劉 威 松原市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心

在社保檔案工作開展的過程中，應(yīng)該將社保檔案的開發(fā)和利用作為開展社保工作的重要依據(jù)。我國(guó)現(xiàn)階段社保檔案會(huì)根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)參保人員工作單位的變化而發(fā)生一定轉(zhuǎn)變，具有動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性等一系列特點(diǎn)，能夠全面維護(hù)參保人的個(gè)人利益。所以參保單位工作人員應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定和要求，對(duì)社保檔案進(jìn)行科學(xué)性、規(guī)范性的管理，為社保檔案的開發(fā)利用營(yíng)造更好的環(huán)境。

一、社保檔案的內(nèi)涵、特點(diǎn)及價(jià)值

(一)內(nèi)涵

社保檔案最主要的任務(wù)就是詳細(xì)記錄社會(huì)保險(xiǎn)參與人員的基本資料和身體狀況，可以直接反映社保保險(xiǎn)參與人員是否如期履行保費(fèi)繳納義務(wù)、是否享受了社會(huì)保險(xiǎn)為其帶來的便利條件和待遇，并采取紙質(zhì)文書、電子文件、音像以及實(shí)物等進(jìn)行有效記錄?？梢哉f，社保檔案是相關(guān)工作人員開展社保工作的前提條件，能夠切實(shí)維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)參與人員的合法權(quán)益，加強(qiáng)對(duì)社保單位的科學(xué)有效管理，可以全面增強(qiáng)社保單位的工作效率和質(zhì)量。并且，社保檔案能夠參考各類型工作實(shí)踐的不同，劃分為六個(gè)主要類別，這六個(gè)類別主要包括紙質(zhì)文書檔案、電子會(huì)計(jì)檔案、詳細(xì)業(yè)務(wù)檔案、涉及實(shí)物檔案、聲像檔案以及基建檔案等，對(duì)于不同類型的社保檔案應(yīng)該使用不同的歸檔方式。需要注意的是，社保單位工作人員在進(jìn)行社保檔案歸檔的過程中，應(yīng)該堅(jiān)持以安全管理和方便利用的基本原則，采取不同類型的社保檔案歸檔方式。

(二)特點(diǎn)

1.數(shù)量龐大

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，社保工作也迎來了一系列的改革措施，參與社會(huì)保障的人口已經(jīng)從以城市為主的環(huán)境逐漸轉(zhuǎn)變成城鄉(xiāng)兼具的環(huán)境，并有望在接下來的幾年實(shí)現(xiàn)全民參保的現(xiàn)象，由此可以看出，社保檔案的數(shù)量也隨著參保人數(shù)的不斷增多而持續(xù)增加。

2.動(dòng)態(tài)變化

社保檔案的內(nèi)容并不是一成不變的，每一個(gè)參保人員的社保檔案會(huì)隨著工作單位的變化而變化，且參保人社保的具體繳費(fèi)情況也會(huì)隨著工資的漲幅而產(chǎn)生一定變化，這些現(xiàn)象直接造成了社保檔案具有動(dòng)態(tài)變化這一特征。

3.規(guī)范性強(qiáng)

社保檔案管理工作具有非常強(qiáng)的規(guī)范性，在社保辦理過程中，其繳費(fèi)流程、繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)以及辦理程序都有嚴(yán)格的規(guī)定。與此同時(shí)，不同類型的社保檔案也有明確的記錄卡和等級(jí)清單，確保社保單位中各類社保檔案相關(guān)材料的真實(shí)性和一致性。

(三)價(jià)值

第一，社保檔案應(yīng)該對(duì)參與社會(huì)保障人員和參與社會(huì)保障的單位進(jìn)行詳細(xì)記錄，使其能夠作為享受相應(yīng)權(quán)力并履行相應(yīng)義務(wù)的載體。并且，社會(huì)保障權(quán)力和義務(wù)間還存在對(duì)應(yīng)關(guān)系，參與社會(huì)保障的工作人員在享受社會(huì)保障權(quán)力之前，應(yīng)該履行自身的社會(huì)保障義務(wù)。需要注意的是，參與社會(huì)保障的人員是否能夠享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇，與自身的繳費(fèi)金額和繳費(fèi)時(shí)間存在密不可分的關(guān)系。此外，對(duì)于參與社會(huì)保障人員醫(yī)療保險(xiǎn)的使用而言，具有跨生命周期的特征，且參保人員的工傷保險(xiǎn)也存在終身給付的狀況。

第二，社保檔案作為科學(xué)完善的社會(huì)保險(xiǎn)管理制度以及社會(huì)保險(xiǎn)決策優(yōu)化整合的前提條件，要想保證社會(huì)保險(xiǎn)參與人員可以享受社會(huì)發(fā)展成果，社保單位就應(yīng)該對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)的待遇進(jìn)行不斷調(diào)整，推動(dòng)社保檔案管理、開發(fā)以及利用的健康穩(wěn)定發(fā)展。

第三，社保檔案具有重要社會(huì)意義，社保檔案可以精準(zhǔn)有效的記錄社會(huì)保險(xiǎn)參與人員的退休年齡、參保時(shí)間、繳費(fèi)年限、死亡年齡等因素，并使這些數(shù)據(jù)通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行有效分析，從而得出一個(gè)人群里的預(yù)期壽命，社保單位就可以將通過數(shù)據(jù)分析得出的預(yù)期壽命與社會(huì)平均壽命進(jìn)行對(duì)比，使社保檔案最大化發(fā)揮自身作用和優(yōu)勢(shì)。

二、社保檔案的開發(fā)和利用

(一)加強(qiáng)社保檔案利用的日常監(jiān)督

1.加強(qiáng)涉密社保檔案的日常管理

涉及社保檔案信息數(shù)據(jù)的調(diào)取、查閱、移出以及銷毀等一系列流程，都應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)定流程辦理，并需要專門的社保檔案管理人員對(duì)涉密社保檔案進(jìn)行審批、登記以及簽字，根據(jù)不同人的調(diào)閱權(quán)利嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)流程和規(guī)定。并且，在工作人員使用完涉密社保檔案之后，涉密社保檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)清理、核對(duì)、檢查和記錄等各項(xiàng)工作，確保涉密類型的社保檔案沒有泄露重要信息和數(shù)據(jù)。

2.優(yōu)化社保檔案的日常核查工作

對(duì)于不同類型的社保檔案，社保檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)行更加科學(xué)、準(zhǔn)確和嚴(yán)格的劃分，并根據(jù)社保檔案的不同對(duì)象和不同目的，做好社保檔案的開發(fā)和利用工作。根據(jù)不同對(duì)象和不同位置，應(yīng)該設(shè)置不同的社保檔案信息內(nèi)容，并通過專業(yè)的自動(dòng)查詢系統(tǒng)，例如，相關(guān)工作人員采取電話查詢模式或者是網(wǎng)上查詢模式，都無法對(duì)社保檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)查詢，要想查詢?nèi)娴纳绫n案信息，就需要參與社會(huì)保險(xiǎn)人員直接持證并當(dāng)面查詢，才能夠更加詳細(xì)準(zhǔn)確的查詢到所有社保檔案信息。在社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部也應(yīng)該設(shè)置不同的工作崗位和工作職能，并針對(duì)社保檔案的可查詢內(nèi)容，設(shè)置不同級(jí)別的查詢權(quán)限。與此同時(shí)，社保機(jī)構(gòu)還應(yīng)該詳細(xì)區(qū)分開放的信息和不開放的信息，對(duì)于必須要開放的信息應(yīng)該準(zhǔn)確把握信息公開的具體要求和重點(diǎn)公開內(nèi)容，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行公開公示，不根據(jù)某一個(gè)人的意愿強(qiáng)行規(guī)定公開內(nèi)容，真正做到公開信息的不擴(kuò)大、不縮小。尤其是對(duì)于退休人員的個(gè)人信息，只能對(duì)退休人員的開放年齡以及繳費(fèi)年限等基本性信息數(shù)據(jù)進(jìn)行公開，但因?yàn)轲B(yǎng)老金金額受到多種因素的直接影響，對(duì)于準(zhǔn)確的養(yǎng)老金金額等信息數(shù)據(jù)就不能進(jìn)行公示。

3.社保機(jī)構(gòu)和聯(lián)網(wǎng)機(jī)構(gòu)的差別

根據(jù)不同類型的社保機(jī)構(gòu)和互聯(lián)網(wǎng)機(jī)構(gòu)，還應(yīng)該嚴(yán)格控制社保檔案的適用范圍。對(duì)于地稅系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)來說，只能提供社保檔案征繳人員的基本信息，而無法提供社保征收過程中的詳細(xì)信息和數(shù)據(jù)。只有這樣才能確保社保檔案的安全性和真實(shí)性。

(二)確保社保檔案的安全性和完整性

社保檔案管理具備復(fù)雜性、繁瑣性的特點(diǎn)，這一類型的社保檔案內(nèi)容比較多，且工作量比較大，對(duì)于各類參與社會(huì)保險(xiǎn)人員的社會(huì)保險(xiǎn)信息數(shù)據(jù)具有比較全面的記錄，相關(guān)工作人員為了確保社保檔案信息數(shù)據(jù)開發(fā)和利用的效果，最重要的是要確保社保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性、真實(shí)性以及完整性。從最初建立社保檔案開始，社保檔案管理人員就應(yīng)該確保社保檔案信息數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性，主要包括社會(huì)保險(xiǎn)參與人員保險(xiǎn)費(fèi)用的繳納、賬戶的劃撥以及利息的計(jì)算等各個(gè)方面，這些因素在社保檔案開發(fā)和利用過程和參與社會(huì)保險(xiǎn)人員自身利益有密切關(guān)系。相關(guān)工作人員應(yīng)該確保社保檔案的安全性以及完整性，并將社保檔案給想信息作為進(jìn)行開發(fā)利用工作的重要參考。因此，社保單位應(yīng)該建立健全社保檔案管理體系，才能夠確保每一個(gè)工作崗位的具體職責(zé)，加強(qiáng)社保單位相關(guān)工作人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，逐漸優(yōu)化和完善社保檔案管理流程，提升社保檔案的利用質(zhì)量和效率。

(三)開展社保檔案的在線服務(wù)

隨著我國(guó)現(xiàn)階段信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)社保檔案利用方式也發(fā)生較大變化。這就要求社保檔案具有更高的時(shí)效性和真實(shí)性，社保檔案的開發(fā)利用也應(yīng)該通過現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和社保檔案信息系統(tǒng)，更加及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的獲取社保檔案信息數(shù)據(jù)。只有這樣，社保單位才能從被動(dòng)服務(wù)逐漸轉(zhuǎn)變成主動(dòng)性服務(wù)以及現(xiàn)代化服務(wù)。與此同時(shí)，社保檔案管理部門還需要有效利用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，并利用信息技術(shù)進(jìn)行專題資料匯編、數(shù)據(jù)信息查詢以及電子郵件信箱服務(wù)，為社保檔案管理人員和使用人員提供極大的便利，加強(qiáng)了社保檔案管理人員和社保檔案使用人員之間的快速有效溝通以及信息交流，為社保檔案的利用人員提供更加精準(zhǔn)的查詢服務(wù)和咨詢服務(wù)。除此之外，使社保檔案在開展在線服務(wù)的前提下，為用戶提供現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)，維護(hù)人民群眾的根本利益，加強(qiáng)社保檔案的利用效率和使用頻率，最大程度發(fā)揮出社保檔案自身的作用和價(jià)值。

(四)加強(qiáng)對(duì)社保檔案理論的研究，為有效社保檔案提供參考

在社保檔案開發(fā)和利用的過程中，社保檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)社保檔案信息數(shù)據(jù)資金的優(yōu)化和整合，并在優(yōu)化整合中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，進(jìn)一步豐富和完善社保檔案管理人員的理論知識(shí)及專業(yè)技能。并且，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)社保檔案管理工作的全面探索，通過先進(jìn)的信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)社保檔案的規(guī)范有效管理。與此同時(shí)，社保檔案管理工作在全面開發(fā)和利用過程中，還應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注并總結(jié)社保檔案的開發(fā)利用要點(diǎn)，從而為社保檔案各類信息數(shù)據(jù)的管理提供參考和指導(dǎo)，為人們提供快速、高效、便捷的社保檔案服務(wù)，加強(qiáng)社保檔案的利用效率。

(五)建設(shè)科學(xué)完善的社保檔案開發(fā)利用制度

第一，社保檔案管理人員應(yīng)該在實(shí)際工作中逐步完善社保檔案信息開發(fā)利用制度的建設(shè)，隨著信息時(shí)代的不斷進(jìn)步，社保檔案紙質(zhì)化儲(chǔ)存形式已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變成電子形式的社保檔案，這就使得電子社保檔案信息數(shù)據(jù)的開發(fā)利用制度以及動(dòng)態(tài)社保檔案的開發(fā)利用制度都需要進(jìn)一步加強(qiáng)及完善。對(duì)于不同層次的社保檔案管理工作來說，相關(guān)工作人員還需要設(shè)置不同的利用范圍，強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案提供、利用以及開發(fā)信息制度，保障社保檔案在開發(fā)和利用的同時(shí)，還能夠做好社保檔案的保密工作。

第二，加強(qiáng)社保檔案開發(fā)利用制度的可操作性，確保社保檔案管理人員能夠在實(shí)際工作中嚴(yán)格遵循執(zhí)行力強(qiáng)且簡(jiǎn)明嚴(yán)密的制度，確保制度能夠最大程度發(fā)揮自身的作用和價(jià)值。

第三，社保檔案管理人員應(yīng)該從實(shí)際工作中不斷總結(jié)社保檔案開發(fā)利用的經(jīng)驗(yàn)，使相關(guān)工作人員能夠迅速發(fā)展社保檔案的開發(fā)及利用事業(yè)，不斷完善相關(guān)制度的建設(shè)。

(六)合理利用社保檔案儲(chǔ)存資源，加強(qiáng)社保檔案使用效率

隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)在社保檔案開發(fā)利用中的運(yùn)用，社保檔案管理部門不僅承擔(dān)著為社保參與人提供原始檔案信息數(shù)據(jù)，還需要針對(duì)社會(huì)發(fā)展的更高需求和使用者的更高要求，將社保檔案的具體內(nèi)容加工成不同層次、不同類別的信息和數(shù)據(jù)，并采取電子社保檔案的形式將這些內(nèi)容提供給社保檔案的使用者進(jìn)行充分利用。此外，社保單位還應(yīng)該建立并完善的社保檔案檢索體系，為社保檔案的開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，降低社保檔案資料的檢索查詢時(shí)間。

(七)利用先進(jìn)信息技術(shù)，拓展電子社保檔案應(yīng)用范圍

隨著當(dāng)前社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)社保檔案的利用率以及使用需求也產(chǎn)生了較大轉(zhuǎn)變，這就需要社保檔案要加快對(duì)社保檔案的開發(fā)利用，通過互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，提高社保檔案開發(fā)利用工作的科學(xué)性及規(guī)范性，使所有參與社會(huì)保險(xiǎn)人員能夠在任何時(shí)間和地點(diǎn)，利用身份證信息就可以在相關(guān)平臺(tái)或者網(wǎng)頁上登錄社保信息，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)社保檔案資料的全面查詢。此外，社保檔案管理單位還需要在實(shí)際工作中安裝合適的自助查詢?cè)O(shè)備，使這些自助查詢?cè)O(shè)備能夠有效連接社保檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，為社會(huì)保險(xiǎn)參與人員提供快速便捷的信息自主查詢服務(wù)。

(八)做好社保檔案的管理工作

第一，社保檔案管理人員應(yīng)該對(duì)涉密的社保檔案和非涉密的社保檔案進(jìn)行分類分級(jí)別的管理。對(duì)于不同保密等級(jí)的社保檔案應(yīng)該進(jìn)行分類別的管理，不能將其歸為一類進(jìn)行保存。如果社保機(jī)構(gòu)內(nèi)部社保檔案的處理存在大量混淆的情況，就需要社保檔案管理人員對(duì)卷內(nèi)的社保檔案進(jìn)行再歸類處理。尤其是對(duì)于涉密社保檔案的處理，社保檔案管理人員更應(yīng)該采取單份盒裝的特別保存方式對(duì)其進(jìn)行處理，最大程度解決涉密社保檔案文件材料與非涉密社保檔案文件材料的混卷保存、分散保管的問題。

第二，社保檔案工作人員要注意對(duì)涉密的社保檔案進(jìn)行保密程度的分級(jí)管理方式，嚴(yán)格按照保密等級(jí)編制目錄或者順序卡片，并建立好社保檔案的索引。

(九)對(duì)社保檔案檢索系統(tǒng)管理進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)

社保檔案管理人員應(yīng)該充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，詳細(xì)分析和研究用戶需求，并對(duì)社保檔案進(jìn)行更加全面的劃分，方便相關(guān)工作人員以及參保用戶對(duì)社保檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效檢閱。良好的社保檔案信息數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，不僅能夠有效提升社保檔案的查詢?nèi)嫘院筒闇?zhǔn)效率，還能夠有效提高社保檔案的利用價(jià)值和作用。

(十)建立一體化的電子社保檔案管理系統(tǒng)

社保單位應(yīng)該設(shè)立專門的社保檔案管理部門，并通過多種途徑籌集社保檔案開發(fā)利用工作的資金支持，緊跟現(xiàn)代化社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展的腳步，利用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)建立一體化的電子社保檔案管理系統(tǒng)，并派遣信息技術(shù)等專業(yè)技術(shù)比較強(qiáng)的工作人員，通過一體化電子社保檔案管理系統(tǒng)對(duì)社保檔案中的各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一儲(chǔ)存、處理和檢索。在這樣的背景下，才能打造統(tǒng)一性、開放性比較強(qiáng)的社保檔案信息資源共享平臺(tái)，在社保單位的范圍內(nèi)真正實(shí)現(xiàn)社保單位內(nèi)部對(duì)所有社保檔案信息數(shù)據(jù)資源的全面共享。

三、結(jié)語

綜上所述，社保檔案的開發(fā)和利用在新時(shí)期社保檔案管理工作開展過程中具有非常重要的意義，社保檔案管理工作人員應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變自身觀念，加強(qiáng)對(duì)社保檔案的有效管理，樹立積極服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)社保檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，真正實(shí)現(xiàn)各類社保檔案資料的開發(fā)利用?！?/p>