毛本鴻

中小企業(yè)一般規(guī)模小、業(yè)務(wù)核算要求相對簡單。一些企業(yè)也會購買專業(yè)財務(wù)系統(tǒng)以滿足電子財務(wù)處理的需求，但專業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)對企業(yè)也存在一些挑戰(zhàn)：其一，購買成本一般不低；其二，需要專業(yè)人員維護或由外部專業(yè)人員維護、系統(tǒng)持續(xù)升級；其三，一般財務(wù)系統(tǒng)軟件相對獨立，不能與企業(yè)日常工作的信息數(shù)據(jù)（由各部門編制、維護大量電子表格數(shù)據(jù)）直接互通使用，也不便于輸入和查詢數(shù)據(jù)。很多財務(wù)系統(tǒng)（除一些完全采用ERP 系統(tǒng)整合企業(yè)各部門、各流程數(shù)據(jù)外）仍是一個信息孤島，所有數(shù)據(jù)需要由財務(wù)人員單獨輸入、查詢數(shù)據(jù)只能在運行的軟件內(nèi)查詢、導(dǎo)出數(shù)據(jù)不方便、碎片化。

以深圳A 公司為例，在工作中本人從公司的實際情況出發(fā)，根據(jù)會計工作的需要，以EXCEL 電子表格創(chuàng)建了一套簡易的財務(wù)系統(tǒng)。該財務(wù)系統(tǒng)主要包含以下內(nèi)容：

以上財務(wù)系統(tǒng)開始設(shè)置會計科目，在發(fā)生實際業(yè)務(wù)后，登記會計分錄，查詢和打印會計憑證，然后生成“發(fā)生額及余額表”，生成財務(wù)報表（“資產(chǎn)負債表”、“損益表”）、生成會計賬簿。前述的資料可以打印出來作為紙質(zhì)文檔儲存，也可以電子文檔方式長期保存。

上述以電子表格設(shè)置的財務(wù)系統(tǒng)中的工作表之間存在內(nèi)在邏輯關(guān)系，各工作表通過公式建立數(shù)據(jù)鏈接并作數(shù)據(jù)處理，環(huán)環(huán)相扣，自會計記錄至賬簿、財務(wù)報表、既記錄、查詢公司業(yè)務(wù)同時又能進行財務(wù)監(jiān)督。

一、設(shè)置會計科目

一般中小企業(yè)都按《小企業(yè)會計準則》設(shè)置會計科目，以下是深圳A 公司的會計科目截圖，一級科目、二級明細科目分別放在二個工作表中，此兩個科目表將被鏈接到“會計分錄”工作表，以使會計人員在做會計分錄時，可以真接下拉筐中選擇會計科目，而無需通過鍵盤手動輸入，既提高了工作效率，又減少輸入錯誤。

二、設(shè)置“會計分錄“工作表

“會計分錄”在EXCEL 中即是會計憑證數(shù)據(jù)庫，是企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的記錄和財務(wù)數(shù)據(jù)處理的源頭。如下所示A 公司的會計分錄。按時間順序，依次按憑證號遞增的方式做會計分錄，如12 月1 日，憑證編號#31512001，然后#31512002…逐步編號到下圖的#31512044。下圖的會計分錄，除了有時間、憑證號碼、會計科目、摘要、借貸方向、本幣金額，也包含外幣金額、匯率、英文會計科目（如按IFRS 需要設(shè)置對應(yīng)外文會計科目）、所屬部門等。

三、記賬憑證查詢、打印

在“會計分錄”工作表輸入會計分錄后，在“憑證打印”工作表即可查詢和打印會計憑證如下：

要實現(xiàn)在“憑證打印”工作表以上圖所設(shè)定的憑證格式顯示、打印會計分錄，需要建立函數(shù)公式，自“會計分錄”工作表中提取數(shù)據(jù)，如下圖，C9 單元格上第一欄會計分錄中“二級會計科目”=INDEX (會計分錄!C:U,MATCH($H$4, 會計分錄!C:U,),5), 而C10 單元格上第二欄會計分錄中“二級會計科目”=INDEX(會計分錄!C:U,MATCH($H$4, 會計分錄!C:U,)+1,5)。以此類推自“會計分錄”工作表提取所有所需的數(shù)據(jù)。

四、生成“發(fā)生額及余額表”

在”發(fā)生額及余額表”工作表中，可以通過建立函數(shù)公式，自”會計分錄”工作表中提取數(shù)據(jù)，如下圖，H8 單元格中“農(nóng)行觀瀾支行（銀行存款RMB 的二級科目）”的借方發(fā)生額= SUMIF (會計分錄!G:G, 發(fā)生額及余額表!B9,會計分錄!$M$1:$M$14980)。而K8 單元所對應(yīng)的期末余額（借方）=期初借方余額- 期初貸方余額+本期借方發(fā)生額- 本期貸方發(fā)生額=1,194,877。對于其他科目，以同樣的方法取得對應(yīng)用本期發(fā)生額和期末余額。

對于“發(fā)生額及余額表”，要做到三個一致：1.一級（或上一級）會計科目的發(fā)生額、余額必須與二級（或下一級）會計科目的發(fā)生額、余額的合計數(shù)一致；2.期初、期初的借方與貸方的總計數(shù)必須一致；3.此表末端的期初余額借方（貸方）與本期發(fā)生額借方（貸方）之和與期末余額借方（貸方）一致。

如發(fā)現(xiàn)“發(fā)生額及余額表”中數(shù)據(jù)不能達到以上三個一致，則先要檢查表中的數(shù)據(jù)提取公式、期末余額計算公式是否有誤。然后再檢查“會計分錄”工作表中的會計分錄誤入是否正確：會計科目是否正確、借貸方金額是否相等。

五、生成”財務(wù)報表”

在”發(fā)生額及余額表”工作表中生成如上表中數(shù)據(jù)后，檢查數(shù)據(jù)的正確性、檢測發(fā)生額及余額的借貸方是否保持平衡?！必攧?wù)報表”工作表通過函數(shù)公式自”發(fā)生額及余額表”工作表提取數(shù)據(jù)，自動生成財務(wù)報表。

上面”資產(chǎn)負債表”工作表中資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益項目均可由”發(fā)生額和余額表”工作表中的會計科目對應(yīng)的借、貸方發(fā)生金額或余額直接取得，或由幾個項目相加或相減計算所得。比如”貨幣資金”項目金額=發(fā)生額及余額表!K7+發(fā)生額及余額表!K8+發(fā)生額及余額表!K13+發(fā)生額及余額表!K18 =庫存現(xiàn)金+銀行存款RMB+銀行存款USD+銀行存款EUR。而”損益表”工作表中金額也自”發(fā)生額及余額表”工作表數(shù)據(jù)直接或計算取得，如”營業(yè)收入”金額=發(fā)生額及余額表!I1016+發(fā)生額及余額表!I1020 = 主營業(yè)務(wù)收入+其他業(yè)務(wù)收入。

由于企業(yè)每月會產(chǎn)生當(dāng)期財務(wù)數(shù)據(jù)，逐月會產(chǎn)生累計財務(wù)數(shù)據(jù)。對于每月數(shù)據(jù)（如上述12 月財務(wù)數(shù)據(jù)）, A公司單獨建立一個新的工作簿，包含的工作表如財務(wù)系統(tǒng)清單所列示。同時保持一個年度累計財務(wù)系統(tǒng)的工作簿。累計財務(wù)系統(tǒng)工作簿與當(dāng)期財務(wù)系統(tǒng)工作簿的區(qū)別主要在于”會計分錄”，前者只登記當(dāng)月的會計分錄，而后者則保持累計的會計分錄。這樣，”損益表”中的當(dāng)期發(fā)生額來自當(dāng)期財務(wù)系統(tǒng)”發(fā)生額及余額”工作表，而累計發(fā)生額則取自累計財務(wù)系統(tǒng)的”發(fā)生額及余額”工作表。

六、會計賬簿

在以上所述的工作表生成后，年末（或每月末）按會計科目表將”會計分錄”中的明細記錄篩選出來，復(fù)制后粘貼至每個賬簿，這是最簡易的方式，如下表例子所列示：

當(dāng)然也可設(shè)置好模板、函數(shù)公式，直接自”會計分錄”提取數(shù)據(jù)，生成如上會計賬簿。

上述在EXCEL 工作表格上所建立的財務(wù)系統(tǒng)，不但易于財務(wù)人員操作，也易于與公司其他部門的電子表格數(shù)據(jù)銜接。對于一般小企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)，如銷售收入、生產(chǎn)成本、銷售成本、費用預(yù)提計算、庫存商品、外幣項目折算等，其原始數(shù)據(jù)都是先由其他部門提供EXCEL表格數(shù)據(jù)、由財務(wù)人員通過EXCEL 工作表格匯總、篩選計算后，再手動輸入、或通過粘貼、通過公式鏈接直接導(dǎo)入到”會計分錄”。這樣，數(shù)據(jù)的處理和輸入變得更快捷、便利。

當(dāng)然以EXCEL 工作表格作為工作平臺，也存在一些弊端：格式、內(nèi)容等容易被無意或有意修改；數(shù)據(jù)操作與保存不規(guī)范；在不同部門、流程之間難于以EXCEL 工作表格實施強制性監(jiān)督、自動控制；一般員工對EXCEL工作表格的函數(shù)、復(fù)雜功能比較陌生、難以駕馭，等等。所以一般較有實力企業(yè)還時會選擇購買成熟財務(wù)系統(tǒng)（或ERP 系統(tǒng)）、輔以EXCEL 工作表格數(shù)據(jù)進行管理。

以EXCEL 電子表格設(shè)置財務(wù)系統(tǒng)對于一些小企業(yè)可能有用處。希望一些小企業(yè)通過試用或進一步改善該財務(wù)系統(tǒng)能為自身解決節(jié)省財務(wù)系統(tǒng)的購置維修成本、提升工作和管理效率，做好會計處理、數(shù)據(jù)查詢、業(yè)務(wù)監(jiān)督工作。