[ 作者簡(jiǎn)介 ]

靳晶，女，湖北巴東人，武漢大學(xué)黨委保密委員會(huì)辦公室，碩士，研究方向：機(jī)要工作、保密管理。

[ 摘要 ]

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展和保密形勢(shì)的日益嚴(yán)峻，機(jī)要工作的保密管理面臨更高的工作要求以及更大的困難挑戰(zhàn)，失泄密風(fēng)險(xiǎn)也隨之增大。筆者對(duì)新時(shí)代背景下機(jī)要工作的主要內(nèi)容進(jìn)行介紹，同時(shí)著重分析當(dāng)前機(jī)要工作中的保密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并試圖從保密責(zé)任體系、制度建設(shè)、教育培訓(xùn)、工作機(jī)制、條件保障等方面圍繞如何加強(qiáng)機(jī)要工作的保密管理提出對(duì)策建議。

[ 關(guān)鍵詞 ]

機(jī)要工作;保密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn);對(duì)策建議

1 機(jī)要工作的主要內(nèi)容

機(jī)要工作，主要是指為保障黨和國(guó)家重要或涉密的文件及時(shí)傳達(dá)、落實(shí)而進(jìn)行的關(guān)于文件的收發(fā)、閱讀、傳遞、保管、借閱、復(fù)制、清退、銷毀等環(huán)節(jié)的工作。一直以來，機(jī)要工作主要是對(duì)于紙質(zhì)機(jī)要文件全過程的辦理及其保密管理工作。但隨著時(shí)代發(fā)展，特別是在信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的當(dāng)下，機(jī)要工作發(fā)生了重大改變。比如，當(dāng)前機(jī)要工作引入了現(xiàn)代化的辦公方式，廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備，黨和國(guó)家機(jī)關(guān)也開始在機(jī)要工作中運(yùn)用涉密網(wǎng)絡(luò)。在這樣的背景下，電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、電報(bào)系統(tǒng)等豐富了機(jī)要工作的形式和內(nèi)容，但同時(shí)也給機(jī)要工作的保密管理帶來了新的困難和挑戰(zhàn)。

因此，新時(shí)代機(jī)要工作的內(nèi)容除圍繞已成型的紙質(zhì)機(jī)要文件外，還包括在電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、電報(bào)系統(tǒng)上對(duì)文件、電報(bào)的收取、打印以及之后相應(yīng)環(huán)節(jié)的辦文和管理工作，同時(shí)也涵蓋機(jī)要郵件的寄送、收取、分發(fā)工作等。機(jī)要工作主要承擔(dān)相關(guān)文件的收發(fā)、傳遞和辦理等責(zé)任，并且要確保文件在全過程中的保密安全，這是一項(xiàng)政治性、重要性、原則性和時(shí)效性都十分突出的工作。

2 機(jī)要工作保密管理的特點(diǎn)

2.1 極端重要性

機(jī)要工作直接關(guān)系到政令暢通，其保密管理直接影響政令能否及時(shí)、安全地傳達(dá)和貫徹。而且，機(jī)要文件往往涉密程度深，許多內(nèi)容與黨和國(guó)家的安全和利益緊密相關(guān)。一旦由于保密管理工作不到位發(fā)生失泄密事件，將會(huì)對(duì)相關(guān)領(lǐng)域的工作乃至直接對(duì)黨和國(guó)家造成嚴(yán)重甚至不可挽回的損失。因此，機(jī)要工作保密管理的極端重要性和嚴(yán)肅性十分突出。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)

機(jī)要工作的保密管理標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)，體現(xiàn)在兩方面。一是涉密機(jī)要文件要實(shí)現(xiàn)全程可追溯。為確保涉密機(jī)要文件去向明確、流轉(zhuǎn)有痕，必須堅(jiān)持原則，認(rèn)真履行交接環(huán)節(jié)的簽收手續(xù)，并及時(shí)提醒、催還文件，才能為涉密機(jī)要文件始終處于可控、可追溯的狀態(tài)提供良好保障。二是涉密機(jī)要文件保密管理要始終保持“零差錯(cuò)”。涉密機(jī)要文件的保密管理要求貫穿制作、收發(fā)、閱讀、傳遞、保管、借閱、復(fù)制、清退、銷毀全過程，必須在每一個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格落實(shí)保密管理要求，不出任何錯(cuò)漏，才能實(shí)現(xiàn)保密管理的“零差錯(cuò)”，確保涉密機(jī)要文件的絕對(duì)安全。

3 機(jī)要工作的保密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

與其他領(lǐng)域的工作相比，機(jī)要工作與保密工作有著更為天然的緊密聯(lián)系，這主要是因?yàn)闄C(jī)要文件中有很大一部分是涉密文件。所以，機(jī)要工作的全過程中都貫穿著保密要求，但這也意味著機(jī)要工作中存在不少保密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，必須引起高度警覺和重視。

3.1 機(jī)要工作相關(guān)制度不健全

機(jī)要工作是一項(xiàng)原則性和規(guī)范性很強(qiáng)的工作，應(yīng)建立系統(tǒng)、規(guī)范的制度，為工作的有效落實(shí)提供基礎(chǔ)和前提。但在實(shí)際工作中，存在制度體系不夠健全、內(nèi)容不夠細(xì)致、沒有與時(shí)俱進(jìn)等問題。具體而言，有的單位建立了關(guān)于機(jī)要工作的整體制度，但是在電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、密碼電報(bào)的管理上只是遵循上級(jí)有關(guān)文件或制度精神，沒有結(jié)合本單位實(shí)際建立相應(yīng)的專項(xiàng)制度，缺乏針對(duì)性和可操作性;有的單位雖然建立了制度，但是在內(nèi)容的規(guī)范性和精準(zhǔn)性上還不夠，比如對(duì)于閱文人員進(jìn)行文件摘抄的有關(guān)保密要求、文件借閱的時(shí)限等缺少明確界定，在機(jī)要工作保密要求的執(zhí)行方面留下了漏洞和隱患。

3.2 機(jī)要人員因長(zhǎng)期的高強(qiáng)度高壓力的工作導(dǎo)致失誤的出現(xiàn)

在日常工作中，機(jī)要文件數(shù)量很多，其中不乏各類涉密文件，機(jī)要人員的工作任務(wù)很重。同時(shí)，機(jī)要人員還要全天24小時(shí)待命，做到收到急件通知后第一時(shí)間領(lǐng)取急件，要始終確保機(jī)要工作“零事故”。即使需要收取和辦理的機(jī)要文件數(shù)量多，每一份機(jī)要文件在辦理程序上也必須嚴(yán)格遵循機(jī)要工作以及相應(yīng)保密管理的要求，而機(jī)要人員在工作中也時(shí)常面臨手頭的工作還未結(jié)束，新的事情又突然出現(xiàn)導(dǎo)致分身乏術(shù)的情況。因此，雖然機(jī)要人員普遍具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和耐心，但是長(zhǎng)期高強(qiáng)度、高壓力的工作，可能致使他們偶爾在某些工作環(huán)節(jié)上出現(xiàn)失誤，從而造成機(jī)要文件的保密風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 機(jī)要文件閱處人員的保密意識(shí)、保密習(xí)慣不到位

機(jī)要工作包含文件的收發(fā)、閱讀、傳遞、保管、借閱、復(fù)制、清退、銷毀等環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都有具體的保密工作要求，而其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，都可能導(dǎo)致失泄密事件的發(fā)生。除機(jī)要人員外，這些環(huán)節(jié)中涉及的相關(guān)人員比較多，特別是當(dāng)機(jī)要文件處于流轉(zhuǎn)、閱辦的過程中，由相應(yīng)單位的領(lǐng)導(dǎo)或者文件管理人員對(duì)文件承擔(dān)管理責(zé)任的時(shí)候，可能會(huì)面臨較大風(fēng)險(xiǎn)。有的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員保密意識(shí)不夠強(qiáng)，可能出現(xiàn)以下不符合保密要求的情況：領(lǐng)取的文件沒有及時(shí)登記留痕;涉密文件就放在桌上，離開辦公室時(shí)也沒有放入保密柜;為了工作方便，將涉密文件自行在非密復(fù)印機(jī)上復(fù)印;文件閱完后，沒有歸還給機(jī)要人員，而是自行將文件給其他人，造成文件的“橫傳”;等等。

3.4 機(jī)要工作的保障條件難落實(shí)

要保證機(jī)要工作的保密安全，相應(yīng)的保障條件必不可少。但在實(shí)際中，受辦公條件等因素制約，機(jī)要工作的保障條件有時(shí)難以落實(shí)。比如一些單位的機(jī)要辦公室和其他辦公室處在同一辦公空間內(nèi)，加之人員的頻繁進(jìn)出，使機(jī)要辦公室的保密安全隱患進(jìn)一步增加;有的單位難以規(guī)劃或協(xié)調(diào)出獨(dú)立空間作為機(jī)要閱文室，致使閱文的環(huán)境無法達(dá)到獨(dú)立、安全、保密等要求，存在較大風(fēng)險(xiǎn);有的單位沒有配備機(jī)要專車，致使機(jī)要人員在工作中面臨很大風(fēng)險(xiǎn)，比如遇到需要領(lǐng)取急件時(shí)車輛無法及時(shí)到位的問題，又如領(lǐng)取機(jī)要文件后返程中文件的安全問題等，使工作陷入被動(dòng)局面。

3.5 涉密及非密的信息設(shè)備、外部設(shè)施設(shè)備和辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用不規(guī)范

機(jī)要文件閱處的相關(guān)人員應(yīng)始終嚴(yán)格遵循涉密以及非密的信息系統(tǒng)、信息設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備相應(yīng)的保密管理規(guī)定，嚴(yán)守涉密與非密之間的紅線。在一些失泄密案例中可以發(fā)現(xiàn)，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)機(jī)要文件泄密，近年來涉及設(shè)備使用的失泄密案例呈明顯上升趨勢(shì)。一些造成失泄密事件的直接責(zé)任人正是因?yàn)樵谠O(shè)備使用上麻痹大意，比如使用非涉密機(jī)存密、傳密，或者使用非涉密設(shè)備掃描、復(fù)印涉密文件等，從而造成了失泄密事件，釀成了無法挽回的后果。

4 加強(qiáng)機(jī)要工作保密管理的對(duì)策建議

機(jī)要工作事關(guān)黨和國(guó)家大政方針是否及時(shí)傳達(dá)和落實(shí)，與黨和國(guó)家的利益、與經(jīng)濟(jì)和社會(huì)等領(lǐng)域的發(fā)展密切相關(guān)，一旦出現(xiàn)機(jī)要文件的失泄密事件，很可能帶來不可估量的嚴(yán)重后果。因此，必須針對(duì)機(jī)要工作中的保密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，采取兼具針對(duì)性和可行性的措施，提升機(jī)要工作的保密管理水平，最大限度地降低失泄密風(fēng)險(xiǎn)。

4.1 健全保密責(zé)任體系，強(qiáng)化保密工作責(zé)任制

機(jī)要工作中的保密管理涉及環(huán)節(jié)眾多，而且除機(jī)要人員外，還與文件閱處人員息息相關(guān)。因此，必須首先從單位整體的保密責(zé)任體系建設(shè)入手，明確各層級(jí)、各崗位的保密責(zé)任，通過建立健全保密工作責(zé)任制，使保密工作責(zé)任實(shí)現(xiàn)全覆蓋。應(yīng)使閱處機(jī)要文件的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員明確，機(jī)要文件的保密責(zé)任是應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任之一。通過層層壓實(shí)保密責(zé)任，并充分發(fā)揮保密責(zé)任制作為履責(zé)和追責(zé)依據(jù)的作用，促使相關(guān)人員更好地落實(shí)機(jī)要工作的保密責(zé)任。

4.2 推進(jìn)制度建設(shè)，提升制度的全面性、可行性和時(shí)效性

科學(xué)健全的制度是落實(shí)機(jī)要工作保密管理的基礎(chǔ)和前提。要使機(jī)要工作的保密管理能夠全面、規(guī)范、有效，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)機(jī)要工作制度的修訂和完善：

一是要注重機(jī)要工作制度的全面性。機(jī)要工作制度不僅應(yīng)包括一般機(jī)要文件全過程管理的內(nèi)容，還應(yīng)包含關(guān)于電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、密碼電報(bào)的專項(xiàng)制度，以及涵蓋對(duì)人員、設(shè)備等具體管理要求的系統(tǒng)闡述等，確保內(nèi)容全面、系統(tǒng)、完備。

二是要注重機(jī)要工作制度的可行性。機(jī)要工作的原則性和規(guī)范性十分突出，因此，對(duì)于機(jī)要工作制度的制定，內(nèi)容要科學(xué)規(guī)范、清晰明確，特別是每個(gè)環(huán)節(jié)的保密管理要求要十分清楚，尤其是對(duì)于文件閱處、使用和管理等過程中的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，比如機(jī)要文件的摘抄、借閱、保管、銷毀等，務(wù)必要在強(qiáng)調(diào)原則性的前提下，提出可量化的具體要求，才能便于切實(shí)督促和執(zhí)行。

三是要注重機(jī)要工作制度的時(shí)效性。首先，要緊跟上級(jí)業(yè)務(wù)部門的最新文件精神，及時(shí)修訂現(xiàn)有制度，確保能體現(xiàn)最新的工作要求。其次，要在機(jī)要工作中保持對(duì)保密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的敏銳性，及時(shí)研究解決方法，提出有效的管理方式，并適時(shí)在制度中予以體現(xiàn)，從而提升制度對(duì)于機(jī)要工作保密管理的指導(dǎo)和規(guī)范力度。

4.3 優(yōu)化教育培訓(xùn)，提高相關(guān)人員關(guān)于機(jī)要工作的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力

提高機(jī)要工作相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部、機(jī)要員和具體辦文人員等的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力十分關(guān)鍵。可以通過一手抓保密宣傳教育，一手抓機(jī)要業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式，從兩個(gè)方面共同發(fā)力，促進(jìn)機(jī)要工作相關(guān)人員的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平不斷提升。

在保密宣傳教育方面，要積極運(yùn)用多平臺(tái)、多途徑，比如戶外宣傳欄、宣傳標(biāo)語(yǔ)、保密知識(shí)普及展、宣傳教育片播放等形式營(yíng)造良好的保密文化氛圍。同時(shí)，邀請(qǐng)保密工作領(lǐng)導(dǎo)、專家作專題報(bào)告，進(jìn)一步強(qiáng)化與會(huì)人員的保密責(zé)任意識(shí)，增進(jìn)其對(duì)保密工作的認(rèn)識(shí)和理解。

在機(jī)要業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面，可以將其作為辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)的有機(jī)組成部分從而加大落實(shí)力度，有效提升機(jī)要工作相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部、機(jī)要員和具體辦文人員的業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)可以圍繞機(jī)要文件處理的各個(gè)環(huán)節(jié)來展開，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的保密要求，特別是要落實(shí)到具體的操作層面。

4.4 建立工作機(jī)制，減少可能存在的失泄密隱患

機(jī)要工作環(huán)環(huán)相扣，聯(lián)系緊密，往往一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就可能帶來嚴(yán)重后果。因此，要積極探索和建立科學(xué)有效、針對(duì)性強(qiáng)的工作機(jī)制，從而盡可能地減少疏漏，維護(hù)好機(jī)要文件的保密安全。

一是機(jī)要人員要針對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)建立切實(shí)有效的工作機(jī)制。比如，對(duì)于借閱文件，在借出之前務(wù)必對(duì)借閱人員做到相關(guān)保密要求告知和提醒，盡量減少借閱人員因?yàn)椤安欢薄安粫?huì)”帶來的風(fēng)險(xiǎn)。在文件借出一段時(shí)間之后，要詢問文件保管情況并及時(shí)催還，盡量避免文件長(zhǎng)時(shí)間外借。又如，機(jī)要人員可建立“日清日結(jié)”的工作機(jī)制，堅(jiān)持在每天下班之前對(duì)當(dāng)天機(jī)要文件的辦理、使用、保管等情況逐一回顧與核實(shí)，減少忘辦、漏辦等失誤的出現(xiàn)，做到底數(shù)清楚、心中有數(shù)。

二是建立自查和檢查相結(jié)合的工作機(jī)制。機(jī)要人員要定期開展自查，如果發(fā)現(xiàn)隱患或問題，要及時(shí)查漏補(bǔ)缺，化解風(fēng)險(xiǎn)，并有針對(duì)性地對(duì)工作進(jìn)行完善。單位保密工作機(jī)構(gòu)要適時(shí)地對(duì)機(jī)要工作進(jìn)行檢查，對(duì)于文件管理、相關(guān)涉密機(jī)和非涉密機(jī)以及相應(yīng)設(shè)施設(shè)備的使用、機(jī)要室安防措施等方面進(jìn)行全面深入的檢查，以查促改、以查促建。

4.5 強(qiáng)化條件保障，為機(jī)要工作平穩(wěn)開展夯實(shí)基礎(chǔ)

機(jī)要工作平穩(wěn)良好的開展離不開扎實(shí)的條件保障。對(duì)于機(jī)要工作要在政策上給予充分考慮，要加強(qiáng)對(duì)機(jī)要工作中相關(guān)設(shè)施設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等的投入。單位應(yīng)積極解決辦公用房緊張的難題，使機(jī)要室擁有獨(dú)立的場(chǎng)所，并將其作為保密要害部位，在實(shí)施人防、物防的同時(shí)，采取出入口控制、入侵報(bào)警、視頻監(jiān)控等技防措施，通過扎實(shí)落實(shí)“三防”措施確保要害部位的保密安全。同時(shí)，應(yīng)盡可能地建設(shè)閱文室，為閱文這個(gè)重要環(huán)節(jié)提供安全的環(huán)境。此外，還應(yīng)配備機(jī)要專車，確保機(jī)要工作符合“專人專車”的要求，使機(jī)要人員能及時(shí)、安全地領(lǐng)取文件，確保政令暢通。

4.6 嚴(yán)格信息化設(shè)備管理，杜絕違規(guī)操作

當(dāng)前，為提高機(jī)要工作的效率，在機(jī)要工作中已經(jīng)越來越多地運(yùn)用了信息化的管理手段。但與此同時(shí)，有的機(jī)要人員因?yàn)橐粫r(shí)的麻痹大意或者疏忽，在使用涉密設(shè)備時(shí)違反了保密管理規(guī)定，出現(xiàn)了違規(guī)操作甚至導(dǎo)致失泄密事件的發(fā)生。因此，為切實(shí)維護(hù)國(guó)家秘密，機(jī)要人員必須時(shí)時(shí)刻刻在思想上繃緊一根弦，要真正把保密要求內(nèi)化于心、外化于行，形成工作習(xí)慣。在工作中，嚴(yán)格遵循信息系統(tǒng)、信息設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備的保密管理規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的要求，特別是在一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)上要堅(jiān)持原則，不要心存僥幸，絕不能為了圖一時(shí)“省事”而造成無法挽回的后果。單位也要高度重視，要在工作中始終擔(dān)負(fù)起保密責(zé)任，強(qiáng)化對(duì)機(jī)要工作中的信息系統(tǒng)、信息設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、辦公自動(dòng)化等設(shè)備的保密管理，確保各類設(shè)備的管理符合保密要求，切實(shí)筑牢維護(hù)黨和國(guó)家秘密安全的堅(jiān)固防線。

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