丁 鐵

（中山職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書資訊中心，廣東 中山 528404）

教育信息化是推動教育資源公平、實現(xiàn)教育現(xiàn)代化的有效途徑，而教育信息化項目是構(gòu)建教育信息化生態(tài)體系的重要抓手，其在規(guī)劃、立項、建設(shè)、初驗、試運行、終驗、應(yīng)用和運維等生命周期階段中往往存在一些潛在的不確定因素，若處理稍有不慎就會導(dǎo)致項目進度延期、項目成本超出控制或項目質(zhì)量不達標(biāo)等后果，從而影響項目預(yù)期目標(biāo)和效益。因此，如何按時、按質(zhì)和按量的穩(wěn)步、有效推進職業(yè)院校教育信息化項目建設(shè)，以滿足師生在教學(xué)、學(xué)習(xí)、辦公及生活等區(qū)域?qū)π畔⒒矫嫒找嬖鲩L的需求是一個亟待解決的問題[1]。

一、職業(yè)院校教育信息化項目推進現(xiàn)狀

信息技術(shù)在職業(yè)教育領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用以及深度融合，推動著職業(yè)院校信息化條件日趨完善，在教育信息化支撐下的教育教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、社會服務(wù)等方面得到有序發(fā)展。然而信息技術(shù)瞬息萬變，迄今職業(yè)院校推進教育信息化項目仍有一些薄弱環(huán)節(jié)，主要存在以下幾個問題。

（一）項目頂層設(shè)計偏離校情

職業(yè)院校在制定自身五年發(fā)展規(guī)劃中一般都會對學(xué)校未來三到五年的教育信息化進行描繪，以便發(fā)揮推進學(xué)校信息化建設(shè)承前啟后、高瞻遠(yuǎn)矚的作用。職業(yè)院校有效推進教育信息化項目的方向、框架和內(nèi)容的依據(jù)主要是信息化技術(shù)發(fā)展趨勢以及學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略需求。近年來，隨著以物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、5G和人工智能等為代表新興IT技術(shù)在教育領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用和快速推廣，教育信息化領(lǐng)域有關(guān)的專家、學(xué)者在實踐工作和科學(xué)研究過程中，結(jié)合教育教學(xué)應(yīng)用需求規(guī)律和IT技術(shù)發(fā)展階段性特點，先后提出了信息化校園、數(shù)字化校園、智慧校園以及移動校園等教育信息化頂層設(shè)計理念或模式，并在教育領(lǐng)域特別是職業(yè)院校的信息化建設(shè)中廣泛部署與應(yīng)用。然而，每所職業(yè)院校的校園區(qū)域、辦學(xué)條件和人才培養(yǎng)等校情不同，其教育信息化規(guī)劃也理應(yīng)有所差異，若僅僅是為了追趕潮流而套用現(xiàn)有的模式，在既沒深入分析自身信息化建設(shè)整體現(xiàn)狀，又未細(xì)致了解業(yè)務(wù)部門實際需求以及對教育信息化項目缺乏充足的需求調(diào)研的情況下，僅聽取相關(guān)廠商的項目建設(shè)方案或參考在其他學(xué)校項目建設(shè)成效，往往會導(dǎo)致項目實施方案注重技術(shù)實現(xiàn)需求描述，而對業(yè)務(wù)應(yīng)用需求分析的深度和廣度不夠，致使項目在建設(shè)完畢正式上線運行時與初衷不符，最后促使項目陷入不切合實際的困境。

（二）重建設(shè)輕運維現(xiàn)象普遍

一般而言，教育信息化項目建設(shè)期間，無論是職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)、信息化職能部門，還是業(yè)務(wù)部門等都會予以關(guān)注且投入較多的資源來推動，而項目完工后的運維服務(wù)往往被忽視。例如，項目運行時暴露出一些問題或缺陷，因用戶操作習(xí)慣需二次開發(fā)，因客戶端瀏覽器兼容性問題，因數(shù)據(jù)對接匹配、數(shù)據(jù)治理、空間部署、信息安全等問題，這些在一定程度上制約了項目的用戶體驗度，也影響了項目應(yīng)用場景效能，這些都表明項目后期加大運維投入的重要性。然而實際情況卻往往相反，即項目前期建設(shè)職業(yè)院校一般都比較重視，投入的資源也比較多，而隨著項目的推進，特別是建成正式上線運行后的運維經(jīng)費往往捉襟見肘，讓很多教育信息化項目實際上變成了一次性工程。例如，一個教育信息化項目的建設(shè)周期為半年，則其運維期至少持續(xù)五年甚至更長，而項目價值恰好在其運維期間才能源源不斷地呈現(xiàn)出來。根據(jù)相關(guān)資料顯示，國外知名企業(yè)的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)費和運維經(jīng)費的比例是1∶3，運維經(jīng)費遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過建設(shè)經(jīng)費，而在國內(nèi)高校,目前建設(shè)經(jīng)費普遍遠(yuǎn)高于運維經(jīng)費，由此可見目前高校運維投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足[2]。

（三）缺乏項目績效考核體系

教育信息化項目特點主要有一次性資金投入多、建設(shè)周期長、項目效益評估難、項目潛在風(fēng)險不可控等方面，其立項、建設(shè)、應(yīng)用和運維等生命周期中往往潛伏著項目需求變更、項目資金超出、項目缺少相應(yīng)政策保障以及項目人員素質(zhì)參差不齊等一些不確定因素，常常導(dǎo)致項目進度超期、項目質(zhì)量低下，難以達到預(yù)期目標(biāo)。因此，針對上述情況構(gòu)建一組既獨立又相互關(guān)聯(lián)并能較完整地表達項目評價要求的考核指標(biāo)，使其能夠反映項目目標(biāo)完成情況。目前國內(nèi)對教育信息化項目績效評價方面比較少，更是缺乏績效考核體系可供參考[3]。

（四）項目風(fēng)險管控意識淡薄

隨著信息技術(shù)與職業(yè)教育深度融合，信息化校園、數(shù)字化校園、智慧校園、移動校園和教育云平臺等大型教育信息化項目在職業(yè)院校相繼推出，然而由于種種原因不少教育信息項目完工后運行效益與預(yù)期相差甚大，許多教育信息化項目建設(shè)、利用和運維等方面呈現(xiàn)出不及預(yù)期的狀態(tài)，如不夠明確的項目需求書、不充分的項目遠(yuǎn)景規(guī)劃以及項目干系人之間利益沖突等。這些都是教育信息化項目推進過程中風(fēng)險管控意識淡薄，忽視了項目風(fēng)險評估，未能及時、準(zhǔn)確地甄別出項目生命周期中潛在的各類風(fēng)險因素，進而不能預(yù)先制定項目風(fēng)險應(yīng)對解決方案，致使項目推進出現(xiàn)風(fēng)險時缺乏應(yīng)急處置措施，最終導(dǎo)致教育信息化項目原定目標(biāo)屢屢受挫，項目效益也大打折扣[4]。

二、職業(yè)院校教育信息化項目有效推進策略

在教育信息化2.0背景下，職業(yè)院校借助信息技術(shù)積極探索教育變革，提高競爭力已成為其跨越式發(fā)展的最佳路徑。教育信息化項目作為提升職業(yè)院校信息化發(fā)展的有力抓手，從統(tǒng)籌規(guī)劃、集約建設(shè)、績效考核以及風(fēng)險管控等方面構(gòu)建職業(yè)院校有效推進教育信息化項目的解決方案。

（一）做好項目的統(tǒng)籌規(guī)劃和需求設(shè)計

職業(yè)院校教育信息化項目推進中往往需要學(xué)校多部門齊抓共管以及調(diào)動各類專業(yè)技術(shù)人員和各種資源，因此需要站在學(xué)校高度開展全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃，開展自上而下和自下而上的多輪項目需求分析和整體設(shè)計。首先，做好學(xué)校信息化頂層設(shè)計，搭建自上而下的信息化框架。學(xué)校信息化主管部門在獲得校級領(lǐng)導(dǎo)的支持下，整合校內(nèi)各種業(yè)務(wù)流程需求，依據(jù)上級信息化部門指導(dǎo)，從學(xué)校未來發(fā)展戰(zhàn)略的高度來規(guī)劃好信息化資源，并制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，推動教育信息化資源的共商、共建和共享。其次，構(gòu)建需求驅(qū)動的教育信息化項目推進模式，充分借鑒和參考有關(guān)項目推進經(jīng)驗，做好當(dāng)前教育信息化項目的現(xiàn)狀分析，即教育信息化項目推進從用戶實際業(yè)務(wù)應(yīng)用需求入手，特別是做好學(xué)校戰(zhàn)略層面、應(yīng)用層面和特色層面等方面需求確認(rèn)，明確與前期項目的流程需求、功能需求、技術(shù)方案以及利舊等業(yè)務(wù)邊界。第三，根據(jù)職業(yè)院校教育信息化建設(shè)規(guī)劃以及年度推進計劃等要求，從業(yè)務(wù)需求、業(yè)務(wù)流程等方面做好教育信息化項目的充分調(diào)研，提出教育信息化項目的具體需求。最后，做好教育信息化項目需求確認(rèn)，即根據(jù)前期的現(xiàn)狀分析與調(diào)研進一步細(xì)化和確認(rèn)項目需求，整理成書面文稿經(jīng)用戶方簽字確認(rèn)。

（二）樹立項目統(tǒng)籌集約共享的推進策略

把統(tǒng)籌、集約和共享作為職業(yè)院校教育信息化項目推進的整體思路，著力解決重建設(shè)、輕運維和難應(yīng)用等突出問題。首先是學(xué)校信息化部門匯總各教育信息化項目申報部門提出的信息化需求，在開展統(tǒng)籌規(guī)劃和反復(fù)論證的基礎(chǔ)上，依據(jù)信息化建設(shè)效益最大化原則，仔細(xì)選擇或推薦學(xué)校教育信息化項目的立項工作并報決策機構(gòu)審批。其次是項目集約化建設(shè)，學(xué)校信息化部門牽頭全校信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和公共服務(wù)平臺建設(shè)與推進，而各業(yè)務(wù)部門則是在此基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)開展自身業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的信息化項目推進。第三是構(gòu)建學(xué)校教育信息化項目由信息化部門統(tǒng)一運維模式，這樣教育信息化項目后期運行中突發(fā)故障時可由多對多變?yōu)橐粚Χ?，信息化部門以統(tǒng)一運維模式提供完整解決方案，在更有效地解決問題情況下預(yù)先做好技術(shù)儲備。最后是堅持不懈做好統(tǒng)一信息門戶、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一開發(fā)平臺和統(tǒng)一用戶管理等數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)工作，徹底解決信息割據(jù)和數(shù)據(jù)孤島，在數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上探索建立數(shù)據(jù)共享交換機制和數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺，從而創(chuàng)造提供開放式和可定制的各種數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)的可能性[2]。

（三）構(gòu)建項目績效考核的指標(biāo)體系

為了促進教育信息化項目推進中精細(xì)化管理與整體管理的相結(jié)合，為其實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)、預(yù)期效益等提供可操作性依據(jù)和保障，建立一套科學(xué)、可落地實施的教育信息化項目績效考核指標(biāo)體系尤為重要。首先，以信息系統(tǒng)項目管理、績效評估以及系統(tǒng)論等理論為指導(dǎo)，將教育信息化項目的全生命周期當(dāng)作一個整體來分析與研究，在借鑒國內(nèi)外教育信息化項目推進已有的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，初步設(shè)定教育信息化項目的績效評價框架。其次，依托國家省市等有關(guān)建設(shè)或評價教育信息化項目現(xiàn)狀的專項檢查指標(biāo)，進一步明晰職業(yè)院校教育信息化項目的績效考核指標(biāo)體系。最后，通過對職業(yè)院校師生、學(xué)校管理者以及校外干系人等進行訪談和調(diào)研，從教育信息化項目建設(shè)、應(yīng)用和運維等視角出發(fā)，深入了解信息化項目的特點與需求，對指標(biāo)體系進行擴充與修正。

（四）制定項目風(fēng)險管控的應(yīng)對策略

為了快速預(yù)判和響應(yīng)教育信息化項目建設(shè)和運維中各種突發(fā)潛在風(fēng)險，把教育信息化項目的效果發(fā)揮到最大限度，職業(yè)院校制定好一系列教育信息化項目風(fēng)險管控的應(yīng)對策略十分必要。首先，制定項目實施標(biāo)準(zhǔn)流程，職業(yè)院校在推進學(xué)校教學(xué)信息化項目中采用標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，可針對工作中出現(xiàn)的問題不斷總結(jié)出最優(yōu)的操作程序，它可最大化降低常規(guī)風(fēng)險的影響或有效地規(guī)避風(fēng)險。其次，最大化發(fā)揮好教育信息化項目監(jiān)理人的作用，項目監(jiān)理在教育信息化推進過程中不僅能及時有效提供專業(yè)技術(shù)建議，而且還能發(fā)揮全過程、全方位的監(jiān)督功效，以此有效化解項目潛在風(fēng)險、保障項目質(zhì)量。最后，制定“風(fēng)險識別—風(fēng)險分析—風(fēng)險評估—風(fēng)險處理—風(fēng)險再識別”的教育信息化項目風(fēng)險標(biāo)準(zhǔn)處置閉環(huán)流程，在具體教育信息化項目推進中可以借用一些專業(yè)工具。例如，項目風(fēng)險識別可以采用假設(shè)分析、文檔審查和圖解技術(shù)等；項目風(fēng)險分析可以用到風(fēng)險建模技術(shù)、Crystal Ball項目預(yù)測建模、項目風(fēng)險分類與緊迫性評估等方案。

三、職業(yè)院校教育信息化項目有效推進實踐

筆者所在單位（以下簡稱學(xué)校）近年來著力推動“二次創(chuàng)業(yè)、內(nèi)涵發(fā)展”，學(xué)校教育信息化項目有效推進是其重要構(gòu)建之一。現(xiàn)以學(xué)校數(shù)字化校園項目實踐案例來總結(jié)其有效推進措施與經(jīng)驗。

（一）學(xué)校數(shù)字化校園項目建設(shè)概述

學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)項目建設(shè)的總?cè)蝿?wù)是搭建數(shù)字化校園的基本框架，打通學(xué)生在校業(yè)務(wù)周期，建立和完善IT基礎(chǔ)設(shè)施、信息門戶、校園一卡通基本業(yè)務(wù)平臺、公共數(shù)據(jù)管理平臺和信息集成平臺等。本項目自2010年9月開始設(shè)計標(biāo)書，2011年5月完成招標(biāo)工作，2011年7月開始施工建設(shè)，2012年11月項目完工并順利通過驗收。為了有效推進這項面廣、任務(wù)重和持續(xù)時間長的教育信息化項目順利完成或超過預(yù)期目標(biāo)，學(xué)校構(gòu)建了一個緊密合作的項目團隊，在遵循教育信息化規(guī)律和項目管理流程的基礎(chǔ)上，不斷推進項目質(zhì)量與效益。

（二）學(xué)校數(shù)字化校園項目實踐經(jīng)驗

1.做好教育信息化項目頂層設(shè)計

學(xué)校自2006年建校以來高度重視學(xué)校信息化工作，成立了學(xué)校信息化職能機構(gòu)專司校園教育信息化項目，有效推進業(yè)務(wù)，在確保學(xué)校網(wǎng)絡(luò)安全的底線基礎(chǔ)上，充分考慮校內(nèi)各應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源共享開放，核心業(yè)務(wù)是推進全校教育信息化的統(tǒng)籌規(guī)劃與頂層設(shè)計，制定并完善全校信息化的長期規(guī)劃，編制教育信息化項目的實施目標(biāo)、實施內(nèi)容、實施步驟和實施績效等內(nèi)容。項目推進舉措有需求調(diào)研、項目實地勘測和項目需求論證會等；項目推進經(jīng)驗有獲取用戶（教職員工、學(xué)生及有關(guān)部門等）精準(zhǔn)需求后，積極做好項目推進工作的整體設(shè)計。

2.構(gòu)建集約建設(shè)與統(tǒng)一運維的模式

學(xué)校有效推進教育信息化項目的規(guī)劃、立項、建設(shè)、試運行、驗收與優(yōu)化、運維、升級改造或報廢等流程閉環(huán)管理。一方面利用信息化手段，將學(xué)校教育信息化有關(guān)的資源利用和運維服務(wù)等流程統(tǒng)籌規(guī)范，達到學(xué)校信息化集約建設(shè)的目標(biāo)；另一方面借用層次化、集約型、戰(zhàn)略性的觀點來規(guī)劃和實施校園信息化建設(shè)，將學(xué)校信息化資源進一步精準(zhǔn)分類與治理，推動校內(nèi)信息化資源更高程度共享與開放。根據(jù)教育信息化、信息系統(tǒng)項目管理等相關(guān)規(guī)律或技術(shù)，探索構(gòu)建學(xué)校有效推進教育信息化項目的標(biāo)準(zhǔn)化流程、集約建設(shè)與統(tǒng)一運維等解決方案[5]。項目推進舉措包括對項目利益相關(guān)方（學(xué)校、教師、學(xué)生、運維技術(shù)人員及相關(guān)管理人員等）進行細(xì)致分析，充分接洽與溝通，從項目的立項、建設(shè)、應(yīng)用和運維等四個維度動態(tài)、全面地考慮推進策略與途徑。項目推進中涉及開展充分有效的項目立項評審、選拔高水平的項目經(jīng)理人和人員培訓(xùn)到位等。

3.制定學(xué)校教育信息化項目績效指標(biāo)

職業(yè)院校是以育人為目的的非營利性機構(gòu)，但同樣存在教育成本的核算，可從經(jīng)濟效益、社會效益兩個方面對學(xué)校教育信息化項目開展成本核算和績效評價。學(xué)校教育信息化項目績效評價體系構(gòu)建具體包括項目支出、折舊費、修繕費、人員薪酬、教學(xué)效益、科研效益和管理效益等指標(biāo)。比如，項目由需求方牽頭建設(shè)，學(xué)校信息中心從專業(yè)技術(shù)角度協(xié)同配合，促使項目需求方、項目建設(shè)方或項目決策方高度一致性，而學(xué)校信息中心轉(zhuǎn)變成技術(shù)咨詢與業(yè)務(wù)協(xié)同的角色，這樣將項目的決策、實施、流程、規(guī)范和運維等績效指標(biāo)有機地融為一體，實現(xiàn)了一致性的項目決策主體、健全的項目治理機制和完善的項目績效評價。

4.做好學(xué)校教育信息化項目風(fēng)險規(guī)避

隨著技術(shù)不斷演進和人力成本的上升，教育信息化項目有效推進投入的資源越來越多，面臨的風(fēng)險也越來越大，特別是一些項目涉及的校內(nèi)外干系不僅人數(shù)眾多也很復(fù)雜，每位干系人的關(guān)注點和視野不盡相同，甚至相互沖突，若在缺乏項目經(jīng)理人制度的情況下開展項目推進，有效溝通就會變得更為艱難，從而導(dǎo)致項目風(fēng)險層出不窮，嚴(yán)重影響了項目預(yù)期效益。因此，筆者建議在各職能部門確定一名項目聯(lián)絡(luò)人，協(xié)助統(tǒng)籌項目推進工作中遇到的問題，定期發(fā)布項目進度報告、項目推進會議紀(jì)要等，項目經(jīng)理人制度的建立對項目有效溝通和推進將產(chǎn)生立竿見影的效果。

三、結(jié) 語

在教育信息化項目越來越多，投入越來越大的趨勢下，職業(yè)院校借助一些現(xiàn)代項目管理理論與方法來推進建設(shè)進程非常必要。職業(yè)院校教育信息化項目推進是一個全校性工程，發(fā)動學(xué)校全體利益相關(guān)者結(jié)合自身情況積極主動參與共同推進時效果更為明顯，否則事倍功半甚至延誤項目進程。