孟祥福

西安工程大學(xué) 陜西西安 710000

數(shù)字化技術(shù)的大范圍推廣給高等教育工作帶來廣泛深遠(yuǎn)的沖擊，并直接加快了高校各方面的進步。當(dāng)然，隨著數(shù)字化融入高校工作的各個系統(tǒng)，檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型也迫在眉睫，急需積極采取措施建設(shè)高效工作檔案化。利用電信技術(shù)為根基建立起來的信息化技術(shù)對高校各類檔案資料的即時獲取、查閱、處理等方面，從質(zhì)的角度加快檔案信息收集、檢索和處理的方便程度。有了技術(shù)支撐，紛繁復(fù)雜的業(yè)務(wù)信息平臺將在全球互聯(lián)網(wǎng)的框架下得以生根發(fā)芽，這將大大提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。因此，本文就如何做好數(shù)據(jù)時代的高校校友歸檔工作提供了指導(dǎo)。

1 數(shù)字化背景下高校校友檔案管理工作價值

首先，數(shù)字化檔案管理使信息庫的管理更加方便。對于高校校友信息建設(shè)和管理來說，高校校友檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)有兩方面主要內(nèi)容。一方面，可以整理歸納各行各業(yè)的校友資料庫，并且記錄了高校校友在校期間的重要檔案信息。另一方面，則是側(cè)重于實時歸檔的管理和歸檔文檔的保存。因此，當(dāng)需要運行特殊的檔案管理查詢時，查詢者可以執(zhí)行查詢并快速獲取檔案，這對獲取高校校友信息的檔案工作人員來說非常方便。

其次，高校數(shù)字化檔案管理可以更加確保原件和相關(guān)檔案的安全。歷史時期存檔的主要問題是，這些檔案大多以紙質(zhì)文件的形式保存，這非常不方便，因存儲不當(dāng)而損壞的檔案可能永遠(yuǎn)丟失。因此，使用數(shù)字化檔案管理可以確保檔案信息的安全性。同時，文件加密數(shù)字網(wǎng)絡(luò)傳輸和上傳文件中的原始信息，并對其進行編碼和保護，可以防止檔案信息被更改。

最后，提升高校檔案管理效率和質(zhì)量。使用高校數(shù)字化檔案管理是維護校友檔案創(chuàng)新的好方法。如果沒有一個好的校友檔案管理系統(tǒng)，我們就無法有效地進行校友檔案管理和使用。在高校紛繁復(fù)雜的檔案中，首先是由于檔案資料很多很雜，其次是由于有些原件只有一份，在信息技術(shù)不發(fā)達(dá)的過去，備份尋找這些檔案花費的人力物力難以想象。因此，構(gòu)建方便好用的校友檔案管理系統(tǒng)是非常具有挑戰(zhàn)性的。在傳統(tǒng)的看法中，通俗地講，檔案管理就是把一些信息寫到紙上，之后放在一個文件袋里，這種方法太落后，太低效了。因此，確保檔案管理信息技術(shù)和校友檔案創(chuàng)新的持續(xù)改進和發(fā)展至關(guān)重要。

2 數(shù)字化背景下高校校友檔案管理現(xiàn)狀

2.1 高校愈發(fā)重視校友檔案工作

當(dāng)前，高校的聲譽、社會影響力和發(fā)展來自校友的成就、助力和期望。校友是母校永遠(yuǎn)的財富和驕傲，校友是學(xué)校最寶貴的資源。因此，對高校校友信息的歸檔和整理是推進學(xué)校發(fā)展不可或缺的力量。在我國，各個大學(xué)都非常重視校友資源的開發(fā)和利用。國內(nèi)高校對校友服務(wù)在整個生命周期中的認(rèn)可和尊重不斷增加。根據(jù)教育部第五輪學(xué)科評估總體規(guī)劃，人才培養(yǎng)是重中之重。大學(xué)和學(xué)院除了關(guān)注整體數(shù)據(jù)外，還應(yīng)該關(guān)注校友跟蹤。一所學(xué)校的校友資源在傳播學(xué)校品牌、提高學(xué)校聲譽和提升學(xué)校影響力等方面非常寶貴。在當(dāng)今時代，大部分高校都開發(fā)建立了各種系統(tǒng)機制來收集校友的意見，并大力推進促進人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)方面的制度改進。

2.2 高校校友檔案管理的內(nèi)涵、外延不斷拓展

高校保存校友檔案，其中包含對校友在今后的工作、發(fā)展中有用的文件。這些檔案涉及校友在校期間和畢業(yè)后的情況。除了作為傳統(tǒng)意義上工作分析的基礎(chǔ)外，校友檔案還保持著校友與母校之間的聯(lián)系。校園記憶和極其寶貴的教育資源都包含在其中?；凇叭齻€完整教育”的理念，檔案管理也是高校管理和教育過程中不可分割的一部分。過去，高校會花更多的時間建立校友檔案。在數(shù)字化時代，高校更加重視校友檔案工作體系的建設(shè)，建立全面的校友檔案體系。發(fā)展校友檔案的意義和內(nèi)涵進一步幫助了校友在其生活和工作的各個階段。

2.3 數(shù)字化發(fā)展對高校校友檔案管理帶來新挑戰(zhàn)

目前，我國正在推進全面數(shù)字改革，將數(shù)字改革作為全面推進改革、加快數(shù)字化發(fā)展的總戰(zhàn)略。為了更好地推進高校檔案管理工作，高校檔案管理相關(guān)人員務(wù)必解決數(shù)字化檔案平臺建設(shè)率較低、檔案資料數(shù)字化程度較低、受眾使用體驗差等嚴(yán)重不足問題。這些缺點的暴露無遺是高校檔案信息化前進路上的障礙，相關(guān)工作人員必須要想方設(shè)法改進克服。

3 數(shù)字化背景下高校校友檔案管理存在的問題

3.1 政策體系有待進一步構(gòu)建和完善

數(shù)字化背景下，高校校友檔案管理的政策基礎(chǔ)還不夠完善，且執(zhí)行困難。與其他類型的檔案相比，高校校友檔案的建設(shè)和發(fā)展相對滯后。除了與大學(xué)相關(guān)的檔案材料外，還與行政、教學(xué)、科學(xué)研究和其他檔案有許多聯(lián)系。將校友檔案單獨列為一個類別也不符合當(dāng)前的科學(xué)狀況，并且各個高校對于校友檔案的管理的理解和政策也不一致。因此，有關(guān)高校校友檔案的相關(guān)規(guī)章制度普遍缺乏系統(tǒng)的思考和建設(shè)。

另外，在對校友檔案進行整理歸納時，缺乏專業(yè)的歸納與整理程序。例如，高校在進行學(xué)生文件(學(xué)生畢業(yè)論文、榮譽證書等)檔案進行整理時，內(nèi)容過多，缺乏專業(yè)知識。近年來，各個學(xué)校已經(jīng)逐漸開始重視學(xué)生記錄的收集，并規(guī)范程序。已有研究表明，大多數(shù)高校已經(jīng)發(fā)布了關(guān)于校友檔案管理工作的通知。各高校已經(jīng)開始更加重視校友檔案管理工作。另外，為了便于檔案的轉(zhuǎn)移和傳達(dá)校友和校園故事，檔案管理的內(nèi)容分為思想政治教育、科學(xué)研究和創(chuàng)業(yè)。

3.2 多元主體權(quán)利義務(wù)有待進一步明晰

目前，高校檔案收集工作相對薄弱，主要集中在黨群行政檔案方面，宏觀檔案和綜合檔案對檔案的收集貢獻(xiàn)最大。由于檔案管理方法一直沒有創(chuàng)新，極少出現(xiàn)一些生活日常記錄和校園工作值得紀(jì)念的事情記錄，主要是一些比較正式的文件資料，雖說文件資料很重要，但是記錄日常生活的圖片、語音、視頻資料也是必不可少的?？梢娦Ｓ褭n案工作具有一定的非一致性(復(fù)雜、特殊、個體性)等特點，所以，在新階段的校友檔案工作中必須要考慮這些要求。為了檔案工作的建設(shè)和發(fā)展，必須讓大家都參與進來，集思廣益，廣泛收集意見。如何激發(fā)廣大校友參與校友檔案建設(shè)的熱情，共同推進和發(fā)展校友檔案的工作建設(shè)，對數(shù)字化校友檔案管理具有極其重要的現(xiàn)實意義。

另外，校友檔案的管理需要通過宣傳推廣來促進。目前高校校友檔案管理主要存在兩個問題：一方面是前端理解不足，效率低。對于學(xué)校收集到的校友檔案，第一步歸納整理工作是由一些學(xué)生檔案管理員進行處理，很明顯這些人員不是經(jīng)驗豐富的檔案人員。另一方面對于專業(yè)的檔案管理人員來說，他們對傳統(tǒng)的檔案管理工作很在行，經(jīng)驗也很豐富，但在信息化校友檔案工作等方面經(jīng)驗和方法是很欠缺的，很多方面需要自己慢慢摸索，這就降低了效率，產(chǎn)生了一定的懈怠情緒。此外，管理體系相對封閉，開放式共同治理并不廣為人知。大多數(shù)學(xué)校都有優(yōu)秀的校友工作，但校友檔案非常缺乏。創(chuàng)建校友信息管理平臺方便開展校友工作，一些校友部門參與校友檔案管理，并致力于提高校友特定數(shù)據(jù)的利用率和共享率，但是對于檔案的信息化建設(shè)基礎(chǔ)很薄弱。

3.3 高校校友檔案數(shù)字化改革基礎(chǔ)較弱

長期以來，學(xué)校對展示大學(xué)檔案存在限制，人力和財力都相對有限，并且高校檔案的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)卻十分欠缺。大多數(shù)學(xué)院和大學(xué)的校友記錄不標(biāo)準(zhǔn)、不集中，并且使用了多種系統(tǒng)。由于檔案數(shù)據(jù)的利用率較低，而且高校檔案工作人員提供的服務(wù)水平較低，因此缺乏對高校校友信息的關(guān)注、記錄和整合，無法實現(xiàn)校友檔案的數(shù)字化。大量高校還未建成檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上平臺、數(shù)字化管理方案等系統(tǒng)。在新時代、新模式下，運用全球化方案、數(shù)字化思維和全面網(wǎng)上構(gòu)想，更新迭代校友檔案的基本架構(gòu)，實現(xiàn)校友檔案工作的“上網(wǎng)過程”，是每一位高校校友檔案工作者責(zé)無旁貸的任務(wù)。

4 高校校友檔案數(shù)字化建設(shè)策略

4.1 搭建校友檔案數(shù)字化管理服務(wù)平臺

高校校友檔案數(shù)字化在改進高校工作和保護其數(shù)據(jù)方面起著重要作用。此外，我們的目標(biāo)是通過資源共享進一步促進我國高校校友檔案管理的發(fā)展。然而，盡管有這一政策，檔案服務(wù)部門必須努力整合現(xiàn)代信息技術(shù)，建設(shè)高校校友檔案中心，并創(chuàng)建一個與其他機構(gòu)聯(lián)系的交流平臺。用通用的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化高校檔案，這樣可以提高檔案工作的一致性和可移植性。此外，要全面建設(shè)高校校友檔案服務(wù)信息中心，必須為其提供多樣化、豐富的服務(wù)。作為高校校友檔案數(shù)字化服務(wù)建設(shè)實施的一部分，實現(xiàn)了校友檔案信息自動錄入、重要資料上傳下載、資料歸納等功能。

從前文看出，搭建高校校友檔案信息數(shù)字化服務(wù)平臺可以保證當(dāng)前高校校友檔案查詢工作的安全穩(wěn)定提升，確保有權(quán)限的管理單位方便快捷地隨時獲取檔案等信息資料，快速發(fā)現(xiàn)缺點、優(yōu)化問題、改進提高。信息化平臺可以方便檔案的管理更新迭代，大大提升效率，減少人力物力的支出。

4.2 優(yōu)化校友數(shù)字化檔案管理軟件

為了確保我國高校校友數(shù)字化檔案館的高效建設(shè)，必須使用功能全面的檔案管理系統(tǒng)軟件作為主要支持。為了高質(zhì)保量地完成這些任務(wù)，檔案系統(tǒng)軟件的全過程將涉及大量的工作，包括檔案系統(tǒng)軟件的架構(gòu)和設(shè)計、檔案系統(tǒng)資源的綜合整理、檔案系統(tǒng)資源的備份和掃描。為了在我國建立強大的數(shù)字文件系統(tǒng)，我們需要符合中國標(biāo)準(zhǔn)的軟件。同時，為了完成高校檔案數(shù)字化的重點工作，高校校友有關(guān)部門要繼續(xù)高度重視，加大投入，積極引進國內(nèi)先進軟件。各高校要繼續(xù)優(yōu)化校友檔案資源信息數(shù)據(jù)庫，方便高校檔案管理工作者管理和維護校友檔案信息。

4.3 培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理專業(yè)人員

在新時期的檔案管理中，大量的檔案資料給管理帶來了很高的難度。以往的低效率檔案管理策略無法滿足現(xiàn)階段檔案管理需要。對于高校校友工作者來說，應(yīng)當(dāng)充分調(diào)研理解這一迫在眉睫的需求，創(chuàng)造性地建立檔案管理現(xiàn)代化模式，也就是采用一定的現(xiàn)代化方法提升檔案管理效率。高校要有組織地對校友檔案工作者進行定期的培訓(xùn)，使高校檔案管理人員具有各種自動化管理的技能，確保各類檔案信息的自動化管理高效進行。因此，要實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，高校校友檔案管理人員必須及時參加培訓(xùn)，不斷提升檔案管理專業(yè)知識。另外，高校檔案館管理人員必須更加重視校友檔案管理工作，同時，他們應(yīng)該學(xué)會如何不斷提升校友檔案管理的快捷程度。突破傳統(tǒng)檔案管理模式低效的缺點，為高校校友檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

結(jié)語

經(jīng)過前文論述，時代更迭變化，高校檔案管理也遇到了很大的挑戰(zhàn)，檔案工作也應(yīng)該日益更新才能滿足新時期紛繁復(fù)雜檔案管理的需要。身為高校檔案館的工作者，不能一心只讀圣賢書，應(yīng)該積極投身到信息化檔案管理的信息化進程中來，建設(shè)信息化的檔案管理制度，完善信息化檔案管理人員的用人制度，加快高校檔案信息化管理的更新迭代，進而減少高校檔案工作的人力、物力的時間和工作成本，提升高校檔案管理的高效性，促進高校檔案工作的長足發(fā)展。