摘要：隨著國家對高等教育經(jīng)費投入不斷加大，高校資金規(guī)模逐年擴大且近年來國家對預算的精細化、科學化、規(guī)范化管理要求，使得高校財務報銷業(yè)務量及難度與日俱增，“報銷難、繁”的問題日漸突出。傳統(tǒng)的線下報銷流程已不再適用，改變傳統(tǒng)的報銷單據(jù)流轉、審批、復核和支付勢在必行。隨著信息化技術的不斷發(fā)展，越來越多的高校開始推行線上報銷審批系統(tǒng)，將財務報銷、審批等從線下轉到線上，實現(xiàn)了財務報銷的流程化、信息化。本文將通過分析高校線上財務報銷流程，闡述線上報銷流程的優(yōu)勢及存在的問題，提出進一步優(yōu)化措施，為提高高校財務管理水平及推進業(yè)財深入融合提供一定的參考。

關鍵詞：高校財務；線上報銷；信息化；流程優(yōu)化

中圖分類號：F23文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.24.063

0引言

近年來，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大、生均撥款的逐年增長；“雙高?！苯ㄔO及科研經(jīng)費“放管服”要求，高校財務報銷工作面臨巨大挑戰(zhàn)。報銷人大都為高校的教師，除了參與教學工作、承擔科研任務，還要面臨報銷難、報銷繁、報銷慢的問題；增加了財務人與報銷人之間的矛盾風險。為緩解財務人員與報銷人間矛盾，減少報銷人在報銷上花費的時間和精力，提高財務人工作效率，很多高校開始引入線上報銷系統(tǒng)，但在實行過程中還存在很多問題。需要對現(xiàn)有的線上報銷系統(tǒng)及內(nèi)部流程進行改進和再造，全面實現(xiàn)網(wǎng)絡化，從而提升高校財務工作運作效率。本文從高校的財務報銷現(xiàn)狀，著重分析其現(xiàn)有報銷流程的不足，提出改進及優(yōu)化線上報銷流程的手段和方向，促進財務報銷的流程化、規(guī)范化，最終達到降低工作強度，提高工作效率的目的。

1高校財務報銷現(xiàn)狀

當前，隨著高校的預算資金和核算規(guī)模的不斷增大，高校開始借助信息化技術構建線上報銷系統(tǒng)，除了少數(shù)高校完成了財務報銷信息化，大部分高校線上報銷功能還停留在發(fā)票認證、填寫報銷單，報銷審批雖然可以走線上審批流程，由于審批人（部門負責人、校領導等）不習慣于線上功能，仍保留了轉線下審批功能，且大部分采用了線下審批。線上報銷系統(tǒng)的流程包括（具體報銷流程如圖1所示）。

（1）報銷人通過Web端和手機APP，輸入校內(nèi)OA賬號和密碼登錄報銷系統(tǒng)（報銷系統(tǒng)與校內(nèi)OA辦公網(wǎng)對接，校外登錄需要通過VPN登錄）；

（2）通過報銷系統(tǒng)的增值稅發(fā)票校驗端，提前掃描認證需要報銷的發(fā)票；

（3）報銷人通過預約網(wǎng)上報賬端口進行填寫報銷單，選擇業(yè)務類別（主要分日常報銷業(yè)務、差旅費報銷業(yè)務和酬金申報）、項目代碼、摘要、附件張數(shù)等信息，并選擇提前已認證的發(fā)票；

（4）根據(jù)發(fā)票的實際報銷內(nèi)容和金額填寫報銷項目及對應的金額；

（5）填寫收款人信息，確認提交并預約報銷時間和窗口；

（6）進入領導審批環(huán)節(jié)，審批環(huán)節(jié)設有兩個選擇（即：轉線下審批和直接線上審批）；

（7）全部環(huán)節(jié)完成后，打印預約報銷單，并將原始憑證整理裝訂好后交到計財處財務人員審核，若審核有問題，一般有電話溝通修改或重新走報銷流程兩種方式。

從報銷人角度，不受時間和空間限制，可以隨時隨地通過Web端或手機端登錄報銷系統(tǒng)填寫報銷單據(jù)；通過報銷系統(tǒng)直接校驗增值稅發(fā)票，無需再去國家稅務總局增值稅校驗平臺查驗，既節(jié)省了時間也減少了原始憑證附件數(shù)量；報銷人選擇自己負責的項目資金時，系統(tǒng)內(nèi)部會自提示該資金項目來源各個報銷項預算剩余金額，讓報銷人清楚了解相關項目的預算執(zhí)行情況和剩余額度；采用線上報銷審批，讓報銷人無需為簽字而奔波于各個領導的辦公室，不會因領導開會或出差而影響報銷進度，大大提高了報銷效率，審批人可以隨時隨地通過手機進行資金審批。系統(tǒng)自動根據(jù)填寫金額生成預約報銷單，無需手動計算報銷金額和填寫金額大小寫，不會因錯誤計算或寫錯大寫而不得不重新填寫報銷單和重新找領導簽字。

線上報銷系統(tǒng)一方面為報銷人提供了很大便利，但在實施過程中還是存在諸多問題。如由于報銷系統(tǒng)主要還停留在線上填寫報銷單據(jù)的階段，很多報銷業(yè)務需要線上或通過釘釘?shù)绒k理事前審批手續(xù)（如出差審批、發(fā)放勞務費事前申請），往往很多老師不熟悉報銷業(yè)務而忘記，等交單時不得不補材料；線上審批系統(tǒng)只能在報銷系統(tǒng)內(nèi)提醒審批人有待審批事項，不同通過短信或常用的交流軟件（如微信或釘釘）提醒，使得線上審批無法很好的推廣運行，報銷人還是習慣于當面找相關領導簽字；在實際報銷中，報銷人一般不是項目負責人，就會存在報銷人無法查看該項目的資金結余，導致報銷單全部審批完等財務人員審核時發(fā)現(xiàn)該項目已無余額或預算內(nèi)沒有該預算項目，只能讓報銷人員更換項目代碼，影響整體預算的執(zhí)行率；由于資產(chǎn)系統(tǒng)與報銷系統(tǒng)沒有信息共享，報銷涉及固定資產(chǎn)和低值易耗品，報銷人還需先到資產(chǎn)管理處登記資產(chǎn)，部門資產(chǎn)管理員、部門領導及資產(chǎn)處審核完成后打印資產(chǎn)明細單才能進行報銷，增加了報銷人的報銷工作。

從財務人員角度，線上報銷系統(tǒng)促使報銷人及時填寫報銷單據(jù)，不會積累到月底或年底一次性報銷，能很好地起到業(yè)務量的分流；線上報銷系統(tǒng)提供增值稅發(fā)票的查驗（已報發(fā)票系統(tǒng)無法二次查驗），財務人員只需查看預約報銷單據(jù)上的發(fā)票與原始附件是否一致，無需關注是否已查驗或是否存在重復報銷的問題且無需再打印紙質(zhì)查驗單極大的減輕了會計憑證整理工作量。另一面，由于線上系統(tǒng)沒有設置初審直接進入報銷審批流程，待審批完成后報銷人才會提交原始報銷單據(jù)，財務人員等報銷人交單時審核后有問題需要電話聯(lián)系或線上溝通軟件通知報銷人拿回單據(jù)修改，特別時年底報銷業(yè)務量激增，退單率也相應激增，財務人員需要逐個通知前來報銷大廳修改或拿回單據(jù)重新走報銷審批流程，這極大地增加了財務人員的工作量，影響了工作效率，使得年底加班成為常態(tài)。

從業(yè)務流轉角度，線上報銷流程停留在填寫報銷單據(jù)及線上審批功能，沒有將預算系統(tǒng)與財務系統(tǒng)打通，導致報銷人經(jīng)常因不清楚項目預算明細與經(jīng)費實際使用情況而填錯報銷項而被退單。沒有將資產(chǎn)系統(tǒng)與財務系統(tǒng)做到信息共享，需要報銷人在資產(chǎn)部門與財務部門來回奔走，極大影響了報銷效率；增加了資產(chǎn)部門與財務部門期末對賬的工作量，增加了會計差錯的概率，呈現(xiàn)資產(chǎn)和財務“兩張皮”的現(xiàn)象。

2線上報銷流程優(yōu)化建議

2.1梳理報銷管理制度，設置審批節(jié)點，完成報銷流程再造

在設計財務報銷系統(tǒng)前需要把單位的所有報銷管理制度進行梳理，盡可能地把所有的報銷業(yè)務考慮進去，歸納出通用的流程，確定審批流程節(jié)點。為了使報銷流程更加信息化、規(guī)范化、便捷化，在開始設計線上報銷系統(tǒng)時，加強軟件開發(fā)公司、銀行和學校之間的溝通，財務人員與技術人員應充分溝通各類業(yè)務的報銷制度與資金審批制度，以解決報銷中的細節(jié)問題。梳理財務報銷制度、繪制財務報銷流程，標記各個審批節(jié)點，科學確定崗位分工。為保證報銷單據(jù)的正確性、報銷經(jīng)費要件的齊全、完整，將報銷的第一崗位設置為會計初審，只有初審完成后才能進入正式的報銷審批流程，有效控制了單據(jù)的退單率。

2.2打通各個部門的信息屏障，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通

財務報銷一般涉及高校的不同部門，如科研處、資產(chǎn)管理處、教務處及財務處，跟多高校的不同部門都擁有自己的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，缺乏數(shù)據(jù)共享。應借助信息化技術與大數(shù)據(jù)技術，將科研管理與財務系統(tǒng)對接起來，將預算系統(tǒng)、財務系統(tǒng)和資產(chǎn)系統(tǒng)對接，接入短信或釘釘?shù)韧ㄖ脚_，實現(xiàn)報銷全流程及時通知反饋，預算的實時控制，保證資產(chǎn)實物與財務賬上保持一致，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，提高財務信息化管理水平。

2.3提升財務人員專業(yè)技能，加速業(yè)財融合

財務報銷信息化改革，離不開財務人員的對新系統(tǒng)學習與不斷的實踐。在學習中實踐，在實踐中學習。高校應定期開展財務人員學習最新的財務政策和計算機網(wǎng)絡知識，培養(yǎng)全方位的復合型人才。財務人員要轉變學習和工作的重心，更多地參與到業(yè)務流程的分析和優(yōu)化、分析業(yè)務活動和報銷人的需求，為系統(tǒng)的不斷改進建言獻策。

3結論

高校財務線上報銷系統(tǒng)打破了時間和空間的限制，實現(xiàn)了財務報銷填報、審批流程化、信息化，有效減輕了財務報銷工作的壓力，極大地提高了工作效率。跟傳統(tǒng)的報銷方式相比，基于信息化技術的高校財務線上報銷流程具有更多的要求，需要高校財務人員與技術人員都能熟悉學校所有的業(yè)務的報銷制度，根據(jù)制度的報銷條件通過設置網(wǎng)關嵌入系統(tǒng)并完善崗位設置，實現(xiàn)報銷審批流程化。搭建全校的信息化數(shù)據(jù)平臺，打通各個部門之間的信息屏障，時間數(shù)據(jù)共享，是數(shù)據(jù)串行處理模式向并行處理等模式轉變，同時，要充分考慮系統(tǒng)的安全性，并推動財務人員和報銷人熟悉新報銷模式，在使用中不斷地完善系統(tǒng)功能。

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基金項目：浙江省教育會計學會資助（ZJKJ22137A）；浙江省省屬高?；究蒲袠I(yè)務費項目資金資助（2022ZX04）。

作者簡介：張寧（1989-），女，浙江嵊州人，碩士研究生，浙江金融職業(yè)學院計劃財務處會計師，研究方向：財務管理。