◎康國(guó)紅

(鄄城縣彭樓鎮(zhèn)政府，山東 鄄城 274617)

引言

信息技術(shù)水平的發(fā)展，改變了我們的生活，大數(shù)據(jù)的誕生更加方便我們對(duì)于各種數(shù)據(jù)的獲取以及應(yīng)用。而檔案管理對(duì)于一個(gè)人有著至關(guān)重要的作用。運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的、相對(duì)滯后的檔案管理模式，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展也是有著直接的影響。

一、大數(shù)據(jù)概述

大數(shù)據(jù)，顧名思義就是將海量的信息資料進(jìn)行整理，將龐大的資料整理成一個(gè)完善的體系，方便人們的應(yīng)用。在以往的生活中，我們很難在常規(guī)的軟件中對(duì)需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理、處理以及捕捉精準(zhǔn)的信息。而大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，采用合理、分析、處理的方法，更輕松地整理出我們需要的數(shù)據(jù)信息，方便了我們的生活與工作。大數(shù)據(jù)廣泛的應(yīng)用也為更多的行業(yè)以及社會(huì)發(fā)展的決策提供了支撐依據(jù)。由此可見(jiàn)，大數(shù)據(jù)不僅僅是一種對(duì)數(shù)據(jù)的整合，更是一種對(duì)信息資產(chǎn)進(jìn)行的集中處理[1]。

大數(shù)據(jù)之所以可以廣受人民群眾以及各個(gè)企業(yè)的歡迎，主要是因?yàn)槠鋬?yōu)秀的特點(diǎn)。首先，大數(shù)據(jù)擁有大容量的特點(diǎn)。大容量就是在海量的信息數(shù)據(jù)中，無(wú)論是古代的文化成就、軍事成就，還是現(xiàn)如今，我們生活中出現(xiàn)的各種奇葩事件都可以包含在大數(shù)據(jù)當(dāng)中。大量的人工或者智能數(shù)據(jù)，都可以在大數(shù)據(jù)的整合下進(jìn)行完美的融合，為大數(shù)據(jù)的發(fā)展提供基礎(chǔ)的信息支撐。其次，大數(shù)據(jù)有著多樣化的特點(diǎn)。多樣化就是各類(lèi)的信息數(shù)據(jù)都包含其中，無(wú)論是表現(xiàn)形式還是內(nèi)容都是多姿多彩的。這里面更是包含了圖片、音頻、文本、視頻甚至是模擬信號(hào)。當(dāng)然，大數(shù)據(jù)在獲取信息的過(guò)程中，渠道也是多種多樣的。再次，大數(shù)據(jù)有著傳播速度快的特點(diǎn)。與古代的信息交流相比，現(xiàn)階段我們的生活節(jié)奏變得越來(lái)越快。尤其是在大數(shù)據(jù)發(fā)展的推動(dòng)下，對(duì)各種數(shù)據(jù)有著極快的處理能力，也直接加速了我們交流的方式。最后，大數(shù)據(jù)更加具有真實(shí)性的特點(diǎn)。盡管大數(shù)據(jù)有著各種不同的表現(xiàn)形式，但在多樣化的發(fā)展過(guò)程中仍然保持著其本身的真實(shí)性。同時(shí)，各項(xiàng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性對(duì)我們而言也是非常重要的，大數(shù)據(jù)的真實(shí)性也直接地推動(dòng)了其數(shù)據(jù)企業(yè)發(fā)展與決策上的作用，保證了數(shù)據(jù)質(zhì)量的真實(shí)性。

我們生活在一個(gè)全新的時(shí)代，這個(gè)時(shí)代中信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在每一個(gè)時(shí)間段都直接地影響著我們的生活方式。在社會(huì)形勢(shì)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的雙重推動(dòng)下，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)的發(fā)展當(dāng)中，也為每一個(gè)行業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了前所未有的發(fā)展契機(jī)。最主要的是，電子數(shù)據(jù)的信息化，也逐漸地被更多的人認(rèn)可與重視，推動(dòng)了社會(huì)生產(chǎn)力水平的前進(jìn)與發(fā)展。事業(yè)單位在時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程中，一直都是占據(jù)著比較重要的地位，與其他以盈利為目的的企業(yè)有著本質(zhì)的區(qū)別。大數(shù)據(jù)在事業(yè)單位中的應(yīng)用不僅是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，也為國(guó)企單位帶來(lái)了更多的經(jīng)濟(jì)效益，提升其自身的整體價(jià)值[2]。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一)重視程度不夠

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，我們國(guó)家的事業(yè)單位檔案管理工作在一定的方面也取得了良好的成果。但是，在長(zhǎng)期的發(fā)展歷程中，事業(yè)單位的檔案管理工作也遇到了無(wú)法突破的瓶頸。而工作過(guò)程中部分領(lǐng)導(dǎo)不重視，也阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。他們單純地認(rèn)為檔案管理工作只不過(guò)是管理與保存?zhèn)€人的檔案，不愿意花費(fèi)更多的精力在工作中，也不會(huì)定期對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行有針對(duì)性地培訓(xùn)。最終導(dǎo)致了檔案管理工作的人員也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自身工作的使命與責(zé)任，沒(méi)有形成主動(dòng)管理的意識(shí)。由此可見(jiàn)，上層領(lǐng)導(dǎo)的重視與否，直接會(huì)影響下面員工的工作責(zé)任以及對(duì)自身工作的認(rèn)可程度。這也就是最終形成檔案信息管理遇到瓶頸的原因，阻礙了事業(yè)單位隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的進(jìn)步。

(二)預(yù)算管理不合理

在時(shí)代發(fā)展進(jìn)步的過(guò)程中，大數(shù)據(jù)發(fā)展理念與云計(jì)算的融合更加方便了企業(yè)的發(fā)展。事業(yè)單位的管理工作積極運(yùn)用這兩種方式，可以從根本上提高事業(yè)單位的預(yù)算水準(zhǔn)。在具體的實(shí)施過(guò)程中，也更進(jìn)一步的優(yōu)化了預(yù)算的整體流程，構(gòu)建系統(tǒng)化的預(yù)算管理中心，但是也導(dǎo)致檔案管理中財(cái)務(wù)工作的落實(shí)變得不合理。在近幾年的發(fā)展中，更多的事業(yè)單位都將績(jī)效管理工作進(jìn)行了落實(shí)，更是結(jié)合政府以人為本的發(fā)展理念，將預(yù)算與支出做了系統(tǒng)化的安排，讓在整個(gè)工作中預(yù)算的監(jiān)督、編制、制定都能夠更加準(zhǔn)確的對(duì)應(yīng)上資金鏈中的每一組數(shù)據(jù)的變化。這樣的工作水平也是需要更加高質(zhì)量的服務(wù)，對(duì)單位所用的成本進(jìn)行合理地控制，更好地提高資金的利用率以及員工的工作效率，也為政府相關(guān)部門(mén)的運(yùn)作與發(fā)展奠定基礎(chǔ)。但是，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)迅速發(fā)展的今天，更多的事業(yè)單位忽視了預(yù)算管理工作對(duì)自身發(fā)展的重要性，對(duì)制度的建設(shè)沒(méi)有做出及時(shí)調(diào)整，缺少了對(duì)檔案管理工作中數(shù)據(jù)信息共享的平臺(tái)。進(jìn)而也就導(dǎo)致了預(yù)算與執(zhí)行之間存在的巨大偏差，為其最終的發(fā)展帶來(lái)了極為不利的影響[3]。

(三)缺少系統(tǒng)的信息庫(kù)

在大數(shù)據(jù)鋪天蓋地向我們襲來(lái)的過(guò)程中，電子檔案的信息化改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，進(jìn)一步提升了對(duì)檔案的整體管理水平。當(dāng)然，在時(shí)代的飛速發(fā)展中，事業(yè)單位的檔案管理工作也被賦予了一個(gè)全新的含義，也有了更加嶄新的生命內(nèi)涵。換言之，事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)不僅僅是檔案錄入這么簡(jiǎn)單的工作了，而是轉(zhuǎn)向?qū)n案后期管理以及對(duì)檔案進(jìn)行監(jiān)管的重視?，F(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理信息庫(kù)中，每一個(gè)人的具體數(shù)據(jù)信息還不夠完善，無(wú)法更加全面的幫助國(guó)家在對(duì)檔案管理方面進(jìn)行有效監(jiān)管，也不能推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行。所以，檔案管理信息庫(kù)的缺失嚴(yán)重制約了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的策略

(一)優(yōu)化信息管理手段

大數(shù)據(jù)在我們生活中已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，使得社會(huì)的發(fā)展也變得更加趨向于信息化的模式。事業(yè)單位的檔案管理工作中也就出現(xiàn)了更多的電子文件，以及紙質(zhì)的文件，進(jìn)一步增加了檔案信息管理的復(fù)雜程度。為了能夠更好地完善事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)行，更需要有關(guān)部門(mén)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐，在大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)中，逐步優(yōu)化信息管理的手段。在大數(shù)據(jù)發(fā)展階段優(yōu)化信息管理手段的過(guò)程中，主要需要三種管理的手段。第一，在進(jìn)行檔案管理規(guī)劃時(shí)，要從現(xiàn)實(shí)中檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，制定出更加切合實(shí)際的檔案服務(wù)管理模式，從更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度，對(duì)檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，都可以制定出更為詳細(xì)的步驟與方案，從而優(yōu)化管理的過(guò)程。第二，可以建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理網(wǎng)站，充分的運(yùn)用大數(shù)據(jù)的作用，讓檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)更加的明確，這也是建立事業(yè)的單位檔案管理網(wǎng)站的必要前提。建立系統(tǒng)的網(wǎng)站不僅可以為檔案管理的人員提供更加權(quán)威的檔案查詢系統(tǒng)，更能夠?qū)π掳l(fā)布的檔案管理要求進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整。在保證信息真實(shí)的前提下，讓每一個(gè)人都能夠?qū)ψ约旱臋n案進(jìn)行填報(bào)，事業(yè)單位的檔案管理的工作擁有更高效的特性，也能及時(shí)的實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源的共享。第三，在大數(shù)據(jù)的影響下，數(shù)據(jù)電子化的處理能力以及信息化時(shí)代的到來(lái)，進(jìn)一步推動(dòng)了檔案管理的發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也已經(jīng)很難符合現(xiàn)階段時(shí)代發(fā)展的需求，檔案數(shù)字化的管理模式也是時(shí)代發(fā)展的要求。在建立電子信息檔案的過(guò)程中，有關(guān)部門(mén)也需要對(duì)電子文檔進(jìn)行有效地控制，隨時(shí)處理檔案信息中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)一步地優(yōu)化信息管理手段[4]。

(二)強(qiáng)化預(yù)算管理

根據(jù)數(shù)據(jù)中的參數(shù)比例，強(qiáng)化事業(yè)單位中的預(yù)算管理工作是必要的。事業(yè)單位檔案管理的預(yù)算信息系統(tǒng)中，將每一個(gè)行業(yè)的發(fā)展、單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)歸納，讓事業(yè)單位中內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息可以相互之間進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)。在大數(shù)據(jù)的信息化管理過(guò)程中，通過(guò)先進(jìn)的管理技術(shù)，提高對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部的資金循環(huán)利用率，進(jìn)一步構(gòu)建出更加完善的資金消耗與定額系統(tǒng)平臺(tái)。在這樣的平臺(tái)中，更有效地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的全面共享，讓管理工作中的人員都能夠了解信息資金的走向，使得財(cái)政管理變得更加公開(kāi)與透明。事業(yè)單位檔案管理工作中數(shù)據(jù)管理的資源化，可以更好地協(xié)調(diào)會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)參數(shù)，完善財(cái)務(wù)管理工作機(jī)制，進(jìn)而更加準(zhǔn)確地做出決策。大數(shù)據(jù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用，讓其內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理體現(xiàn)出了更加鮮明的可視化特點(diǎn)，滿足了時(shí)代發(fā)展的特定規(guī)律以及自身的運(yùn)作條件。也為事業(yè)的單位檔案管理部門(mén)樹(shù)立了更加良好的社會(huì)形象，為人民群眾提供了更加高質(zhì)量的服務(wù)水平。

(三)引進(jìn)優(yōu)秀人才

加快人才培養(yǎng)的進(jìn)度，能夠更加全面的提升我國(guó)整體的素質(zhì)。同時(shí)，檔案管理工作的順利進(jìn)行自然也是離不開(kāi)高質(zhì)量的人才管理。事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中，也要積極的引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)性人才，進(jìn)而培養(yǎng)出更加優(yōu)秀的檔案管理工作人員，為我國(guó)未來(lái)的檔案管理工作作出最基礎(chǔ)的攻下。加大人才培養(yǎng)力度，首先要通過(guò)內(nèi)部競(jìng)聘的方式選拔出相對(duì)優(yōu)秀的檔案管理人員，將選拔的重點(diǎn)放在有著強(qiáng)大的工作責(zé)任心以及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的人員上面，進(jìn)而更有效地提升檔案管理工作從業(yè)人員的整體素質(zhì)和工作效率。其次，事業(yè)單位選拔工作的人員時(shí)，一定要采取更加精準(zhǔn)、合理的方法進(jìn)行招聘，對(duì)自身思想道德品質(zhì)存在缺陷的人員優(yōu)先排除，保證從業(yè)人員的整體質(zhì)量，讓更多綜合性、全面性的人才能夠進(jìn)入到政府部門(mén)工作，提升政府部門(mén)工作的水平。還要對(duì)檔案管理的工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)、管理，讓他們能夠準(zhǔn)確的了解到自己從事工作的重要性，以及自身的光榮使命感，在對(duì)自己工作有一個(gè)準(zhǔn)確的了解以后，再投身的實(shí)踐的工作中，提升檔案管理人員的工作效率。最后，相關(guān)的政府部門(mén)也可以不定期地邀請(qǐng)專(zhuān)家舉辦講座，不僅要讓每一個(gè)檔案管理的員工了解，更要讓管理者明確工作的現(xiàn)實(shí)意義，在優(yōu)秀人才的推動(dòng)下使檔案管理工作更加順利的進(jìn)行[5]。

(四)強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)備投入

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，基礎(chǔ)設(shè)備的投入是提高檔案管理綜合素質(zhì)的關(guān)鍵。事業(yè)單位要積極學(xué)習(xí)新的管理理念和知識(shí)，提升計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)字掃描輸入輸出設(shè)備等硬件層面的輸入，作為提高檔案管理整體水平的基礎(chǔ)。同時(shí)，要注意建立文件管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)和鑒定管理系統(tǒng)，并在具體操作中不斷改進(jìn)，為各種信息檔案管理的有效實(shí)施打下良好的基礎(chǔ)。此外，還要注意培養(yǎng)和引進(jìn)專(zhuān)業(yè)管理人員，他們不僅要掌握電子信息檔案管理的知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，在這種背景下，電子文件管理的發(fā)展，其管理質(zhì)量和效率可以進(jìn)一步提高，充分發(fā)揮其使用價(jià)值。

(五)提高服務(wù)水平

事業(yè)單位中檔案管理的工作本質(zhì)上是為人民服務(wù)，強(qiáng)大的服務(wù)性質(zhì)是其存在的必要價(jià)值。在現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，國(guó)家對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的要求也變得越來(lái)越嚴(yán)苛。由此可見(jiàn)，提高檔案的管理水平，對(duì)于社會(huì)整體的發(fā)展有著非常直接的影響。為了能夠更有效地提升事業(yè)單位檔案管理工作的服務(wù)水平，一方面，需要培養(yǎng)事業(yè)單位中管理者的創(chuàng)新思維。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，一個(gè)良好的創(chuàng)新思維是管理工作有效開(kāi)展的基本保障，更是提高管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)依據(jù)。檔案管理中的領(lǐng)導(dǎo)者擁有創(chuàng)新的思維理念，能夠讓整體管理服務(wù)水平得到有效提升。另一方面，對(duì)檔案管理進(jìn)行一個(gè)創(chuàng)新的服務(wù)轉(zhuǎn)型是必要的。在大數(shù)據(jù)的帶動(dòng)下，檔案管理內(nèi)部系統(tǒng)信息的共享能力必須要有一個(gè)質(zhì)的提升，并且要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與變化，更準(zhǔn)確地凸顯信息檔案管理的水平。除此之外，更需要優(yōu)化檔案管理工作的流程，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理中工作的服務(wù)性。明確檔案管理中的服務(wù)流程，可以提升工作效率，在檔案管理的過(guò)程中讓員工在服務(wù)過(guò)程中有跡可循。提高檔案管理對(duì)這個(gè)社會(huì)的服務(wù)能力，是與時(shí)俱進(jìn)、順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新，需要優(yōu)化信息管理手段、強(qiáng)化預(yù)算管理、引進(jìn)優(yōu)秀的人才、提高服務(wù)水平，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性，不斷探索出高質(zhì)量的服務(wù)方式。