劉志超

（凌源市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，遼寧 凌源 122500）

大數(shù)據(jù)時(shí)代到來之后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展文書檔案管理工作時(shí)，已經(jīng)對(duì)原有管理理念和內(nèi)容進(jìn)行了全面更新，并且引進(jìn)了更加先進(jìn)管理方式，通過構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，對(duì)文書檔案進(jìn)行了科學(xué)分類，也根據(jù)不同檔案安全等級(jí)，對(duì)其進(jìn)行了針對(duì)性管理。盡管當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展文書檔案數(shù)字化管理工作時(shí)，已經(jīng)根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求，對(duì)現(xiàn)有管理內(nèi)容進(jìn)行了及時(shí)更新，但各項(xiàng)工作在開展時(shí)，依然存在一定不足之處，需要對(duì)其進(jìn)行持續(xù)完善和優(yōu)化，才能提高文書檔案數(shù)字化管理工作開展質(zhì)量和效率[1]。

一、機(jī)關(guān)文書檔案數(shù)字化管理要求

1.提高數(shù)據(jù)檢索效率

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展期間，產(chǎn)生的文書檔案，對(duì)各種業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行了記載，可以對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展情況進(jìn)行真實(shí)反映，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略制定，存在重要參考價(jià)值。傳統(tǒng)文書檔案管理工作在開展時(shí)，主要是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行管理，在對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索時(shí)，依靠人工作業(yè)形式開展相關(guān)工作，因此檢索效率比較低。在對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理之后，可以將其轉(zhuǎn)化為電子文本形式，通過對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行全文檢索，提高了檢索工作開展效率，檢索的內(nèi)容更加準(zhǔn)確。在對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，只需要在信息化系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞，就能在較短時(shí)間內(nèi)檢索到相關(guān)文檔，并且對(duì)文檔進(jìn)行在線編輯和使用，可以為各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)開展提供有效數(shù)據(jù)支持[2]。

2.提升綜合服務(wù)水平

在進(jìn)行紙質(zhì)文書檔案應(yīng)用時(shí)，要到檔案保存地點(diǎn)，對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行查詢和使用。用戶需要根據(jù)自身需求，對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢，還需要提交證明，才能獲取相應(yīng)信息。在對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行使用時(shí)，主要存在復(fù)印和證明以及閱覽等業(yè)務(wù)。因?yàn)樵趯?duì)文書檔案信息進(jìn)行使用時(shí)，涉及到的環(huán)節(jié)比較繁雜，且整體工作成本比較高，會(huì)對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)展產(chǎn)生不良影響。在對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存和管理時(shí)，可以提高檔案信息利用率，數(shù)字化檔案打破了空間和時(shí)間限制，用戶可以在信息化平臺(tái)上提交申請(qǐng)和證明。在獲得審批之后，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行在線利用和傳輸，用戶還可以借助自動(dòng)查詢系統(tǒng)，對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查詢和使用。盡管當(dāng)前檔案自助查詢系統(tǒng)使用范圍比較窄，但再對(duì)其進(jìn)行推廣和使用之后，將成為檔案信息利用最主要方式，可以進(jìn)一步提高檔案服務(wù)水平[3]。

3.對(duì)檔案原件進(jìn)行全面保護(hù)

傳統(tǒng)管理工作在開展時(shí)，主要是對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行保存和處理。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在引進(jìn)信息化技術(shù)之后，構(gòu)建了OA辦公系統(tǒng)，并且對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了推廣使用。在進(jìn)行辦公系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)，可以對(duì)電子文檔信息進(jìn)行傳輸和查詢。但實(shí)際上紙質(zhì)檔案信息，對(duì)各項(xiàng)工作開展依然存在重要影響。在對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行保存時(shí)，會(huì)受到儲(chǔ)存環(huán)境濕度和溫度影響，容易出現(xiàn)原件數(shù)據(jù)遺失等情況。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要投入更多人力和物力資源，才能提高紙質(zhì)檔案管理水平。在對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行使用時(shí)，如果查詢次數(shù)比較高，就會(huì)引發(fā)原件破損等問題，還存在字跡褪色等風(fēng)險(xiǎn)。將紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化文電子文件，在對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存時(shí)，可以在信息化系統(tǒng)中對(duì)副本進(jìn)行高效共享，還可以對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合應(yīng)用，減少了紙質(zhì)文書檔案使用頻次，降低了檔案信息損失風(fēng)險(xiǎn)，可以對(duì)原件進(jìn)行充分保護(hù)。但因?yàn)榧堎|(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子信息工作量比較大，需要加強(qiáng)轉(zhuǎn)化環(huán)節(jié)管理，才能避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)誤差等問題[4]。

二、機(jī)關(guān)文書檔案數(shù)字化管理措施

1.建立長(zhǎng)效管理機(jī)制

1.1 完善管理內(nèi)容。在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，要想提高數(shù)字化建設(shè)水平，就需要建立長(zhǎng)效管理機(jī)制，并且對(duì)原有管理制度內(nèi)容進(jìn)行更新和完善，才能為各項(xiàng)工作開展提供有效依據(jù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要嚴(yán)格按照我國(guó)法律要求，制定針對(duì)性制度體系，促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)工作有序開展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要對(duì)數(shù)字化管理內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)梳理，并且從綜合層面開展頂層設(shè)計(jì)工作。國(guó)家政府也要出臺(tái)相應(yīng)法律法規(guī)，為各項(xiàng)工作開展提供行政依據(jù)。在對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，需要按照最新檔案法要求，對(duì)保管期限進(jìn)行科學(xué)劃分，還要做好文書檔案數(shù)據(jù)處理。在對(duì)各類材料進(jìn)行管理時(shí)，需要對(duì)現(xiàn)有工作流程進(jìn)行完善和優(yōu)化，還要將數(shù)字化技術(shù)融合到管理各個(gè)環(huán)節(jié)中[5]。

1.2 規(guī)范管理流程。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以建設(shè)數(shù)字檔案室，并且嚴(yán)格按照管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各種載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，還要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度。在進(jìn)行數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，要對(duì)保護(hù)等級(jí)進(jìn)行科學(xué)劃分，還要引進(jìn)更加先進(jìn)技術(shù)，對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行完善和優(yōu)化，通過對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期收集，提高綜合管理水平。在對(duì)專門文件進(jìn)行管理時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行保密處理。我國(guó)在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理師，已經(jīng)出臺(tái)了相應(yīng)參考標(biāo)準(zhǔn)，可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作開展提供科學(xué)指導(dǎo)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展相關(guān)工作時(shí)，需要積極積累經(jīng)驗(yàn)，并且對(duì)現(xiàn)有管理標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行深入探究，通過對(duì)各項(xiàng)管理內(nèi)容進(jìn)行完善和優(yōu)化，進(jìn)一步提高數(shù)字化建設(shè)水平[6]。

2.構(gòu)建統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

在對(duì)文本檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，工作系統(tǒng)性特征比較強(qiáng)，要從多個(gè)角度對(duì)影響因素進(jìn)行全面分析和控制。在進(jìn)行管理制度建設(shè)時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要在現(xiàn)有制度體系基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行完善和優(yōu)化，還要構(gòu)建統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)自身管理要求，結(jié)合法律規(guī)定制定符合自身特色的管理制度。在進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，還要對(duì)各項(xiàng)工作流程進(jìn)行完善和優(yōu)化，并且將管理內(nèi)容細(xì)化分解到具體建設(shè)環(huán)節(jié)中。因?yàn)樵谶M(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，會(huì)受到多元化因素影響，可能會(huì)出現(xiàn)管理缺陷問題。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要建立健全責(zé)任制度，將權(quán)責(zé)落實(shí)到個(gè)人身上，確保所有管理人員都能明確自身崗位職責(zé)和要求，要促進(jìn)文書檔案管理工作向著規(guī)范化方向進(jìn)行更好發(fā)展。在對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化時(shí)，需要引進(jìn)更加先進(jìn)設(shè)備，并且對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一管理。如果機(jī)關(guān)事業(yè)單位采用了外包形式開展數(shù)字化建設(shè)工作，要對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位追蹤和管理[7]。

3.優(yōu)化資源配置

3.1 提高資源利用率。要想提高文書檔案數(shù)字化管理水平，管理人員需要強(qiáng)化自身責(zé)任心，要轉(zhuǎn)變?cè)泄ぷ魉悸泛头椒?，將被?dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)服務(wù)。在對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源進(jìn)行管理和應(yīng)用時(shí)，需要對(duì)各項(xiàng)資源潛力進(jìn)行充分開發(fā)，還要為檔案管理工作開展提供有效支持。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要借助信息化技術(shù)構(gòu)建檔案網(wǎng)站。如果單位條件比較好，還可以創(chuàng)建專題網(wǎng)站，要對(duì)檔案行業(yè)相關(guān)信息進(jìn)行定期推送，還可以公布可公開的檔案數(shù)據(jù)。在進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)管理時(shí)，需要設(shè)置用戶入口，用戶可以通過在線申請(qǐng)調(diào)取檔案信息，并且對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)利用。在對(duì)現(xiàn)有檔案信息進(jìn)行開發(fā)和使用時(shí)，管理人員需要根據(jù)不同保護(hù)等級(jí)資源應(yīng)用特點(diǎn)，制定針對(duì)性管理措施，提高數(shù)據(jù)資源應(yīng)用安全性[8]。

3.2 加強(qiáng)工作宣傳。在對(duì)檔案專題進(jìn)行編研時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要利用重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)，舉辦檔案展覽等活動(dòng)，還要借助多媒體對(duì)檔案管理工作進(jìn)行大力宣傳，要保證所有部門工作人員都能認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作重要性，還要強(qiáng)化工作人員檔案管理意識(shí)。每年6月9日屬于國(guó)家檔案日，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以利用這一日期，策劃?rùn)n案宣傳活動(dòng)。在進(jìn)行展覽活動(dòng)設(shè)計(jì)時(shí)，可以將線上活動(dòng)和線下活動(dòng)進(jìn)行有機(jī)融合，通過對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行宣傳。強(qiáng)化工作人員檔案管理意識(shí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以開發(fā)檔案小程序，并且借助微博等軟件，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用。在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)時(shí)，需要做好數(shù)據(jù)處理，要對(duì)可公開的數(shù)據(jù)和需要保密的數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確區(qū)分，還要強(qiáng)化安全意識(shí)，才能對(duì)各項(xiàng)資源進(jìn)行科學(xué)利用。

4.加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

4.1 做好設(shè)備更新。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)和管理時(shí)，各項(xiàng)工作開展都需要充足設(shè)備支撐。但因?yàn)橛行C(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展數(shù)字化管理工作時(shí)，沒有加大資金投入力度，導(dǎo)致自身信息化建設(shè)水平比較低，影響了數(shù)字化管理工作開展。因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要提高對(duì)管理工作重視程度，要根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要求，加大人力、物力資源投入力度。在進(jìn)行數(shù)字化設(shè)施和設(shè)備建設(shè)時(shí)，需要引進(jìn)最新設(shè)備，并且對(duì)設(shè)施應(yīng)用情況進(jìn)行全方位管理。如果發(fā)現(xiàn)設(shè)施已經(jīng)存在問題，要對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性維修，還要對(duì)損壞比較嚴(yán)重的設(shè)施進(jìn)行全面更新。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況進(jìn)行管理時(shí)，需要對(duì)各項(xiàng)設(shè)施應(yīng)用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，將其作為后期維修和保養(yǎng)依據(jù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要對(duì)市場(chǎng)上一些新型設(shè)備進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，并且將其融入到自身建設(shè)中，要盡可能引進(jìn)性能更加優(yōu)越的設(shè)施和設(shè)備，確保各項(xiàng)設(shè)施和設(shè)備在使用時(shí)，能夠發(fā)揮更大作用。

4.2 規(guī)范設(shè)施建設(shè)。在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備建設(shè)時(shí)，主要存在自動(dòng)化辦公設(shè)備和管理系統(tǒng)以及檔案網(wǎng)站等內(nèi)容。在進(jìn)行自動(dòng)化辦公設(shè)備研發(fā)時(shí)，可以通過溫度和濕度控制系統(tǒng)以及監(jiān)控系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、數(shù)字化掃描儀等設(shè)備，提高辦公質(zhì)量和效率。在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)自身的管理需求，引進(jìn)符合管理要求的檔案系統(tǒng)。系統(tǒng)不僅要具備基礎(chǔ)數(shù)字化管理功能，還要通過系統(tǒng)升級(jí)，對(duì)功能進(jìn)行拓展。管理人員要借助這項(xiàng)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息錄入和輸出，還要實(shí)現(xiàn)全文檢索以及資源在線利用。在進(jìn)行網(wǎng)站建設(shè)時(shí)，可以構(gòu)建專題檔案或者設(shè)置專項(xiàng)管理模塊，要對(duì)有關(guān)檔案工作的信息進(jìn)行定期推送，還可以將能夠進(jìn)行公開的信息資源發(fā)布到網(wǎng)站中，提高資源利用率。

5.組建專業(yè)工作團(tuán)隊(duì)

5.1 加強(qiáng)人才管理。在進(jìn)行文書檔案數(shù)字化建設(shè)和管理時(shí)，對(duì)工作人員要求比較高，工作人員不僅要掌握基礎(chǔ)管理知識(shí)，還要學(xué)習(xí)一些新型信息化技術(shù)，才能提高數(shù)字化建設(shè)水平。目前大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行管理人員選擇時(shí)，僅僅是對(duì)管理能力進(jìn)行了考核，并沒有組織管理人員定期學(xué)習(xí)一些新型信息化技術(shù)和知識(shí)，導(dǎo)致管理人員數(shù)字化系統(tǒng)操作水平比較低，無法對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息管理期間，存在的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。且檔案管理行業(yè)缺乏有效人才支撐，很多管理人員缺乏專業(yè)背景，不具備數(shù)字化管理能力，難以滿足受到數(shù)字化管理要求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要拓寬人才引進(jìn)渠道，并且建立健全人才培養(yǎng)機(jī)制，為數(shù)字化管理工作開展，提供有效人才支持。在進(jìn)行人才引進(jìn)時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要對(duì)人才專業(yè)背景進(jìn)行全面了解，要引進(jìn)能夠掌握基本數(shù)字化技能的專業(yè)人才，還要通過制定實(shí)踐活動(dòng)，提高人才動(dòng)手能力，對(duì)現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善和優(yōu)化。

5.2 提高人才能力。在人才進(jìn)行教育和培訓(xùn)時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)自身發(fā)展要求，對(duì)現(xiàn)有人才培養(yǎng)機(jī)制進(jìn)行完善和優(yōu)化，并且對(duì)教育培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行定期更新，要鼓勵(lì)人才積極參與各項(xiàng)教育和培訓(xùn)活動(dòng)，提高人才能力水平。機(jī)關(guān)事業(yè)單位也可以定期舉辦線上講座和研討會(huì)以及培訓(xùn)班等活動(dòng)，還可以讓專家講授工作經(jīng)驗(yàn)，并且在單位內(nèi)部營(yíng)造積極愉悅工作范圍，對(duì)人才進(jìn)行潛移默化影響，確保專業(yè)人才理論知識(shí)更加豐厚，實(shí)踐能力能夠得到進(jìn)一步提升，還要提高人才綜合素質(zhì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以建立健全人才激勵(lì)機(jī)制，要通過對(duì)人才能力進(jìn)行定期考核，并且制定針對(duì)性獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰措施，充分調(diào)動(dòng)人才積極主動(dòng)性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要對(duì)現(xiàn)有職務(wù)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)、職稱評(píng)價(jià)等措施進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，通過對(duì)人才發(fā)展需求進(jìn)行全面了解，并且制定針對(duì)性激勵(lì)內(nèi)容，促進(jìn)人才進(jìn)行更好發(fā)展。在對(duì)人才進(jìn)行管理時(shí)，要對(duì)表現(xiàn)比較好的人才進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，還要對(duì)存在重大失誤的人才進(jìn)行嚴(yán)重懲罰，確保人才能夠自覺規(guī)范自身行為，降低失誤問題發(fā)生幾率。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，不僅要從各個(gè)層面對(duì)管理風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行全面預(yù)防，還需要提高文書檔案服務(wù)水平。將傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式，是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，不能一蹴而就。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)文書檔案管理工作要求，對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行同步更新，還要對(duì)數(shù)字化管理期間存在的技術(shù)難題進(jìn)行深入分析和解決，才能降低檔案數(shù)據(jù)丟失等問題發(fā)生幾率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要積極積累經(jīng)驗(yàn)，提高自身綜合管控能力，還要引進(jìn)更加專業(yè)復(fù)合型技術(shù)人員，提高數(shù)字化建設(shè)水平。