文/吳勝男(山東高速泰安發(fā)展有限公司)
隨著時(shí)代的發(fā)展,新型管理學(xué)理論在企業(yè)管理實(shí)踐中的應(yīng)用也越來(lái)越充分,新的管理模式不斷出現(xiàn),而財(cái)務(wù)共享中心則是現(xiàn)階段被廣泛應(yīng)用的一種現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理模式,它具備簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)工作流程、優(yōu)化財(cái)務(wù)系統(tǒng)人員、強(qiáng)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理有效性等一系列優(yōu)勢(shì),已經(jīng)被包括審計(jì)行業(yè)在內(nèi)的許多行業(yè)在實(shí)際工作中予以采用。同時(shí)也需要學(xué)術(shù)界對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步分析和關(guān)注。
結(jié)合現(xiàn)階段財(cái)務(wù)管理工作的實(shí)際情況來(lái)看,財(cái)務(wù)共享中心是指在企業(yè)原有的組織架構(gòu)中,將企業(yè)各子公司和下屬分支機(jī)構(gòu)中的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行重新整合而建立的專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)管理部門(mén),其主要工作職責(zé)在于將企業(yè)中原本較為零散的財(cái)務(wù)核算以及匯總管理工作進(jìn)行重新規(guī)劃和統(tǒng)一,從而通過(guò)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管控模式增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的效率。
財(cái)務(wù)共享中心理論基礎(chǔ)主要包括流程再造理論、組織結(jié)構(gòu)理論和規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論等。具體來(lái)看,流程再造理論旨在通過(guò)將現(xiàn)有管理或業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再編組和再設(shè)計(jì)的方式,進(jìn)一步優(yōu)化流程有效性。在財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)中則體現(xiàn)為將舊有的零散核算工作進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程。組織結(jié)構(gòu)理論強(qiáng)調(diào)了企業(yè)行政架構(gòu)對(duì)于企業(yè)工作效率和經(jīng)濟(jì)成果的影響,在財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)中則體現(xiàn)為扁平化、簡(jiǎn)單化的財(cái)務(wù)人員組織架構(gòu)對(duì)于工作效率的進(jìn)一步提升。規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論主張企業(yè)為了提供服務(wù)或生產(chǎn)產(chǎn)品所付出的邊際成本將會(huì)隨著整體經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)大而有所下降,在財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)中則體現(xiàn)為在財(cái)務(wù)人員方面的合理優(yōu)化和員工人力成本的降低。
目前隨著我國(guó)企業(yè)管理能力的不斷強(qiáng)化,已經(jīng)有許多單位在日常工作中應(yīng)用了財(cái)務(wù)共享中心的概念,并且已經(jīng)取得了不錯(cuò)的成果。但是目前來(lái)看,其存在的問(wèn)題也同樣較為明顯,很可能會(huì)給審計(jì)行業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作帶來(lái)一定的影響。具體來(lái)看主要包括報(bào)銷(xiāo)工作存在障礙、信息系統(tǒng)支撐不足、內(nèi)部溝通效率差、員工流動(dòng)性較高四個(gè)方面。
報(bào)銷(xiāo)工作存在障礙是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)單位目前在財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)用過(guò)程中較為突出的一項(xiàng)缺陷,主要是在建立了財(cái)務(wù)共享中心之后,日常費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)方式發(fā)生了變化,出現(xiàn)了報(bào)銷(xiāo)流程較為繁瑣,影響到日常報(bào)銷(xiāo)工作的情況。具體來(lái)看這一問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。第一,部分財(cái)務(wù)共享中心的流程設(shè)計(jì)不妥,一些單位在內(nèi)部管理準(zhǔn)則上要求每一筆報(bào)銷(xiāo)單據(jù)都需要經(jīng)由在線(xiàn)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)進(jìn)行填報(bào),并且在電子流程逐步審批結(jié)束之后才能夠進(jìn)行資金的支付,這一舉措雖然有利于公司內(nèi)部管控,但也導(dǎo)致了審核環(huán)節(jié)的整體流程相對(duì)較長(zhǎng),耗時(shí)也同樣較長(zhǎng),在某些情況下如果出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)出差等特殊事項(xiàng),則等待時(shí)間還將進(jìn)一步加長(zhǎng),這就導(dǎo)致員工報(bào)銷(xiāo)效率較為低下,部分收入較低的基層員工為此很可能產(chǎn)生怨言,影響到其工作穩(wěn)定性。第二,部分單位的財(cái)務(wù)共享中心所使用的報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)都是基于財(cái)務(wù)視角所建立的,在報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中存在較多的專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)術(shù)語(yǔ),而對(duì)于部分人力、業(yè)務(wù)、后勤等部門(mén)的員工而言,其對(duì)于費(fèi)用科目等財(cái)務(wù)語(yǔ)言理解程度不足,在報(bào)銷(xiāo)時(shí)存在一定的難度,常常會(huì)出現(xiàn)因?yàn)樘顖?bào)錯(cuò)誤而審核不通過(guò)的情況。第三,部分業(yè)務(wù)或后勤方面的人員在上傳報(bào)銷(xiāo)憑證時(shí)也很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤,比如目前在許多省市,固定金額的手撕票已經(jīng)無(wú)法作為有效票據(jù)進(jìn)行入賬,但部分不熟悉發(fā)票政策的人員仍然常常出現(xiàn)將手撕票用于報(bào)銷(xiāo)的情況,同時(shí)也常有將增值稅發(fā)票的抵扣聯(lián)和發(fā)票聯(lián)混淆進(jìn)行錯(cuò)誤上傳的情況,這對(duì)于財(cái)務(wù)共享中心的報(bào)銷(xiāo)流程運(yùn)作相當(dāng)不利。
信息系統(tǒng)支撐不足是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)單位應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心普遍存在的另一項(xiàng)問(wèn)題。具體來(lái)看這一問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)。第一,部分財(cái)務(wù)共享中心現(xiàn)有的信息系統(tǒng)在智能化程度方面有不足現(xiàn)象,缺乏后期的數(shù)據(jù)自動(dòng)整合以及分析功能,所使用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)往往只能夠輸出較為固定的三大報(bào)表,而相關(guān)的分析工作幾乎完全依賴(lài)于人工使用excel表格等手段予以完成,這就導(dǎo)致操作性失誤較為頻繁,特別是在財(cái)務(wù)共享中心人員流動(dòng)性較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)情況下,負(fù)責(zé)分析的員工在經(jīng)驗(yàn)和技能方面很可能存在不足,對(duì)于數(shù)據(jù)分析的效果也不能夠得到保證。特別是在實(shí)際工作中,財(cái)務(wù)共享中心在月初時(shí)往往存在工作量較大、員工應(yīng)接不暇等情況,因此財(cái)務(wù)分析方面的質(zhì)量也很容易受到影響,這不利于發(fā)揮財(cái)務(wù)共享中心對(duì)于管理的輔助作用。
第二,部分單位在信息化方面的投入不足,缺乏有效的信息化人才培育和投資。許多財(cái)務(wù)共享中心都將主要工作放在業(yè)務(wù)上,重視財(cái)務(wù)人員的培育,而對(duì)于提供支持性作用的信息部門(mén)往往缺乏關(guān)注,導(dǎo)致許多單位在財(cái)務(wù)共享中心的行政架構(gòu)中,信息部門(mén)人員往往都處于較為邊緣的位置,行政等級(jí)相對(duì)較低,話(huà)語(yǔ)權(quán)嚴(yán)重不足且工作強(qiáng)度普遍偏高。這不利于信息部門(mén)對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的改造和優(yōu)化升級(jí),也對(duì)財(cái)務(wù)共享中心相關(guān)信息系統(tǒng)的應(yīng)用造成了一定的不利影響。
在部分單位的財(cái)務(wù)共享中心工作中,內(nèi)部溝通效率差的缺陷也較為明顯。雖然在公司的各部門(mén)中,審計(jì)、風(fēng)控等相關(guān)人員對(duì)財(cái)務(wù)工作較為熟悉,和財(cái)務(wù)共享中心之間的配合程度也較高,但是在單位中的其他一些部門(mén),尤其是后勤、業(yè)務(wù)等部門(mén),則不可避免地存在著一定的信息不對(duì)稱(chēng)現(xiàn)象。由于在專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作方式方面存在著一定的差異,導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算人員與其他部門(mén)人員之間溝通困難較大,財(cái)務(wù)人員不熟悉實(shí)際的業(yè)務(wù)運(yùn)作方式,而其他部門(mén)人員則對(duì)財(cái)務(wù)管理的規(guī)則和核算方法缺乏了解,這導(dǎo)致日常溝通過(guò)程中存在著一定的障礙。
另外,部分單位的財(cái)務(wù)共享中心除了為單位內(nèi)部提供財(cái)務(wù)共享服務(wù)之外,也承接部分外部財(cái)務(wù)管理方面的業(yè)務(wù),這就不可避免地會(huì)涉及和客戶(hù)單位之間的溝通協(xié)作。而在溝通過(guò)程中,聯(lián)系不暢或是反饋不及時(shí)的問(wèn)題也較為明顯,嚴(yán)重影響到了財(cái)務(wù)共享中心工作的效率。由于財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)呈現(xiàn)出高度專(zhuān)業(yè)化的態(tài)勢(shì),許多員工都只熟悉自己經(jīng)手的部分業(yè)務(wù)流程,因此當(dāng)客戶(hù)單位提出專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的疑難問(wèn)題時(shí)常常難以回答,需要咨詢(xún)其他員工,這也影響到了和外部溝通的效率。
員工流動(dòng)性高是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)單位應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心普遍存在的一項(xiàng)問(wèn)題。由于財(cái)務(wù)共享中心的工作本身具有高度專(zhuān)業(yè)化和整合化的特征,其工作的強(qiáng)度相對(duì)較高,特別是月末月初時(shí)會(huì)涉及大量的賬務(wù)處理工作,對(duì)員工吃苦耐勞等素質(zhì)有著較高的要求,但同時(shí)其能夠支付的工資獎(jiǎng)金相對(duì)其他行業(yè),特別是銷(xiāo)售等崗位又缺乏足夠的競(jìng)爭(zhēng)性,因此其基礎(chǔ)崗位員工的離職率也相對(duì)較高,這就導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享中心人才團(tuán)隊(duì)存在不穩(wěn)定現(xiàn)象,為了彌補(bǔ)離職員工的崗位而招收的新員工又不熟悉業(yè)務(wù),會(huì)導(dǎo)致日常工作中的操作性失誤大大增加,這一系列問(wèn)題都會(huì)給財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)帶來(lái)較大的影響、
結(jié)合上述分析,針對(duì)審計(jì)行業(yè)在應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心方面存在的問(wèn)題,特提出下列優(yōu)化建議。
為了解決目前許多單位應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心時(shí)存在的報(bào)銷(xiāo)障礙問(wèn)題,有必要對(duì)通行的在線(xiàn)報(bào)銷(xiāo)流程進(jìn)行持續(xù)性的優(yōu)化,為此,建議廣大單位將現(xiàn)有的流程管控體系進(jìn)行簡(jiǎn)化處理,對(duì)于部分金額較?。ū热绲陀?00元)的報(bào)銷(xiāo)單據(jù),可以在報(bào)銷(xiāo)人所屬部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批之后直接交由共享中心進(jìn)行支付操作,不需上層領(lǐng)導(dǎo)再進(jìn)行批準(zhǔn),這樣就可以減少日常報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中的審批節(jié)點(diǎn),起到優(yōu)化流程、縮短審批時(shí)間的作用。另外,在現(xiàn)有報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中,也應(yīng)當(dāng)注意減少財(cái)務(wù)語(yǔ)言的使用,加大業(yè)務(wù)語(yǔ)言的應(yīng)用,比如針對(duì)業(yè)務(wù)人員理解較為困難的收支項(xiàng)目名稱(chēng),可以使用較為容易理解的“出差報(bào)銷(xiāo)”“招待報(bào)銷(xiāo)”等詞匯對(duì)原有的收支項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)化。
增大信息化投入是另一項(xiàng)財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)當(dāng)應(yīng)用的手段。具體來(lái)看這一工作應(yīng)當(dāng)分為以下三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行。第一,應(yīng)當(dāng)提升財(cái)務(wù)共享中心對(duì)信息部門(mén)的重視程度,加強(qiáng)信息人員的配備,增加相關(guān)預(yù)算投入,保證財(cái)務(wù)共享中心的信息化系統(tǒng)能夠得到充分的后勤和技術(shù)支撐。第二,應(yīng)當(dāng)在工作中加大智能化財(cái)務(wù)分析工具的應(yīng)用,比如財(cái)務(wù)機(jī)器人等,讓部分較為繁瑣、容易出錯(cuò)的匯總工作通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)匯總完成,從而從根源上提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)本身的準(zhǔn)確程度。另外也可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析等相關(guān)信息化工具,結(jié)合行業(yè)數(shù)據(jù)對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)提示。第三,應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)的可操作性上繼續(xù)進(jìn)行優(yōu)化,減少新員工對(duì)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)成本,同時(shí)也盡量保證大部分員工能夠掌握最基本的系統(tǒng)維護(hù)能力,減少對(duì)信息部門(mén)的依賴(lài)性,從而提高日常工作的效率。
針對(duì)現(xiàn)階段許多單位的財(cái)務(wù)共享中心都存在內(nèi)外部信息溝通不及時(shí)、存在信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題的實(shí)際情況,應(yīng)當(dāng)在信息溝通協(xié)調(diào)機(jī)制方面進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化。具體來(lái)看,首先可以通過(guò)建立跨部門(mén)協(xié)同工作小組的形式強(qiáng)化單位內(nèi)部各部門(mén)之間的溝通合作。這一工作可以由公司總經(jīng)理級(jí)別的高級(jí)管理層出面,將財(cái)務(wù)、后勤、信息等多個(gè)部門(mén)的骨干員工整合到同一個(gè)工作小組之中,共同解決現(xiàn)階段存在的痛點(diǎn)問(wèn)題,為財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)發(fā)展建言獻(xiàn)策,逐漸改變業(yè)務(wù)人員輕視財(cái)務(wù)管理的實(shí)際情況,也不斷強(qiáng)化財(cái)務(wù)核算人員對(duì)其他業(yè)務(wù)的認(rèn)識(shí),從而在根本上消除信息不對(duì)稱(chēng)現(xiàn)象。
其次,還應(yīng)該通過(guò)建立有效的問(wèn)題回饋體系來(lái)解決財(cái)務(wù)共享中心和外部單位溝通不佳的問(wèn)題。為此財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)當(dāng)呼吁使用多元化的聯(lián)系工具,除了傳統(tǒng)的電話(huà)、郵件之外,也應(yīng)當(dāng)提倡在財(cái)務(wù)共享中心員工與客戶(hù)單位之間通過(guò)微信、QQ等私人聯(lián)系,保證信息溝通渠道的通暢。同時(shí),財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部還應(yīng)當(dāng)注重日常工作中重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題的收集歸檔工作,可以將其整理之后形成疑難問(wèn)題手冊(cè)進(jìn)行下發(fā),確保員工在遇到非自己專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的疑難時(shí)也有應(yīng)對(duì)的辦法。
人才培育機(jī)制是現(xiàn)階段廣大審計(jì)單位在財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)和運(yùn)行過(guò)程中所必須進(jìn)行的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。具體來(lái)看這一工作應(yīng)當(dāng)包括以下三個(gè)方面。第一,應(yīng)當(dāng)在日常工作中注重對(duì)共享中心的工作人員,特別是基層核算人員的培訓(xùn)和再教育工作,保證員工能夠充分掌握現(xiàn)有系統(tǒng)的使用技巧以及日常工作的應(yīng)對(duì)處理能力,保證財(cái)務(wù)共享中心的工作能夠有條不紊地進(jìn)行。同時(shí)除了對(duì)日常工作的培訓(xùn)之外,還應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)員工進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和發(fā)展,比如自學(xué)進(jìn)行CPA、CFA等財(cái)會(huì)方面專(zhuān)業(yè)證書(shū)的考證等。第二,財(cái)務(wù)共享中心除了對(duì)內(nèi)部人才的不斷培育之外,還應(yīng)當(dāng)注重外部人才的引進(jìn)工作,可以從其他企業(yè)或是部門(mén)中吸收一部分具備較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的中高層管理人員,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心現(xiàn)有工作模式和方法的不斷優(yōu)化,克服舊有的管理頑疾,對(duì)共享中心原有的員工形成激勵(lì)和促進(jìn)作用。第三,財(cái)務(wù)共享中心還應(yīng)當(dāng)考慮優(yōu)化現(xiàn)有的員工薪酬體制,大力提升基層員工整體的待遇水平,特別是應(yīng)當(dāng)優(yōu)化現(xiàn)有的加薪制度,結(jié)合員工的實(shí)際情況,比如工作態(tài)度、資格證書(shū)、日常工作中的差錯(cuò)率等績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行加薪,從而起到較強(qiáng)的激勵(lì)效果。除了直接的薪資待遇,還可以由財(cái)務(wù)共享中心的人力部門(mén)出面,增組織員工開(kāi)展相關(guān)活動(dòng),通過(guò)統(tǒng)一的團(tuán)建活動(dòng)增強(qiáng)員工對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的認(rèn)同感和彼此之間的親密度。
財(cái)務(wù)共享中心是現(xiàn)階段被廣泛應(yīng)用的一種財(cái)務(wù)管理模式,許多單位也都在實(shí)際工作中應(yīng)用了財(cái)務(wù)共享服務(wù)的概念并建立起了有效的財(cái)務(wù)共享中心。但是在對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中也存在著一定的問(wèn)題,主要包括報(bào)銷(xiāo)工作存在障礙、信息系統(tǒng)支撐不足、內(nèi)部溝通效率差、員工流動(dòng)性較高等,給審計(jì)行業(yè)的工作效率帶來(lái)了一定的阻礙。本文認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取優(yōu)化報(bào)銷(xiāo)流程設(shè)計(jì)、增大信息化投入、優(yōu)化信息溝通協(xié)調(diào)機(jī)制、推動(dòng)建設(shè)人才培育機(jī)制等手段予以?xún)?yōu)化。
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財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(Financial Shared Service Center,簡(jiǎn) 稱(chēng)FSSC)是近年來(lái)出現(xiàn)并流行起來(lái)的會(huì)計(jì)和報(bào)告業(yè)務(wù)管理方式。它是將不同國(guó)家、地點(diǎn)的實(shí)體的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)拿到一個(gè)SSC(共享服務(wù)中心)來(lái)記賬和報(bào)告,這樣做的好處是保證了會(huì)計(jì)記錄和報(bào)告的規(guī)范、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一、而且由于不需要在集團(tuán)的每個(gè)公司和辦事處都設(shè)會(huì)計(jì)。節(jié)省了系統(tǒng)和人工成本,但這種操作受限于某些國(guó)家的法律規(guī)定。
財(cái)務(wù)共享中心一般為人員素質(zhì)較高的制造業(yè)企業(yè)所屬各分支機(jī)構(gòu)、辦事處服務(wù)。這些分支機(jī)構(gòu),辦事處往往只承擔(dān)銷(xiāo)售任務(wù),而無(wú)復(fù)雜的財(cái)務(wù)核算需求。例如DELL在中國(guó)各個(gè)地區(qū)的銷(xiāo)售網(wǎng)點(diǎn),這些網(wǎng)點(diǎn)僅有一個(gè)銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)及服務(wù)人員構(gòu)成,通過(guò)設(shè)在廈門(mén)的總部標(biāo)準(zhǔn)訂單統(tǒng)一處理業(yè)務(wù), 財(cái)務(wù)則可以共享至廈門(mén)。
適合建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè):金融企業(yè)、服務(wù)企業(yè)、制造業(yè)的銷(xiāo)售網(wǎng)點(diǎn)、連鎖企業(yè)、通訊服務(wù)業(yè);
技術(shù)條件下不適合建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè):制造業(yè)的工廠(chǎng)、勘探業(yè)、信息化程度較低的企業(yè)等。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(Financial Shared Service Center,簡(jiǎn)稱(chēng)FSSC)作為一種新的財(cái)務(wù)管理模式正在許多跨國(guó)公司和國(guó)內(nèi)大型集團(tuán)公司中興起與推廣?!柏?cái)務(wù)共享服務(wù)”(FinancialShared Service,簡(jiǎn)稱(chēng)FSS)最初源于一個(gè)很簡(jiǎn)單的想法:將集團(tuán)內(nèi)各分公司的某些事務(wù)性的功能(如會(huì)計(jì)賬務(wù)處理、員工工資福利處理等)集中處理,以達(dá)到規(guī)模效應(yīng),降低運(yùn)作成本。眾多《財(cái)富》500強(qiáng)公司都已引入、建立“共享服務(wù)”運(yùn)作模式。