趙鵬程 代 琴
高校后勤修繕項(xiàng)目施工管理工作分析與思考
趙鵬程 代 琴
[中國政法大學(xué)]
隨著高校后勤修繕項(xiàng)目數(shù)量逐年增多,對(duì)項(xiàng)目施工管理的要求也日趨提升。修繕項(xiàng)目管理部門必須以實(shí)現(xiàn)投資效益最大化和管理方法最優(yōu)化為最終目標(biāo),明確并細(xì)化項(xiàng)目施工管理工作中從各部門到各人的管理責(zé)任,通過精準(zhǔn)設(shè)定目標(biāo)并圍繞此目標(biāo)針對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)制定精細(xì)的管理工作程序,來提高修繕項(xiàng)目施工管理整體工作質(zhì)量。文章從實(shí)際工作出發(fā),對(duì)目前高校后勤修繕項(xiàng)目施工管理工作中存在的問題進(jìn)行梳理分析,并有針對(duì)性地提出相應(yīng)建議。
高校后勤;修繕項(xiàng)目;施工管理;項(xiàng)目管理
施工管理是高校后勤修繕項(xiàng)目中非常重要的一環(huán),施工過程監(jiān)管是否到位直接決定了工程質(zhì)量、進(jìn)度及成本控制情況。只有確定修繕項(xiàng)目施工管理目標(biāo)和責(zé)任,根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定科學(xué)細(xì)致的工作流程標(biāo)準(zhǔn),并在過程中堅(jiān)持做到嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)精確開展相關(guān)工作,最終才能實(shí)現(xiàn)預(yù)定的項(xiàng)目整體目標(biāo)。目前高校后勤修繕項(xiàng)目施工監(jiān)管力度仍較為薄弱,具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
高校修繕項(xiàng)目管理科室一般設(shè)在后勤管理部門內(nèi),其中因后勤改革分流或其他各種歷史原因,導(dǎo)致許多工程管理人員并非專業(yè)技術(shù)人員,甚至有部分人員之前從未接觸過施工工作。而修繕工程往往涉及土建、電氣、水暖等多個(gè)專業(yè),專業(yè)程度較高,在施工過程中,學(xué)校管理人員如缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)及工作經(jīng)驗(yàn),易被施工單位麻痹。同時(shí),受科室編制限制,一所高校修繕工作管理人員僅有三至四人,面對(duì)每年大小共計(jì)數(shù)十項(xiàng)的施工項(xiàng)目,在暑假施工高峰期時(shí)常一人同時(shí)擔(dān)任七八個(gè)甚至更多項(xiàng)目的甲方代表,分身乏術(shù),無法確保在每個(gè)項(xiàng)目上投入大量的時(shí)間和精力進(jìn)行監(jiān)管。而部分不負(fù)責(zé)任的施工單位會(huì)在甲方代表未在現(xiàn)場(chǎng)時(shí),降低施工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),不按規(guī)范開展隱蔽工程施工,或是偷換施工材料,進(jìn)而達(dá)到降低施工成本、壓縮施工工期的目的。
同時(shí),在修繕項(xiàng)目實(shí)施過程中,監(jiān)理工程師有著很重要的作用。他們?cè)趶氖卤O(jiān)理工作前,通常有過建筑企業(yè)從業(yè)經(jīng)歷,擁有豐富的施工現(xiàn)場(chǎng)管理經(jīng)驗(yàn),之后又掌握了專業(yè)的監(jiān)理工作知識(shí),能夠?yàn)轫?xiàng)目的質(zhì)量和工期提供保障。[1]但因?qū)W校部分修繕項(xiàng)目投資額度較小,學(xué)校重視程度不足,未聘請(qǐng)監(jiān)理單位參與監(jiān)管,或監(jiān)理單位由于項(xiàng)目與新建項(xiàng)目相比規(guī)模小,監(jiān)理費(fèi)用較低,在施工過程中從主觀意識(shí)上較為輕視,未按照監(jiān)理要求開展工作等原因,導(dǎo)致學(xué)校在一些修繕項(xiàng)目的實(shí)施過程中未發(fā)揮有效的監(jiān)督管理作用,對(duì)項(xiàng)目整體質(zhì)量造成較大影響。
施工過程中出現(xiàn)的變更洽商分為技術(shù)類變更和經(jīng)濟(jì)類變更兩類。技術(shù)類變更包括設(shè)計(jì)變更、進(jìn)度變更、施工條件變更及增加項(xiàng)目所發(fā)生的變更。部分技術(shù)類變更會(huì)附帶產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)類變更。由于后勤修繕項(xiàng)目通常需要先拆后建,加之常有建筑物或設(shè)施原有建設(shè)資料存檔不全、隱蔽工程情況不清等情況,因此在修繕項(xiàng)目施工過程中不可預(yù)見因素較多,會(huì)產(chǎn)生洽商變更。此外,部分施工單位為了中標(biāo),投標(biāo)時(shí)報(bào)價(jià)較低,當(dāng)此類施工單位低價(jià)中標(biāo)后,在施工過程中總試圖盡可能尋找機(jī)會(huì)向?qū)W校申請(qǐng)辦理洽商變更從而提高施工費(fèi)用,增加工程利潤(rùn)。
在實(shí)施過程中,因甲方代表管理不規(guī)范或?qū)I(yè)程度不足等原因,容易出現(xiàn)被施工單位引導(dǎo)辦理原非必須辦理的變更洽商,或者辦理洽商時(shí)因時(shí)間緊急,未嚴(yán)格要求后附預(yù)算,只有預(yù)估金額,待結(jié)算時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算金額遠(yuǎn)高于所報(bào)預(yù)估金額等現(xiàn)象。此外,在項(xiàng)目實(shí)施過程中,曾出現(xiàn)過部分項(xiàng)目所在現(xiàn)場(chǎng)管理使用部門人員越過甲方代表直接告知施工單位對(duì)施工內(nèi)容進(jìn)行變更,施工單位在相關(guān)改造完成后將洽商報(bào)至監(jiān)理及甲方代表處,因未獲通過而產(chǎn)生糾紛。不合理的洽商辦理會(huì)對(duì)項(xiàng)目成本及工期控制造成不良影響。
各高校修繕項(xiàng)目受辦學(xué)要求限制,通常集中在暑期施工且工期比較緊張,如未按時(shí)完工將會(huì)影響學(xué)校正常教學(xué)科研工作,項(xiàng)目管理人員壓力極大。其中施工進(jìn)度問題是項(xiàng)目管理的一大難點(diǎn)。
學(xué)校修繕項(xiàng)目進(jìn)度受影響的其中一種原因是因?yàn)榍捌诠ぷ鳒?zhǔn)備不夠充分,項(xiàng)目可行性分析不到位,未根據(jù)需求實(shí)地進(jìn)行詳細(xì)勘察或設(shè)計(jì)工作不夠精細(xì),均會(huì)造成施工過程中出現(xiàn)未預(yù)料的問題,延誤整體工期。
產(chǎn)生影響的另一種原因則是施工單位未認(rèn)真分析項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)情況及施工具體要求,僅依靠經(jīng)驗(yàn)草率制定工期進(jìn)度計(jì)劃,或?yàn)楣?jié)省人力成本,安排到場(chǎng)施工人員數(shù)量不足,而監(jiān)理與甲方工作人員也未認(rèn)真審核進(jìn)度計(jì)劃及人員安排是否合理,在項(xiàng)目實(shí)施前期對(duì)施工單位要求較為寬松,待項(xiàng)目施工工作進(jìn)行一段時(shí)間后才發(fā)現(xiàn)進(jìn)度無法按照原定計(jì)劃完成,此時(shí)才要求施工單位重排進(jìn)度計(jì)劃,對(duì)備料、機(jī)械安排等均造成影響。
此外,部分修繕項(xiàng)目因施工進(jìn)度控制力度不足導(dǎo)致臨近開學(xué)日期仍未完工時(shí),甲方代表及監(jiān)理人員為趕工期甚至放松對(duì)施工質(zhì)量的監(jiān)管,對(duì)工程整體質(zhì)量產(chǎn)生一定影響。
審計(jì)工作是施工項(xiàng)目管理過程中的又一重要環(huán)節(jié),一般在項(xiàng)目驗(yàn)收通過后,由學(xué)校審計(jì)管理部門或其外包的審計(jì)公司進(jìn)行。以本年度某高校審計(jì)結(jié)算項(xiàng)目的實(shí)際數(shù)據(jù)為例,各項(xiàng)目審減比例(審減比例=單項(xiàng)目審減額÷單項(xiàng)目送審金額)平均為11.62%,其中有22%的項(xiàng)目審減比例在20%以上,有10%的項(xiàng)目審減比例在30%以上,存在審減額偏大現(xiàn)象。施工單位面對(duì)高額審減結(jié)果往往不認(rèn)可,需反復(fù)反饋異議,導(dǎo)致審計(jì)環(huán)節(jié)耗時(shí)久、推進(jìn)工作困難,施工項(xiàng)目管理工作也因此停滯不前。
產(chǎn)生此現(xiàn)象的原因從各角度分析:首先,從項(xiàng)目自身角度,修繕項(xiàng)目往往缺少原始圖紙等資料,審計(jì)審減過程中缺少圖紙依據(jù),容易造成工程量的偏差;且改造項(xiàng)目?jī)?nèi)容零散、系統(tǒng)性差,容易產(chǎn)生丟項(xiàng)問題,造成審減金額高。其次,從審計(jì)部門角度,近年來大項(xiàng)目的審計(jì)工作往往交由外包審計(jì)公司負(fù)責(zé),部分審計(jì)公司以“審減額提成”定為收費(fèi)依據(jù)之一,導(dǎo)致審減過程中“能減則減,可增不增”的現(xiàn)象。另外,從施工單位角度,易存在結(jié)算金額“多報(bào)多得”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí),經(jīng)濟(jì)類變更洽商或工程量增減內(nèi)容申報(bào)時(shí)存在綜合單價(jià)偏高、工程量偏大等問題,也會(huì)直接導(dǎo)致審減額偏大現(xiàn)象。
高校修繕項(xiàng)目檔案管理是指從項(xiàng)目立項(xiàng)、招標(biāo)開始,到施工、審計(jì)、結(jié)算等各環(huán)節(jié)所有相關(guān)材料的歸檔及后期管理工作,由于修繕項(xiàng)目的部分特點(diǎn),其檔案管理工作往往是眾多工作中的薄弱環(huán)節(jié)。
首先,修繕項(xiàng)目管理人員的工作開展大多集中在工地現(xiàn)場(chǎng),對(duì)施工進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用的管理是核心工作,導(dǎo)致檔案管理環(huán)節(jié)容易被忽略,重視程度不夠;且項(xiàng)目集中在暑假,管理人員本就不足,安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作較為困難。其次,由于修繕項(xiàng)目種類繁雜、內(nèi)容零散,系統(tǒng)性歸檔難度大;且修繕項(xiàng)目大多缺乏原始圖紙資料,補(bǔ)齊完整歸檔資料等需耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力,也成為檔案管理的一大難點(diǎn)。
為加大后勤修繕項(xiàng)目審計(jì)力度,提高資金使用效率,高校可嘗試引入全程跟蹤審計(jì),參與修繕項(xiàng)目全過程管理監(jiān)督。根據(jù)審計(jì)工作的特點(diǎn),學(xué)校后勤修繕項(xiàng)目跟蹤審計(jì)的工作流程應(yīng)保證審計(jì)工作能夠合理有序開展,保證項(xiàng)目各參與主體能夠妥善協(xié)調(diào)及配合,保證修繕項(xiàng)目能夠按照施工組織設(shè)計(jì)按時(shí)順利開展,從而做到切實(shí)提高工作質(zhì)量及工作效率。在跟蹤審計(jì)實(shí)施過程中,學(xué)校審計(jì)部門要詳細(xì)了解項(xiàng)目情況,再根據(jù)情況制定跟蹤審計(jì)的計(jì)劃及目標(biāo),按照要求全程統(tǒng)籌安排各項(xiàng)工作;具體項(xiàng)目審計(jì)小組要根據(jù)安排負(fù)責(zé)具體工作的實(shí)施;審計(jì)人員要根據(jù)各階段審計(jì)對(duì)象的不同,開展測(cè)量、計(jì)算、監(jiān)督等審計(jì)基礎(chǔ)工作,搜集工作資料及準(zhǔn)確證據(jù),為編寫審計(jì)報(bào)告打好基礎(chǔ)。因高校后勤修繕項(xiàng)目數(shù)量較多,如學(xué)校審計(jì)部門工程審計(jì)人力不足,不具備對(duì)所有項(xiàng)目進(jìn)行全程跟蹤審計(jì)的條件,可委托外審單位負(fù)責(zé),由外審公司成立審計(jì)小組,安排具有審計(jì)師及造價(jià)師資格的人員入駐項(xiàng)目。
引入全程跟蹤審計(jì)的優(yōu)點(diǎn)包括以下幾個(gè)方面:在決策階段,學(xué)校審計(jì)部門能發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)的責(zé)任,為決策的真實(shí)、合理、效益提供保障;在設(shè)計(jì)階段,審計(jì)部門可針對(duì)設(shè)計(jì)圖紙的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定、材料選擇、工程量大小提出審計(jì)建議,可以有效控制項(xiàng)目成本;在招標(biāo)階段,審計(jì)部門針對(duì)招標(biāo)文件的內(nèi)容、招標(biāo)控制價(jià)的設(shè)定、工程量清單的編制提出審計(jì)意見,并對(duì)招標(biāo)流程按照要求進(jìn)行審計(jì),發(fā)現(xiàn)問題能及時(shí)反饋至監(jiān)督部門及招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組,共同審議后進(jìn)行調(diào)整;在施工階段,審計(jì)小組與項(xiàng)目甲方代表、監(jiān)理人員配合,全程參與隱蔽工程驗(yàn)收、工程量核準(zhǔn)、洽商變更確認(rèn)、進(jìn)度款支付確認(rèn)等工作,尤其是嚴(yán)把洽商變更工作,可在控制施工成本的同時(shí),減少在竣工審計(jì)階段常出現(xiàn)的認(rèn)量糾紛,提高工作效率;在竣工決算階段,由于前期工作認(rèn)真,資料詳實(shí),施工單位所報(bào)竣工結(jié)算書中虛高報(bào)價(jià)現(xiàn)象定會(huì)減少,審計(jì)時(shí)間可大幅縮短,施工單位在對(duì)審計(jì)價(jià)格進(jìn)行確認(rèn)時(shí)也不會(huì)發(fā)出較多質(zhì)疑爭(zhēng)議。
引入全程跟蹤審計(jì),可對(duì)高校后勤修繕項(xiàng)目開展過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的跟蹤及糾正,在提高工作效率的同時(shí),還能有效降低風(fēng)險(xiǎn),切實(shí)增強(qiáng)學(xué)校對(duì)修繕項(xiàng)目的造價(jià)控制,保護(hù)學(xué)校相關(guān)資金投入發(fā)揮最佳效益,減少修繕項(xiàng)目因管理不當(dāng)所帶來的投資浪費(fèi)現(xiàn)象。
為確保學(xué)校投資得到有效利用,實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo),后勤修繕管理部門必須做好項(xiàng)目洽商變更的管理控制工作。[2]在施工過程中,甲方代表、監(jiān)理人員及全過程跟蹤審計(jì)人員必須共同協(xié)作,相互補(bǔ)位,嚴(yán)格洽商變更審批工作,按照相關(guān)制度規(guī)范程序。
首先由變更主張方以書面形式提出工程變更或經(jīng)濟(jì)簽證內(nèi)容,要求內(nèi)容中的文字表達(dá)全面詳實(shí)且無歧義,如有必要可在其中繪制圖形或編制表格進(jìn)行更深入的表述,同時(shí)簽證文件后必須附上將發(fā)生費(fèi)用的預(yù)算。然后由甲方代表、監(jiān)理人員及審計(jì)人員進(jìn)行嚴(yán)格審核,并按照學(xué)校管理制度規(guī)定的洽商變更審批程序,根據(jù)金額大小執(zhí)行相應(yīng)的上報(bào)辦理程序。其中審計(jì)人員需對(duì)預(yù)算費(fèi)用進(jìn)行認(rèn)真核算,并提出審核意見。項(xiàng)目管理部門根據(jù)審計(jì)意見出具變更書面簽證文件,變更簽證文件必須經(jīng)建設(shè)、監(jiān)理及施工單位簽字蓋章,其中如屬技術(shù)性變更還需經(jīng)設(shè)計(jì)單位簽字蓋章,才可作為審計(jì)的結(jié)算依據(jù)。必須明確無效變更洽商不能作為施工、結(jié)算等工作的依據(jù),且執(zhí)行無效變更洽商文件造成的損失由執(zhí)行人承擔(dān)責(zé)任。
各高校后勤修繕項(xiàng)目管理部門必須做好施工質(zhì)量以及安全文明施工等施工現(xiàn)場(chǎng)管理。現(xiàn)場(chǎng)施工質(zhì)量把控方面,需要在項(xiàng)目實(shí)施過程中注重項(xiàng)目資料的收集與整理,既保存好今后進(jìn)一步維護(hù)改造的技術(shù)依據(jù),又能防止甲乙雙方因?yàn)椴牧先笔Щ蛘卟蛔愣鸺m紛。[3]為把控質(zhì)量及進(jìn)度,甲方代表應(yīng)從技術(shù)、經(jīng)濟(jì)角度對(duì)施工單位制定的施工組織設(shè)計(jì)進(jìn)行認(rèn)真審核,并確定最終方案。在施工過程中,甲方代表及監(jiān)理人員必須非常注重項(xiàng)目實(shí)施的流程細(xì)節(jié),根據(jù)實(shí)際情況制定科學(xué)細(xì)致的工作流程標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)管理工作,嚴(yán)抓質(zhì)量控制點(diǎn),監(jiān)督施工單位嚴(yán)格按照施工工藝施工,做好人員及材料設(shè)備準(zhǔn)備安排,盡量減少洽商變更的發(fā)生。
表1 后勤修繕項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量控制點(diǎn)
在寒暑假及其他施工項(xiàng)目較為集中的時(shí)間段或重大項(xiàng)目施工時(shí)段,必須重視相關(guān)會(huì)議的組織召開工作。一種是在項(xiàng)目開工前的入場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議。會(huì)議參會(huì)部門及單位為后勤修繕管理部門、審計(jì)部門、保衛(wèi)部門、各項(xiàng)目管理使用部門、監(jiān)理單位、施工單位,會(huì)議一般由學(xué)校后勤修繕工作主管校領(lǐng)導(dǎo)主持。會(huì)議內(nèi)容主要包括明確各單位及部門工作職責(zé),修繕管理部門對(duì)監(jiān)理單位及施工單位提出施工管理要求,審計(jì)部門提出跟蹤審計(jì)工作要求,保衛(wèi)部門提出安全工作要求,各項(xiàng)目管理使用單位確定各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人并提出工作要求,施工單位介紹本項(xiàng)目工期及人員安排,監(jiān)理單位介紹監(jiān)理工作安排,主管校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)所有單位提出工作要求。另一種會(huì)議是施工期間每周召開監(jiān)理例會(huì),參會(huì)范圍與入場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議相同。監(jiān)理例會(huì)是增加管理控制力度的重要措施,必須按期召開。會(huì)上由各施工單位匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展,監(jiān)理單位及跟蹤審計(jì)小組匯報(bào)所發(fā)現(xiàn)問題及整改要求,甲方代表提出工作要求,所有參會(huì)單位及部門就相關(guān)問題進(jìn)行研究討論,并得出解決方案,同時(shí)對(duì)下階段施工重難點(diǎn)及相關(guān)注意事項(xiàng)進(jìn)行安排。每次會(huì)議結(jié)束后,由監(jiān)理單位根據(jù)會(huì)上議定的項(xiàng)目出具監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要,并由各方參會(huì)人員簽字確認(rèn)。此外,為及時(shí)解決施工中出現(xiàn)的重大問題,應(yīng)根據(jù)需要緊急召開現(xiàn)場(chǎng)專題會(huì)議。
修繕項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)管理的重點(diǎn)之一是施工安全管理問題。在高校校園內(nèi)施工,在抓工程質(zhì)量的同時(shí),還必須重視施工安全。第一,必須強(qiáng)化現(xiàn)場(chǎng)人員的安全意識(shí),定期組織開展施工安全宣傳及管理培訓(xùn)活動(dòng)。除進(jìn)行基本的安全法規(guī)教育外,還需結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況對(duì)施工人員進(jìn)行詳細(xì)的操作培訓(xùn)。第二,必須認(rèn)真落實(shí)安全施工制度,現(xiàn)場(chǎng)人員須嚴(yán)格執(zhí)行國家現(xiàn)行安全施工、技術(shù)操作規(guī)程,熟悉安全生產(chǎn)條例,現(xiàn)場(chǎng)管理中發(fā)現(xiàn)違反者,輕則進(jìn)行批評(píng)教育,重則處以經(jīng)濟(jì)或其他懲罰措施;第三,設(shè)立安全負(fù)責(zé)人和安全檢查員崗位,檢查現(xiàn)場(chǎng)人員安全保護(hù)設(shè)備配備情況,定期排查施工現(xiàn)場(chǎng)安全隱患,杜絕安全事故的發(fā)生;第四,針對(duì)高校施工現(xiàn)場(chǎng)周邊人員車輛密集的情況,現(xiàn)場(chǎng)及周邊必須做好安全防護(hù)措施,并設(shè)置明顯警示標(biāo)志。
控制修繕項(xiàng)目施工進(jìn)度,一方面是為了確保項(xiàng)目能按照預(yù)定計(jì)劃開展并按時(shí)交付使用,不影響學(xué)校正常運(yùn)行,另一方面是要控制好施工節(jié)奏,避免施工進(jìn)度前松后緊,因前期窩工拖延造成時(shí)間不足而在末期趕工,影響施工質(zhì)量。施工進(jìn)度計(jì)劃是修繕項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度管理的基礎(chǔ)文件,根據(jù)施工內(nèi)容及工期要求統(tǒng)籌合理的編制進(jìn)度計(jì)劃是確保項(xiàng)目如期完工的關(guān)鍵因素。[4]必須要求施工單位根據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容,以天為時(shí)間單位編制工程進(jìn)度計(jì)劃表,報(bào)甲方代表及監(jiān)理人員就計(jì)劃的合理性進(jìn)行確認(rèn)后,嚴(yán)格按照進(jìn)度計(jì)劃組織開展施工工作。
圖1 后勤修繕項(xiàng)目進(jìn)度控制循環(huán)圖
在施工過程中,要確保對(duì)施工進(jìn)度的有效控制,甲方代表及監(jiān)理人員首先要在保證施工質(zhì)量的基礎(chǔ)上定期核查實(shí)際進(jìn)度情況,如出現(xiàn)進(jìn)度拖延現(xiàn)象,要及時(shí)分析原因并采取糾正措施,將進(jìn)度拉回正確軌道;其次,要做好與施工相關(guān)所有單位及部門的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)工作,避免因各單位間信息溝通不暢耽誤施工進(jìn)度;此外,還要對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行細(xì)化管理,抓好關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的進(jìn)度控制。只有以上幾點(diǎn)工作均落實(shí)到位,才能保證項(xiàng)目如期完工。
如能加強(qiáng)修繕工程的檔案管理,不僅能為今后的施工工作提供參考和依據(jù),更能督促施工管理人員總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),提升自身項(xiàng)目管理能力。
首先應(yīng)從電子版、紙質(zhì)版兩個(gè)角度加強(qiáng)檔案管理工作。電子版檔案具有便于搜索查找、便攜、占用空間小、節(jié)約能源的優(yōu)點(diǎn),例如施工過程中的圖片資料,用于專業(yè)軟件打開、編輯的廣聯(lián)達(dá)版本預(yù)算、CAD圖紙等,應(yīng)優(yōu)先考慮存儲(chǔ)電子版檔案;而紙質(zhì)版檔案具有原件簽章印記清晰、確認(rèn)性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn),例如施工單位投標(biāo)文件,擁有甲方代表、監(jiān)理、施工方、審計(jì)方等各方簽字確認(rèn)的材料,應(yīng)優(yōu)先考慮存儲(chǔ)紙質(zhì)版檔案。
其次應(yīng)從縱向、橫向兩個(gè)維度建立歸檔框架,加強(qiáng)檔案管理工作??v向維度是指將某一個(gè)項(xiàng)目全過程的所有資料為單位存檔,便于掌握某一項(xiàng)目的完整情況,應(yīng)由各甲方代表作為責(zé)任人,承擔(dān)所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的歸檔工作。橫向維度是指將某年度、某類別所有文件或材料的匯總存檔,例如本年度所有施工合同、本年度所有洽商記錄表等,便于從整體角度掌握本年度各不同項(xiàng)目的實(shí)際情況,便于進(jìn)行橫向比較。歸檔框架的搭建有利于培養(yǎng)施工管理人員加強(qiáng)歸檔管理意識(shí),更有利于系統(tǒng)化管理修繕項(xiàng)目。
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