摘 要：在我國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展與基層事業(yè)單位職能不斷優(yōu)化背景下，基層事業(yè)單位的檔案管理制度、管理模式及人員構(gòu)成等逐步發(fā)生改變。檔案管理是一項需要大量人力、物力的工作，其隨時代的發(fā)展而逐漸豐富管理方式。簡單化管理程序是維持發(fā)展的關(guān)鍵，基層事業(yè)單位的檔案是存儲政府或公民信息的核心載體，檔案的收集是基層事業(yè)單位工作人員的基本職責(zé)之一，作為公共管理中不可或缺的一部分，所以探討目前基層單位的檔案收集現(xiàn)狀具有現(xiàn)實意義。本文分別從歸檔材料收集、各科室協(xié)調(diào)情況、檔案收集制度、檔案管理系統(tǒng)等相關(guān)方面展開分析，明確造成檔案收集工作發(fā)生滯后的問題所在，對基層事業(yè)單位檔案收集工作展開全方位優(yōu)化，促進(jìn)檔案收集工作良好開展，為我國事業(yè)單位檔案收集提供建設(shè)性理論參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案;對策建議

檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織與個人在具體活動過程中產(chǎn)生的原始記錄，檔案的產(chǎn)生、積累讓檔案收集應(yīng)運(yùn)而生。利用科學(xué)原則與方法進(jìn)行檔案收集，是檔案業(yè)務(wù)開展的基礎(chǔ)內(nèi)容。同時，檔案收集工作的質(zhì)量水平會對檔案的開發(fā)與利用造成直接影響。

基層事業(yè)單位是我國科研文衛(wèi)及社會保障等事業(yè)集中的部門，掌握著我國大量的數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)等資料，科學(xué)收集檔案有利于單位工作的開展，基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)引起重視。因此，針對檔案收集工作采取有效的措施能促進(jìn)檔案收集工作的健全性，同時對基層事業(yè)單位發(fā)展具有潛在的推動作用，也是目前檔案管理工作階段關(guān)注的焦點內(nèi)容之一。

本文對目前基層事業(yè)單位檔案收集開展過程中存在的問題進(jìn)行探討，并給予相對應(yīng)的建議。

一、基層事業(yè)單位檔案收集工作中面臨的困境

1.檔案收集意識薄弱

基層單位領(lǐng)導(dǎo)普遍缺乏對檔案工作的了解，忽略檔案收集工作的重要作用。長期以來從事檔案收集的工作人員流動性較大，崗位群體趨于老齡化，在日常的事物處理及工作過程中缺乏規(guī)范化，存在一定的隨意性。例如，文件登記方面信息不全、檔案歸集記錄不完善，缺少信息，使檔案資料在收集過程中發(fā)生缺失情況，嚴(yán)重影響檔案后續(xù)的管理。此外，由于工作人員對檔案收集內(nèi)容了解不足，缺乏專業(yè)化的收集認(rèn)知，通常主觀判斷哪些材料需要歸檔哪些不需要，缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

2.歸檔材料收集不完整

部分基層事業(yè)單位的文書檔案大多數(shù)是紅頭文件，如會議材料、統(tǒng)計報表、審批材料等大量關(guān)鍵的檔案材料并不是通過常規(guī)收發(fā)途徑獲得，有的是領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議所帶回來的材料，因此歸檔效率較差，甚至有的缺少附件、沒有批復(fù)請示等，使檔案資料在初期收集方面缺少系統(tǒng)性與完善性。

3.各科室協(xié)調(diào)性不足

大部分從事單位檔案收集崗位的工作人員，所采用的檔案材料收集方法為“催繳”模式，許多單位沒有專門設(shè)置該崗位，都是負(fù)責(zé)文書的人員兼職。單位更沒有針對員工展開綜合性的檔案收集相關(guān)培訓(xùn)，所以每次到歸集檔案時需要反復(fù)催繳，忽略收集資料的全面性，多收多存，少收少存，進(jìn)一步增加其他載體檔案歸檔的難度。比如，工程類型的項目，在缺少專業(yè)檔案人員負(fù)責(zé)收集資料的情況下，發(fā)生檔案材料收集不全、丟失的概率較高，檔案歸檔的完整性也較差。

4.未設(shè)置完善的歸檔制度

在歸檔制度規(guī)范方面尚未有形成完善的收集制度，針對部分文件材料、音像制品、實物、模型等都沒有進(jìn)行系統(tǒng)化區(qū)分，或在確定歸檔具體范疇期間缺乏具體化、科學(xué)性，歸檔內(nèi)容籠統(tǒng)，造成基層單位中少數(shù)部門對歸檔材料理解不到位，在移交材料時總會有缺失，嚴(yán)重影響檔案收集工作的展開。

5.尚未建立檔案統(tǒng)一管理系統(tǒng)

基層事業(yè)單位在工作過程中會收到文書檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像等不同類型的文書材料，一些單位檔案室中可能只單純保留文書檔案、會計檔案，忽略其他類型檔案，并且還存在查找難度大的情況，這也是基層事業(yè)單位沒有隨著新時代的發(fā)展，建立統(tǒng)一管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案門類混亂，甚至缺失。

二、基層事業(yè)單位做好檔案收集工作的建議

1.提高檔案收集意識

檔案是開展社會活動期間得到的實際記錄資料，其具備真實性、原始性，所以不管針對初稿還是修改稿都需要做好保存工作。為了提高員工的檔案收集意識，領(lǐng)導(dǎo)需要做好表率，如定期宣傳檔案收集的重要性，有利于提高全體職工檔案收集意識，滿足檔案資料收集的健全性，并且不要放過一切可宣傳的時機(jī)，提高大家對檔案工作的認(rèn)識，提高全體職工對檔案收集工作的重視，從而有利于檔案收集工作的開展，推動業(yè)務(wù)部門對檔案收集的責(zé)任感。

此外，基層事業(yè)單位需要按照檔案收集工作現(xiàn)狀構(gòu)建長短期規(guī)劃，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極參與其中，保證檔案收集工作與各部門工作有機(jī)協(xié)調(diào)，共同發(fā)展。

2.建立健全文件歸檔責(zé)任及收集規(guī)章制度

首先，基層事業(yè)單位需按照實際情況，進(jìn)行工作人員具體職責(zé)的劃分，從而做到檔案收集工作的全面性及針對性，使文件歸檔規(guī)范，減少檔案材料的缺少及損毀。單位領(lǐng)導(dǎo)組織每個科室的人員參加檔案管理會議，針對性培訓(xùn)檔案的接收、使用、存放等，檔案歸集每個階段應(yīng)當(dāng)如何管理，逐漸完善檔案收集體系，進(jìn)一步確定檔案收集責(zé)任主體，實現(xiàn)責(zé)任清楚、具體，推動工作人員自主落實對應(yīng)的收集職能。

其次，檔案收集本身是檔案工作中的核心部分，需要相應(yīng)部門及人員承擔(dān)各自的職責(zé)，可采取年終考評模式，明確在檔案收集中應(yīng)當(dāng)考核的內(nèi)容及獎懲標(biāo)準(zhǔn)，提高不同部門參與檔案收集工作的積極性，增強(qiáng)工作效率，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。

最后，隨著現(xiàn)代社會的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)被廣泛普及與應(yīng)用，歸檔相關(guān)的電子檔案、數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)有統(tǒng)一的管理規(guī)范。同時，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，確保如果出現(xiàn)紙質(zhì)材料的缺失，還應(yīng)有電子檔案資料存檔。系統(tǒng)化的電子檔案管理系統(tǒng)，有利于檔案收集的同時還方便查找。

3.檔案材料收集方法的創(chuàng)新路徑

從文件立卷歸檔起，需要做到有重點、針對性地收集、整理不同類型的檔案，將對單位有價值及意義的檔案集中化管理，保證檔案收集工作開展的質(zhì)量和效率。近年來，為滿足信息技術(shù)發(fā)展、檔案內(nèi)容及形式改革，檔案管理思想應(yīng)當(dāng)時刻跟著時代進(jìn)步，更新優(yōu)化檔案收集工作理念，建立“大檔案觀”?！按髾n案觀”是把所有存在保存價值的文件均界定為檔案，不管該類文件是否辦理完成、是否為紅頭文件、是紙質(zhì)文件還是電子文件、是文字、圖案還是音頻、視頻，都應(yīng)該全部收集到位，保證資料無一缺失，同時進(jìn)行系統(tǒng)性整理，確?？茖W(xué)化、全面性為基層事業(yè)單位提供幫助。目前是信息化發(fā)展時代，在這樣的時代背景下，不同的檔案載體涌現(xiàn)，如電子檔案、音頻、視頻等，都應(yīng)當(dāng)引起重視，并注重分類收集，畢竟隨著時代進(jìn)步還會衍生出大量新檔案載體，應(yīng)當(dāng)多予以關(guān)注。

此外，隨著計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，電子文件也逐漸發(fā)展成為檔案可以收集的資料之一，針對這一類型資料應(yīng)當(dāng)做好前端控制工作，這是針對電子文件流式、易改風(fēng)險高等進(jìn)行的針對性措施，專業(yè)檔案管理者需要落實前端調(diào)控作用，在文件形成時落實跟蹤收集管理，如背景、元數(shù)據(jù)及封裝。工作人員收集電子文件的過程中需要反復(fù)審核、鑒定，避免電子文件遭到惡意修改、損壞，或通過網(wǎng)絡(luò)途徑而泄漏，確保健全電子文檔收集工作。

4.加強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案收集工作人員的素質(zhì)

因為檔案收集是具有較強(qiáng)專業(yè)性的工作，所以基層事業(yè)單位檔案收集工作人員應(yīng)當(dāng)提高專業(yè)知識，肩負(fù)起檔案材料的收集與整理。在日常工作中，應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案專兼職管理人員，這是保證工作有序不亂的重點。目前，還應(yīng)當(dāng)重點培訓(xùn)一批愛崗敬業(yè)、盡職盡責(zé)，能夠肩負(fù)檔案收集的工作人員。加大對員工培訓(xùn)，通過多元化與全面性的培訓(xùn)方案，培養(yǎng)出符合檔案收集需求的人才。單位還可定期模擬演練、專題培訓(xùn)及考核，提高基層員工的檔案收集能力，優(yōu)化其自身能力。此外，檔案收集員工應(yīng)當(dāng)實時關(guān)注社會發(fā)展形勢，滿足社會進(jìn)步要求，同時聯(lián)合單位檔案管理工作，進(jìn)行檔案的收集及技巧的探索。

三、增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)及檔案管理水平的策略

1.提高信息化意識

檔案管理信息化同樣也是思想觀念的信息化，所以在建設(shè)過程中檔案管理人員的意識及工作積極性至關(guān)重要，管理人員的工作主動程度與信息化建設(shè)水平息息相關(guān)，因此檔案管理人員要充分認(rèn)識檔案信息化，樹立正確的檔案信息化觀念，對增強(qiáng)自身工作責(zé)任感、使命感具有重要意義。注重檔案信息化建設(shè)工作，使工作人員盡職盡責(zé)肩負(fù)起相關(guān)工作的責(zé)任。因此，在檔案信息化發(fā)展過程中，檔案信息化理念促進(jìn)了員工思想及行動的進(jìn)步，是現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵動力。

2.提升信息化管理水平

構(gòu)建數(shù)字化檔案并落實相關(guān)的管理工作，是促進(jìn)檔案信息化的基本前提。在日常管理階段應(yīng)當(dāng)提高軟硬件相關(guān)設(shè)施設(shè)備的投入力度，打造獨立服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，促進(jìn)存量檔案數(shù)字化與檔案電子化發(fā)展，構(gòu)建相關(guān)規(guī)模的數(shù)字檔案資源，同時對相關(guān)檔案開展數(shù)字化管理，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)水平及能力，為進(jìn)一步落實檔案信息化打造有利的物質(zhì)基礎(chǔ)。優(yōu)化信息化管理能力及水平是未來的主要發(fā)展方向，按照檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，基層事業(yè)單位同樣應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，健全相關(guān)的管理制度，標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案，摒棄老舊的管理模式，不斷優(yōu)化傳統(tǒng)管理手段，融合現(xiàn)代化管理戰(zhàn)略，進(jìn)一步增強(qiáng)信息化管理水平。

3.構(gòu)建有效的遠(yuǎn)程查閱體系

檔案管理信息化發(fā)展后，應(yīng)當(dāng)有效提供遠(yuǎn)程查檔服務(wù)，所以需要完善檔案網(wǎng)站，將檔案網(wǎng)站的功能充分發(fā)揮到最大化，將符合公開要求及標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料上傳，便于實現(xiàn)資料的遠(yuǎn)程查閱，從而實現(xiàn)檔案信息的資源公開共享。因此，在這樣的發(fā)展背景下，還應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案信息遠(yuǎn)程服務(wù)水平，進(jìn)一步制訂信息公開標(biāo)準(zhǔn)、級別及程序，流程化檔案信息公開格式，增強(qiáng)網(wǎng)站信息的規(guī)范化管理。檔案管理部門針對本地資源展開有機(jī)整合階段，可以充分利用指定鏈接，實現(xiàn)檔案信息資源的拓展，落實好線上檔案查閱工作的同時，還應(yīng)當(dāng)做好線下服務(wù)。針對部分具有私密性的檔案信息，不宜在網(wǎng)絡(luò)中公開共享，就應(yīng)當(dāng)采用加密程序，可采取線下查閱模式，一對一實地查詢服務(wù)。

4.增強(qiáng)信息化服務(wù)水平

檔案信息化水平逐步提高，檔案管理工作同樣應(yīng)當(dāng)構(gòu)建良好的服務(wù)理念，保障信息化管理能夠達(dá)到目前的需求，落實信息化發(fā)展目標(biāo)，尤其是建立健全相關(guān)的服務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)一步落實數(shù)字化檔案的價值，便于檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)步。在目前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐步發(fā)展的時代背景下，我們需注重檔案信息化發(fā)展，有效找到檔案信息化建設(shè)階段面臨的難題及存在的不足，找到有效的解決措施，鞏固檔案信息化管理理念，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案信息化管理基礎(chǔ)，健全相關(guān)管理體制，加大檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的完善，以及數(shù)字化檔案、遠(yuǎn)程系統(tǒng)及信息資源的公開共享等，增強(qiáng)檔案信息化管理能力和水平。

四、小結(jié)

目前，我國已經(jīng)邁入信息化時代，大眾的生活、工作均與信息息息相關(guān)，大眾無時無刻都處于信息制造、存儲、傳遞的相關(guān)社會活動中?；鶎邮聵I(yè)單位檔案收集是檔案管理工作中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，檔案收集的現(xiàn)狀以及現(xiàn)有問題等是學(xué)術(shù)界關(guān)注的焦點。為了更好帶動基層事業(yè)單位檔案開展管理工作，增強(qiáng)工作效率，推動信息化發(fā)展，需要落實好檔案收集工作，應(yīng)該從改善思想意識、完善相關(guān)的規(guī)章制度、促進(jìn)檔案收集方法的創(chuàng)新、優(yōu)化基層工作人員自身素質(zhì)等多方面來提高檔案資料的收集工作，有利于基層事業(yè)單位檔案管理邁入信息化發(fā)展道路，為基層事業(yè)單位檔案管理健康、長久、高效發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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（作者單位：福建省漳州市東山縣社會科學(xué)界聯(lián)合會）

基金項目：大學(xué)生網(wǎng)絡(luò)閱讀行為與圖書館導(dǎo)讀工作研究，編號：YCSKL2012-058。

作者簡介：王曉婷（1985-），女，漢族，福建東山人，本科，助理館員，研究方向：檔案、圖書館。