摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，職業(yè)院校的工作在開(kāi)展的過(guò)程之中，會(huì)涉及到越來(lái)越多信息，其中也包括檔案管理等的相關(guān)信息，對(duì)于這些信息的保護(hù)工作，對(duì)于職業(yè)院校的檔案管理人員而言，是十分重要的，當(dāng)然職業(yè)院校檔案，是對(duì)學(xué)生的個(gè)人履歷的客觀記錄，因此，其作為職業(yè)院校進(jìn)行規(guī)范化的管理的文件材料，其對(duì)于今后的職業(yè)院校的行政管理工作的質(zhì)量與層次有著一定程度的影響，本篇文章就結(jié)合當(dāng)前電子計(jì)算機(jī)在職業(yè)院校檔案管理中的作用，進(jìn)一步提出電子計(jì)算機(jī)在職業(yè)院校檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：電子計(jì)算機(jī);職業(yè)院校;檔案管理;作用;應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言：對(duì)于檔案管理工作而言，如何將規(guī)模龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納以及整理，這是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作，那么對(duì)于當(dāng)前職業(yè)院校的檔案管理工作而言，這無(wú)疑是一項(xiàng)不小的挑戰(zhàn)，在檔案管理工作的過(guò)程之中，檔案管理人員需要對(duì)信息進(jìn)行核實(shí)，這樣才能夠保證信息錄入的正確性，然后由下一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)已經(jīng)錄入的信息進(jìn)行核實(shí)，而在這一過(guò)程之中，檔案管理與檢查人員需要對(duì)一部分失真或者不符合現(xiàn)實(shí)情況的數(shù)據(jù)或者信息予以修正，基于此，本文以職業(yè)院校為研究對(duì)象，對(duì)電子計(jì)算機(jī)在職業(yè)院校檔案管理中的作用及應(yīng)用策略進(jìn)行論述。為今后電子計(jì)算機(jī)在職業(yè)院校檔案管理中的作用以及應(yīng)用提供理論性與實(shí)踐性的借鑒。

一、電子計(jì)算機(jī)在職業(yè)院校檔案管理中面臨的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

在職業(yè)院校的檔案管理部門需要綜合當(dāng)前所收集到的信息，而在當(dāng)前大多數(shù)的職業(yè)院校之中，甚至出現(xiàn)沒(méi)有專門的檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，這就說(shuō)明電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在職業(yè)院校檔案管理工作中的應(yīng)用并沒(méi)有受到檔案管理部門以及相關(guān)工作人員的重視，檔案管理工作最主要的任務(wù)就是利用數(shù)字化的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各種類型以及各個(gè)部門檔案管理以及檢查工作中，雖然社會(huì)上對(duì)檔案管理以及檢查工作開(kāi)始普遍重視，但是，檔案管理以及檢查工作中仍然面臨者意識(shí)層面的問(wèn)題，這一點(diǎn)具體體現(xiàn)在部門的管理層。由此可見(jiàn)，當(dāng)前的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)就會(huì)成為當(dāng)前檔案管理工作中的主要問(wèn)題之一[1]。

（二）檔案管理人員的專業(yè)化能力較弱

對(duì)于檔案管理工作專業(yè)性的要求究竟如何，本人通過(guò)對(duì)檔案管理工作等相關(guān)的文獻(xiàn)進(jìn)行了解的基礎(chǔ)之上，認(rèn)為當(dāng)前檔案管理部門的人員只是采取傳統(tǒng)的保管方式，對(duì)檔案進(jìn)行管理工作，因此，在管理的過(guò)程之中，并未涉及到電子計(jì)算機(jī)的使用，這說(shuō)明檔案管理人員并不精通電子計(jì)算機(jī)，也就更談不上充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)在職業(yè)院校檔案管理工作中的作用[2]。

（三）檔案技術(shù)設(shè)備無(wú)法滿足檔案工作的各項(xiàng)要求

檔案技術(shù)設(shè)備無(wú)法滿足當(dāng)前職業(yè)院校檔案管理部門等的要求，導(dǎo)致當(dāng)前這一問(wèn)題的原因，主要是因?yàn)槁殬I(yè)院校與本科院校相比，我們能夠看出檔案技術(shù)設(shè)備等的資源配備未達(dá)到國(guó)家所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)以及要求，由此可見(jiàn)，當(dāng)前檔案技術(shù)設(shè)備無(wú)法滿足檔案管理工作的各項(xiàng)要求就成為電子計(jì)算機(jī)在當(dāng)前高職院校檔案管理工作中的一大問(wèn)題。

二、電子計(jì)算機(jī)在職業(yè)院校檔案管理的優(yōu)化策略

（一）樹(shù)立數(shù)據(jù)庫(kù)檢查檔案理念，注重個(gè)人信息等資料的收集工作

電子計(jì)算機(jī)在職業(yè)院校檔案管理中的作用及應(yīng)用是一項(xiàng)技術(shù)性的突破，那么對(duì)于當(dāng)前職業(yè)院校檔案管理人員而言，需要把握個(gè)人信息等資料的等手機(jī)工作，為建立數(shù)據(jù)庫(kù)檢查檔案理念提供理論性與實(shí)踐性的借鑒。

（二）加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)

在檔案管理的時(shí)代背景之下，檔案管理人才的培養(yǎng)也是檔案安全管理工作過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，在人才的培養(yǎng)途徑層面，職業(yè)院?？梢约訌?qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能以及職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)。并且在檔案管理人才的招聘與考試的過(guò)程之中，需要開(kāi)設(shè)相關(guān)的課程，這樣既能夠提升檔案管理人才的培養(yǎng)，而且能夠提升職業(yè)院校檔案管理的層次化以及質(zhì)量化，培養(yǎng)復(fù)合型人才，借助電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)紅的“政用產(chǎn)學(xué)研”方式，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)檔案管理人才的培養(yǎng)能夠?yàn)槿蘸蟮臋n案管理工作提供有利條件。

（三）建立健全檔案利用審批制度，優(yōu)化檔案的密鑰設(shè)置

建立健全檔案管理制度，職業(yè)院校的檔案管理工作人員，需要按照既定的審批制度，對(duì)不同級(jí)別的檔案進(jìn)行分類化的歸類，在歸類之前，檔案管理人員先行報(bào)請(qǐng)主管或負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，按照主觀以及負(fù)責(zé)人的意見(jiàn)，對(duì)這一部分的檔案進(jìn)行密鑰設(shè)置，借助電子計(jì)算機(jī)等的相關(guān)技術(shù)與手段，這樣就能夠在更短的時(shí)間內(nèi)，完成對(duì)檔案信息的采集工作，并將當(dāng)前已經(jīng)收集到的信息進(jìn)行歸類，并建立健全檔案利用以及審批的制度，這樣做的突出性的優(yōu)勢(shì)在于，能夠在查找檔案的時(shí)候，以最快的速度準(zhǔn)確無(wú)誤的查找出相對(duì)應(yīng)的檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)答案管理的層次化與質(zhì)量化的發(fā)展，優(yōu)化檔案的密鑰設(shè)置，應(yīng)該根據(jù)利用者的具體情況進(jìn)行設(shè)置，并且結(jié)合電子檔案內(nèi)容的密級(jí)進(jìn)行區(qū)分性的歸類與管理，并對(duì)密鑰進(jìn)行周期性的變更，這樣就能夠充分保證職業(yè)院校檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，優(yōu)化檔案的密鑰設(shè)置就成為電子計(jì)算機(jī)在職業(yè)院校檔案管理中的作用及應(yīng)用的策略之一。

結(jié) 論

綜上所述，隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的高速發(fā)展，我們能夠看出電子計(jì)算機(jī)在職業(yè)院校檔案管理工作中起到了十分重要的作用以及意義。那么結(jié)合這一現(xiàn)實(shí)性的情況，本篇文章結(jié)合電子計(jì)算機(jī)在職業(yè)院校檔案管理中面臨的問(wèn)題，提出電子計(jì)算機(jī)在職業(yè)院校檔案管理的優(yōu)化策略，具體從以下的三個(gè)方面展開(kāi)論述，分別為樹(shù)立數(shù)據(jù)庫(kù)檢查檔案理念，注重個(gè)人信息等資料的收集工作、加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)、建立健全檔案利用審批制度，優(yōu)化檔案的密鑰設(shè)置。本篇文章旨在為電子計(jì)算機(jī)以及職業(yè)院校檔案管理中的作用以及應(yīng)用提供理論性與實(shí)踐性的借鑒。

參考文獻(xiàn)

[1] 王續(xù)智， 李丹. 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用探究[J]. 人文之友， 2020.

[2] 劉各巧. 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)研究以及在檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中的應(yīng)用[J]. 太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)， 2020（7）：0003-0004.

作者簡(jiǎn)介：

姜萌，女，漢族，山東青島人，大學(xué)本科學(xué)歷，館員職稱，主要研究檔案管理方向。