宋香宇

（湘潭醫(yī)衛(wèi)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 湘潭 411100）

在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化信息檢索，保障檔案資料的完整性、安全性，提高檔案信息的利用率。在信息時(shí)代背景下，檔案資料的存在形式也變得多元化，除了以文字為主的檔案資料之外，還包括音頻、視頻、圖片等多種形式的檔案資料，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以對(duì)不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行準(zhǔn)確分類(lèi)，提高管理效率，加強(qiáng)企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用意義

（一）計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理

隨著科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)的檔案管理工作中，有效提高了檔案管理的。效率和質(zhì)量。眾所周知，檔案管理工作涉及到地?cái)?shù)據(jù)信息量龐大、工作范圍廣，需要管理人員與不同部門(mén)建立溝通和交流，確保數(shù)據(jù)信息收集整理的及時(shí)性和完整性，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，將各類(lèi)紙質(zhì)形式的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字管理之后利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的分類(lèi)，在降低管理人員工作量和工作難度的同時(shí)能夠有效提高。檔案管理水平。檔案管理是企業(yè)組織管理工作的重要組成部分，也是企業(yè)管理水平的具體體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該意識(shí)到建立數(shù)字化、信息化、智能化管理系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展所起到的重要作用。利用數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以降低檔案管理成本和費(fèi)用，保證檔案管理的準(zhǔn)確性。同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)資源共享和信息共享，加強(qiáng)不同部門(mén)之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，提升行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的信息檢索

檔案管理工作是為檔案資料后期查詢、翻閱和檔案調(diào)動(dòng)提供保障的，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)高效信息檢索，簡(jiǎn)化檔案查閱的流程。同時(shí)將各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)匯總，并且通過(guò)計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化程序能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查閱過(guò)程中的及時(shí)信息檢索，這就避免了檔案管理員由于不能夠清晰的記憶檔案儲(chǔ)存位置而丟失資料或者不能夠及時(shí)準(zhǔn)確的查找到需要的資料，同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)的檢索功能不僅在檔案管理過(guò)程中應(yīng)用還可以推廣到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，在最大程度上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。

（三）保障檔案資料的完整性、安全性

在計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未應(yīng)用到檔案管理工作之前，檔案管理都是以人工錄入、紙質(zhì)管理的形式為主，這種管理模式工作效率低，需要投入的人力成本大。眾所周知，檔案管理工作涉及到的信息量大、重復(fù)性高，對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)技能、責(zé)任意識(shí)和溝通協(xié)調(diào)能力較高。不同領(lǐng)域的檔案管理工作具有相似性，檔案管理部門(mén)需要保證數(shù)據(jù)更新的及時(shí)性、數(shù)據(jù)信息保存的完整性和安全性，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，也促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，很多行業(yè)都意識(shí)到了建立信息化、數(shù)字化、智能化檔案管理系統(tǒng)的重要性，傳統(tǒng)以人工錄入為主的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理工作地發(fā)展需求。實(shí)時(shí)檔案管理要為后期的檔案查詢、查閱提供便利，紙質(zhì)版檔案在調(diào)用、查詢過(guò)程中會(huì)發(fā)生損耗、丟失等問(wèn)題，給檔案信息的完整性造成不利影響，管理人員的查閱工作難度高。在檔案管理工作中引入現(xiàn)代化、信息化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，可以彌補(bǔ)人工錄入方式帶來(lái)的諸多不足，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)有著強(qiáng)大的信息儲(chǔ)存能力和數(shù)據(jù)處理能力，在檔案的收集、整理、錄入、分類(lèi)、儲(chǔ)存過(guò)程中，只需要利用相關(guān)系統(tǒng)輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息即可，可以大大提高檔案管理工作的效率，保證檔案信息的完整性和安全性。也能為檔案后期的調(diào)用和查詢提供便利，在需要查詢時(shí)，只需要輸入相關(guān)人員的信息，就可以在極短時(shí)間內(nèi)查詢到相應(yīng)的檔案資料，該方式能有效降低紙質(zhì)版檔案的使用頻率，避免造成檔案丟失、信息遺漏等問(wèn)題。

（四）提高檔案信息的利用率

檔案管理為檔案調(diào)用、查詢提供保障，如上文所述，紙質(zhì)版檔案管理模式存在很多弊端，除了在管理過(guò)程中容易發(fā)生信息遺漏、丟失等問(wèn)題之外，紙質(zhì)版的管理方式會(huì)導(dǎo)致檔案利用率不高、數(shù)據(jù)更新不及時(shí)等問(wèn)題，檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性和綜合性，管理人員需要和其他部門(mén)乃至全體工作人員建立良好的溝通和交流，才能保證檔案資料更新的及時(shí)性和數(shù)據(jù)信息的完整性。紙質(zhì)版檔案管理模式的不足還體現(xiàn)在無(wú)法實(shí)現(xiàn)相關(guān)資料、數(shù)據(jù)、信息的實(shí)時(shí)分享，這一問(wèn)題會(huì)嚴(yán)重降低檔案資料的利用價(jià)值，影響利用率，當(dāng)構(gòu)建計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)之后，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的線上管理，當(dāng)部分人員的資料出現(xiàn)更新時(shí)，可以在線上輕松完成，同時(shí)對(duì)一些公開(kāi)資料和檔案也可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)共享，該管理方式可以大大提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，與此同時(shí)也能提高管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，在節(jié)省人力成本的同時(shí)也提高了企業(yè)、組織單位的整體管理水平。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）制定完善的檔案管理制度

檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用離不開(kāi)完善的制度支撐，檔案管理部門(mén)要結(jié)合檔案管理工作的特征確立合理的管理制度才能充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，通過(guò)建立完善的管理制度，可以規(guī)范檔案管理工作流程，對(duì)相關(guān)工作人員的行為進(jìn)行約束，對(duì)于愛(ài)崗敬業(yè)、恪盡職守的工作人員要給予物質(zhì)和技術(shù)層面的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于玩忽職守、責(zé)任意識(shí)差、管理意識(shí)薄弱的人員要按照制度所規(guī)定的給予相應(yīng)的懲罰，規(guī)范其工作行為。眾所周知，檔案管理工作信息量大、工作內(nèi)容重復(fù)性高，對(duì)管理人員的責(zé)任意識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能、綜合能力要求較高，建立相應(yīng)的制度可以讓管理人員明確工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、要點(diǎn)，提高其責(zé)任意識(shí)。檔案管理部門(mén)通常要與其他部門(mén)建立良好的溝通和交流才能確保檔案信息的檔案信息錄入、收集、分析、整理的及時(shí)性和完整性，通過(guò)相關(guān)制度可以讓管理人員明確自身的責(zé)任和權(quán)利，同時(shí)也可以規(guī)范檔案管理部門(mén)內(nèi)部不同崗位工作人員的職責(zé)，使組織管理水平得到進(jìn)一步提高。與此同時(shí)，管理人員要對(duì)市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)和行業(yè)發(fā)展變化有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作中要保持創(chuàng)新意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化、信息化、計(jì)算機(jī)技術(shù)的了解和掌握，能夠熟練運(yùn)用相關(guān)設(shè)備開(kāi)展檔案管理工作，為組織的發(fā)展和決策提供數(shù)據(jù)支持。

（二）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)可以對(duì)企業(yè)、組織歷史發(fā)展財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人員調(diào)動(dòng)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)發(fā)展情況展開(kāi)全面的分析，為組織的決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐。建立數(shù)據(jù)庫(kù)可以對(duì)不同類(lèi)型的信息數(shù)據(jù)展開(kāi)精細(xì)化分析，明確行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)對(duì)企業(yè)組織管理工作開(kāi)展過(guò)程中面臨的問(wèn)題和不足，縮短解決問(wèn)題的時(shí)間。在企業(yè)、組織管理工作開(kāi)展過(guò)程中管理層人員可以結(jié)合歷史信息數(shù)據(jù)和當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀做出科學(xué)合理的決策和發(fā)展規(guī)劃，利用龐大的信息數(shù)據(jù)庫(kù)為決策提供有力的支撐，全面提升企業(yè)和組織的管理水平。與此同時(shí)可以幫助工作人員按照工作需求來(lái)檢索想要查找的答案資料，能夠簡(jiǎn)化檔案翻閱的流程，加強(qiáng)組織內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間的溝通，促進(jìn)企業(yè)組織的健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，提升行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)水平、綜合素質(zhì)要求較高，傳統(tǒng)管理模式下以人工錄入、紙質(zhì)管理的形式為主，管理人員工作效率不高，工作質(zhì)量無(wú)法保證。在相關(guān)資料查詢、翻閱過(guò)程中流程比較繁瑣。將計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代化、信息化、智能化信息系統(tǒng)應(yīng)用于檔案管理工作中，可以有效提高管理效率和管理質(zhì)量。結(jié)合檔案管理工作地發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，很多管理人員學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)水平不足、責(zé)任意識(shí)差，制約了計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。針對(duì)以上問(wèn)題，企業(yè)和組織應(yīng)該結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，在積極引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備的同時(shí)要提高管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，通過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn)工作從理論知識(shí)和實(shí)際操作中加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，要求相關(guān)人員必須熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，提高其安全防范意識(shí)，針對(duì)不同類(lèi)型的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)該建立用戶權(quán)限，避免工作人員越權(quán)查閱檔案資料，造成機(jī)密性檔案的泄漏，隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也是管理人員要重視的問(wèn)題，通過(guò)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全防火墻來(lái)提高機(jī)密性檔案資料的安全性是信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中的重點(diǎn)工作內(nèi)容，只有保證檔案資料的安全性才能確保其能夠正常使用，保證企業(yè)、組織的健康發(fā)展。

（四）計(jì)算機(jī)壓縮技術(shù)的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用完全打破了傳統(tǒng)的工作模式，在檔案數(shù)據(jù)管理過(guò)程中需要對(duì)海量的信息進(jìn)行傳輸和備份，有些資料內(nèi)存過(guò)大，為了節(jié)省儲(chǔ)存升空間、提高儲(chǔ)存效率，需要對(duì)相應(yīng)的文件進(jìn)行壓縮處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類(lèi)型的檔案的系統(tǒng)化管理，有效提高檔案管理的效率，簡(jiǎn)化管理流程。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案出現(xiàn)了不同的類(lèi)型，除了以文字資料為主的形式，常見(jiàn)還有圖片，但是面對(duì)海量圖片，必須要經(jīng)過(guò)壓縮處理才能提高儲(chǔ)存效率，

常見(jiàn)的壓縮技術(shù)主要有以下幾種形式第一、jpeg格式：壓縮對(duì)象為對(duì)比較灰以及彩色的照片；第二、group4 格式：壓縮對(duì)象為黑白顏色的圖像，此格式的特點(diǎn)是壓縮速度比較快速；第三、jpeg2000 格式：壓縮對(duì)象為對(duì)各種各樣的照片，此格式的特點(diǎn)是清晰度較好；第四、mpeg1、mpeg2 格式：壓縮對(duì)象為音頻以及視頻數(shù)據(jù)；

（五）數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)

檔案管理工作持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，面對(duì)海量的文件、圖片、數(shù)字資料時(shí)，計(jì)算機(jī)內(nèi)存有限，必須要在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)按照規(guī)定對(duì)多余的檔案資料進(jìn)行刪除處理，而檔案管理工作是以企業(yè)組織的業(yè)務(wù)開(kāi)展、人事調(diào)度、財(cái)務(wù)變化中發(fā)生的數(shù)據(jù)變更為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)管理，在一段時(shí)間之后。由于業(yè)務(wù)的開(kāi)展可能需要使用到歷史數(shù)據(jù)，此外一些檔案管理工作人員對(duì)現(xiàn)代化、信息化計(jì)算機(jī)技術(shù)了解不夠全面，在管理工作中可能會(huì)出現(xiàn)誤刪、遺漏等失誤。對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維修維護(hù)工作不到位也會(huì)造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息丟失等問(wèn)題。在面對(duì)以上情況的時(shí)候必須要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，降低因檔案資料丟失造成的經(jīng)濟(jì)損失，給企業(yè)組織的發(fā)展造成不利影響。熟練掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)可以及時(shí)止損，避免因問(wèn)題進(jìn)一步擴(kuò)大給企業(yè)、組織的發(fā)展造成不利影響。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)發(fā)展比較成熟，常用的有以下兩種方式，第一，數(shù)據(jù)系統(tǒng)在一定時(shí)間內(nèi)和相關(guān)條件下可以自動(dòng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，在數(shù)據(jù)處理過(guò)程中對(duì)原文件資料誤刪，或者造成原文件的丟失、遺漏之后可以使用備份資料。第二，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有u n d o 功能，著也是一種恢復(fù)功能，在檔案管理工作中應(yīng)用word 文檔以及wps 文檔時(shí)，出現(xiàn)資料的誤刪后可以利用這一功能進(jìn)行恢復(fù)。

（六）音頻及視頻處理技術(shù)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資料類(lèi)型變得多種多樣，不再局限于傳統(tǒng)以文字為主的檔案形式，在檔案管理過(guò)程中管理人員可能會(huì)涉及到音頻、視頻、圖片等多種形式的檔案資料，而傳統(tǒng)的管理模式，無(wú)法實(shí)現(xiàn)該類(lèi)資料的有效管理。因此加強(qiáng)音頻及視頻處理技術(shù)可以有效提高管理效率，保證各類(lèi)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，管理人員在熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的同時(shí)要通過(guò)創(chuàng)新和積極學(xué)習(xí)提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)不同類(lèi)型檔案資料的管理，提高管理效率，對(duì)不同類(lèi)型的檔案做到準(zhǔn)確分類(lèi)，為后續(xù)各類(lèi)視頻、音頻資料的提取提供保障。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，想要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，必須要制定完善的檔案管理制度、提高管理人員的綜合素質(zhì)、建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)針對(duì)檔案管理工作中的存在問(wèn)題和發(fā)展現(xiàn)狀，要合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)和音頻視頻處理技術(shù)來(lái)確保檔案管理工作的順利有效開(kāi)展，為企業(yè)的發(fā)展決策和發(fā)展規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支撐，保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。