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基于財務共享探析事業(yè)單位財務管理創(chuàng)新路徑

2022-05-30 16:26徐慧君
今日財富 2022年19期
關鍵詞:事業(yè)單位經(jīng)營財務

徐慧君

事業(yè)單位由于具有較為鮮明的社會、公益性質(zhì),因此,要保證其財務工作的正常、平穩(wěn)、透明,就必須保證其運作的透明性、公開性和科學性。對事業(yè)單位的財務進行高效管理,會促進其工作的順利進行。因此,對事業(yè)單位的財務管理進行深入的探討,可以有效地推動其財務管理工作深入健康發(fā)展。文章在闡述了財務共享模式及共享系統(tǒng)后,從引進和運用財務共享的視角,探討了事業(yè)單位財務管理創(chuàng)新的路徑。

在信息化的今天,各事業(yè)單位要與時俱進,不斷提高對信息技術的運用,對財務的各種風險有準確的認知,做好單位的財務分析,做到財務共享,使財務的管理活動更加優(yōu)質(zhì)。財務共享不僅可以確保單位管理工作的平穩(wěn)開展,而且可以提高單位的管理能力和管理效率。重視財務的共享,將財務共享的方式納入事業(yè)單位的經(jīng)營中,無論對當前或是今后的事業(yè)單位的經(jīng)營活動,都具有重大的影響。

一、財務共享模式及共享信息系統(tǒng)

財務共享模式發(fā)端于20世紀80年代,最初是美國幾家主要生產(chǎn)企業(yè),通用汽車、福特汽車等提出的,至今已有四十多年的歷史,無論在技術上還是在實際運用上都有了長足的發(fā)展,目前在歐美發(fā)達國家都得到廣泛地運用,形成了一種財務共享的服務方式。然而,在國內(nèi),目前尚未將這種共享方式廣泛應用于眾多的公司,存在著巨大的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

(一)財務共享模式是什么

財務共享是一種新型的財務經(jīng)營方式,能夠有效地減少經(jīng)營過程中的費用;降低部分不需要的重復投資;運作中對各部門的財務資源進行統(tǒng)一管理,改善服務品質(zhì)及辦事效能。在科技與資訊迅猛發(fā)展的今天,財務共享這個觀念逐漸為世人所熟悉,許多企業(yè)及行政事業(yè)單位都會設立財務共享服務,為企業(yè)及事業(yè)單位的快速成長與發(fā)展提供支持。

“共享服務”指的是把一個功能單位整合成一個新的獨立的系統(tǒng)。該系統(tǒng)不但能提升系統(tǒng)的利用率,同時也能在多個系統(tǒng)中進行各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換與共享。財務共享是基于這種理念提出的一種全新的經(jīng)營方式,即設立一個財務服務中心,既涵蓋了總部與分公司的全部財務職能,又涵蓋了總部與分公司的全部資源。

這種模式具有如下優(yōu)點:(1)節(jié)省人力、物力、財力資源成本,從“一對一”到“一對多”,組建財務組織要花費很多的資源和成本,而財務共享則可以通過設立一個財務組織來實現(xiàn),節(jié)省了大量的成本,同時,也讓公司的人力成本大大地減少。(2)為了改進數(shù)據(jù)的精確性和可信度,根據(jù)以往的會計核算方式,在總公司和分公司之間的數(shù)據(jù)傳遞、收集、整理過程中,因企業(yè)之間的制度和規(guī)范不盡相同,數(shù)據(jù)往往會出現(xiàn)較大的偏差。并且由于很多環(huán)節(jié)都是人為操縱的,所以才會有疏忽,甚至是計算失誤。在實行財務共享的時候,有一個非常嚴謹?shù)某绦?,可以降低出錯的概率。(3)公司的財務經(jīng)營效率得到改善,對控制單位的經(jīng)營具有重要意義。在以往的經(jīng)營模式中,一般都是由分公司進行匯總報告,然后由總公司進行匯總和分析。而這種新的財務共享管理方式,能夠統(tǒng)一分析總公司和分公司的資源信息,實現(xiàn)了簡單化、流程化和規(guī)范化的財務運作,有效地提升了企業(yè)的財務信息。同時還可以通過數(shù)據(jù)的方式進行資源的共享,從而可以在第一時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)公司內(nèi)部的問題,從而進行有效的管理。同時,這種“財務共享”的方式對于企業(yè)內(nèi)部的財務經(jīng)營有很大的促進作用,為企業(yè)和顧客創(chuàng)造更多的業(yè)務增值。

(二)財務共享信息系統(tǒng)是什么

財務業(yè)務的運行與經(jīng)營離不開強有力的信息化和信息系統(tǒng)的支持。推進財務業(yè)務的共享,關鍵在于建立一個信息化的平臺。總體而言,財務共享信息系統(tǒng)主要包括:網(wǎng)上支付體系——制作、審批、賬務、查詢報告及獨立的操作平臺。財務核算體系——作為會計制度的核心,能夠使得會計工作更為專業(yè)、規(guī)范化,財務資料也更為清楚。影像管理系統(tǒng)——影像資料的收集、傳遞、審核、查閱、追蹤和檔案資料的管理。銀企互聯(lián)體系——主要由銀行賬戶管理、資金轉(zhuǎn)撥管理、銀行的付款管理等組成。

二、事業(yè)單位財務共享模式的優(yōu)勢

由于財務共享的模式會對事業(yè)單位的工作產(chǎn)生一定的影響,會找出事業(yè)單位工作的重復性部分,將統(tǒng)一采用規(guī)范化的工作流程,集中在一個財務共享服務平臺上進行統(tǒng)一的操作。這樣的工作模式不但可以顯著地改善單位的經(jīng)營效率,還可以減少單位的財務管理費用,減少單位內(nèi)部的復雜工作。所以,必須改變財務部門在共享財務中的職責,以減少行政決策的危險,提高單位的整體效益。

(一)財務管理工作的效率得到提高

首先,通過運用財務共享的方式,可以有效地促進事業(yè)單位內(nèi)部的各項業(yè)務工作,并使各部門的業(yè)務活動得到有效的統(tǒng)一。同時,運用財務共享的方式,不僅可以提高單位的經(jīng)營效率,而且還可以將事業(yè)單位的運營程序和運營規(guī)范相結(jié)合??傊?,通過運用財務共享的方式,既可以實時掌握單位的財務數(shù)據(jù),又可以將復雜的賬務和工作精簡,大大提升了財務部門和單位內(nèi)部的工作效率。

另外,對單位的財務管理體系進行持續(xù)的優(yōu)化與升級,能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位的軟硬件設備的現(xiàn)代化。

(二)財務運營成本得到降低

將財務共享的方式運用到工作中,可以簡化工作的流程,減少工作的人手,從而降低事業(yè)單位的人力資源費用。現(xiàn)在,大型事業(yè)單位的運作方式都是采用財務共享的方式,以便于對下屬事業(yè)單位進行集中的經(jīng)營,大大地減少了經(jīng)營費用。由此可以看出,這種財務共享的模式,不但能夠極大地減少單位的財務工作所需的人員數(shù)量,同時也能降低經(jīng)營成本。

(三)高效整合了業(yè)務流程

這種方式與一般的企業(yè)融資方式不同,它既可以充分地發(fā)揮事業(yè)單位的優(yōu)勢,又可以將事業(yè)單位的經(jīng)營過程與財務功能有機地結(jié)合起來,方便事業(yè)單位各個部門的溝通。另外,事業(yè)單位的財務工作與其他部門的工作密切相關,也能提高員工的工作效能??傊?,運用財務共享的方式,可以有效地實現(xiàn)事業(yè)單位的業(yè)務流程,從而促使事業(yè)單位的人力和資源最大限度地發(fā)揮其作用。

三、財務管理在事業(yè)單位存在的問題

目前,在事業(yè)單位內(nèi)部,財務工作存在著許多問題。具體來說,主要有:一是資產(chǎn)管理存在混亂。事業(yè)單位固定資產(chǎn)的經(jīng)營有一定的 重復,大幅度降低了對成本的控制,這對于進行財務管理非常不利。另外,也很可能造成賬務與實際狀況不符、會計資料不真實、固定資產(chǎn)審核不按時等問題;二是缺乏風險管理意識。事業(yè)單位在運行中不可避免地會遭遇到財務風險,而財務風險是無所不在,讓人防不勝防。三是對編制資金預算重視不夠。主要是資金的預算隨意性、各種形式、方向未能做出清晰的界定,缺乏??畹墓芾?,不能對內(nèi)需的資金進行及時跟蹤,經(jīng)費的計劃和定額使用方面也做得不夠。

四、財務共享模式下事業(yè)單位財務管理創(chuàng)新路徑

(一)搭建事業(yè)單位財務共享信息平臺

建立一個財務共享的信息化平臺,必須依靠信息化建設。事業(yè)單位必須充分運用各種信息化技術,比如,“互聯(lián)網(wǎng)+”,云計算等整合相關的資源,加強與各部門的溝通與配合,獲取同步的財務信息,從而取得整合成果,最終形成一個能夠?qū)崿F(xiàn)預算、資產(chǎn)管理、會計等多種職能的網(wǎng)上財務系統(tǒng)。通過各種不同的應用程序的對接,可以為不同的應用程序進行資源的共享。財務、稅務、庫管等多種業(yè)務都是通過網(wǎng)絡實現(xiàn),實現(xiàn)了自動繳費和自動結(jié)算。在事業(yè)單位內(nèi)部也可以進行原始憑證的掃描和歸檔,并提供網(wǎng)上填單、審批等一些程序,使事業(yè)單位的會計工作更加規(guī)范化、有效化,并且具有一定的科學性。事業(yè)單位財務信息管理系統(tǒng)開通并投入使用,這是實現(xiàn)財務信息共享的重要環(huán)節(jié)。財務共享系統(tǒng)的開通要按照“統(tǒng)籌推進、分工協(xié)作、積極推進、穩(wěn)步實施”的理念,通過業(yè)務、資金、審批流程進行統(tǒng)一規(guī)范,通過信息化、流程化在審批、支付、報銷、核算全過程業(yè)務閉環(huán)運作的基礎上實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)的閉環(huán)運作,是事業(yè)單位財務管理轉(zhuǎn)型升級的主要實現(xiàn)途徑,對規(guī)范財務管理,加快業(yè)財整合以及強化權力運行制約和監(jiān)督都具有重要意義。

(二)實施流程管理的規(guī)范化

在運用財務共享服務進行會計核算時,要按照事業(yè)單位的實際需要,對會計核算程序進行規(guī)范化,保證會計數(shù)據(jù)的真實性。要充分認識事業(yè)單位的現(xiàn)實狀況,找出問題的關鍵,并加以改進。在構(gòu)建共享系統(tǒng)時,應加強對事業(yè)單位內(nèi)部的管理,使單位內(nèi)部的分權工作得到有效的統(tǒng)一和規(guī)范。還可以從外部聘用專業(yè)員工來完成工作,從而大大地提升了工作的效率。此外,在進行系統(tǒng)的最優(yōu)設計時,還必須有信息技術的支撐。事業(yè)單位內(nèi)部的財務工作要通過對傳統(tǒng)的業(yè)務模式進行流程重組,通過使用共享的財務業(yè)務來進行業(yè)務的整合。將原文檔的掃描、審核等工作整合到電腦系統(tǒng)中,節(jié)省了很多的人工和資源。建立健全的財務體制,實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部財務的一體化,提高行政審批的效能。比如,通過在線的發(fā)票進行結(jié)算,數(shù)據(jù)的傳輸?shù)?,可以簡化事業(yè)單位的會計核算工作。另外,在事業(yè)單位的內(nèi)控工作中,要強化對職工的業(yè)績評價,把職工的實際權益與單位的經(jīng)營活動聯(lián)系起來,激發(fā)職工工作熱情,引入內(nèi)部的財務共享,以提升員工的工作品質(zhì)和工作效能。

(三)實施全面財務預算管理

對事業(yè)單位來說,實行全面的財務預算是實現(xiàn)自身控制和發(fā)展的一種好的機制和行之有效的方法。采用財務共享的方式,可以最大限度地優(yōu)化資源的分配,加強對部門內(nèi)部的集權,從而提高行政的效能。事業(yè)單位內(nèi)各部門的最優(yōu)化整合,即事業(yè)單位的財務預算工作,要認真地對各階段的工作進行論證和剖析,運用現(xiàn)代的預算管理手段,提高工作的質(zhì)量與效益,加強對項目的實施與評價。另外,要加強對財務收支的統(tǒng)籌協(xié)調(diào),整體布局,整體均衡。首先,在工程建設中,要充分闡明和證明項目立項的重要性和必要性。針對非傳統(tǒng)或者重要的工程,要進行詳細的論證,進行可行性的分析和比較。其次,根據(jù)以往的發(fā)展和實踐,對今后的發(fā)展作出綜合、科學的預測,采用適用于本部門的預算編制方式,進行最有遠見的財務預算,保證財務的各項指標能經(jīng)受住考驗。在做好了預算案以后,也要具備從上到下,逐級對各種指標進行剖析的本領。另外,我們也要將預算的指標,納入財務軟件之中,以保證對項目的實施和評價,從而確定項目實施過程中的問題和偏離,根據(jù)重要的變動進行適時的調(diào)節(jié)。在預算編制、執(zhí)行和考核全過程中把績效目標設定、績效跟蹤、績效評價納入預算編制、執(zhí)行和考核的全過程。在財務資源共享的基礎上,運用多種科學、高效的財務資源配置方式,使財務資源的經(jīng)濟性、效率性、效用性得到顯著改善。

(四)提升單位資金利用效率

在財務部門的資金監(jiān)督上,實行統(tǒng)一的財務收支,從源頭強化對資金的監(jiān)督。要加強管理者綜合能力的提升和配置,從而實現(xiàn)對事業(yè)單位的零現(xiàn)金管理,并對其進行及時的風險控制,以提高工作的效能。事業(yè)單位在開展業(yè)務時,應嚴格按照有關的法律、法規(guī),在獲得上級單位批準后,將其用于統(tǒng)一的財務撥款,并對其進行合理的統(tǒng)籌,以增強其使用的有效性,有效地增加資金使用效率,降低事業(yè)單位的費用開支。事業(yè)單位在經(jīng)營活動中運用“財務共享”的方式來強化對資金的控制,既能有效地增加資金的使用效率,又能避免一些財務風險,從而讓事業(yè)單位緊跟時代的發(fā)展步伐,推動事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略。

(五)提高事業(yè)單位財務信息化管理安全性

在事業(yè)單位的財務工作中,實行財務共享是依靠其平臺上大量的軟件進行的,使得事業(yè)單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)和信息存儲更加容易,從而為事業(yè)單位工作的開展提供了便利。但是隨著信息技術的發(fā)展,它的安全需求越來越高,所面對的風險也越來越大。雖然事業(yè)單位在財務信息披露方面的工作越來越多,但由于會計資料是國家秘密,所以對風險進行有效的預防是非常必要的。因此,事業(yè)單位在財務工作中應設立風險預防制度,對來訪者進行身份驗證和級別限定,防止病毒的傳染。在日常工作中,也要注重對系統(tǒng)的安全監(jiān)管,做好各項工作的基礎性工作,從而有效地提升事業(yè)單位財務工作的安全性、可預防性。因此,日常工作中要密切關注系統(tǒng)的技術性和安全性,通過詢問、查閱相關資料、檢查系統(tǒng)平臺的安全性問題,采取相應的對策。

結(jié)語

總的來說,財務共享是一種全新的財務經(jīng)營方式,它可以很好地克服事業(yè)單位經(jīng)營中因人力成本的重復投資而造成的人力成本高和人力資源的浪費問題,為單位節(jié)約了大量的人力和財力,使得事業(yè)單位的管理層更好地把工作重點放到事業(yè)單位的經(jīng)營上。事業(yè)單位在經(jīng)營活動中運用“財務共享”的模式,可以降低單位的經(jīng)營費用,從而提高事業(yè)單位的經(jīng)濟效益,在激烈的市場競爭中取得優(yōu)勢。

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