詹逸珂 陳陽

摘要：數(shù)字環(huán)境下的檔案工作面臨深刻變革，電子文件歸檔與電子檔案移交進(jìn)館的規(guī)范路徑亟待確立。該文基于相關(guān)實(shí)踐和理論背景，從全程觀出發(fā)探討電子文件歸檔和電子檔案移交進(jìn)館流程設(shè)計(jì)與技術(shù)模式。具體而言，流程設(shè)計(jì)包含電子文件歸檔規(guī)范流程和電子檔案移交進(jìn)館規(guī)范流程；技術(shù)模式包含離線對(duì)接模式、系統(tǒng)間在線對(duì)接模式、在線與離線對(duì)接相結(jié)合模式和基于云環(huán)境的對(duì)接模式，其中基于云環(huán)境的對(duì)接模式是未來歸檔和移交進(jìn)館工作的發(fā)展趨向。電子文件歸檔與電子檔案移交進(jìn)館規(guī)范路徑的確立和完善有助于提升業(yè)務(wù)效能，推動(dòng)檔案工作的科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔 電子檔案移交進(jìn)館 規(guī)范路徑 流程設(shè)計(jì) 技術(shù)模式

Abstract： The archival work of government agen？ cies in the digital environment is facing profound changes， and the standardized route of electronic re？ cords filing and transfer to archives urgently needs to be established. The article reviews the practice back？ ground and the current theoretical research progress， discusses procedure design and technical modes for electronic records filing and transfer to archives from the view of whole process. Specifically， the proce？ dure design includes the standardized process of electronic records filing and transfer to archives； the technical modes include offline docking mode， intersystem online docking mode， online and offline dock？ ing combined mode and cloud-based docking mode， among which cloud-based docking mode is the fu？ ture development trend for electronic records filing and transfer to archives. The construction and en？ hancement of standardized route for electronic re？ cords filing and transfer to archives can improve the business efficiency and promote the normalization of archives management work.

Keywords： Electronic records filing； Electronic re？ cords transfer to archives； Standardized route； Proce？ dure design； Technical mode

在實(shí)踐和政策推動(dòng)下，我國電子文件和電子檔案管理呈現(xiàn)從雙軌制向單軌制過渡的整體趨勢。檔案資源規(guī)范收集作為檔案工作的核心內(nèi)容之一，是實(shí)現(xiàn)檔案有序保管和高效利用的前提，但在數(shù)字環(huán)境下，大量異構(gòu)電子文件和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)給檔案收集帶來巨大挑戰(zhàn)。電子文件和電子檔案管理正面臨海量數(shù)據(jù)難以歸集、相關(guān)主管部門博弈艱難等現(xiàn)實(shí)課題[1]，而信息與載體的可分離性和非線性管理流程使文件歸檔和檔案移交與紙質(zhì)環(huán)境相比更加復(fù)雜，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性的要求更為迫切。

在電子文件歸檔和電子檔案移交方面，學(xué)界在理論聯(lián)系實(shí)際的基礎(chǔ)上對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行了廣泛研究，理論體系不斷完善，成果趨于豐富。就電子文件歸檔而言，相關(guān)研究涉及電子文件歸檔存在的問題、電子文件歸檔管理制度、電子文件歸檔安全保障與責(zé)任劃分、歸檔電子文件保管方式和電子文件歸檔實(shí)現(xiàn)技術(shù)等；就電子檔案移交進(jìn)館而言，相關(guān)研究涉及電子檔案移交技術(shù)規(guī)范、電子檔案移交系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案移交流程和電子檔案移交制度等。然而就電子文件歸檔與電子檔案移交的全過程和關(guān)鍵環(huán)節(jié)來看，仍然缺乏著眼全局的研究成果。解決這一問題需以全程觀為導(dǎo)向，立足保障電子文件與電子檔案收得進(jìn)、收得全、保得住這一出發(fā)點(diǎn)，從流程設(shè)計(jì)和技術(shù)模式兩方面出發(fā)，對(duì)電子文件歸檔與電子檔案移交進(jìn)館規(guī)范路徑進(jìn)行探討。

一、電子文件歸檔和電子檔案移交進(jìn)館流程設(shè)計(jì)

（一）電子文件歸檔流程

有學(xué)者指出，“具有查考和使用價(jià)值同時(shí)還被視為檔案進(jìn)行保管的電子文件被稱為歸檔電子文件，需要在一個(gè)‘分隔的邏輯或物理空間儲(chǔ)存，以免出現(xiàn)被非法改動(dòng)、文件丟失或結(jié)構(gòu)破壞等事件”[2]。廣義而言，電子文件歸檔涵蓋了電子文件形成、收集、鑒定和向檔案館移交等的完整過程；狹義而言，電子文件歸檔是分辨出應(yīng)歸檔電子文件，在科學(xué)鑒定的基礎(chǔ)上確定保管期限，將其從硬盤存儲(chǔ)或互聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)中復(fù)制到存儲(chǔ)載體上，進(jìn)而離線存儲(chǔ)于檔案部門或通過網(wǎng)絡(luò)將電子文件登記、轉(zhuǎn)存至檔案部門控制的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，以便實(shí)施永久或長期保存。[3]其中，預(yù)歸檔模塊和歸檔接口是“大入口”中的“小入口”，是電子文件歸檔的重要環(huán)節(jié)。完善的預(yù)歸檔模塊和接口設(shè)計(jì)對(duì)于優(yōu)化電子文件歸檔流程具有關(guān)鍵意義。

二、電子文件歸檔和電子檔案移交進(jìn)館技術(shù)模式

（一）離線對(duì)接模式

這種模式將需要?dú)w檔的電子文件和需要移交進(jìn)館的電子檔案輸出到特定介質(zhì)上傳遞給后端，并從業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中導(dǎo)出動(dòng)態(tài)管理數(shù)據(jù)，集中起來存儲(chǔ)到脫機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)上之后統(tǒng)一交給后端檔案部門。這要求前端在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將管理對(duì)象統(tǒng)一導(dǎo)出到脫機(jī)載體上呈交送達(dá)，而無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的歸檔與移交。從表面來看，離線對(duì)接似乎是較為安全可靠的模式，這也是信息化進(jìn)程早期我國電子文件歸檔和電子檔案移交進(jìn)館的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中提倡以離線為主、在線為輔的主要原因。但事實(shí)上，用于機(jī)構(gòu)內(nèi)辦公的OA系統(tǒng)部署在內(nèi)網(wǎng)上，且機(jī)構(gòu)內(nèi)網(wǎng)與機(jī)構(gòu)外網(wǎng)須實(shí)現(xiàn)物理隔離，因此非涉密文件和數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)在線傳送的可靠性、安全性是可以充分保障的。離線方式耗費(fèi)的人力物力較在線方式更大，隨著在線對(duì)接模式的完善，事實(shí)上離線對(duì)接模式已被證明是缺乏效率的模式，難以廣泛應(yīng)用。

（二）系統(tǒng)間在線對(duì)接模式

在線歸檔和移交是指通過網(wǎng)絡(luò)直接將需要?dú)w檔或移交的電子文件、電子檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)傳輸?shù)胶蠖藱n案部門指定的服務(wù)器中，不再受到時(shí)間和空間限制，因此在線方式能夠?qū)崿F(xiàn)管理對(duì)象的實(shí)時(shí)對(duì)接。這種模式一般對(duì)應(yīng)兩種情況：一是基于傳統(tǒng)文件和檔案管理流程的方式，管理對(duì)象的傳遞可分為三個(gè)階段并完成兩次交接，即首先由OA系統(tǒng)在線歸檔至機(jī)構(gòu)內(nèi)檔案管理系統(tǒng)，再由機(jī)構(gòu)內(nèi)檔案管理系統(tǒng)在線移交至數(shù)字檔案館；二是基于數(shù)據(jù)中心區(qū)域集中的方式，即將某一區(qū)域內(nèi)不同機(jī)構(gòu)和單位的OA系統(tǒng)所形成的電子文件和數(shù)據(jù)，通過檔案管理系統(tǒng)在線集中到數(shù)據(jù)中心進(jìn)行過渡性管理，再由數(shù)據(jù)中心轉(zhuǎn)移至數(shù)字檔案館。這種模式要實(shí)現(xiàn)前后兩部分管理系統(tǒng)的合理搭橋，并需要妥善設(shè)計(jì)和部署相關(guān)接口，以滿足前端的呈交、傳輸需求和后端的接收、轉(zhuǎn)移需求。

（三）在線與離線對(duì)接相結(jié)合模式

這種模式分為兩種情況，包括在線歸檔離線移交和離線歸檔在線移交。在線與離線方式的結(jié)合一般有兩種表現(xiàn)：一是相關(guān)機(jī)構(gòu)的管理系統(tǒng)處于迭代和轉(zhuǎn)型期，在系統(tǒng)性能方面暫時(shí)無法全面實(shí)現(xiàn)在線對(duì)接；二是“原則—例外”情況，即除少數(shù)情況下實(shí)行文件、數(shù)據(jù)的離線對(duì)接外，均實(shí)行在線對(duì)接。前者最終要過渡到全面在線對(duì)接或基于云環(huán)境的歸檔和移交模式，而對(duì)于后者而言，通過網(wǎng)絡(luò)將需要?dú)w檔移交的常規(guī)電子文件、檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)傳輸?shù)胶蠖藱n案部門的服務(wù)器上，而離線對(duì)接作為在線對(duì)接的一種輔助手段存在。因?yàn)殡x線歸檔和移交可以解決部分涉密和特殊格式對(duì)象的傳輸問題，雖然不同密級(jí)的網(wǎng)絡(luò)被物理隔離，但某些密級(jí)較高的電子文件和檔案在密級(jí)較低的系統(tǒng)中傳輸，離線對(duì)接仍是客觀上相對(duì)保險(xiǎn)的方式。在這種情形下，離線方式的運(yùn)用范圍受到嚴(yán)格限制。

（四）基于云環(huán)境的對(duì)接模式

在云環(huán)境下，電子文件和檔案可實(shí)現(xiàn)一體化管理，即將在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成、收集與整合的各類電子文件和檔案納入宏觀管理框架，在全業(yè)務(wù)流程中依托云計(jì)算實(shí)現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)電子文件和檔案的集成共享，實(shí)現(xiàn)以各類電子文件和檔案為中心的協(xié)同服務(wù)。隨著機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的“云化”，大量文件和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)在云端生成、存儲(chǔ)，出于降低部署成本和提高管理效率的考慮，越來越多的電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館也遷入云端，云平臺(tái)逐漸成為電子文件和電子檔案管理的重要技術(shù)環(huán)境。它由國家或省級(jí)有關(guān)部門負(fù)責(zé)整合現(xiàn)有設(shè)施，可在保障業(yè)務(wù)連續(xù)性的同時(shí)提高工作效率，解決存儲(chǔ)空間不足的問題。[8]基于云環(huán)境的歸檔和移交不再需要系統(tǒng)的前后銜接，而是通過構(gòu)筑跨機(jī)構(gòu)、跨部門的檔案云內(nèi)嵌于政務(wù)云中或與之實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，在一定程度上模糊前端和后端的固有定位，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)流程對(duì)接的自動(dòng)化和實(shí)時(shí)性。

傳統(tǒng)的電子文件和電子檔案管理重視批處理操作，即將前端管理系統(tǒng)中的對(duì)象經(jīng)鑒定后定期存入后端，其獲取、登記、處置和追蹤均以離線批量方式進(jìn)行。然而，這種方式無法適用于對(duì)文件和檔案利用具有很高要求的大數(shù)據(jù)場景。在不斷變化的數(shù)字環(huán)境中，離線對(duì)接方式不僅不能及時(shí)滿足前端部門對(duì)檔案資源的利用需求，還會(huì)提高損害電子文件真實(shí)性、完整性、可讀性的風(fēng)險(xiǎn)。在線對(duì)接方式促進(jìn)了流程的動(dòng)態(tài)化，使對(duì)文件版本的判斷和回溯、對(duì)元數(shù)據(jù)項(xiàng)的調(diào)整、對(duì)內(nèi)容完整性的鑒別和對(duì)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系的管理均可以實(shí)時(shí)完成。[9]但它連接的兩端在多數(shù)情況下是異構(gòu)的系統(tǒng)模塊，理論上仍可能存在系統(tǒng)兼容性不夠、歸檔和移交接口設(shè)計(jì)不理想、流程執(zhí)行不順暢等問題。云環(huán)境下政務(wù)云與檔案云的對(duì)接可以破除靜態(tài)、線性模式的局限性，在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)流程再造與優(yōu)化。數(shù)據(jù)管理技術(shù)的變革與發(fā)展為拓展和深化基于云環(huán)境的歸檔移交工作提供了必要條件，使之有望在根本上保障文件和檔案管理的數(shù)字連續(xù)性，成為未來檔案工作發(fā)展的應(yīng)然方向。目前，許多實(shí)踐部門尚不認(rèn)可政務(wù)云和檔案云的安全性，并將其歸因于云服務(wù)商的不可靠。但研究表明，這種擔(dān)憂多是來自對(duì)云平臺(tái)和云技術(shù)的盲目抗拒和不了解，是認(rèn)知偏差造成的結(jié)果。因此，云環(huán)境中檔案管理的“不安全”因素較多地來源于實(shí)踐部門自身，即檔案部門尚未做好基礎(chǔ)工作和上云的準(zhǔn)備。[10]在此背景下，檔案工作者需要認(rèn)清社會(huì)和行業(yè)發(fā)展趨勢，在保障安全的前提下，積極有序運(yùn)用云平臺(tái)及相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，推動(dòng)文件與檔案管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型。

三、結(jié)語

隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展和管理手段的完善，實(shí)現(xiàn)文件、數(shù)據(jù)單套歸檔移交和全程單軌管理已成為必然趨勢。電子文件歸檔和電子檔案移交科學(xué)化模式的探索是這種趨勢演進(jìn)的直接體現(xiàn)，它可從根本上提升數(shù)字環(huán)境下檔案實(shí)體與信息的安全性，還可為電子文件和電子檔案在妥善存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上建立深度的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)提供助力。整體來看，一方面，數(shù)字技術(shù)的發(fā)展可以增強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交進(jìn)館過程的規(guī)范性，減少人為因素的影響；另一方面，由于電子文件、電子檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)依賴性及其本身的易變性較強(qiáng)，歸檔和移交進(jìn)館工作的對(duì)象和具體訴求趨于多元化。在歸檔和移交進(jìn)館過程中，前端和后端部門需要遵循規(guī)范流程，協(xié)同確保電子文件、電子檔案與相關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和有效性，并逐步由在線和離線對(duì)接模式過渡到基于云環(huán)境的對(duì)接模式，將管理對(duì)象及時(shí)完整地轉(zhuǎn)移至后端檔案部門，確保歸檔和移交進(jìn)館工作的順暢進(jìn)行，以及實(shí)體和數(shù)據(jù)對(duì)象質(zhì)量合規(guī)。只有實(shí)現(xiàn)電子檔案資源收得進(jìn)、收得全，才能為其他檔案工作環(huán)節(jié)的有效開展提供堅(jiān)實(shí)保障。[11]面向未來，學(xué)界和實(shí)踐部門需加強(qiáng)電子文件歸檔與電子檔案移交進(jìn)館基礎(chǔ)框架及實(shí)現(xiàn)方式的研究，完善技術(shù)和管理策略，明晰云環(huán)境下電子文件歸檔和電子檔案移交進(jìn)館各環(huán)節(jié)中業(yè)務(wù)部門、檔案室與檔案館的責(zé)任機(jī)制，以歸檔和移交進(jìn)館的科學(xué)化、規(guī)范化促進(jìn)檔案管理職能的整體優(yōu)化。這對(duì)于推動(dòng)數(shù)字時(shí)代檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展具有積極意義。

*本文系國家社會(huì)科學(xué)基金青年項(xiàng)目“電子文件歸檔的中國特色研究”（項(xiàng)目編號(hào)：21CTQ042）的階段性成果。

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作者單位：中山大學(xué)信息管理學(xué)院