王任蘭 區(qū)文華

基金項目：2021年度廣東省級大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃項目：財務(wù)共享服務(wù)下管理會計信息化有效實施策略研究，項目編號：S202112622017

摘 要：企業(yè)費用報銷是財務(wù)工作中最繁雜、最重復(fù)單一、花費時間最長的一項業(yè)務(wù)。因此，在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)共享更有利于優(yōu)化費用報銷流程。本文主要介紹財務(wù)共享模式下費用報銷管理的概況和財務(wù)共享模式下費用報銷的優(yōu)點和問題，最后給出了相應(yīng)問題的方法及對策。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享模式;費用報銷管理;研究;策略

引言：從2010年開始到現(xiàn)在，財務(wù)共享服務(wù)思想逐漸被中國許多企業(yè)集團所認(rèn)可，并獲得了很好的實施效果。中國國內(nèi)目前關(guān)于共享業(yè)務(wù)和中心構(gòu)建方面的標(biāo)準(zhǔn)流程研究大多是聚焦于其概述，基本原理，建立的過程及其意義和財務(wù)共享中心構(gòu)建的要點以及標(biāo)準(zhǔn)流程的再造等多個主要方面，理論性較強，而在具體的實踐中關(guān)鍵環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)流程研究還相對較少。

費用報銷的管理原則本來是對企業(yè)生產(chǎn)力和資本流動進行科學(xué)管理的基石和核心，所以企業(yè)信息的共享與費用資金的報銷，這二者的相輔相成對于企業(yè)擴張具有十分關(guān)鍵的意義。由此可見，研究這一對現(xiàn)代財務(wù)模型與傳統(tǒng)費用報銷方式的結(jié)合，對于企業(yè)來說具有十分重大的意義。

企業(yè)在信息化體系比較完善的基礎(chǔ)上，充分利用了已有財務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)資源、節(jié)約人員報銷時間、強化計劃與成本費用的管理系統(tǒng)，并建立了財務(wù)管理共享中心，是企業(yè)在財務(wù)管理上的創(chuàng)新之舉。費用報銷管理在企業(yè)會計業(yè)務(wù)處理工作中占有重要地位，是集團企業(yè)財務(wù)共享中心的核心應(yīng)用之一，其管控水平直接影響企業(yè)的財務(wù)管理水平與效率，能夠顯著提升員工報銷滿意度。

一、財務(wù)共享模式與費用報銷管理概述

1.財務(wù)共享模式

財務(wù)共享模式是借助計算機技術(shù)以財務(wù)業(yè)務(wù)流程管理為基礎(chǔ)，以優(yōu)化企業(yè)組織架構(gòu)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提高流程效能、減少運作成本或創(chuàng)造新價值為目的，從市場角度為企業(yè)內(nèi)部顧客提供專業(yè)化產(chǎn)品服務(wù)的分布式經(jīng)營管理模式。財務(wù)共享說白了是財務(wù)機器人的一種，數(shù)據(jù)之間不需要通過財務(wù)人員來做賬，直接共享營業(yè)部數(shù)據(jù)生成憑證。大概的模式就是共享端口和銀聯(lián)端口對接，每天收到的銀行存款和銀聯(lián)數(shù)據(jù)自動傳輸?shù)截攧?wù)共享中心，共享中心將數(shù)據(jù)編制成記賬憑證直接推送到財務(wù)會計模塊最后月底生成報表。

2.費用報銷管理

費用報銷就是指銀行的業(yè)務(wù)承辦機關(guān)在業(yè)務(wù)發(fā)生并取得原始憑證之后，按照按規(guī)定的申請程序所辦理的費用結(jié)算活動。在財務(wù)共享模式下，申請費用報銷員工提報簡單（手機提報、審批進度自動通知、隨時查詢）;項目經(jīng)理管控容易（標(biāo)準(zhǔn)清晰、費用可控、流程合規(guī)）;財務(wù)部門高效合規(guī)（票據(jù)驗真驗重、異常警報、憑證實時生成）;管理層審批便捷（移動審批、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行到位、數(shù)據(jù)實時掌握）。同時做到了企業(yè)收費報銷的公開透明化，并完善了企業(yè)的財務(wù)管理。

二、財務(wù)共享模式下費用報銷的優(yōu)勢

1.員工報銷更方便快捷

跟以往的費用報銷模式相比，財務(wù)共享模式下費用報銷更方便快捷。傳統(tǒng)的費用報銷流程是費用報銷申請人填寫費用報銷單→交給部門負(fù)責(zé)人簽字→財務(wù)部門簽字→總經(jīng)理簽字→財務(wù)部（出納）支付。而且報銷時間也有所限制，如：購買原材料及零部件、支付工程款等。應(yīng)當(dāng)于憑證填寫日期的一周內(nèi)報銷;員工報銷其他費用，于費用產(chǎn)生之日起一周內(nèi)按程序完成報批，逾期并沒有正當(dāng)理由的，視為自動放棄。主管報銷的工作人員將規(guī)定日期內(nèi)積累的發(fā)票交由部門主管審核。有部分的子企業(yè)是可以使用紙質(zhì)憑證申請的，但如果所涉及的資金數(shù)額很大，子公司沒有權(quán)利申請，這時就必須跨越單位級別、跨越地市進行簽名。因為是通過人工攜帶或者寄郵件的方式交由總部審批，途中有可能出現(xiàn)單據(jù)丟失的風(fēng)險。員工出現(xiàn)過收不到報銷款的情況，是因為不清楚在報銷環(huán)節(jié)中哪一環(huán)出現(xiàn)了問題，不能及時改正;又因報銷時間限制而導(dǎo)致的。

現(xiàn)如今，在財務(wù)共享模式下，工作人員只需將報銷材料交由影像掃描人員，之后再在網(wǎng)站上填寫資料并遞交了費用繳納單，系統(tǒng)就會自動將已遞交的繳納單形成了一個專屬二維碼。而報銷工作人員也只需掃掃碼，就可以很直接的查看整個審核過程的工作進展?fàn)顩r。一旦在費用組審計時出現(xiàn)了問題，也可直接聯(lián)系報銷人員自己進行修改。在財務(wù)共享管理模式下的費用報銷中，沒有了紙質(zhì)憑證的時間周轉(zhuǎn)時限，也就沒有了由于時間周轉(zhuǎn)所產(chǎn)生的單據(jù)流失風(fēng)險，這使得費用報銷更加方便快捷。

2.提高審核工作效率

與以往的費用報銷審核效率相比，財務(wù)共享模式下費用報銷的審核效率更高。傳統(tǒng)的費用報銷使用的紙質(zhì)報銷單據(jù)，而費用報銷程序需要層層審批，如果偶遇領(lǐng)導(dǎo)外出或者出差的情況，審批流程就一直卡在那一步，不能往下走。審批表就一直放在領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌上，直到領(lǐng)導(dǎo)回來再審批;或者郵寄給領(lǐng)導(dǎo)，審批完再寄回企業(yè)。如果遇到很急的審批項目，這就耽誤了項目的進度，可能會導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。在某種的情況下，即使在項目急需審批的時候，遠在異地出差的領(lǐng)導(dǎo)有空也處理不了，因為空間上的限制。

在財務(wù)共享模式下，費用報銷的憑證都是已經(jīng)通過影像掃描儀掃描到費用報銷管理系統(tǒng)形成電子憑證，這打破了審批過程中空間上的限制，讓各領(lǐng)導(dǎo)隨時隨地都能通過手機登錄費用報銷管理系統(tǒng)審批費用報銷單了。通過費用管控系統(tǒng)自動化，明確了各級管理職責(zé)，簡化了經(jīng)辦人員手續(xù)，降低了審核人力成本。通過將費用管理系統(tǒng)自動化，明晰了各級部門主管職能，并精簡了經(jīng)辦人員程序，有效減少了審批人員成本。審核業(yè)務(wù)流程也通過信息共享中的專業(yè)化分工，在較大程度上提升了審批人員工作效率;加之有了大數(shù)據(jù)分析的技術(shù)支撐，系統(tǒng)還可以將一部分內(nèi)容實現(xiàn)自動審核，從而大大減少了原來由人工完成審核的工作。財務(wù)單據(jù)的平均審批天數(shù)，從共享前5.4個工作日減少到4個工作日，整體效率提高了15%。

3.提升商旅管理系統(tǒng)的便捷性

在財務(wù)共享中心成立以前，由于沒有商旅管理系統(tǒng)，人員外出時必須熟記差旅費報銷機制，并使用和企業(yè)簽約的第三方供應(yīng)商或自己用攜程、美團等服務(wù)管理軟件，并根據(jù)制度選定賓館和個人出行方案，這會增加人員的工作壓力。而由于與前端出差審批、預(yù)訂、報銷系統(tǒng)不能建立閉環(huán)，個人也沒有行程管理能力（機票、酒店、報銷等）。差旅審核流程過長，浪費了大量的人工，導(dǎo)致企業(yè)的人工成本上升;同時財務(wù)報銷人員和財務(wù)無法實現(xiàn)高效交流，造成財務(wù)報銷時間過長，人員的體驗感受也較差。

財務(wù)數(shù)據(jù)共享服務(wù)中心的建立，有效打通了企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)和第三方消費平臺，財務(wù)人員能夠及時掌握企業(yè)業(yè)務(wù)前端的大數(shù)據(jù)信息，并提交更詳細的差旅報表，使企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)人一目了然，增加差旅成本的透明化與真實性。而財務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺則通過整合企業(yè)內(nèi)部環(huán)境資料，將與企業(yè)員工相關(guān)的出行申請、收費標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)申請等信息，共享至商旅平臺的機票、酒店預(yù)訂服務(wù)中，從而能夠更有效協(xié)助企業(yè)員工控制差旅費;同時將差旅出游的實際信息又傳回財務(wù)共享平臺，由系統(tǒng)即時錄入企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)，從而能夠較為精確、全面反映企業(yè)的差旅費狀況，為企業(yè)進一步降低成本增加效益提供了有力的大數(shù)據(jù)分析支撐，進而為分析企業(yè)的外出差旅成本費用、差旅業(yè)績等奠定了大數(shù)據(jù)分析的基石。這樣，不僅緩解了報銷員工個人與財務(wù)的工作壓力，也提升了差旅便捷度和效率。

三、財務(wù)共享模式下費用報銷管理存在的問題

1.系統(tǒng)自動化程度低

在財務(wù)共享系統(tǒng)還未成熟階段，費用審核大多是以人工判斷的方式，但人工審核也難免出現(xiàn)錯誤。有時因為一個錯誤，在不同的財務(wù)崗審核，可能會產(chǎn)生不相同的審計結(jié)論，最后造成報銷結(jié)果不相同。因為不同崗位主要負(fù)責(zé)的模塊不一樣，所以審核的關(guān)注點也會有所差別。目前費用審核階段都是以人工判斷為主。

2.信息系統(tǒng)沒有完全對接

目前，部分大企業(yè)已經(jīng)開始意識到了財務(wù)共享和費用報銷管理系統(tǒng)的必要性了，已經(jīng)建立了融資系統(tǒng)、稅務(wù)管理系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、財務(wù)管理信息系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)等，并完成了與財務(wù)管理信息系統(tǒng)和SAP系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)對接，不過與其他系統(tǒng)之間還是處于相互獨立工作的狀況中，并不能對接數(shù)據(jù)。在這些情況下進行費用報銷時，財務(wù)共享中心和財稅主管部門都會對發(fā)票的真實性進行檢查，兩個管理系統(tǒng)不能進行資源共享，大大降低了報銷效果。

3.員工財務(wù)共享觀念落后

財務(wù)共享相對于一些老員工來說，是一個嶄新的詞。目前有部分的企業(yè)的主管、科室主任或者資深的財務(wù)人員，習(xí)慣了看紙面的報銷憑證，習(xí)慣了當(dāng)面拿給主管審核，習(xí)慣了看主管當(dāng)面簽字審核，一時之間適應(yīng)不在影像管理系統(tǒng)里核對、審查憑證，因此產(chǎn)生了抵觸情緒。其次，一些中小企業(yè)的老板們關(guān)注不夠，覺得企業(yè)業(yè)務(wù)核算方式單一、報銷單據(jù)較少，也覺得企業(yè)加入財務(wù)共享系統(tǒng)將會加大費用報銷的復(fù)雜性。最后，由于在財務(wù)的新管理模式下，費用報銷管理已經(jīng)做到了公平透明，而費用報銷的灰色地帶也將不再，所以有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)干部已經(jīng)產(chǎn)生了逆反心態(tài)。

4.預(yù)算管理不完善

企業(yè)在做成本預(yù)算時，一定要做到嚴(yán)謹(jǐn)和提高準(zhǔn)確度。目前不少企業(yè)由于本來的會計報銷過程就很復(fù)雜，從而會造成整體的預(yù)算編制工作的準(zhǔn)確性下降以及編制依據(jù)缺失等問題的發(fā)生。當(dāng)前，大部分企業(yè)在實施成本預(yù)算管理時，對歷史數(shù)據(jù)的分析程度和運用程度都較少，且許多時候還會進行主觀推斷。要知道只有預(yù)算編制工作做得好，才能有效控制報銷費用、降低企業(yè)成本。

四、財務(wù)共享模式下費用報銷管理的策略

1.實現(xiàn)審核自動化

目前有不少中小型企業(yè)的費用核算環(huán)節(jié)以人工為主，不能做到審核的自動化，不僅工作效率低下，還易出差錯。我建議大家在財務(wù)共享的報銷體系中，根據(jù)費用的種類和費用支出的有關(guān)規(guī)定管理制度，匯總出各類的審核要點和費用支出的規(guī)范，例如報銷招待費時必須看發(fā)票的數(shù)額、內(nèi)容、每次消費的多少和消費憑證類型等最核心的要點。也可以把每一類的費用都加入到了費用審批的界面，這樣就不至于因為人為因素而導(dǎo)致要點的遺失，或者不合格票據(jù)通過了審查。

2.整合信息系統(tǒng)對接直連

提高工作效率，實現(xiàn)的前提就是需要不同的信息之間無壁壘，不同部門之間若只是因為信息的不連通，而虧損寶貴的時間，這是我們所不愿見到的后果，資源信息的共享需要一個安全有力的技術(shù)支撐，這點需要與信息技術(shù)企業(yè)合作，成功是依靠團隊的合作，聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻，各司其職，共同創(chuàng)造出最大的利益，實現(xiàn)合作雙贏，對此，打通不同的接口，我們需要的從不是各種繁雜的假象，不是在資金的調(diào)動時還要經(jīng)過多個流程，不是費用報銷走流程時等待的煩惱，這不是拖累進步不可擺脫的累贅，跟緊時代發(fā)展潮流，勇于自我創(chuàng)新改革，那么一個能將繁雜瑣碎的各種不同系統(tǒng)整合統(tǒng)一的信息平臺，對企業(yè)的進一步發(fā)展，在市場中獨占優(yōu)勢，是極其有用的利器，充分利用新時代科技的發(fā)展產(chǎn)物，不再因為信息的不互通造成的無效浪費時間行為，為的企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)是一個完整的系統(tǒng)，這是一個大好的前提，我們只需稍作修改，而不是分解重組，我們有這個堅實的基礎(chǔ)，我們更要利用好這個基礎(chǔ)，使費用報銷和信息不聯(lián)通導(dǎo)致的重復(fù)工作絕跡，實現(xiàn)真正的信息資源共享。

3.轉(zhuǎn)變財務(wù)人員觀念

對于企業(yè)加強共享信息的宣傳力度，我始終覺得，結(jié)束簡單麻木而重復(fù)的工作，向著簡潔工作的方向發(fā)展，比每日的機械式麻木更能提高工作熱情，社會在創(chuàng)新中發(fā)展，從以往的老舊，轉(zhuǎn)向創(chuàng)新共享，是機制的改革與轉(zhuǎn)變，面對時代給我們提出的要求，應(yīng)當(dāng)有強硬的技術(shù)在自身，要求我們主動去學(xué)習(xí)新技能，具備新思路，我們不能只拿一種觀念奉為圭臬，認(rèn)為做好自己的模塊，而不去與共享技術(shù)結(jié)合，我們要在各個相關(guān)領(lǐng)域成為全面型人才。信息的共享是重中之重，將個人連接在企業(yè)的共享信息平臺上，發(fā)揮各自專長，互通有無，不同的信息讓更多的人能享受到便利，節(jié)省時間，企業(yè)提供無障礙交流平臺讓員工各司其職，進行培訓(xùn)提升員工業(yè)務(wù)能力，在共享經(jīng)濟信息模式下企業(yè)全體團結(jié)前進。

4.做好預(yù)算管理工作

預(yù)算報銷費用，將能夠減少企業(yè)的運營成本，企業(yè)可以每周集中報銷，便于人員隨時報銷，也將加強預(yù)算編輯，以方便財務(wù)人員預(yù)測每周報銷的花費，以累積管理經(jīng)驗，并在系統(tǒng)上設(shè)置好每天的報銷預(yù)算，如果超出預(yù)算，系統(tǒng)就會自動提示，財務(wù)可以更快注意到問題，但這些系統(tǒng)都建立在企業(yè)實行的財務(wù)共享模式之下，所以企業(yè)必須增加對其的關(guān)注程度，在該模式下費用報銷將需要更多系統(tǒng)的幫助，要求科學(xué)應(yīng)用這些系統(tǒng)，企業(yè)更要做到對信息的配制于管理，提高工作質(zhì)量。與實際結(jié)合，滿足企業(yè)對于信息共享的需求，順利轉(zhuǎn)型升級。

五、結(jié)束語

結(jié)合上面所分析的可以知道，在當(dāng)代的市場競爭環(huán)境中，企業(yè)聯(lián)合已經(jīng)是不可避免的趨勢，在這個大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下。財務(wù)共享管理模式下的費用報銷管理系統(tǒng)需要更為先進、有效的管理。以此來提高工作效率。財務(wù)共享機制的運用對于企業(yè)財務(wù)與費用報銷管理工作具有相當(dāng)大的重要意義，可以有效推動企業(yè)費用的智能化管理工作，極大地提高企業(yè)財務(wù)管理質(zhì)量和效益。企業(yè)應(yīng)該加強對費用管理制度的建立和健全，以使財務(wù)得以全面改善，從而為企業(yè)健康發(fā)展和長期發(fā)展壯大打下良好的基礎(chǔ)。

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作者簡介：王任蘭（1991.09- ），女，漢族，江西贛州人，研究生，講師，研究方向：管理會計