劉 東

(南京森林警察學(xué)院，江蘇 南京 210023)

引言

在高校管理工作中，行政管理是重要組成部分之一。行政管理工作是校園內(nèi)部指揮、管理和協(xié)調(diào)各種事務(wù)的核心機(jī)構(gòu)，高效率高質(zhì)量的行政管理工作為教育和科研工作的順利開(kāi)展提供了基礎(chǔ)保障。當(dāng)前高校的行政管理工作面臨許多嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和復(fù)雜的問(wèn)題。為了讓高校行政管理工作更加準(zhǔn)確化、高效化和規(guī)范化，針對(duì)目前行政管理工作中面臨的挑戰(zhàn)，各大高校應(yīng)結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新思考積極有效的對(duì)策，及時(shí)改善當(dāng)前的行政管理工作模式，制定相應(yīng)的管理策略，推動(dòng)行政管理工作取得快速的發(fā)展。

1 新時(shí)代背景下行政管理工作的內(nèi)涵

國(guó)家與政府十分重視高校的整體發(fā)展，在其中投入大量的人力資源與物質(zhì)資源，主要目的就是為了推進(jìn)高校行政管理模式的整體發(fā)展。高校的管理工作主要在于兩個(gè)方面，一方面是校園組織管理工作，主要負(fù)責(zé)處理各種校園事件，保證教學(xué)和課外活動(dòng)的有效開(kāi)展。二是校園對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)管理工作，主要負(fù)責(zé)為教師提供教學(xué)資源平臺(tái)，教師結(jié)合人才規(guī)劃培養(yǎng)目標(biāo)開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)管理。高校行政管理的主要內(nèi)容體現(xiàn)在三大關(guān)系之中，一是高校行政管理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和教師、專家以及學(xué)生之間的關(guān)系；二是行政管理部門(mén)設(shè)置以及具體部門(mén)發(fā)揮的功能之間的關(guān)系；三是行政管理人員和行政管理系統(tǒng)之間的關(guān)系。實(shí)踐表明，高校的行政管理在校園中發(fā)揮的作用日益突出，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和管理信息化、教育現(xiàn)代化的要求，行政管理工作要及時(shí)更新相關(guān)理念，制定相應(yīng)的對(duì)策，使得高校行政管理的工作實(shí)施更加精準(zhǔn)與規(guī)范。[1]

2 當(dāng)前高校行政管理工作面對(duì)的挑戰(zhàn)

第一，行政管理制度較為落后。政府開(kāi)展的高校改革主要在于教學(xué)方式改革和科研工作改革兩項(xiàng)內(nèi)容，行政管理制度比較落后，相關(guān)管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足管理的需求。[2]當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展以多元化為主要特點(diǎn)，教育部對(duì)于高校行政管理工作也提出了更高的要求，高效率的行政管理工作對(duì)教育和科研工作都有一定的影響。除此之外，總體綱領(lǐng)性制度在行政管理中占據(jù)有重要位置，導(dǎo)致行政管理的適應(yīng)性較低，不利于行政管理工作的有效開(kāi)展。長(zhǎng)期以來(lái)，傳統(tǒng)的管理模式和固定的部門(mén)管理結(jié)構(gòu)，工作人員很容易喪失參與行政管理工作的積極性，進(jìn)而影響整體的工作效率。各大高校要積極完善行政管理工作制度，以嚴(yán)格規(guī)范的工作制度切實(shí)要求每一名高校管理人員。

第二，沒(méi)有形成規(guī)范化的管理模式。目前許多高校的管理制度比較傳統(tǒng)，沒(méi)有形成較為規(guī)范的管理，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，沒(méi)有規(guī)范的文件管理。各大高校在處理行政管理工作時(shí)，隨著具體工作內(nèi)容的改變，工作理念也有著不同程度的變化，文件的整理是高校行政管理工作中的重要內(nèi)容之一。信息技術(shù)的應(yīng)用提升了工作人員處理文件與信息的工作效率，隨著效率的提升，管理人員所要處理的文件也逐步增加，目前大多數(shù)行政管理工作部門(mén)并沒(méi)有意識(shí)到大量復(fù)雜、多樣的文件增加給實(shí)際工作帶來(lái)的困難，缺乏文件的精確分類和管理意識(shí)。盡管高校鼓勵(lì)工作人員利用信息技術(shù)開(kāi)展工作，但由于缺乏對(duì)文件的精準(zhǔn)管理，導(dǎo)致各個(gè)部門(mén)之間無(wú)法迅速交流和資源共享；其次，沒(méi)有形成較為規(guī)范的管理流程。根據(jù)對(duì)高校的調(diào)查分析，當(dāng)前高校的行政管理中，各個(gè)部門(mén)并沒(méi)有制定較為明確的工作規(guī)范和工作細(xì)則。在執(zhí)行行政管理工作中各部門(mén)過(guò)于重視結(jié)果而忽略了工作過(guò)程，導(dǎo)致一部分管理人員并沒(méi)有掌握高效率的工作方式，管理過(guò)程過(guò)于復(fù)雜，大大降低了行政管理工作的質(zhì)量和效率，不利于行政管理的標(biāo)準(zhǔn)化和精確化發(fā)展。

第三，行政管理工作缺少人才培養(yǎng)與引入。目前各大高校的行政管理人才缺失主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，部分崗位缺少人員配置。許多行政管理人員配置固定，導(dǎo)致一部分管理人員缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和工作積極性，不利于高校管理工作的展開(kāi)。在當(dāng)前社會(huì)形式和科技發(fā)展的影響下，各個(gè)部門(mén)的管理人員要具備崗位競(jìng)爭(zhēng)力和強(qiáng)烈的工作熱情，才能更好地在高校行政管理部門(mén)中得到發(fā)展。其二，行政管理部門(mén)的整體素質(zhì)仍然需要提升。許多高校對(duì)行政管理隊(duì)伍的認(rèn)知存在誤區(qū)，認(rèn)為行政管理人員只是負(fù)責(zé)教學(xué)之外的輔助人員，日常的工作較為簡(jiǎn)單，主要負(fù)責(zé)處理校園內(nèi)部的瑣事。這導(dǎo)致行政管理隊(duì)伍沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，進(jìn)而沒(méi)有形成較為完善的行政管理制度。在新時(shí)代，行政管理制度和行政管理模式需要不斷完善與改革，也應(yīng)該增加相關(guān)的管理人員整體工作能力和信息化知識(shí)與技能的培養(yǎng)。許多高校沒(méi)有對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，僅僅注重管理人員的技術(shù)和技能掌握能力，忽視良好思想和創(chuàng)新意識(shí)的重要性。在不同的部門(mén)之中，都存在部分年紀(jì)較長(zhǎng)的人群，對(duì)信息知識(shí)的了解和掌握程度往往比不上年輕的工作人員。高校要加強(qiáng)對(duì)行政管理人員的培訓(xùn)，針對(duì)學(xué)習(xí)能力較弱的工作人員要給予更多幫助和引導(dǎo)，從信息技術(shù)的運(yùn)用、信息技術(shù)知識(shí)的掌握和信息意識(shí)的培養(yǎng)等方面引導(dǎo)工作人員積極學(xué)習(xí)。

第四，行政管理工作職責(zé)劃分不明確。高校行政管理的整體工作結(jié)構(gòu)通常是一種金字塔的形式，由領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始對(duì)工作統(tǒng)籌規(guī)劃，根據(jù)管理目標(biāo)分解細(xì)化為各個(gè)部門(mén)。每個(gè)行政管理部門(mén)都有自己的工作職責(zé)，都是以完成上級(jí)分配的任務(wù)為工作目的。[5]受到傳統(tǒng)的行政管理模式影響，各個(gè)職能部門(mén)之間劃分的責(zé)任和權(quán)利并不明確，有些部門(mén)直接由教授進(jìn)行行政管理，嚴(yán)重影響行政管理人員的工作積極性。所以高校要明確各個(gè)部門(mén)的工作內(nèi)容，由領(lǐng)導(dǎo)將工作細(xì)分到每個(gè)人的工作職責(zé)上，要求管理人員要各司其職，促進(jìn)行政管理工作的順利開(kāi)展。

3 改善行政管理工作的具體對(duì)策

3.1 完善具體的行政管理制度

行政管理工作制度是保障工作順利實(shí)施的重要前提。傳統(tǒng)的行政管理工作由于沒(méi)有形成完善的管理制度，導(dǎo)致相關(guān)人員沒(méi)有明確自己的工作職責(zé)，部分管理人員可能會(huì)出現(xiàn)消極怠工等不良現(xiàn)象。針對(duì)行政管理制度，可以從兩個(gè)方面分析。首先，各大高校要設(shè)定綱領(lǐng)性制度。并在設(shè)定制度的同時(shí)要注重與目前行政管理工作中的不足之處相結(jié)合，以未來(lái)的工作目標(biāo)為設(shè)定制度的前提，進(jìn)而總結(jié)制定具體、準(zhǔn)確的綱領(lǐng)性制度。高校方面在設(shè)定制度的同時(shí)，要注重為行政管理的服務(wù)工作提出指導(dǎo)意見(jiàn)，保證各部門(mén)的各項(xiàng)工作可以嚴(yán)格按照制度有理有據(jù)地展開(kāi)，進(jìn)而為高效率開(kāi)展行政管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；其次，在新時(shí)代的背景下，高校行政管理工作所面臨的挑戰(zhàn)具有多樣化和動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)。各個(gè)管理部門(mén)要積極運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)校內(nèi)各種服務(wù)的管理，進(jìn)而為校園的教育和科研工作提供便利條件。為激發(fā)教育工作者和行政管理工作者的積極性，各大高校要完善具體的獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)在職工作人員樹(shù)立正確積極的工作態(tài)度，促進(jìn)工作人員工作效率的提升，提高當(dāng)前行政管理工作人員整體的工作質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)對(duì)相關(guān)文件的管理

行政管理工作的主要內(nèi)容以處理相關(guān)文件為主，確保行政管理工作質(zhì)量的提升就要保證文件管理的規(guī)范化。各大高校要將文件的分類管理作為行政管理的重點(diǎn)。明確規(guī)定各類文件在字號(hào)、字體和行間距等方面的寫(xiě)作格式標(biāo)準(zhǔn)，確保文件內(nèi)容的簡(jiǎn)潔性和規(guī)范性，進(jìn)而提升管理人員處理文件的效率；其次，要完善相關(guān)的文件管理制度，針對(duì)不同高校的具體情況，引導(dǎo)行政管理工作利用統(tǒng)一的信息系統(tǒng)處理工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間文件資源的共享和互相交流。同時(shí)，高校要對(duì)文件進(jìn)行檢索和分類，便于工作人員在處理工作時(shí)精準(zhǔn)地找到相關(guān)文件。除此之外，高校要注重對(duì)文件系統(tǒng)的保護(hù)，針對(duì)重要的文件，要設(shè)定雙重備份等保護(hù)措施。針對(duì)行政管理人員，要控制好工作人員對(duì)文件的瀏覽、下載和使用權(quán)限，保證本校園內(nèi)部的文件資源只能被本校園的管理人員所打開(kāi)。管理人員也要利用移動(dòng)硬盤(pán)或紙質(zhì)文件等形式對(duì)重要文件及時(shí)拷貝存儲(chǔ)，以備不時(shí)之需。對(duì)于文件資源的保護(hù)，高校制定保護(hù)系統(tǒng)的同時(shí)也需要管理人員具有基礎(chǔ)的文件保護(hù)和存儲(chǔ)意識(shí)，保障校園內(nèi)部資源的保密性。[3]

3.3 重視對(duì)行政管理人才的培養(yǎng)

根據(jù)調(diào)查分析，各大高校行政管理工作者的綜合素質(zhì)仍然需要提升。許多高校一味地重視相關(guān)制度的完善和設(shè)備的提供，忽視管理工作者的整體人員素質(zhì)。大多數(shù)管理人員沒(méi)有接觸過(guò)相關(guān)培訓(xùn)，這就導(dǎo)致他們?cè)趯?shí)際的工作過(guò)程中很難掌握高效率的工作方式，更難提出創(chuàng)新的工作理念。高校的行政管理人員在開(kāi)展工作之前，要以良好的政治素養(yǎng)和文化素養(yǎng)為基礎(chǔ)，保證每一名管理人員具有過(guò)硬的職業(yè)技術(shù)能力。高校方面首先應(yīng)該建立完善的人才選拔制度，在選拔管理人員時(shí)，不僅要注重其知識(shí)理論體系的掌握程度，更要重視其實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而選擇綜合素質(zhì)較強(qiáng)的專業(yè)人才。對(duì)于校園內(nèi)部的行政管理人員，也要提升具體要求，使其通過(guò)學(xué)習(xí)和實(shí)踐逐步具備創(chuàng)新思維和思考意識(shí)，并在實(shí)際的工作當(dāng)中形成善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題的實(shí)際能力。對(duì)于管理人員的培養(yǎng)，要從思想和技能兩方面入手，確保管理人員的思想與時(shí)代緊密結(jié)合。通過(guò)自我學(xué)習(xí)，完善管理人員的具體思想，實(shí)現(xiàn)管理理念的明確性和管理實(shí)踐的高效性。[4]

3.4 避免傳統(tǒng)理念，運(yùn)用信息技術(shù)處理工作

高校必須轉(zhuǎn)變已有觀念，重新認(rèn)識(shí)與定位行政管理工作在高校工作中發(fā)揮的重要作用。在傳統(tǒng)的行政管理模式之中，通常以管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)衡量其能力的高低。這種衡量形式是片面的，不利于有效激發(fā)行政管理人員的工作積極性。伴隨著信息時(shí)代的到來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，信息技術(shù)加速了社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程，此時(shí)傳統(tǒng)行政管理形式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的需求。高校要迅速轉(zhuǎn)變工作理念，在進(jìn)行行政管理的人才培養(yǎng)工作時(shí)，將培養(yǎng)方向以行政管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用、信息思想的掌握和創(chuàng)新為主，并根據(jù)時(shí)代的發(fā)展及時(shí)變更行政管理工作中設(shè)定的制度與條例。除此之外，教師要注重對(duì)于先進(jìn)設(shè)備的引入，使得具體的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備符合當(dāng)前管理系統(tǒng)的需求。管理人員也要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和運(yùn)用，積極利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)電子設(shè)備對(duì)信息進(jìn)行收集與處理。比如，各大高?？梢苑e極利用信息采集系統(tǒng)，以便后續(xù)工作的高效率開(kāi)展，充分發(fā)揮信息技術(shù)在行政管理中的作用。同時(shí)管理人員要注意文件處理的準(zhǔn)確性，處理相關(guān)信息與文件之后及時(shí)地進(jìn)行檢查，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。經(jīng)過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，最大程度上減輕管理人員的工作壓力，提升管理人員的工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)代發(fā)展的大背景下，科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的管理模式是開(kāi)展行政管理工作的大勢(shì)所趨。傳統(tǒng)的行政管理模式受到各方面的限制，面臨著許多問(wèn)題與挑戰(zhàn)。行政管理的效果直接影響了校園內(nèi)部的教學(xué)和科研工作的開(kāi)展，各大高校應(yīng)該積極響應(yīng)現(xiàn)階段時(shí)代發(fā)展對(duì)行政管理工作提出的需求，加強(qiáng)行政管理工作在理論和實(shí)踐的改革，思考探究出應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的具體對(duì)策。從完善行政管理制度、加強(qiáng)對(duì)相關(guān)文件管理、重視行政人才的培養(yǎng)、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、應(yīng)用信息技術(shù)等方面推動(dòng)行政管理工作的整體發(fā)展，運(yùn)用高質(zhì)量的行政管理工作服務(wù)于高校教育和科研工作之中，促進(jìn)各大高校的不斷進(jìn)步。