劉瓊?cè)A

摘要：近年來，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各單位必須要對(duì)檔案管理方式進(jìn)行有效的改革，以此謀求獲得更大的發(fā)展空間。檔案在管理優(yōu)化的過程中，可借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等多種信息化的服務(wù)模式，來有效提高檔案管理的工作效率，降低單位檔案管理的運(yùn)營(yíng)成本，防止資源浪費(fèi)，提高單位的綜合管理效率。本文即分析了各單位檔案管理的現(xiàn)狀，探討了在大環(huán)境背景下各單位如何采取有效措施提升檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案;資源管理;開發(fā)

引言

面對(duì)新形勢(shì)，檔案管理工作中涉及到的巨大信息資源越來越受到社會(huì)廣泛關(guān)注。開發(fā)利用檔案信息資源具有非常高的價(jià)值，對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科技進(jìn)步都有很大的促進(jìn)作用。時(shí)下，檔案管理的工作中，對(duì)于檔案信息資源開發(fā)利用普遍受到了重視，但也存在一些問題。例如，有的行業(yè)、單位存在對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠等。有鑒于此，本文對(duì)檔案資源開發(fā)與利用相關(guān)問題進(jìn)行一些創(chuàng)新研究與思考，以期與大家進(jìn)行切磋、交流取得共識(shí)。

1檔案開發(fā)利用存在的主要問題

1.1檔案開發(fā)利用無法滿足時(shí)代要求

一段時(shí)期，我國(guó)檔案工作發(fā)展相對(duì)緩慢，如管理模式、管理手段都相對(duì)落后于時(shí)代的發(fā)展。隨著信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，并廣泛運(yùn)用于檔案管理工作中，已經(jīng)由過去的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理。但很多檔案管理人員并未適應(yīng)檔案管理工作的這種調(diào)整，依然停留在傳統(tǒng)階段，沒有積極主動(dòng)地調(diào)整、改革、提高檔案管理能力，也沒有深入進(jìn)行檔案管理方法的優(yōu)化，過于被動(dòng)，缺乏主動(dòng)創(chuàng)新精神，致使檔案管理工作無法完全適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。在信息化時(shí)代，急需制定標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)范和制度體系來指導(dǎo)檔案資源的開發(fā)與利用工作，無章可循，導(dǎo)使檔案管理工作效率不高;在檔案信息化轉(zhuǎn)型中，沒有深入挖掘檔案信息管理軟件的功能，只停留在檔案資料的電子化存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的強(qiáng)大功能未得到充分利用。這些問題都導(dǎo)致檔案開發(fā)利用的效果無法達(dá)到要求。

1.2人才緊缺問題

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理行業(yè)的廣泛應(yīng)用和快速發(fā)展，對(duì)大數(shù)據(jù)人才的需求會(huì)越來越大，目前大數(shù)據(jù)分析專業(yè)在國(guó)內(nèi)仍屬新興專業(yè)，雖然部分高校已經(jīng)開設(shè)了大數(shù)據(jù)專業(yè)，但相關(guān)人才的培養(yǎng)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了市場(chǎng)的需求。一邊是海量的各單位、各部門需求，一邊是巨大的人才缺口，各行各業(yè)所需的精通數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)庫建設(shè)的大數(shù)據(jù)人才缺口問題在短時(shí)間內(nèi)很難得到解決。

2新時(shí)代對(duì)檔案管理及資源開發(fā)利用策略

2.1整合檔案信息資源，優(yōu)化檔案管理模式

檔案管理是為社會(huì)提供服務(wù)，以促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?，F(xiàn)在各單位的檔案管理模式大致分為以下兩種：集中管理和分散管理模式，這兩種模式很難滿足社會(huì)各方面的利用。由此，需要從檔案管理的模式入手，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改革，建立統(tǒng)一的檔案管理中心，將檔案資料、檔案背景資料及檔案本身等各方面信息融為為一體，進(jìn)行整合，以此來滿全社會(huì)對(duì)各方面信息的需求。為了利用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，檔案管理部門還需要對(duì)自身進(jìn)行改革、創(chuàng)新，來優(yōu)化檔案管理模式。此外還需要建立完整的專業(yè)管理體系、制度從源頭上進(jìn)行規(guī)范、管理，通過一系列制度的完善，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合。

2.2實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

近年來，隨著信息化的快速發(fā)展，檔案管理采用信息化管理模式已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)，為了更好地促進(jìn)各行各業(yè)檔案管理平穩(wěn)健康地發(fā)展，就必須在檔案管理工作中融入信息化管理模式，以此促進(jìn)檔案管理工作的改革、創(chuàng)新。在檔案管理工作中，檔案管理工作部門首先要制定完善的檔案管理制度，致使管理工作朝著制度化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案管理工作制度務(wù)必要從分層責(zé)任制度的角度出發(fā)，將工作進(jìn)行細(xì)化處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)崗位，規(guī)避檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)信息泄露等一系列的風(fēng)險(xiǎn)問題。

2.3改善檔案管理人員的整體結(jié)構(gòu)與個(gè)體知識(shí)結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人員大多不熟悉信息化和互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)知識(shí)和技術(shù)，鑒于此，檔案管理部門要有計(jì)劃地引進(jìn)掌握高新科技的人員，利用信息化、互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化水平。另外，還要提升檔案管理工作的開放性和高效性理念，盡快摒棄落后的觀念。要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和信息化素質(zhì)的培養(yǎng)，使檔案管理人員盡快掌握相關(guān)的信息化知識(shí)和技術(shù)，打造一支專業(yè)化的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)。

2.4提升檔案資源信息化發(fā)展水平

面對(duì)新的發(fā)展態(tài)勢(shì)，對(duì)于檔案信息資源的開發(fā)利用必須更好地滿足經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的需求，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)給我們提供了很好的技術(shù)支撐。目前，已經(jīng)有很多單位啟用了新型互聯(lián)網(wǎng)管理軟件，對(duì)所有文檔進(jìn)行電子化分類、儲(chǔ)存。對(duì)于檔案管理工作的從業(yè)者而言，一定要學(xué)會(huì)對(duì)自己所管理的檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用。（1）檔案資源的數(shù)字化。對(duì)所有存儲(chǔ)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)文字、照片、音視頻等資料的數(shù)字化。把這些數(shù)字化的信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，既方便查找，也便于實(shí)現(xiàn)快速獲取大量信息，提升了辦事人員的工作效率。（2）對(duì)檔案信息資源的智能化處理。在目前檔案信息多元化的狀態(tài)下，檔案管理工作量增大。我們可以利用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的智能化處理。可以減輕檔案人員工作量，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)更加快捷高效的智能化管理與服務(wù)。

2.5實(shí)現(xiàn)線上線下一體化管理

在信息化快速發(fā)展的今天，檔案的開發(fā)與利用并不是擯棄紙質(zhì)檔案，而是要將紙質(zhì)檔案作為重要的檔案記錄載體，確保檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確，將紙質(zhì)檔案作為管理的重要依據(jù)。同時(shí)，電子檔案的開發(fā)與利用應(yīng)高度重視，來促進(jìn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息的交流與調(diào)整也越發(fā)頻繁，各種實(shí)體檔案所占用的空間越來越大，利用也非常困難。為解決這些問題，在新時(shí)代我們應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，加大信息化建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加強(qiáng)對(duì)線上技術(shù)的開發(fā)與利用，提高檔案管理工作的整體成效。在大數(shù)據(jù)背景下對(duì)檔案的記錄存儲(chǔ)更加便捷，但需要定期對(duì)檔案信息資料進(jìn)行充分的補(bǔ)充，保持?jǐn)?shù)據(jù)的連貫性，提高對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用水平，為檔案開發(fā)與利用提供全新基礎(chǔ)。

2.6加強(qiáng)檔案安全防護(hù)體系建設(shè)

紙質(zhì)檔案管理是部分單位（特別是行政事業(yè)單位）檔案保管的主要形式，因此紙質(zhì)檔案與信息、電子數(shù)據(jù)檔案并存的狀態(tài)短時(shí)間不可能被消除。一是確保傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理安全?；鶎邮聵I(yè)單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理庫房，不斷更新檔案管理設(shè)備設(shè)施，對(duì)紙質(zhì)檔案保管設(shè)施設(shè)備進(jìn)行防霉防潮等處置。在加強(qiáng)文件資料的收集的同時(shí)，視頻、音頻資料也需收集，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度，不斷改進(jìn)管理模式，以此提高檔案管理效率。二是加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)。檔案信息化的建設(shè)中，安全防護(hù)體系的建設(shè)是一項(xiàng)重要的任務(wù)。一方面，要做好檔案信息的安全防護(hù)工作，采用加密技術(shù)、安全防護(hù)技術(shù)等，確保電子檔案信息不受影響。另一方面，設(shè)置訪問權(quán)限，即賦予檔案管理工作人員以相應(yīng)的訪問權(quán)限，保證信息安全?？偟膩碚f，保證檔案技術(shù)安全的同時(shí)，最重要的還是加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，在檔案管理制度中應(yīng)明確管理員、使用人的責(zé)任，加強(qiáng)監(jiān)督與考核，確保管理工作安全保密，順利地實(shí)施。

結(jié)語

檔案信息資源開發(fā)利用是經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的重要內(nèi)容，也是提升檔案管理水平的重要方式與核心舉措。要利用先進(jìn)的技術(shù)和方法提高檔案管理工作的效率。在當(dāng)今科技高速發(fā)展的時(shí)代，我們需要不斷充實(shí)和豐富檔案信息資源，提升檔案管理工作水平和檔案利用效率，提高行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)為社會(huì)提供高效的檔案信息資源服務(wù)。

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