馬勇杰

摘要：隨著社會的飛速發(fā)展，檔案事業(yè)也越來越受到人們的重視，在建筑工程中，工程檔案有著極大的價值，其是對建設工程建設依據(jù)、建設過程的詳細記錄，是對過往工程建設的反映，同時也能為未來工程建設提供依據(jù)，重視工程檔案管理，就是在推動建設工程的優(yōu)良性。目前來看，工程檔案管理還存在著一定問題，主要表現(xiàn)在工程檔案管理信息化建設不足、工程檔案管理不夠精細化、工程檔案管理人才素養(yǎng)不足三方面問題，還需要針對問題進行改革和創(chuàng)新才行，推動工程檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，從紙質(zhì)檔案改革為電子檔案，同時落實工程檔案管理制度，從粗放式管理到精細化管理，另外加強工程檔案管理人才隊伍建設，打造高能檔案管理團隊，多措并舉，才能讓工程檔案管理發(fā)揮其應有的作用。

關(guān)鍵詞：檔案事業(yè)管理;轉(zhuǎn)型發(fā)展

引言：

工程檔案管理工作是工程建設中不可缺少的一部分，它是過去事業(yè)的見證與記錄，也是現(xiàn)在事業(yè)的管理，更是未來事業(yè)的基礎。為闡述工程檔案管理的多方面思考，下文首先對工程檔案管理管理的重要性進行詳細說明，其次分析目前工程檔案管理中存在的問題，最后結(jié)合問題來分析工程檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化的策略和建議，以供參考。

一、工程檔案管理的重要性

（一）工程檔案是對工程的直接反映

工程檔案記錄著工程建設以來的重大事宜以及各類工程資料，具有非常強的記錄、反映功能，比如工程建設設計文件、比如工程建設材料檢測合格文件等等，工程檔案具有非常大的應用價值，其能夠在工程建設中做出重大貢獻，工程相關(guān)管理人員可以通過查看工程檔案來了解工程建設的詳細過程。另外，工程建設中落實責任制，通過工程檔案的回溯、反映功能，其能夠記錄工程建設的細節(jié)，清晰劃分責任，找到該負責的事宜和人員[1]。

（二）工程檔案管理促進工程建設質(zhì)量

工程檔案管理非常重要，工程單位只有重視工程建設，加強工程建設，一方面可以以資料檔案為載體來直接加強工程建設質(zhì)量，比如工程檔案資料員在整理檔案的時候，及時發(fā)現(xiàn)檔案記錄中存在的問題，發(fā)現(xiàn)材料采購和檢測方面存在著魚目混珠的現(xiàn)象，材料檢測也不合格，及時向工程單位進行了反映，制止了工程質(zhì)量隱患;一方面通過檔案記錄，構(gòu)建強大的精神內(nèi)核，形成強大的工程檔案管理文化，讓檔案發(fā)揮更大的意義，來間接提升工程建設參與人員的責任意識，來促進工程建設質(zhì)量。

（三）工程檔案是工程驗收的重要依據(jù)

建設工程在建設完成之后，驗收程序也至關(guān)重要，而工程檔案就是工程驗收的重要依據(jù)，以工程檔案為載體，了解工程建設的流程、設計工藝、工期、流程等，了解工程建設的每一個細節(jié)，進而加強工程建設驗收的質(zhì)量和效率[2]。

（四）工程檔案是對未來事業(yè)的奠基

工程檔案中蘊含有非常大的精神財富和實用價值，做好工程檔案管理，了解工程建設的始末，相關(guān)人員查看過往檔案資料，就能夠讓未來的工程建設重大決策更加準確，少走彎路，避免意外的發(fā)生，在關(guān)鍵的、容易發(fā)生問題的地方倍加留意，推動工程單位卓越發(fā)展。

二、工程檔案管理中存在的問題

（一）工程檔案信息化建設落后

隨著時代的發(fā)展，信息化已經(jīng)成為社會先進技術(shù)的體現(xiàn)，各行各業(yè)都在探索信息化建設，對于工程檔案管理來說也不例外，工程檔案信息化建設能夠讓工程檔案管理更加方便，工程檔案能夠保存更長時間，不易損壞。相應的，就需要以精良的信息化硬軟件來實現(xiàn)，但目前來看，一些工程單位對工程檔案信息化建設不重視，未探索工程檔案信息化建設，或者配置和技術(shù)較為落后，工程檔案信息化只是空架子，這都會影響工程檔案管理的有效性。另外，在推動工程檔案信息化建設的同時，使用機制也需要隨之完善，比如調(diào)取權(quán)限，比如信息安全防護等，很多情況下，工程單位都忽略了這些。

（二）工程檔案未能精細化管理

目前工程檔案管理大多處于粗放式管理模式，主要表現(xiàn)為缺乏工程檔案管理規(guī)章制度，工程檔案的編目格式、調(diào)取權(quán)限、管理流程等各方面都存在問題，這導致工程檔案管理太過松散，一些問題總是會在不經(jīng)意間發(fā)生，針對于此，需要對工程檔案數(shù)據(jù)或資料精細化管理才行，針對工程檔案的收集、整理、立卷歸檔、保管統(tǒng)計、檔案利用再到檔案銷毀整個生命周期的細節(jié)處進行科學管控，制定精細的管理制度，詳細規(guī)定檔案管理人員或其他人員的行為。

（三）缺乏專業(yè)人才

讓專業(yè)的人干專業(yè)的事情，目前也存在工程檔案管理人員方面的問題，首先對于基本的檔案管理工作，因為對工程檔案管理的重視程度不足，導致工程檔案管理制度存在缺陷，很多工程單位的檔案管理人員并非專業(yè)檔案人員，或者檔案管理部門和職位空缺，或是一人多職等等;其次對于信息化工程檔案的建設，工程單位也往往缺乏信息化人才，這方面也有很大強化空間。

三、提升工程檔案管理有效性的策略和措施

（一）明確工程檔案管理重要性

要想提升工程檔案管理的有效性，就必須對工程檔案管理重視起來才行，工程檔案是對工程建設情況的詳細記錄，以工程檔案為載體，可以讓工程管理更加方便、更加高效，同時也能夠在工程驗收方面發(fā)揮重要作用，對未來工程建設提供數(shù)據(jù)支撐，是塑造強大精神內(nèi)核的根本，時至今日已經(jīng)成為工程單位核心競爭力的一部分，重要性不言而喻。因此，相關(guān)工程單位應該重視工程檔案管理工作，加強要求，杜絕粗放化管理，找到工程檔案管理現(xiàn)狀以及問題，及時改進問題，讓工程檔案管理更加高效、更有質(zhì)量。

（二）推動工程檔案信息化建設

隨著步入信息化時代，各行各業(yè)都在探索業(yè)務朝著信息化方向發(fā)展的道路，對于工程建設以及工程檔案管理來說也是一樣的，紙質(zhì)工程檔案有著不易整理、不便利用、耗損問題等問題，而電子工程檔案則可以讓公稱檔案收錄、存儲、調(diào)取、查看變得異常方便，讓工程檔案編目、檔案計量基礎更加標準，提升工程檔案管理的效率和質(zhì)量，提高工程檔案的利用率。因此，工程單位需要加快工程檔案信息化建設，構(gòu)建完善的工程檔案信息化系統(tǒng)，引入先進技術(shù)，落實硬軟件配置。另外，在工程檔案信息化建設的同時，電子工程檔案的編目規(guī)章、計量基礎、調(diào)取查看權(quán)限等都要變得更加標準才行，讓工程檔案信息化建設發(fā)揮更強的作用[3]。

（三）落實精細化工程檔案管理

要改變傳統(tǒng)工程檔案粗放式管理，而推動精細化管理，讓工程檔案管理變得規(guī)范化、標準化、清晰化，避免出現(xiàn)管理方面的問題，提升工程檔案管理的質(zhì)量。具體來說，首先要制定完善的工程檔案管理規(guī)章制度[4]，所謂“無規(guī)矩不成方圓”就是這個意思，工程單位將工程檔案管理規(guī)章制度細化、量化規(guī)定，遵循實事求是原則，比如信息化檔案的格式、編目規(guī)則、收錄規(guī)定、保存期限、調(diào)取權(quán)限、銷毀原則、轉(zhuǎn)檔流程等各方面，工程檔案管理人員需要按照精細化的規(guī)章制度來展開工作。其次，要制定標準的工程檔案管理流程，對于檔案的收錄、調(diào)取等工作，制定嚴格的工作流程，具體哪些人負責，哪些人進行審核等等，逐級審核，責任人進行簽字后存檔，落實責任人制度，誰參與誰就要負責[5]。

（四）重視檔案安全性問題

對于紙質(zhì)檔案來說，其安全性較為簡單，主要是做好“十防”，實現(xiàn)“三室分開”，包括防潮、防蟲、防靜電、防火、防偷盜等工作，以避免紙質(zhì)工程檔案受到損壞，對于重要的紙質(zhì)工程檔案，應該進行檔案備份，在原件被損壞后能夠派上用場，此外，對于紙質(zhì)檔案還應該做到定期清理、定期修復工作。而對于信息化工程檔案來說，隨著時代發(fā)展，信息化檔案泄露、被黑客攻擊的事情越來越多，工程單位應該重視信息化工程檔案的防范才行，根據(jù)國家規(guī)定的等保制度來構(gòu)建完善的電子檔案系統(tǒng)防火墻，并且建立檔案副本保存體系，最大可能降低檔案損壞或泄漏的風險，并且加強檔案信息安全性方面的宣傳，避免人為泄露檔案信息[6]。

（五）加強檔案人才隊伍建設

結(jié)合上文說明，工程檔案管理存在這工程檔案管理人才不足的問題，還需針對諸多問題進行優(yōu)化和改進才行。這里從多個方面來進行說明，首先是對于工程檔案部門不完善，崗位不健全的問題，其中可能發(fā)生一些專業(yè)性或矛盾性問題，要想落實落實檔案管理工作，完善、專業(yè)的部門不可或缺，為確保工程檔案管理的順利開展，工程單位需設立專業(yè)的工程檔案管理部門，設置專業(yè)的工程檔案管理崗位[7]，專職專用，提高所屬地位，直接對工程管理層負責，可以有檢查權(quán)限，可以去工程建設相關(guān)部門、班組開展調(diào)查、核實、審計工作;其次對于工程檔案管理人才來說，工程檔案繁多，其內(nèi)容反映工程建設的各個方面，工程檔案管理人員只有了解工程建設的多方面機制，才能看得懂檔案資料，才可能從檔案中找出問題，同時，工程檔案信息化建設下，工程檔案管理人員也需要具備相應的信息化能力，因此，可以說工程檔案管理人員需要全面化人才，工程單位只有配置高質(zhì)量工程檔案管理人才，才能讓工程檔案工作高效且高質(zhì)量。

而加強檔案人才隊伍建設，一方面要做好宣傳，建立專業(yè)化的檔案管理團隊，宣傳檔案管理工作無私奉獻精神、實事求是精神、一絲不茍精神等各方面;一方面要做好人才引進工作，提升工程檔案管理工作人員的人員待遇，來吸引更多的英才投入到工程檔案管理事業(yè)中來，工程單位把好選聘關(guān)，抬高門檻，放寬視野，選聘優(yōu)秀的、多類型的人才，保證工程檔案管理工作能夠保質(zhì)保量開展;一方面，工程單位需要構(gòu)建長效的檔案管理培訓機制，以此來強化檔案管理人員的技能素養(yǎng)，工程檔案管理人員需要持有檔案資料員證書或其他證書，了解檔案管理所需要的基本技能，熟悉工程檔案管理業(yè)務，并且隨著工程檔案信息化建設的不斷發(fā)展，也需要檔案管理人才具備一定的檔案信息化管理素養(yǎng)[8]。

四、結(jié)束語

從上文可以看出，隨著社會的不斷發(fā)展，工程檔案管理越來越受到人們重視，工程檔案將發(fā)揮更加關(guān)鍵的作用，而結(jié)合現(xiàn)狀來看，工程檔案管理還存在著一些問題，檔案信息化建設不到位、精細化管理不到位、人才缺乏，相關(guān)工程單位需要看到工程檔案管理方面存在的問題才行，明確工程檔案重要性、推動工程檔案信息化建設、落實工程檔案精細化管理、重視工程檔案安全性管理、加強工程檔案人才隊伍建設，多措并舉，積極創(chuàng)新，尋求突破。

參考文獻

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[8]李瑋，陳慶勇，隋玉濤，等.建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作分析[J].卷宗，2019，000（028）：60.