摘要：在當今這個高速發(fā)展的時代，教育已經(jīng)成為越來越重要的時代標志，每個學校都在努力成為為社會培養(yǎng)人才的搖籃，尤其是在高職院校中，由于高職院校的性質就是為社會培養(yǎng)出具有專業(yè)技能的人才，所以職業(yè)院校正在改變自身傳統(tǒng)的教學模式，尤其是針對職業(yè)院校的內(nèi)部管理工作。本文將從我國職業(yè)院校的檔案管理部分入手，提出與之相關的工作建議和策略，以期職業(yè)院校的檔案管理工作能夠發(fā)揮出自身的服務職能。

關鍵詞：職業(yè)院校;檔案管理;服務職能

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A

引言

檔案管理工作一直以來都是學校管理的重要內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中，包含了各個校內(nèi)學生的教育經(jīng)歷，其重要性不言而喻。對此，職業(yè)院校應當更加重視對于檔案管理工作的優(yōu)化改進，正視當前存在的問題，并實事求是地進行改進，如是，才能使得職業(yè)院校的檔案管理工作發(fā)揮出更完善的服務職能。

1.職業(yè)院校檔案管理工作存在的問題分析

1.1管理體系不完善

職業(yè)院校檔案管理工作目前面臨的最大一個問題，便是其工作的管理體系還尚未完善。對于這個問題，職業(yè)院校的領導必須要正視檔案管理工作，并理解在檔案管理工作中需要投入大量的資金與人力這個不可避免的問題;同時，職業(yè)院校應當依靠專業(yè)人員詳細分析自身的優(yōu)勢及劣勢，探究如何活用優(yōu)勢，并降低劣勢帶來的影響，使得檔案管理工作的管理體系建設成為可能;另一方面，檔案管理工作需要使用到相關的設備，而只有讓設備正常運轉，才能使得檔案管理工作順利進行。對此，檔案管理工作的設備必須要安排到位，并借以專人進行工作的開展。[1]

1.2檔案信息化管理建設落后

有一些學校起步較晚，投入資金相對較少，還沒有形成完備的檔案信息管理系統(tǒng)，這就導致學校經(jīng)常會出現(xiàn)一些檔案信息丟失或錯誤的現(xiàn)象，無法滿足妥善保管學生檔案的需求，檔案管理工作完全成為學校工作的一種形式，不能夠正確發(fā)揮檔案管理的功能和作用。還有一些職業(yè)院校中的檔案管理人員，由于缺乏專業(yè)技能，無法正確使用檔案管理，直接導致資源和人力的浪費。

1.3高素質檔案管理人才匱乏

在很多職業(yè)院校中都沒有正確認識檔案管理工作的重要性，經(jīng)常會將檔案管理工作交給一些不能正常任課的老師來負責，并且這些老師都沒有經(jīng)過檔案管理的專業(yè)培訓，無法完成對檔案管理系統(tǒng)的合理運用。在職業(yè)院校的檔案管理工作開展過程中，沒有對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，導致工作人員無法正常開展檔案管理工作。除此之外，還有一些檔案管理人員是學校的退休老師，他們年齡都比較大，不能夠熟練的應用計算機多媒體來負責檔案工作的系統(tǒng)應用，因此，職業(yè)院校在委派檔案管理工作人員時，要采取一定的考核措施，確保工作人員能夠順利完成檔案管理系統(tǒng)的操作。[2]

1.4缺乏足夠重視

在職業(yè)院校檔案管理工作中，信息化建設在不斷的推進，但是對于大多數(shù)職業(yè)院校而言，在此方面仍舊有較大的上升空間。領導層對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，一方面是源于檔案管理的信息化建設建設需要耗費大量的資金，日常維護管理需要更為專業(yè)的人員，是一個長期投入的過程。另一方面在于檔案管理工作會帶來一定安全隱患，如果處理不好，容易導致重要檔案資源的泄露。因此，對于領導層而言，在此方面存在一定嘗試的動力，但是也對其隱患有較大的擔憂。面對著信息化建設在各行各業(yè)的展開，大多數(shù)學校仍舊會帶著嘗試性的心態(tài)做一定的檔案信息化管理的試水。而對于為了其安全與使用效果所需的高投入，仍舊存在支持不足的現(xiàn)象。此外，對于檔案管理，各學校缺乏其價值的認可，由此導致在管理上相對混亂無序，無法將其實際檔案管理工作的價值發(fā)掘出來。[3]

2.如何發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理工作的服務職能

2.1建立完善的檔案管理機構

職業(yè)院校要想能夠更好地完成檔案管理工作，就必須要建立起較為完善的檔案管理機構。第一，學校領導一定要引起對檔案管理工作的重視，定期對檔案管理系統(tǒng)進行審核，并且要讓工作人員形成檔案管理操作平臺，加強對檔案的管理和維護。第二，要加強檔案管理工作人員對本職工作的認識，定期組織宣傳活動，讓相關人員形成對檔案管理工作的正確認識。

2.2注重資源合理運用

作為職業(yè)院校本身，擁有著不低的社會資源與人才資源，為了減少檔案管理工作中的經(jīng)費消耗，可以運用有效的資源來提供幫助。在檔案管理工作進行的有關系統(tǒng)設計或者日常維護中，可以運用教師團隊資源或者有關社會資源，盡可能的將費用降到可以承受的范圍，同時又保證系統(tǒng)的安全與有效性。在經(jīng)費的運用上保持節(jié)約型管理，避免鋪張浪費。以實用性為主，避免過高標準而不適合實際所需。此外，信息化技術的高速發(fā)展與廣泛化的使用，以及大數(shù)據(jù)、云算法、數(shù)據(jù)加密以及電子簽名之類的信息技術的使用，都使得電子文件與檔案的收集、存儲、搜索能夠有堅實的技術保障。而職業(yè)要做的便是活用這些高新的信息技術，以構建更加靈活可靠的檔案管理系統(tǒng)。[4]

2.3提升檔案管理人員的素質

職業(yè)院校要盡可能提高工作人員的技能和素養(yǎng)，尤其是檔案管理工作，要選用專業(yè)人才，加強建設檔案管理隊伍，可以通過學習或培訓的方式來提高檔案管理工作人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)。在對檔案管理人員進行培訓的過程中要注重實踐與理論相結合，尤其是要提高工作人員對檔案管理工作的認識，除了要讓工作人員完成檔案管理課程的相關學習之外，還要提升檔案管理人員對多媒體和網(wǎng)絡的操作技術和能力，從而使檔案工作人員能夠得到快速提升和發(fā)展。

3.小結

綜上所述，檔案管理工作實則是一項難度不低且流程復雜的工作。對于職業(yè)院校而言，檔案管理工作的全面開展尚還面臨著諸多問題，例如：相關制度殘缺、對口人才稀缺、重視程度不足以及檔案的歸檔不規(guī)范等等。只有對這些問題進行一一的攻克，職業(yè)院校才能做好檔案管理工作，進而充分發(fā)揮出它的服務職能。

參考文獻

[1]章桂旻. 淺談如何發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理工作的服務職能[J]. 科技展望， 2015， 25（034）：214.

[2]周媛. 職業(yè)院校檔案管理服務職能及有效發(fā)揮[J]. 蘭臺世界， 2016（22）：3.

[3]景通. 論怎樣發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理服務職能[J]. 科學中國人， 2016（6X）：1.

[4]沈麗瓊. 職業(yè)院校檔案管理服務職能及有效發(fā)揮[J]. 辦公室業(yè)務， 2018（12）：1.

作者簡介：

李莉，女，漢族，山東淄博人，大學本科學歷，館員職稱，主要研究檔案管理方向。