余皓

（陜西航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西 漢中 723102）

引言

近年來(lái)，我國(guó)科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，而這也為我國(guó)高職院校各種計(jì)算機(jī)的線上考試以及電子試卷的存檔管理提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。與此同時(shí)，技術(shù)的發(fā)展也對(duì)國(guó)內(nèi)高職院校電子試卷的存檔管理提出了更高的要求，不僅要求電子試卷的檔案管理更加規(guī)范化和具體化，還必須要確保電子試卷檔案在管理過(guò)程中的安全性和可靠性，從而才能從最大程度上避免信息的泄露。電子試卷存檔管理，可以說(shuō)是電子試卷管理的進(jìn)一步延伸和拓展。高職院校的電子試卷存檔管理，通常包含了電子試卷、學(xué)生成績(jī)以及分析統(tǒng)計(jì)等多個(gè)部分的內(nèi)容，做好這些電子試卷的檔案管理工作，可以有效提升學(xué)校的整體管理水平[1]。由此，如何才能做好電子試卷存檔管理工作，使其管理效果達(dá)到預(yù)期理想目標(biāo)是高職院校的相關(guān)管理人員迫切需要思考和面對(duì)的問(wèn)題。而本文也以此為主題對(duì)其展開(kāi)了相應(yīng)的研究和探討。

一、高職院校電子試卷存檔管理的主要需求

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展也為我國(guó)教育事業(yè)的轉(zhuǎn)型和發(fā)展提供了更為有利的技術(shù)條件。目前，很多高職院校都普遍使用了現(xiàn)代信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)展開(kāi)相應(yīng)的教學(xué)活動(dòng)，不僅有效提升了學(xué)校的整體教學(xué)質(zhì)量，還在一定程度上讓學(xué)生掌握了更多的學(xué)習(xí)方式。為了考察學(xué)生對(duì)于專業(yè)知識(shí)的掌握程度，高職院校每年都會(huì)舉辦期中、期末、實(shí)訓(xùn)等各類考試。高職院校傳統(tǒng)的紙質(zhì)化考試通常需要多個(gè)老師共同來(lái)完成試卷的出題、審核以及打印等多個(gè)環(huán)節(jié)的工作，考試后所留下來(lái)的紙質(zhì)試卷也易于丟失。而隨著當(dāng)前信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高職院校若想促進(jìn)其自身更好的發(fā)展，就必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，不斷加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部的信息化建設(shè)[2]。

相較于紙質(zhì)的檔案管理而言，電子試卷的檔案管理，需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中生成相應(yīng)的記錄就可以將這些檔案進(jìn)行保存。而且電子試卷可以在很大程度上減少教師的工作量，也可以將以往繁雜的工作流程變得更為簡(jiǎn)潔，同時(shí)對(duì)電子試卷進(jìn)行存檔管理還可以有效提升電子試卷信息的管理效率，從而促使學(xué)校的整體教學(xué)水平和管理水平都能夠得到有效提升。由此可知，做好高職院校的電子試卷存檔管理工作，對(duì)于高校自身的管理和發(fā)展而言是十分重要的?，F(xiàn)階段，大多數(shù)高職院校都將電子試卷作為相應(yīng)的考核方式，從而促使電子試卷的數(shù)量也越來(lái)越多。而這些電子試卷檔案的管理也對(duì)相關(guān)工作人員的素質(zhì)提出了更高要求，不僅要求檔案管理人員具備專業(yè)的試卷管理知識(shí)和檔案管理技術(shù)，還需要充分掌握當(dāng)下的信息化技術(shù)，從而才能有效加強(qiáng)電子試卷存檔管理的效果[3]。

二、高職院校電子試卷存檔管理注意事項(xiàng)分析

1.應(yīng)注意對(duì)電子試卷檔案進(jìn)行分類管理

高職院校的管理人員在對(duì)其內(nèi)部電子試卷的管理過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)注意對(duì)電子試卷進(jìn)行有效的分類管理。這就需要院校的管理者和相關(guān)工作人員，根據(jù)電子試卷類型和科目來(lái)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的分類，從而促進(jìn)電子試卷檔案管理的有效性能夠得到提升。通常情況下，高職院校電子試卷的存檔一般都有以下幾種類型。

第一種電子試卷就是高校專業(yè)課程常規(guī)類筆試考試的電子試卷。這些考試主要是學(xué)校對(duì)各個(gè)專業(yè)課程所組織的期末考試，這些電子試卷的內(nèi)容較為繁雜，很容易在傳輸過(guò)程中造成混亂，所以管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同學(xué)院、不同專業(yè)以及不同學(xué)習(xí)等來(lái)對(duì)電子試卷進(jìn)行分類和裝訂，而且在進(jìn)行裝訂之前，管理人員還需要根據(jù)每個(gè)班級(jí)內(nèi)部的學(xué)生學(xué)號(hào)順序?qū)ζ溥M(jìn)行清點(diǎn)，從而保證電子試卷檔案的完整性和準(zhǔn)確性，以此才能方便后期的檔案查閱[5]。

第二種電子試卷便是課程實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)類的考試。但這類電子試卷通常存在一定的主觀因素，再加上考核的時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，在收集方面也比較困難，所以教師或者相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同課程的標(biāo)準(zhǔn)和要求在期末或者學(xué)期開(kāi)始之前對(duì)這類電子試卷的內(nèi)容進(jìn)行收集和存檔，從而才能有效加強(qiáng)電子試卷的存檔管理水平。

第三種通常是以證代考類型的電子試卷，也就是高職院校根據(jù)本校所設(shè)置的不同專業(yè)的崗位需求，結(jié)合學(xué)生所學(xué)的專業(yè)課程和相應(yīng)的教學(xué)目標(biāo)設(shè)置的專業(yè)職業(yè)資格證書(shū)考試?，F(xiàn)如今這類證書(shū)考試的形式大多都是計(jì)算機(jī)線上考試，這取代了傳統(tǒng)的專業(yè)課程考試，而在這個(gè)考試過(guò)程中所形成的電子試卷，院校的管理人員也可以根據(jù)相關(guān)證書(shū)的不同，按照相應(yīng)的年份對(duì)其進(jìn)行分類歸檔管理[4]。

第四種則是等級(jí)考試的電子試卷，主要包含了計(jì)算機(jī)二級(jí)考試和英語(yǔ)四、六級(jí)考試等類別的等級(jí)考試電子試卷，而院校的管理人員則需要根據(jù)學(xué)生的不同等級(jí)證書(shū)，按照相應(yīng)的年份和性質(zhì)對(duì)其進(jìn)行分類存檔。

2.應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)智能化的檔案管理系統(tǒng)

高職院校的管理者在對(duì)電子試卷進(jìn)行存檔管理的過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校自身的辦學(xué)特色，聘請(qǐng)專業(yè)的第三方企業(yè)來(lái)給學(xué)校內(nèi)部建立一個(gè)智能化的電子試卷檔案管理系統(tǒng)，從而才能有效加強(qiáng)學(xué)校自身的電子試卷存檔管理效果。而且在建立這個(gè)電子智能化的試卷管理系統(tǒng)時(shí)，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)者還需根據(jù)國(guó)家教育部門(mén)的要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不斷地完善該系統(tǒng)，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校的電子試卷存檔管理的目標(biāo)和實(shí)際需求對(duì)其系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。

而且在建立好了相應(yīng)的電子智能化管理系統(tǒng)之后，高職院校的管理人員和相關(guān)技術(shù)人員還需要對(duì)其進(jìn)行測(cè)試和試運(yùn)行，院校可以根據(jù)一年或者兩年、三年等時(shí)間段來(lái)劃分相應(yīng)的試運(yùn)行階段。在對(duì)這個(gè)系統(tǒng)展開(kāi)試運(yùn)行的過(guò)程中，院校的管理人員和相關(guān)技術(shù)人員還應(yīng)當(dāng)不斷挖掘和尋找該系統(tǒng)所存在的一些不足之處，及時(shí)排查一些系統(tǒng)故障問(wèn)題。并且相關(guān)管理者和技術(shù)人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)在校的師生進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查，以問(wèn)卷的形式了解在校師生對(duì)于電子試卷智能管理系統(tǒng)的實(shí)際使用情況，結(jié)合師生所反饋的一些信息逐步完善這個(gè)電子智能管理系統(tǒng)，從而才可以有效提升該系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量和運(yùn)行水平。

與此同時(shí)，高職院校的管理人員和相關(guān)技術(shù)人員還應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的人員權(quán)限，例如教師和檔案管理員通過(guò)登錄管理員的身份賬號(hào)認(rèn)證，通?？梢栽谠撝悄芑碾娮釉嚲頇n案管理系統(tǒng)查看、修改、打印其所需的檔案。而且高職院校的管理人員和相關(guān)技術(shù)人員還需要充分明確相應(yīng)的管理等級(jí)，要根據(jù)不同的管理等級(jí)來(lái)設(shè)置相應(yīng)的檔案信息內(nèi)容的管理。對(duì)于其內(nèi)部的一些共享電子試卷，相關(guān)的管理人員和其內(nèi)部的教師也應(yīng)當(dāng)對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，從而才能夠促使共享試卷的內(nèi)容符合相關(guān)的教學(xué)要求。

除此之外，高職院校還應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮智能電子試卷管理系統(tǒng)的信息提取以及數(shù)據(jù)整合功能，在收集好相應(yīng)的數(shù)據(jù)后，教師應(yīng)當(dāng)對(duì)近年度以來(lái)的不同學(xué)科的學(xué)生成績(jī)進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析，從而才可以更好地為每門(mén)課程的教學(xué)提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐，以此才可以充分發(fā)揮電子試卷的功能和作用。

三、高職院校電子試卷存檔管理的優(yōu)化策略

1.加強(qiáng)電子試卷檔案的安全管理

由于每個(gè)高職院校所儲(chǔ)存的電子試卷檔案中，都包含了一些重要信息和學(xué)校一些前沿的教學(xué)內(nèi)容，如果這些信息一旦泄露出去，便會(huì)對(duì)學(xué)校的信譽(yù)和名聲造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。而且學(xué)生的身份信息倘若被篡改和泄露，就會(huì)給學(xué)生的就業(yè)造成一定的危害。針對(duì)這一常見(jiàn)的問(wèn)題，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者必須要在思想上高度的重視電子試卷的存檔管理工作，并且要充分保證其內(nèi)部電子試卷檔案的安全。

首先，高職院校的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校自身的實(shí)際情況加大對(duì)電子試卷智能化管理系統(tǒng)的資金投入力度，不斷加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。并且高職院校還應(yīng)當(dāng)積極聘請(qǐng)一些三方企業(yè)來(lái)作為電子試卷智能化管理系統(tǒng)的維護(hù)主體，充分利用他們的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的專業(yè)信息技術(shù)來(lái)保證電子試卷檔案的安全性。

其次，高職院校的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理部門(mén)工作人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)，并要定期組織檔案管理部門(mén)的所有工作人員參加專業(yè)的培訓(xùn)，并要在培訓(xùn)結(jié)束后對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的考核，然后與之簽訂相應(yīng)的保密協(xié)議來(lái)約束相關(guān)工作人員的行為和意識(shí)。

最后，高職院校檔案部門(mén)的工作人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)一些已經(jīng)歸檔好的電子試卷檔案進(jìn)行加密存檔保管，并且還要通過(guò)身份信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證等多樣化的措施來(lái)查看這些檔案。而且對(duì)于一些比較重要的電子文件或檔案，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)充分將這些檔案資料的屬性更改為“只讀性”文件，這樣才能有效識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，從而才可以確保這些電子試卷檔案資料的安全性和可靠性。

2.不斷優(yōu)化電子試卷檔案的歸檔制度

高職院校內(nèi)部所儲(chǔ)存的電子試卷涉及的內(nèi)容和領(lǐng)域較為廣泛，而且電子試卷的存檔管理工作通常也會(huì)涉及計(jì)算機(jī)技術(shù)人員、信息管理人員、數(shù)據(jù)錄入人員等。所以高職院校的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者在面對(duì)這種環(huán)境時(shí)，就必須依靠一些強(qiáng)有力的制度來(lái)對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行約束，以此才能有效約束工作人員的態(tài)度和行為。

首先，這就需要高職院校的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者結(jié)合學(xué)校自身的實(shí)際情況以及內(nèi)部檔案管理的具體狀況，來(lái)制定相應(yīng)的電子試卷的存檔歸檔制度。并且高職院校還應(yīng)當(dāng)在該制度中，對(duì)檔案管理部門(mén)所有工作人員以及其他相關(guān)工作人員的工作職責(zé)進(jìn)行劃分，從而才能讓每一個(gè)工作人員都充分明確其自身的職責(zé)與義務(wù)，以此才能有效約束工作人員的工作行為。

其次，高職院校還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家政府有關(guān)部門(mén)頒布實(shí)施的《電子公文檔案管理暫行辦法》以及《電子文件的歸檔和管理規(guī)范》等文件制度中的相關(guān)條例，并將其文件中的每一項(xiàng)條例和工作都積極落到實(shí)處，以此才能為高校的電子試卷存檔管理工作提供相應(yīng)的科學(xué)依據(jù)。

最后，高職院校的管理者和檔案部門(mén)的工作人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)對(duì)電子試卷存檔管理工作的宣傳力度。并要利用一些合理有效的方式，積極增強(qiáng)檔案管理部門(mén)工作人員的電子試卷歸檔意識(shí)，保證電子試卷在進(jìn)行歸檔后能夠被有效地管理和利用，以此才能夠進(jìn)一步推動(dòng)電子試卷存檔管理工作的順利展開(kāi)。而且在對(duì)電子試卷檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，檔案部門(mén)的管理人員和工作人員也可以利用硬盤(pán)和一些外部的載體來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存。

3.不斷加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)及管理水平

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代背景下，無(wú)紙化電子試卷的存檔管理工作對(duì)于工作人員的專業(yè)技能和管理水平也提出了更高的新要求。因此，高職院校若想有效優(yōu)化其內(nèi)部的電子試卷存檔管理工作的效果，就必須不斷提升相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)及管理水平。

首先，高職院校的管理層和領(lǐng)導(dǎo)者必須要嚴(yán)格要求檔案管理部門(mén)的所有工作人員在做好自身所在崗位工作的同時(shí)，還要在日常工作中不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)一些計(jì)算機(jī)知識(shí)和管理知識(shí)，不斷提升自己和充實(shí)自己，以此才能有效提高自身的計(jì)算機(jī)水平和檔案管理能力。

其次，高職院校還應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理部門(mén)工作人員的實(shí)際工作情況來(lái)加強(qiáng)其工作人員的專業(yè)培訓(xùn)。并且高職院校的管理層和領(lǐng)導(dǎo)者，還應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理部門(mén)的管理人員及工作人員參加一些檔案業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，不斷提高這些工作人員和管理人員的檔案管理知識(shí)理論以及專業(yè)技術(shù)。同時(shí)，高職院校還要增加檔案管理人員外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)，讓其在實(shí)踐中不斷積累相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，使其自身的專業(yè)技能水平能夠得到全面提升。

最后，高職院校檔案管理部門(mén)的工作人員及管理人員還應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)與掌握一些先進(jìn)的文字處理、排版、電子郵件的收發(fā)等技術(shù)方法，并且還要熟悉一些聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作。

除此之外，高職院校還應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校自身的實(shí)際情況以及辦學(xué)特色來(lái)優(yōu)化檔案管理部門(mén)的人員結(jié)構(gòu)及相應(yīng)的知識(shí)層次。高職院校的管理層和領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)通過(guò)召開(kāi)一些重大決策會(huì)議來(lái)選出一些具有先進(jìn)計(jì)算機(jī)實(shí)踐技能，且熟悉及掌握電子文件管理技能的人員來(lái)?yè)?dān)任電子試卷檔案的專職管理人員，以此這些管理人員才可以通過(guò)一些現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理方式來(lái)提高電子試卷存檔管理水平，從而才可以促進(jìn)學(xué)校檔案工作能夠朝著自動(dòng)化、智能化方向發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，對(duì)于高職院校的電子試卷進(jìn)行存檔管理對(duì)于高校自身的發(fā)展和整體的管理而言，它是一項(xiàng)十分重要的工作。因此，高職院校的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者必須高度重視電子試卷的存檔管理工作。而且高職院校的管理者在優(yōu)化電子試卷的存檔管理中還應(yīng)該做好相關(guān)的注意事項(xiàng)。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)不斷提升電子試卷檔案的安全性和可靠性，并要不斷完善電子試卷檔案的歸檔管理制度，以此才能有效提升高校的試卷檔案管理水平。