文/湖北省城鄉(xiāng)建設發(fā)展中心 喬嶠

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，對檔案管理工作來說，既是機遇又是挑戰(zhàn)，面對海量的信息資源和檔案信息，用戶對檔案信息的需求日益增長，檔案管理工作需要探索信息化新路徑，才能充分挖掘檔案的價值，最大程度滿足用戶多元化需求，實現(xiàn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

目前已有學者以《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱“規(guī)劃”）為基礎，分析檔案信息化的轉(zhuǎn)型與發(fā)展。馮亮秋等學者基于《規(guī)劃》，分析檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的路徑：完善體制機制、加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)、落實經(jīng)費保障；徐擁軍等學者認為，《規(guī)劃》遵循“頂層設計+全流程升級”的思路，從宏觀角度對完善體制機制提出了任務建議，從業(yè)務流程角度分別對電子文件歸檔和電子檔案移交接收、數(shù)字檔案館（室）建設、檔案信息資源共享利用三個維度進行了重點部署。

一、檔案信息化建設的現(xiàn)狀與未來

“十三五”時期，我國檔案事業(yè)取得長足發(fā)展。值得一提的是，檔案信息化建設加快發(fā)展，建成一批高水平的數(shù)字檔案館（室），電子文件歸檔和電子檔案管理工作取得重要成果，電子會計檔案單套制取得良好效果。

用戶對檔案信息、檔案文化的需求日益增長，尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案管理工作迫切需要加快全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能化升級?！笆奈濉睍r期的主要任務之一，即加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現(xiàn)代化。一是完善檔案信息化保障機制。從頂層設計來推動檔案信息化工作，為檔案信息化管理工作提供制度保障。二是加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收。促進各類電子檔案應歸盡歸、應收盡收，以確保電子檔案基礎資源建設，為檔案檢索、利用、開發(fā)等后續(xù)工作提供支撐。三是加強數(shù)字檔案館（室）建設。將數(shù)字檔案館（室）的建設納入政府信息化建設總體規(guī)劃之中，推進與辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)相互銜接的電子資源管理系統(tǒng)建設，實現(xiàn)對檔案資源的高質(zhì)量管理。四是推進檔案信息資源共享平臺建設。實現(xiàn)館際檔案信息互聯(lián)互通，包括網(wǎng)絡通、數(shù)據(jù)通、業(yè)務通等，提高檔案服務的質(zhì)量，擴大檔案服務的輻射面。

省級層面的《“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》相繼印發(fā)?！丁笆奈濉痹颇鲜n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出四項具體任務：完善檔案信息化保障機制、加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、規(guī)范增量檔案電子化、推進數(shù)字檔案館（室）建設，以期實現(xiàn)檔案信息化再上新臺階的發(fā)展愿景。《“十四五”黑龍江省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，實施檔案信息化強基工程，加快實現(xiàn)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級，完善檔案信息化發(fā)展保障機制，加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收，加快數(shù)字檔案館（室）建設，推進檔案信息資源共享平臺建設，推進檔案信息化建設取得新突破。省級《規(guī)劃》中檔案信息化工作任務各有側(cè)重，但都把完善保障機制、建設數(shù)字檔案館（室）放在重要位置，這為檔案信息化建設明確了方向。

二、檔案信息化建設的挑戰(zhàn)

（一）觀念障礙。檔案館（室）及其主管部門對檔案信息化工作的重要性和迫切性認識不到位，缺少必要的政策支持和資金投入，致使檔案信息化工作進展速度較慢、效果不明顯。檔案從業(yè)人員思想意識淡薄，對檔案信息化工作認可度和接受度較低，習慣使用傳統(tǒng)的管理手段和方式開展業(yè)務工作和提供檔案服務。可見，沒有超前的規(guī)劃部署和主動的積極融入，檔案信息化建設還留有較大發(fā)展空間。

（二）制度缺陷。檔案信息化工作區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理，需要建立健全相關制度，以適應“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息化管理工作的需要。就目前而言，我國各級層面的相關制度和標準不健全、不統(tǒng)一。在法規(guī)制度方面，電子檔案管理等規(guī)章及行政規(guī)范性文件需要重點制定、修訂；在標準規(guī)范方面，電子檔案、數(shù)字檔案館（室）等方面的標準體系還有待完善，需要加快推進《電子檔案單套制管理一般要求》《電子檔案證據(jù)保全規(guī)范》等行業(yè)標準的發(fā)布實施。此外，還需加強《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等標準的解讀和宣傳貫徹工作。

（三）安全隱患。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案信息化工作依托網(wǎng)絡、系統(tǒng)和設備，易受到網(wǎng)絡攻擊、軟件漏洞、非法訪問等因素的影響，引發(fā)安全事故。此外，檔案信息化安全管理的制度不健全，安全措施執(zhí)行不到位，檔案信息化管理工作人員的安全意識淡薄等，也會使檔案信息在形成、運行、處理、傳輸和利用過程中面臨著高風險。

三、檔案信息化建設的實施路徑

（一）樹牢檔案信息化建設意識。在信息化浪潮下，檔案館（室）工作人員要積極構(gòu)建檔案信息化管理思維，認識到檔案信息化管理的重要性、必要性和迫切性，通過自主學習、參與培訓等方式了解信息化技術，并將信息化技術手段融入檔案管理的業(yè)務工作中，立足于用戶的需求，為用戶提供便捷的檔案信息獲取方式和精準的檔案資源服務。檔案館（室）的上級主管部門應該將檔案信息化建設納入部門信息化建設的整體規(guī)劃中，對檔案信息化工作給予政策傾斜和資金支持，從而促進檔案館（室）信息化建設長遠發(fā)展，激發(fā)檔案信息化工作人員干事創(chuàng)業(yè)的信心。

（二）加強檔案信息化管理機制建設。檔案信息化管理機制建設是檔案信息化建設的必經(jīng)之路，完善的管理機制是開展檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡化的基本保障。馮亮秋等人提出，應從管理體制、責任機制、考核機制三個角度來完善檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的體制機制；籍莉認為，要制定規(guī)章制度、建立健全檔案數(shù)字化管理的標準、建立檔案監(jiān)管機制，夯實科學規(guī)范的檔案管理信息化機制和標準體系。檔案信息化管理機制要有前期的制度建設和后期的監(jiān)督管理。一方面，加強制度建設，遵循各級法律法規(guī)和標準規(guī)范，并結(jié)合本館實際工作業(yè)務，明確檔案信息化管理的主體和內(nèi)容，制訂各項規(guī)章制度和標準規(guī)范，以規(guī)范檔案信息化管理工作方法、技術標準和業(yè)務流程；另一方面，加強監(jiān)督管理，引入“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”模式，利用檔案信息化管理平臺，對檔案信息化工作開展全過程監(jiān)督檢查，主要針對檔案信息化安全保障事項；檔案庫房、設施、設備配置情況；檔案工作人員信息化管理工作成效；檔案信息化收集、整理、保管、提供利用情況進行監(jiān)督考核，以確保檔案信息化建設的質(zhì)量。

（三）推動檔案信息資源庫建設。檔案館（室）利用現(xiàn)代化技術對檔案數(shù)字資源進行收集、整理、保存和提供利用，對于現(xiàn)有館藏資源，可以利用掃描、拍照、縮微等技術，將紙質(zhì)資源進行數(shù)字化處理和存儲；對于新入館資源，應及時以電子形式歸檔、備份、移交。電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，因此檔案館（室）要對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。在檔案信息資源庫建設中，還應該重視挖掘檔案數(shù)據(jù)資源和用戶信息資源。一是挖掘檔案數(shù)據(jù)資源，建立“檔案知識”數(shù)據(jù)關聯(lián)，推進檔案數(shù)據(jù)化建設；二是挖掘用戶信息資源，提取用戶的借閱信息，獲知用戶的借閱習慣，利用關聯(lián)規(guī)則分析技術，推測用戶的檔案信息需求，提供個性化的定制檔案服務。

（四）加強對現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的維護。檔案館（室）應當以相應的管理手段和技術措施來應對各類安全隱患。檔案館（室）應遵循完整性、易用性、有效性和兼容性的原則，并結(jié)合本館（室）實際，制訂檔案信息化管理應急預案、檔案信息化安全防泄密方案等。對于信息內(nèi)容安全而言，應采用備份技術、密碼技術和壓縮技術等，確保電子文件的真實性、有效性和完整性。對于管理系統(tǒng)安全而言，如應用系統(tǒng)軟件、操作系統(tǒng)軟件和數(shù)據(jù)庫軟件等軟件系統(tǒng)，應選擇符合標準和安全規(guī)范的軟件產(chǎn)品，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。對于網(wǎng)絡管理安全而言，要做好通信線路的安全防護、入侵防御、身份鑒別及訪問控制工作，并使用殺毒軟件加強病毒防治工作。

（五）強化信息化人才隊伍建設?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，檔案館（室）要加強檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，強化人才智力支撐。一是積極主動引入檔案管理綜合型人才，擁有交叉學科背景、懂信息技術的專業(yè)人員優(yōu)先任用；二是組織形式多樣的培訓活動，培訓內(nèi)容的覆蓋面要全，建立起專家和檔案管理工作人員雙向溝通渠道。此外，還要鼓勵檔案工作人員積極參加館外培訓；三是加強館際合作，與其他館結(jié)對子，利用信息共享平臺，加強檔案信息化工作業(yè)務交流與溝通。

在數(shù)字化時代，傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式已經(jīng)不能滿足用戶日益增長的檔案資源和服務需求。檔案館（室）和檔案工作人員要樹立檔案信息化思維，積極投身檔案信息化建設工作，實現(xiàn)檔案信息化再上新臺階的奮斗目標。