劉 策

一、緒論

社會在發(fā)展的過程中最不能忽視的就是財(cái)務(wù)工作，財(cái)務(wù)工作是通信企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)的基礎(chǔ)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展和進(jìn)步，很多企業(yè)開始轉(zhuǎn)型數(shù)智化，企業(yè)會計(jì)檔案電子化管理也不例外。企業(yè)傳統(tǒng)的會計(jì)工作大部分都是以紙質(zhì)為主，電子化管理出現(xiàn)之后就可以充分的發(fā)揮出會計(jì)檔案信息的價(jià)值，給未來的企業(yè)發(fā)展打下一個(gè)扎實(shí)的基礎(chǔ)。

數(shù)智化的檔案管理工作中，主要包括電子、紙質(zhì)兩種檔案形式。其中，會計(jì)檔案電子化是數(shù)智化轉(zhuǎn)型的一次重大的變革，把企業(yè)日常運(yùn)營流程形成電子文件，打通檔案室和報(bào)賬服務(wù)平臺接口，以實(shí)現(xiàn)電子會計(jì)資料的歸集和利用。由于會計(jì)檔案本身比較特殊，其電子化的探索過程相對慢一些。然而，伴隨著數(shù)智化轉(zhuǎn)型的快速發(fā)展，數(shù)智化逐漸滲透到企業(yè)財(cái)務(wù)工作當(dāng)中，極大的促進(jìn)了會計(jì)檔案電子化歸檔的應(yīng)用探索。

二、會計(jì)檔案電子化概述

（一）會計(jì)檔案定義

會計(jì)檔案是指企業(yè)在公司經(jīng)營活動(dòng)中，所形成的與會計(jì)核算有關(guān)的、并具備一定保存價(jià)值的會計(jì)資料等，一般包括在會計(jì)核算中建立和保存的電子會計(jì)檔案。

（二）電子會計(jì)檔案概述

1.電子會計(jì)檔案的內(nèi)容。通過報(bào)賬服務(wù)平臺與數(shù)字檔案館接口，以實(shí)現(xiàn)電子會計(jì)檔案歸集、識別、入賬、歸檔、借閱、下載等方面的需求。電子會計(jì)檔案具有特色化、易用化等特點(diǎn)，其在企業(yè)中的實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用，可以根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展的需求，為企業(yè)提供全方位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)數(shù)據(jù)支持，避免企業(yè)在經(jīng)營活動(dòng)中出現(xiàn)常規(guī)性錯(cuò)誤，保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)順利開展。

2.實(shí)施電子會計(jì)檔案管理的必要性。通信企業(yè)實(shí)施電子會計(jì)檔案管理的必要性主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面：第一，節(jié)約企業(yè)成本。實(shí)施電子會計(jì)檔案管理，減少了管理人員費(fèi)用、庫房管理費(fèi)用，只需要對計(jì)算機(jī)、相關(guān)軟件維護(hù)的費(fèi)用，大大降低了企業(yè)管理的成本。第二，優(yōu)化管理模式。電子會計(jì)檔案可以對資料進(jìn)行分類儲存，同時(shí)有索引功能，方便企業(yè)查找需要的檔案資料，提高了資料的利用率。第三，保證檔案的完整性。電子會計(jì)檔案是對企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中會計(jì)核算等流程中生成的資料的收集，由于是系統(tǒng)直接收集，降低會計(jì)檔案歸檔工作受外在因素的影響，確保會計(jì)檔案的完整性。

三、電子會計(jì)檔案的優(yōu)劣勢

（一）電子會計(jì)檔案的優(yōu)勢

1.降低管理成本。傳統(tǒng)的會計(jì)檔案的缺點(diǎn)包括紙質(zhì)資源耗用多，紙張浪費(fèi)，已經(jīng)是電子形式的資料，還要打印出來進(jìn)行流轉(zhuǎn)、歸檔。電子會計(jì)檔案的成本主要為開發(fā)成本，雖然前期投入較大，但相對于傳統(tǒng)檔案來說，極大減少了紙質(zhì)、庫房的成本，對于通信企業(yè)長久來說，管理成本減少很多。

2.提高資源共享。由于地區(qū)、地域等限制，傳統(tǒng)的會計(jì)檔案難以實(shí)現(xiàn)跨地域集中保存，無法跨區(qū)申請查閱資料，信息利用率低。同時(shí)，整理歸檔工作繁瑣耗時(shí)，成千上萬的記賬憑證需要打印出來，再跟報(bào)賬單匹配，最后按號排序后再裝訂，整理檔案耗費(fèi)人力多。電子檔案的管理模式中，辦公系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)工作，將產(chǎn)生的會計(jì)核算等工作自動(dòng)生成憑證、報(bào)表等，通過辦公系統(tǒng)與電子會計(jì)檔案的接口，實(shí)現(xiàn)對這些電子會計(jì)資料分類、加工、歸檔等，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)自動(dòng)化，減少了會計(jì)人員的工作量，同時(shí)會計(jì)資料集中在電子檔案系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了集中管理，也更方便查閱，有效提高了資源共享性。

3.優(yōu)化儲存需求。傳統(tǒng)的會計(jì)檔案存儲主要是對紙張的存儲，紙質(zhì)檔案的保存對空間溫度、濕度均有較高的要求，且頻繁的檔案調(diào)取與借閱導(dǎo)致檔案容易毀損。電子會計(jì)檔案的保存對空間溫度、濕度的要求相對較低，由于是儲存在計(jì)算機(jī)上，調(diào)取及借閱就方便很多，不容易造成對檔案的毀損，但在過程中需要注重對資料的保密性，也需要保障計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全性。

（二）電子檔案的不足之處

1.缺乏高素質(zhì)電子檔案管理隊(duì)伍。為確保電子會計(jì)檔案的建設(shè)和管理，高素質(zhì)、高質(zhì)量的管理隊(duì)伍是必不可少的，但結(jié)合實(shí)際來看，目前的檔案管理人員的對電子會計(jì)檔案的管理技能和專業(yè)知識掌握程度不高，容易導(dǎo)致會計(jì)電子檔案歸檔過程中出現(xiàn)紕漏，再加上管理人員可能對電子檔案的重視程度不高，或受到人為影響，導(dǎo)致會計(jì)電子資料受到不良因素的影響，而出現(xiàn)資料數(shù)據(jù)缺失以及遺漏的問題。

2.電子檔案技術(shù)要求高。會計(jì)電子檔案的管理結(jié)合了數(shù)智化技術(shù)的優(yōu)勢，可以實(shí)現(xiàn)對會計(jì)資料的分析和歸檔，但相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的破壞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失的情況，同時(shí)電子檔案由于更方便查看，如果缺乏保密技術(shù)，數(shù)據(jù)資料容易出現(xiàn)泄露情況。這也要求管理人員掌握更專業(yè)的技術(shù)能力，加大了會計(jì)檔案的管理難度。

四、電子會計(jì)檔案改善的具體措施

（一）建立健全管理系統(tǒng)

在建立電子會計(jì)檔案系統(tǒng)的過程中，技術(shù)人員還需要進(jìn)一步加大對系統(tǒng)內(nèi)數(shù)智化建設(shè)問題的管理力度。首先，技術(shù)人員需要更加準(zhǔn)確立足于檔案管理工作現(xiàn)狀，對系統(tǒng)內(nèi)涉及到的管理重點(diǎn)問題加以統(tǒng)籌規(guī)劃和合理部署。其中，關(guān)于電子檔案接收以及歸檔等流程還需要進(jìn)一步加以簡化，以提高系統(tǒng)的整體反應(yīng)靈敏度。其次，技術(shù)人員需要進(jìn)一步提高系統(tǒng)對文書處理問題的關(guān)注程度。最后，針對檔案管理中的軟硬件應(yīng)用問題必須做好定期維護(hù)管理工作，以防止檔案資料因系統(tǒng)維護(hù)力量不夠，而發(fā)生丟失問題。

（二）增強(qiáng)管理質(zhì)量

質(zhì)量問題一直是企業(yè)予以重視關(guān)心的問題。為了更加完善對電子檔案管理工作的質(zhì)量管理體系，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)在認(rèn)真分析常見數(shù)據(jù)質(zhì)量安全問題的前提下，對當(dāng)前所采取的質(zhì)量安全保護(hù)體系加以完善和優(yōu)化。技術(shù)人員也可以積極使用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對歸檔數(shù)據(jù)資料的安全進(jìn)行管理。在加密技術(shù)使用過程中，還可選擇將公鑰和加密有機(jī)地結(jié)合的密碼管理方法，以提升加密管理水平。

（三）做好人才培養(yǎng)

為了提高檔案資料的管理水平，檔案管理人員必須堅(jiān)持嚴(yán)格按檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)要求，對歸檔保管工作內(nèi)容加以統(tǒng)籌規(guī)劃和合理實(shí)施。與此同時(shí)，主體單位方面也應(yīng)當(dāng)加大對檔案保管人員的引進(jìn)和培養(yǎng)，從而全面提升檔案工作人員的整體素質(zhì)水平。在必要時(shí)也可舉辦定期培訓(xùn)活動(dòng)，逐步加強(qiáng)對檔案工作人員資質(zhì)能力和數(shù)智化信息技術(shù)運(yùn)用能力的培訓(xùn)力度。

五、通信企業(yè)電子會計(jì)檔案應(yīng)用探索—以某通信A公司為例

（一）A 公司試點(diǎn)工作組織實(shí)施方案

1.工作目標(biāo)。根據(jù)國家檔案局、財(cái)政部、商務(wù)部、國稅總局要求，為降低A 公司檔案管理成本，達(dá)到降本增效，A 公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)與報(bào)賬服務(wù)平臺建立歸檔接口，財(cái)務(wù)部門定期將保管期滿后的電子會計(jì)資料通過歸檔接口，推送至數(shù)字檔案館系統(tǒng)歸檔，最終實(shí)現(xiàn)電子會計(jì)資料的在線移交、歸檔、保存、利用的長效機(jī)制，確保電子會計(jì)資料歸檔工作在A 公司的試點(diǎn)任務(wù)圓滿完成。

2.工作思路。（1）制定“一個(gè)方案”。根據(jù)國家檔案局的相關(guān)規(guī)范要求，制定會計(jì)檔案電子化歸檔的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、格式、保存利用等系列方案，明確電子會計(jì)資料歸檔和移交接收的范圍、流程及電子會計(jì)檔案的長期保存。（2）解決“三個(gè)問題”。著力解決電子會計(jì)資料歸什么、如何歸、歸哪里三個(gè)問題，促進(jìn)公司會計(jì)資料電子化歸檔的接收、保存及利用，保障電子會計(jì)檔案移交過程中的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。（3）搭建“數(shù)據(jù)平臺”。打通報(bào)賬服務(wù)平臺與數(shù)字檔案館系統(tǒng)的歸檔接口，通過歸檔接口，實(shí)現(xiàn)電子會計(jì)資料的接收，按檔案格式進(jìn)行入庫存儲，并實(shí)現(xiàn)檔案管理，以保證數(shù)據(jù)真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，提升工作效率。

3.組織方式。（1）財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門、信息系統(tǒng)管理部門成立跨部門聯(lián)合工作組，共同負(fù)責(zé)電子會計(jì)資料歸檔具體組織實(shí)施工作。（2）檔案管理部門負(fù)責(zé)梳理電子會計(jì)資料歸檔范圍和保管期限。（3）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)明確電子會計(jì)資料歸集、報(bào)銷、入賬的業(yè)務(wù)流程和歸檔方案，定期將待歸檔電子會計(jì)資料推送至報(bào)賬服務(wù)平臺會計(jì)檔案系統(tǒng)。（4）信息系統(tǒng)管理部門負(fù)責(zé)數(shù)字檔案館系統(tǒng)側(cè)相應(yīng)功能開發(fā)，如報(bào)賬服務(wù)平臺和數(shù)字檔案館的接口等。

4.項(xiàng)目要求。（1）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度，明確目標(biāo)計(jì)劃，有序開展工作。（2）明確職責(zé)分工。加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)和應(yīng)用推廣，按照各自職責(zé)做好增值稅電子發(fā)票電子化歸檔的業(yè)務(wù)準(zhǔn)備和具體實(shí)施工作。（3）健全推進(jìn)機(jī)制。充分認(rèn)識電子會計(jì)資料歸檔工作的重要意義，落實(shí)工作責(zé)任。

（二）A 公司電子會計(jì)檔案歸檔流程

A 公司本次試點(diǎn)采取系統(tǒng)對接式歸檔方式，即公司報(bào)賬服務(wù)平臺準(zhǔn)確、完整、有效接收電子會計(jì)資料，并進(jìn)行四性檢測后，將符合要求的電子會計(jì)資料在保管期滿后傳輸?shù)綌?shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行電子會計(jì)檔案在線存檔、借閱管理等。

1.發(fā)票歸集。電子發(fā)票歸集有兩種方式：一是移動(dòng)端歸集。報(bào)賬人使用手機(jī)端的發(fā)票助手或者智慧報(bào)賬功能，將獲取到的電子發(fā)票上傳至發(fā)票池，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票文件歸集。二是電腦端歸集。報(bào)賬人將要報(bào)賬的電子發(fā)票文件直接上傳至報(bào)賬單的“電子憑證管理”板塊中，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票版式文件電腦端歸集。

2.發(fā)票識別。電子發(fā)票完成歸集后，報(bào)賬系統(tǒng)模塊通過智能識別，提取發(fā)票結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，調(diào)用百望接口，實(shí)時(shí)進(jìn)行發(fā)票查驗(yàn)，根據(jù)查驗(yàn)結(jié)果判斷發(fā)票真?zhèn)?；?dāng)判定為真發(fā)票后，將識別到的發(fā)票號碼、發(fā)票代碼、金額、稅額等票面信息，自動(dòng)關(guān)聯(lián)到報(bào)賬單的發(fā)票明細(xì)信息區(qū)域中，不需手工錄入；報(bào)賬系統(tǒng)模塊排查歷史報(bào)賬單的發(fā)票明細(xì)信息，對電子發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行重復(fù)報(bào)賬校驗(yàn)，通過校驗(yàn)后進(jìn)入審批環(huán)節(jié)。

3.發(fā)票入賬。報(bào)賬服務(wù)平臺報(bào)賬系統(tǒng)模塊與ERP 核心系統(tǒng)無縫對接，通過審批的報(bào)賬單經(jīng)接口定時(shí)導(dǎo)入ERP 核心系統(tǒng)入賬，接口監(jiān)控平臺實(shí)時(shí)進(jìn)行監(jiān)控，減少人工錯(cuò)漏風(fēng)險(xiǎn)；ERP 核心系統(tǒng)入賬生成記賬憑證信息，按日將憑證文件匯總傳輸至報(bào)賬服務(wù)平臺會計(jì)檔案模塊。

4.資料儲存。報(bào)賬服務(wù)平臺通過詳細(xì)記錄電子發(fā)票歸集、報(bào)銷、入賬的背景元數(shù)據(jù)和過程元數(shù)據(jù)，遵守規(guī)范的程序要求，并實(shí)施“四性檢測”（準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性）功能，將歸集、報(bào)銷、入賬完畢后符合要求的電子會計(jì)資料存儲于集團(tuán)報(bào)賬服務(wù)平臺會計(jì)檔案系統(tǒng)。

5.資料移交。待財(cái)務(wù)部門保管期滿后，相關(guān)經(jīng)辦人定期在集團(tuán)報(bào)賬服務(wù)平臺會計(jì)檔案系統(tǒng)提交電子會計(jì)資料移交申請，通過歸檔接口，將待歸檔的電子會計(jì)資料（包括移交目錄清單和電子文件）推送至數(shù)字檔案館系統(tǒng)整編庫中。數(shù)字檔案館系統(tǒng)接收到對應(yīng)電子文件，進(jìn)行解析處理，每筆憑證按照憑證號形成一個(gè)案卷號和一條目錄，卷內(nèi)文件直接掛接相應(yīng)電子文件。

6.資料歸檔。在歸檔界面中添加“生成移交清單”功能，檔案管理員對整編庫的待歸檔電子會計(jì)資料核對無誤后，檔案管理員勾選整編庫中已整理的案卷生成移交清單，在移交界面中瀏覽并打印雙方簽名確認(rèn)；檔案管理員對接收的電子會計(jì)資料進(jìn)行編號、入檔案系統(tǒng)檔案庫，最終形成會計(jì)電子檔案。

7.檔案保管。為保證數(shù)據(jù)安全性與完備性，報(bào)賬服務(wù)平臺和數(shù)字檔案系統(tǒng)均建立相應(yīng)的備份機(jī)制，根據(jù)不同形式文件大小、數(shù)量等建立不同的備份策略，采用增量和全量備份相結(jié)合的方式，數(shù)字檔案系統(tǒng)還建立異地容災(zāi)機(jī)制，進(jìn)一步防范數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。

（三）電子會計(jì)檔案的借閱下載

1. 會計(jì)檔案資料借閱。針對已歸檔的電子會計(jì)檔案，對普通用戶設(shè)置賦權(quán)限制，相關(guān)部門只可查看條目，業(yè)務(wù)部門如需查閱相關(guān)電子文件，按照公司檔案借閱審批流程，提交借閱申請，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)束后，檔案管理員賦權(quán)后，申請人可瀏覽、下載申請的電子文件。

2.會計(jì)檔案資料下載。在檔案庫會計(jì)檔案類“案卷”層級和普通用戶的“檢索”界面分別添加“批量下載”功能，檔案管理員賦權(quán)給普通用戶后，普通用戶可通過勾選案卷，批量下載卷內(nèi)的附件電子文件，每卷內(nèi)的附件電子文件以壓縮包的形式進(jìn)行下載；檔案庫會計(jì)檔案類“案卷”層級增加“退回”功能，辦公室檔案管理員對有異常的電子文件退回并反饋退回原因給系統(tǒng)后臺，系統(tǒng)后臺收到反饋信息后，對異常數(shù)據(jù)處理后再重新推送歸檔。

（三）A 公司電子會計(jì)檔案的管理成效

公司通過貫通會計(jì)檔案全流程電子化歸檔，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作無紙化應(yīng)用，促進(jìn)財(cái)務(wù)核算自動(dòng)化、業(yè)務(wù)操作快捷化，切實(shí)為企業(yè)降本增效，具有經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

1.會計(jì)信息自動(dòng)化。通過統(tǒng)一設(shè)置報(bào)賬服務(wù)平臺功能，系統(tǒng)智能生成會計(jì)憑證、賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)檔案，并對會計(jì)核算文檔的真實(shí)性、完整度與可用度自動(dòng)識別，實(shí)現(xiàn)會計(jì)核算檔案信息資料自主分類、提取、加工與整理，實(shí)現(xiàn)財(cái)會管理工作數(shù)智化，大大提高了財(cái)務(wù)效能，降低了會計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

2.減少公司成本，增加效益。公司在推行會計(jì)檔案電子化管理工作后，省去了大量會計(jì)憑證打印與匹配的工作量，降低了會計(jì)檔案的管理與工作成本。初步估計(jì)紙質(zhì)成本費(fèi)用每年可下降約60%，郵寄成本費(fèi)用、人員成本和倉庫成本等費(fèi)用下降30%，預(yù)計(jì)減少總成本50%。

3.提高檔案管理水平。檔案系統(tǒng)既增強(qiáng)了電子會計(jì)檔案管理的規(guī)范化與工作效率，又便于歸檔借閱。通過打通集中化ERP 系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)間接口，檔案系統(tǒng)接收報(bào)賬服務(wù)平臺以及其他行業(yè)系統(tǒng)的電子會計(jì)信息后，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)匯集；支持存儲財(cái)務(wù)相關(guān)的各類數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)共享一體化，實(shí)現(xiàn)電子會計(jì)資料與實(shí)物會計(jì)資料之間的追溯索引關(guān)聯(lián)，實(shí)時(shí)記錄信息變更、附件更新、借閱歸還情況，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理。

4.提升會計(jì)檔案的利用率。通過數(shù)據(jù)資源庫共享配置，分公司可通過互聯(lián)網(wǎng)連接數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案集中化管理。A 公司在實(shí)施電子會計(jì)檔案后，查閱方式簡單化，不會因時(shí)因地導(dǎo)致無法查閱數(shù)據(jù)，有效提高了檔案資源的利用率。

六、總結(jié)

隨著全球信息化、智能化的大力發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案管理已經(jīng)基本無法滿足信息化時(shí)代發(fā)展的需求，電子會計(jì)檔案的應(yīng)用探索勢在必行，通信企業(yè)尤其要認(rèn)識到這一點(diǎn)，要認(rèn)識到會計(jì)檔案電子化的作用，以及還需要進(jìn)一步完善的地方，使其真正發(fā)揮降低成本、提高管理和資源共享的作用。