姚 君

高校修繕工程管理平臺(tái)設(shè)計(jì)研究

姚 君

[天津科技大學(xué)基建處]

高校建設(shè)工程領(lǐng)域是廉政風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)區(qū)。與新建工程相比，修繕工程項(xiàng)目具有投資小、工期短、數(shù)量多等特點(diǎn)，這也造成了其在廉政風(fēng)險(xiǎn)方面具有較強(qiáng)的隱蔽性。如何解決修繕工程的廉政風(fēng)險(xiǎn)問題，同時(shí)還要兼顧工作效率，做到兩者的協(xié)同統(tǒng)一是管理者需要思考的問題。憑借高校信息化管理發(fā)展的趨勢，通過引入網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)手段，搭建管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)修繕工程信息化管理，是解決上述問題的一條很好思路。本文根據(jù)高校修繕工程的特點(diǎn)及當(dāng)前實(shí)際管理中存在的問題，提出了高校修繕工程管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)思路，并對各具體功能模塊進(jìn)行了初步的研究與探討，以期為后續(xù)平臺(tái)的技術(shù)研發(fā)工作提供借鑒。

高校；修繕工程；管理平臺(tái)

隨著高校事業(yè)不斷發(fā)展及師生規(guī)模的不斷增長，建筑體量也趨于龐大，少則幾十萬多達(dá)上百萬平方米的校舍面積隨著使用年限的增長自然離不開修繕與維護(hù)。組織開展修繕工程是維護(hù)校園安全、保障正常教學(xué)科研秩序的重要手段，也是各高校后勤、基建等部門的工作任務(wù)。

一、高校修繕工程的特點(diǎn)

一般來說，高校修繕工程具有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：一是投資額度相對較低，一般幾萬元、幾十萬元的工程項(xiàng)目占大多數(shù)，幾百萬、上千萬的工程項(xiàng)目相對較少；二是施工期比較短，一般修繕項(xiàng)目基本上會(huì)在一兩個(gè)月內(nèi)完成，工期在半年以上的工程項(xiàng)目較少；三是年度內(nèi)修繕工程項(xiàng)目數(shù)量較多，少則幾十項(xiàng)，多達(dá)甚至上百項(xiàng)；四是修繕工程項(xiàng)目靈活多樣，主觀性比較強(qiáng)，“修哪里”“修多少”“如何修”等問題更多地取決于主觀決策。

二、高校修繕工程管理中存在的問題

（一）修繕工程項(xiàng)目決策問題

因修繕工程項(xiàng)目的資金額度相對較小，重視程度相對較低，實(shí)際操作起來，項(xiàng)目決策一般比較隨意，缺乏集體決策機(jī)制，有些是因?yàn)闆]有相關(guān)制度，有些是因?yàn)槲磭?yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，這就可能會(huì)造成項(xiàng)目的科學(xué)性與可行性出現(xiàn)問題，同時(shí)一經(jīng)巡視或巡查，較容易出現(xiàn)廉政風(fēng)險(xiǎn)方面的問題。

（二）工作流程與工作時(shí)限不相容問題

為了盡可能減少對正常教學(xué)秩序的影響，修繕工程項(xiàng)目通常時(shí)限性與緊迫性都比較強(qiáng)，項(xiàng)目一旦確立，就需要在較短的時(shí)間內(nèi)完成。這就容易造成有時(shí)候?yàn)榱藫寱r(shí)間而未嚴(yán)格履行工作流程的問題，如在項(xiàng)目采購、合同簽訂、變更簽證、竣工驗(yàn)收等工作流程中未能嚴(yán)格履行審批程序，給項(xiàng)目留下一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

（三）項(xiàng)目資金管理方面的問題

因修繕工程項(xiàng)目數(shù)量多、單個(gè)資金額度相對較小的特點(diǎn)，在資金管理方面難點(diǎn)較多，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)預(yù)算資金執(zhí)行不到位、年底突擊花錢或錢不夠花的情況，甚至還會(huì)出現(xiàn)工程項(xiàng)目與財(cái)務(wù)支出對不上帳的情況，再重新查賬費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

（四）工程項(xiàng)目檔案管理方面的問題

修繕工程項(xiàng)目因其自身特點(diǎn)，檔案管理問題在很多高校都是痛點(diǎn)，尤其是一旦遇到巡視或檢查，就需要查閱大量的資料檔案，往往還不一定能夠找到或找全，一旦無法提供較為完整的檔案資料，有可能會(huì)造成較為嚴(yán)重的后果。

三、高校修繕工程管理平臺(tái)設(shè)計(jì)思路

要引入信息化手段，研發(fā)高校修繕工程管理平臺(tái)。在盡可能規(guī)避廉政風(fēng)險(xiǎn)的前提下，提升工作效率，逐步實(shí)現(xiàn)修繕工程管理廉政風(fēng)險(xiǎn)防控與工作效率提升的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，為工程管理人員“敢做事、能做事、規(guī)范做事”創(chuàng)造良好的條件。

（一）工作流程固定化、程序化

相比較來說，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)具有一定的程序性、規(guī)范性、明確性與強(qiáng)制性。將修繕工程的管理固化到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)中，使其立項(xiàng)、審批、采購、變更、驗(yàn)收等程式化的工作在平臺(tái)上完成，工作流程清晰明了、規(guī)范可行，還具有記錄與日志的功能。這在一定程度上降低了對管理人員的要求，即時(shí)管理人員對相應(yīng)的管理制度不太了解，也能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)按照固化的流程完成相應(yīng)的工作。

（二）網(wǎng)上審批，提升效率

修繕工程管理中較大的廉政風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)就是項(xiàng)目的決策審批，很多高校也都認(rèn)識(shí)到了這一點(diǎn)，基本上都制定了集體決策機(jī)制，但在實(shí)際操作過程中，通過線下開會(huì)進(jìn)行決策的方式效率低、人員與時(shí)間成本大，難以應(yīng)付數(shù)量龐大的修繕工程項(xiàng)目?；诖?，將線下的決策與審批平移到網(wǎng)絡(luò)上，相關(guān)人員在空間與時(shí)間上均得到了解放，項(xiàng)目審批的及時(shí)性也能夠得到充分的保障，可以在依法合規(guī)的前提下大大提升工作效率。

（三）工程檔案資料電子化管理

每次遇到巡視、檢查，都需要從成堆的資料中進(jìn)行翻找、整理，而且隨著年限的增長，資料丟失的可能性也逐步增大，即使找到，也很難回憶起來項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)，這也成為了很多高校的痛點(diǎn)。通過搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)修繕工程項(xiàng)目檔案電子化存儲(chǔ)與管理，即每個(gè)工程項(xiàng)目在完結(jié)后均會(huì)形成一個(gè)“電子檔案袋”，其中包括項(xiàng)目相關(guān)的各類文件、信息，如文件類包括立項(xiàng)文件、合同、審計(jì)報(bào)告等，信息類包括審批人員、審批時(shí)間、以及系統(tǒng)日志等，能夠清晰地記錄項(xiàng)目的相關(guān)人員、相關(guān)單位、具體時(shí)間、審批決策等細(xì)節(jié)，而且便于查詢與展示。

（四）財(cái)務(wù)電子記賬，清晰準(zhǔn)確

電子記賬是網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)具備的優(yōu)勢之一。一般來說，修繕工程項(xiàng)目預(yù)算資金的撥付列為一大項(xiàng)，所有具體的工程項(xiàng)目都是從中付款，同時(shí)部分項(xiàng)目還有可能涉及到尾款的問題，通過人為手動(dòng)記錄難度較大，而且容易混亂。通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)，可以清晰地記錄每一個(gè)項(xiàng)目預(yù)算金額、合同金額、變更金額、結(jié)算金額以及付款金額等，并通過相應(yīng)的運(yùn)算準(zhǔn)確地反映出財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行情況，已經(jīng)花了多少錢、還剩多少錢、還需要支付多少錢等等，對于修繕工程項(xiàng)目的安排具有重要的參考意義。

四、高校修繕工程管理平臺(tái)主要功能模塊設(shè)計(jì)

（一）項(xiàng)目管理模塊

項(xiàng)目管理模塊主要通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對修繕工程項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)全過程管理，主要包括項(xiàng)目前期管理、項(xiàng)目實(shí)施管理和竣工驗(yàn)收管理三方面內(nèi)容。項(xiàng)目前期管理主要包括項(xiàng)目策劃、論證與立項(xiàng)、方案制定與施工圖設(shè)計(jì)、以及相關(guān)招投標(biāo)等，從程序上和資料上保證項(xiàng)目實(shí)施的合法性。項(xiàng)目實(shí)施管理中最主要的就是項(xiàng)目變更簽證管理，其他的施工安全、質(zhì)量、進(jìn)度等需要線下控制。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收管理主要包括竣工驗(yàn)收報(bào)告、審計(jì)報(bào)告以及工程款支付等方面內(nèi)容，完成工程款支付后，項(xiàng)目管理過程基本完結(jié)。此模塊重點(diǎn)考慮的是項(xiàng)目實(shí)施過程中的程序合法性與資料完整性，一環(huán)套一環(huán)、環(huán)環(huán)相扣，不允許跳過其中的關(guān)鍵程序，相應(yīng)的降低廉政風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。

（二）信息審批模塊

信息審批模塊主要是根據(jù)項(xiàng)目金額設(shè)置的相應(yīng)審批權(quán)限，需要審批的內(nèi)容主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)審批、合同審批、變更簽證審批以及招標(biāo)采購審批等。平臺(tái)系統(tǒng)通過設(shè)置不同的角色用戶來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審批，需要集體決策的不同的角色用戶同時(shí)審批，網(wǎng)上角色用戶與線下相關(guān)管理人員身份一一對應(yīng)。同時(shí)，平臺(tái)對審批人員相關(guān)操作進(jìn)行記錄，將審批時(shí)間、審批意見等相關(guān)重要信息記錄保存，歸入到項(xiàng)目電子檔案中。

（三）資金管理模塊

資金管理模塊主要包括財(cái)務(wù)項(xiàng)目及資金執(zhí)行情況。財(cái)務(wù)項(xiàng)目指的是年初審批主要用于修繕工程的預(yù)算項(xiàng)目，資金執(zhí)行情況主要根據(jù)各工程項(xiàng)目立項(xiàng)額度、合同額度、變更額度、結(jié)算額度以及付款額度等進(jìn)行綜合增減計(jì)算，可以得出當(dāng)前預(yù)算項(xiàng)目資金已實(shí)際支出多少、還需要支出多少、還剩多少等信息，便于后面修繕工程項(xiàng)目的策劃與安排。

（四）合同管理模塊

合同是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中最重要的文件資料之一，也是甲乙雙方合作重要的法律依據(jù)。合同管理主要包括對高校修繕工程項(xiàng)目中發(fā)生的各類經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行管理，包括審閱與審批、歸類與查詢及合同金額的填報(bào)等。一方面確保所有合同的簽訂能夠?qū)崿F(xiàn)層層審核把關(guān)，減少因合同簽署不規(guī)范造成的額外損失；另一方面也能夠規(guī)范合同簽署的程序與流程，同時(shí)現(xiàn)實(shí)電子存檔便于后期查詢。

（五）統(tǒng)計(jì)查詢功能

統(tǒng)計(jì)查詢功能主要包括項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)和檢索查詢兩方面的功能，可以根據(jù)自身需要按項(xiàng)目名稱、年限、金額、類型、進(jìn)度等多種類關(guān)鍵字對所有修繕工程項(xiàng)目進(jìn)行歸類統(tǒng)計(jì)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，既節(jié)省翻閱的時(shí)間，又便于保存。

（六）預(yù)警提示功能

通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)管理的修繕工程項(xiàng)目在完結(jié)之前，需要進(jìn)行自檢，主要檢測項(xiàng)目執(zhí)行過程中程序的合法性和資料的完整性，比如包括項(xiàng)目各階段上傳的資料是否齊全、項(xiàng)目的付款是否超出預(yù)算、項(xiàng)目變更金額是否超出規(guī)范要求等方面內(nèi)容。

（責(zé)任編輯：楊書元）