jì)軟件、政府部門、上級(jí)部門等外部需要。比如:將來若軟件已升級(jí),就沒有必要把原來舊軟件的數(shù)據(jù)繼續(xù)運(yùn)行備查,只需接入新軟件即可。又如:將來企業(yè)查詢退休職工的健在信息,可以通過會(huì)計(jì)信息化軟件搭建的社保信息平臺(tái),輸入企業(yè)在社保信息的企業(yè)代碼,即可輕松掌握最新信息。
內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部的一種管理制度,它是以企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)為總體,采取專業(yè)有效的方法、程序等對(duì)各分支組成部分建立內(nèi)部控制體系的特殊管理方法。內(nèi)部控制建立的完善與否,執(zhí)行的嚴(yán)格與否,都與企業(yè)的興衰息息相關(guān),在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著不可忽略的影響。
1.結(jié)合企業(yè)信息化的大環(huán)境,優(yōu)化內(nèi)部控制體系環(huán)境
一是以會(huì)計(jì)信息化環(huán)境的高效為基礎(chǔ)對(duì)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化,進(jìn)一步優(yōu)化職權(quán)和責(zé)任方式,縮短管理流程,提高運(yùn)營效率。二是企業(yè)經(jīng)營管理層要充分認(rèn)識(shí)和支持信息化建設(shè)工作,以身作則強(qiáng)勁推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的使用,從上至下營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境,有利于企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制有效實(shí)施。三是提升企業(yè)職工對(duì)信息化系統(tǒng)使用的能力。在會(huì)計(jì)信息化流程設(shè)計(jì)中,企業(yè)的各項(xiàng)內(nèi)部控制制度及規(guī)范手段都被嵌入審核及報(bào)賬流程中來硬性要求執(zhí)行,因此,提高職工對(duì)信息系統(tǒng)的使用程度,是確保內(nèi)部控制制度得以實(shí)施的有效手段和過程。
2.挖掘企業(yè)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),完善和優(yōu)化內(nèi)部控制程序
將控制規(guī)則及業(yè)務(wù)模型內(nèi)嵌入會(huì)計(jì)軟件,部分計(jì)量工作及會(huì)計(jì)確認(rèn)工作由會(huì)計(jì)軟件自動(dòng)完成并自動(dòng)控制流程。一是按不相容職務(wù)相互分離原則在系統(tǒng)中合理設(shè)置業(yè)務(wù)經(jīng)辦、會(huì)計(jì)記錄、財(cái)產(chǎn)保管、稽核檢查、授權(quán)批準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等相關(guān)崗位,重新明確職責(zé)權(quán)限,確保相互監(jiān)督、相互制約機(jī)制的執(zhí)行。二是優(yōu)化審核審批程序,強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。結(jié)合企業(yè)特色及業(yè)務(wù)類型,在重要端口和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),按權(quán)限范圍分類設(shè)置審核審批流程,對(duì)非常規(guī)性交易事件或超過一般授權(quán)限制的交易,可以設(shè)置特別授權(quán),以明確責(zé)任和權(quán)限,規(guī)避越權(quán)審批審核等行為。是降低人為操縱因素、提高管控效率的有效措施。
3.運(yùn)用會(huì)計(jì)信息化環(huán)境為企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)搭建信息與溝通之路
會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)中,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況、年度預(yù)算目標(biāo)完成情況等,都可輕松搜集、整理和分析,并加以利用,能為企業(yè)各部門提供準(zhǔn)確、可靠的信息,加強(qiáng)了企業(yè)各部門之間的溝通,且質(zhì)量和速度有了較大的提升,確保了內(nèi)部控制機(jī)制的有效性。
大數(shù)據(jù)時(shí)代給財(cái)務(wù)信息化發(fā)展帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn),很多企業(yè)在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化建設(shè)嘗試時(shí),遇到了很多問題,企業(yè)在摸索實(shí)踐中積極應(yīng)對(duì)和解決問題,并將相關(guān)問題解決的過程作為自身會(huì)計(jì)信息化建設(shè)中質(zhì)量不斷提升的過程,且不斷地做出適應(yīng)性調(diào)整,總之,企業(yè)在會(huì)計(jì)信息化發(fā)展道路上任重而道遠(yuǎn),企業(yè)要運(yùn)用科學(xué)的方法,推動(dòng)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展取得新的更大的成效。