[ 作者簡介 ]

錢磊，男，河北唐山人，唐山市第二醫(yī)院，主任，碩士，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

在醫(yī)院各個環(huán)節(jié)中，人事檔案管理具有重要作用。醫(yī)院人事檔案記錄著醫(yī)護人員任職資料以及作出的貢獻，便于醫(yī)院更好地分配人力資源，在醫(yī)院管理過程中需要提高對人力資源方面的管理，為醫(yī)院儲備和管理人才。在醫(yī)院的人力資源管理中應該建立完善的人事檔案，整合檔案信息進行綜合管理，避免信息出現(xiàn)錯誤。醫(yī)院的人事檔案管理工作發(fā)展并不是一朝一夕可以完成的，是一項系統(tǒng)化的工作，目前我國醫(yī)院人事檔案管理工作中仍然存在許多問題，應該有針對性地進行解決。

[ 關鍵詞 ]

人事檔案管理;醫(yī)院;問題;策略分析

醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院工作人員在工作、科研的過程中形成的資料，能夠直接反映醫(yī)院工作人員的專業(yè)能力、工作成績、科學水平、道德品質(zhì)等情況。醫(yī)院的人事檔案在醫(yī)院的發(fā)展過程中起到了十分重要的作用，隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大和人事制度改革的不斷推進，人事檔案管理工作逐漸成為公眾關注的焦點之一。醫(yī)院也需要有針對性地進行改革和創(chuàng)新，通過良好的人事管理保證企業(yè)的人才儲備和減少人員的流動情況，提高醫(yī)院的管理效率，從而促進醫(yī)院的發(fā)展。

1 加強醫(yī)院人事檔案管理的重要性

1.1 有利于醫(yī)院選拔優(yōu)秀管理人才

對于其他的企業(yè)而言，人力資源管理工作主要是為招聘和保留人才，能夠安排相關的人才進行培訓。但是醫(yī)院的人力資源管理與其他企業(yè)不同，需要建立相應的人事檔案，對醫(yī)務人員的德、能、勤、績等方面進行綜合的反映，醫(yī)務工作者任何工作都不能有失誤，需要從多方面進行綜合管理，從而得出良好的數(shù)據(jù)，提供給醫(yī)院進行充分的選擇，這有利于醫(yī)院選拔優(yōu)秀的管理人才。

1.2 為各類專業(yè)人員的職稱評定提供依據(jù)

醫(yī)院的工作人員院需要進行各種職稱的評定，因此需要進行各種數(shù)據(jù)的記錄。在醫(yī)院工作中，人事檔案管理需要記錄醫(yī)務工作者的德、能、勤、績。良好的人事檔案管理人員可以記錄相關豐富的檔案內(nèi)容，從而為員工在職稱評定和晉升的過程中提供可靠的材料支持。

2 醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

2.1 對檔案工作的重視程度不夠，導致工作難以開展

大部分醫(yī)管理者對檔案管理都缺乏重視，有些醫(yī)院甚至并沒有安排專門的檔案管理人員，監(jiān)督力度薄弱，無法提供開展檔案管理工作所需的人力、財力等。而且有些檔案管理人員認為檔案管理就是將檔案放在檔案架上即可，有些重要的檔案甚至沒有進行裝訂和整理，只是放在各科室中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失、缺損的現(xiàn)象。

2.2 檔案管理工作的硬件設施不夠完善

在醫(yī)院的人事檔案管理工作中，許多管理者并沒有意識到人事檔案管理工作的重要性，人事檔案管理工作缺乏資金、人力、物力等方面的支持。許多醫(yī)院已經(jīng)建立了獨立的檔案管理系統(tǒng)和儲存室，但是隨著后期的工作往往忽略了檔案管理工作的調(diào)整和優(yōu)化以及對設備的更新，硬件設備跟不上后期的檔案更新與保管工作的實際需求，導致許多醫(yī)院的檔案保管工作難以落實，沒有真正實現(xiàn)檔案治理的實際需求。

2.3 人事檔案管理人員的水平有待提高

雖然大部分醫(yī)院有專門的檔案管理員，但是其管理水平可能無法適應醫(yī)院的發(fā)展水平，大部分管理員在管理時都存在意識薄弱、專業(yè)知識欠缺等問題，導致檔案管理過程中經(jīng)常會出現(xiàn)差錯。

2.4 專業(yè)人才缺乏

隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和改革，人事檔案管理工作需要從傳統(tǒng)的手工管理方式逐漸走向信息化管理，人事檔案管理人員需要具有良好的專業(yè)技術水平。但是在實際的醫(yī)院人事檔案管理工作中，許多管理人員缺乏專業(yè)的知識，甚至有的管理人員同時兼任其他工作，很難真正適應實際工作需求。部分檔案管理工作者只空有理論知識，缺少實踐經(jīng)驗，甚至有些管理人員都不具備基本的管理常識，缺乏規(guī)范化的管理，導致醫(yī)院人事檔案管理工作很難有效地開展。

2.5 “人檔分離”現(xiàn)象嚴重

有些大學生由于畢業(yè)分配派遣等原因，檔案已經(jīng)無法查找，只能重新建立檔案，實際利用價值不高。另外，隨著我國人事制度的深入改革，人才流動加速，許多人在遞交辭職報告之后就會一走了之，對記載個人信息檔案不聞不問，不關心自己的人事檔案去向，導致雖然單位有人事檔案，但是卻沒有人在崗的現(xiàn)象，由于種種原因導致人檔分離。

3 醫(yī)院人事檔案管理存在問題的改進措施

3.1 提高人事檔案管理意識，明確方向性

醫(yī)院的人事檔案管理工作需要及時進行調(diào)整和優(yōu)化，不斷增強其管理意識。在具體的工作過程中醫(yī)院相關工作人員應該轉變傳統(tǒng)的人事檔案管理思想，切實落實先進的工作管理方式。部分醫(yī)院管理者不重視人事檔案管理工作，投入的人力、物力、資金比較少，醫(yī)院管理層對檔案管理的重視程度對檔案管理人員具有直接的影響。這就需要從管理層著手，提高管理人員對檔案管理的重視程度，讓其認識到檔案管理的重要性，進而制定檔案管理制度，提高管理人員工作的規(guī)范性，這有助于分析和掌握檔案管理工作中存在的問題。在此基礎上還應該在資金、設備、人力等方面進行支持，促進人事檔案管理工作能夠得到良好的發(fā)展。人事檔案管理工作和醫(yī)院的所有工作人員有著密切的聯(lián)系，因此需要加強宣傳力度，提高相關人員檔案管理的意識，讓管理人員在工作中不斷提高自身管理觀念，有效保障所有工作人員的切身利益。由此可以看出，醫(yī)院要想做好人事檔案管理工作，就必須提高管理人員的認識，使其可以積極主動地開展檔案管理工作。為醫(yī)護人員的調(diào)動提供支持，進而保障醫(yī)院各項工作可以順利進行，提高醫(yī)院整體管理效率。

3.2 強化檔案人員的服務意識

人事管理對于醫(yī)院發(fā)展具有推動作用。醫(yī)院內(nèi)部人員需要具有服務意識和大局觀念，充分發(fā)揮出人事檔案的作用。醫(yī)院的相關領導應該及時更新自身的觀念，不能忽略人事檔案管理的重要性，要用發(fā)展的眼光去看待人事檔案管理工作，樹立正確的人事檔案管理理念，逐漸引入信息化管理，最大限度地拓展人事檔案管理工作。另外，人事檔案管理工作人員需要積極投入工作，高度重視人事檔案管理工作，強化自身的服務意識。

3.3 創(chuàng)新人事檔案管理方法，保障高效性

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能支撐醫(yī)院的發(fā)展，這是由于傳統(tǒng)檔案管理工作不便于查閱，一定程度上會耽誤醫(yī)院工作進度。同時，醫(yī)院檔案管理工作具有復雜性，在進行現(xiàn)代化和信息化建設過程中往往存在許多問題，所涉及的工作范圍比較廣，需要進行技術、人力、資源等方面的改革，對管理和建設的要求比較高。醫(yī)院需要增強信息化人事檔案管理意識，從思想上重視人事檔案管理工作，加大信息化技術發(fā)展的同時還需要投入大量的資金，從而有效推動人事檔案管理工作自動化。醫(yī)院可以開發(fā)與之相符合的人事檔案管理軟件，將傳統(tǒng)的人工方式逐漸變成自動化操作。同時，醫(yī)院還需要培養(yǎng)高素質(zhì)的信息技術人才，定期做好信息化系統(tǒng)的維護和管理工作，從而促進醫(yī)院人事檔案管理工作能夠順利開展。

3.4 完善人事檔案管理制度，提高規(guī)范性

要想保證檔案管理工作的效率，就需要建立健全的管理制度，通過法律途徑規(guī)范管理人員的工作方式。第一，醫(yī)院管理者需要根據(jù)醫(yī)院實際工作情況以及工作人員能力制定系統(tǒng)、明確的工作原則與流程，并明確每個工作人員的工作任務與責任，保證出現(xiàn)意外事件時可以問責到具體人員。第二，有效規(guī)范檔案借閱程序與查閱制度，特別是機密文件，需要通過申請、批準等程序，防止發(fā)生檔案泄露或者是丟失的情況。第三，根據(jù)國家法律要求，醫(yī)院需要制定詳細的規(guī)章制度。要想進一步保證醫(yī)院檔案管理工作的有序開展，就需要從醫(yī)院的發(fā)展需求出發(fā)，在原有基礎上進行改善。比如，因為人口老齡化的逐漸加劇以及新冠肺炎疫情的影響，國家對醫(yī)院發(fā)展越來越重視，而隨著醫(yī)院工作人員數(shù)量的增加，為人事檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。這就要求醫(yī)院積極、主動融合信息技術，為醫(yī)院發(fā)展創(chuàng)造更廣闊的發(fā)展平臺。軟件企業(yè)可以和醫(yī)院達成合作，一方面能夠支持國家工程，另一方面也可以提高自身企業(yè)的名譽，無論是對軟件企業(yè)還是對醫(yī)院而言，都具有積極的作用。醫(yī)院人事檔案管理人員需要大力挖掘檔案管理方面的信息技術，并在醫(yī)院內(nèi)部建立溝通平臺。還需要設置查閱權限，防止發(fā)生信息泄露事件，進而促進醫(yī)院人事檔案管理工作持續(xù)、長久的發(fā)展。將檔案管理工作和信息技術結合在一起，可以根據(jù)社會需求促進檔案管理的發(fā)展。

3.5 提高醫(yī)院人事檔案管理人員的整體素質(zhì)

想要有效提高醫(yī)院人事檔案管理工作的水平，首先需要做好精細化管理，從各個方面提高工作人員的整體水平。醫(yī)院應該做好人事檔案管理專業(yè)人員的招聘工作，從多個渠道引進人才，將人才招聘作為常規(guī)的工作，奠定良好的人才基礎。要不斷加強對人事檔案人才的培養(yǎng)工作，人事檔案涉及的工作比較多，醫(yī)院需要以崗位的需求為前提，選擇優(yōu)秀的人才進行培養(yǎng)，通過鼓勵人員繼續(xù)學習。醫(yī)院需要以學科建設發(fā)展為條件，積極邀請各大醫(yī)院的權威教師對醫(yī)院的人事檔案管理工作進行指導。另外，需要加強崗前培訓，針對有的醫(yī)院不是專業(yè)檔案人員管理檔案的情況，醫(yī)院需要加強檔案管理人員的崗前培訓工作，培訓的內(nèi)容需要覆蓋醫(yī)院的歷史、發(fā)展目標、職業(yè)生涯、精神文明、相關法律法規(guī)等，使檔案管理人員全面了解和掌握醫(yī)院的各項工作重點，做好自己的本職工作，提高醫(yī)院的管理水平。

3.6 實現(xiàn)人事檔案資源共享共用

醫(yī)院可以先整合所有人事檔案，利用信息技術建立完整的信息庫，通過對應的技術軟件將數(shù)據(jù)庫中的資料進行分類與整合，并將其充分利用起來，為醫(yī)院相關工作的開展提供信息技術支持。隨著我國科學技術的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)資源共享可以進一步提高數(shù)據(jù)的價值，醫(yī)院的人事檔案管理工作可以利用現(xiàn)代信息技術為人力資源管理提供有效的方法。醫(yī)院需要定期針對人力資源管理部門進行培訓，與人事檔案管理部門能夠實現(xiàn)資源共享，掌握每名工作人員的真實工作能力以及和崗位之間的實際差距，逐漸制定有針對性的培訓方案，促使所有工作人員能夠得到全面發(fā)展。

4 結束語

綜上所述，目前我國醫(yī)院的人事檔案管理內(nèi)容雖然已經(jīng)有了良好的發(fā)展，但是在實際工作中仍然存在諸多問題。人事檔案非常重要，它真實地記錄著醫(yī)院人才情況，能夠幫助醫(yī)院清楚了解人力資源現(xiàn)狀，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展和決策制定提供有力保障。所以，醫(yī)院要做好人事檔案管理工作，提高重視程度，選拔優(yōu)秀的人才，保證資源得到合理的優(yōu)化，結合社會發(fā)展需求及時明確人事檔案管理的方向，從醫(yī)院實際工作需求著手，科學、合理地分析人事檔案管理中實際存在的問題，提出有針對性的解決策略，從而為醫(yī)院的深化改革提供有效保障。

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