趙夢(mèng)娟

【摘 ?要】在我國(guó)信息技術(shù)的支持下，數(shù)字化時(shí)代逐漸進(jìn)入了人們的生活中，改變了人們的生活方式以及社會(huì)生產(chǎn)方式。企業(yè)檔案管理工作也發(fā)生了重大的變化?；诖耍撐膹臄?shù)字化時(shí)代檔案信息化建設(shè)的價(jià)值出發(fā)，分析檔案信息化建設(shè)的方向，對(duì)數(shù)字化時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出相關(guān)的解決對(duì)策，以期能夠提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量。

【Abstract】With the support of China's information technology， the digital age has gradually entered people's lives， changing people's lifestyles and social production methods. Great changes have taken place in enterprise archives management work. Based on this， this paper starts from the value of archives informatization construction in the digital age， analyzes the direction of archives informatization construction， analyzes the current situation of enterprise archives management work in the digital age， and puts forward relevant countermeasures， with a view to improving the quality of enterprise archives management work.

【關(guān)鍵詞】檔案;數(shù)字化時(shí)代;互聯(lián)網(wǎng);企業(yè)管理

【Keywords】archives; digital age; internet; enterprise management

【中圖分類號(hào)】F272;G275.9 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2021）12-0046-03

1 引言

目前，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及對(duì)各行各業(yè)都帶來了一定的影響，并直接推動(dòng)了行業(yè)的發(fā)展。檔案行業(yè)在其快速發(fā)展的整個(gè)過程中，也充分認(rèn)識(shí)到信息管理技術(shù)的重要性，并且主動(dòng)開始進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)，引用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)數(shù)字化采集處理，提高檔案信息采集、檢索以及處理效率，為企業(yè)提供更加高質(zhì)量的檔案服務(wù)。在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的支持下，檔案發(fā)展過程中，通過互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建一個(gè)綜合檔案業(yè)務(wù)信息平臺(tái)，使檔案服務(wù)質(zhì)量水平得到極大提高。基于此，本文就數(shù)據(jù)化時(shí)代下，如何做好企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行探究，僅供參考。

2 數(shù)字化時(shí)代檔案信息化建設(shè)的價(jià)值

第一，使信息庫的管理更加便捷。檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于檔案行業(yè)信息化建設(shè)管理而言，是非常重要的一個(gè)內(nèi)容，其中主要有兩點(diǎn)基礎(chǔ)工作：一方面用于構(gòu)建不同行業(yè)類型檔案的信息數(shù)據(jù)庫，其中主要包括一些比較重要的檔案記錄信息、圖片、音頻等;另一方面，針對(duì)一些文件以及檔案版對(duì)檔案文件進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔保存管理。如此一來，需要專門進(jìn)行檔案資料信息管理查詢時(shí)，查詢者可以快速在數(shù)據(jù)庫內(nèi)查詢并獲得檔案資料，極大地提高了信息檔案工作的便捷性。

第二，對(duì)相關(guān)檔案資料及其原件本身進(jìn)行加密保護(hù)。以往此類檔案都主要是以一種紙質(zhì)文件的方式進(jìn)行保存，這種紙質(zhì)文件保存極為不便，如果檔案保存不當(dāng)，便可能會(huì)導(dǎo)致?lián)p壞。進(jìn)行檔案加密數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，可以將整個(gè)檔案中的原件以各種信息的多種形式上載或傳到國(guó)際網(wǎng)絡(luò)中，對(duì)整個(gè)檔案中的原件信息進(jìn)行加密保護(hù)。此外，檔案壓縮還可以對(duì)它進(jìn)行一個(gè)副本級(jí)的異地壓縮儲(chǔ)存，將原本的檔案信息以縮微檔案膠片的某種形式保存起來，即便微縮檔案的所有源代碼文件被嚴(yán)重?fù)p壞，這種方式微縮后的膠片也不會(huì)因此受到任何毀滅性的嚴(yán)重?fù)p壞。

第三，是深化企業(yè)檔案改革的需要。做好企業(yè)檔案管理工作，是企業(yè)改革創(chuàng)新的重要途徑，只有建立完善的企業(yè)檔案管理信息體系，才能高效率地開展企業(yè)的日常管理和運(yùn)營(yíng)。企業(yè)檔案中對(duì)應(yīng)的資料信息有完善的管理記錄，若將原始檔案資料丟失，要想補(bǔ)回就十分困難，以致于無法真正繼續(xù)有效進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作。因而，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)格的管理工作，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的應(yīng)用范圍僅僅局限于大量紙質(zhì)化的檔案資料，沒有真正充分運(yùn)用到檔案信息化管理技術(shù)。不斷改進(jìn)發(fā)展檔案管理信息技術(shù)，促使企業(yè)檔案工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，就需要完善的檔案管理制度以及管理流程作為保障[1]。

3 檔案信息化建設(shè)根本方向

檔案數(shù)字化體系建設(shè)，主要任務(wù)是將所有檔案中的文字、圖片、音頻等資料全部通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行儲(chǔ)存，并通過構(gòu)建檔案信息平臺(tái)，為所有用戶及時(shí)檢索數(shù)字檔案信息、下載檔案資源提供信息服務(wù)，使用戶能夠及時(shí)獲得所有需要的檔案信息。其實(shí)大型檔案數(shù)字化工程建設(shè)本身具有信息動(dòng)態(tài)性強(qiáng)的特點(diǎn)，其中的核心意義在于利用信息管理技術(shù)，對(duì)整個(gè)檔案信息資源進(jìn)行實(shí)時(shí)采集、處理、傳輸與綜合應(yīng)用，使整個(gè)檔案者的工作效率不斷優(yōu)化提升，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享這一發(fā)展目標(biāo)。這樣一來，便可以充分明確檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的業(yè)務(wù)方向，即針對(duì)不同業(yè)務(wù)類型的檔案文件進(jìn)行檔案數(shù)字化采集處理，將檔案文件的相關(guān)實(shí)體信息進(jìn)行數(shù)字儲(chǔ)存，將檔案工作的業(yè)務(wù)重點(diǎn)主要放在檔案信息庫的數(shù)字化以及存儲(chǔ)管理方面，以此方式來不斷提高檔案的信息集成化、規(guī)范化水平[2]。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

4.1 數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)有待統(tǒng)一

檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)主要目標(biāo)之一是為廣大檔案用戶及時(shí)提供檔案服務(wù)，使其能夠方便快捷地獲取到各類檔案的相關(guān)信息。然而目前通過對(duì)實(shí)際應(yīng)用情況的了解，發(fā)現(xiàn)我國(guó)檔案的數(shù)字化建設(shè)依然存在質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、管理方面的諸多問題。由于組織建設(shè)檔案業(yè)務(wù)范圍有限，與相關(guān)社會(huì)管理機(jī)構(gòu)沒有及時(shí)取得聯(lián)系，檔案相關(guān)部門對(duì)于檔案數(shù)字化組織建設(shè)的認(rèn)知不同，所以組織建設(shè)檔案標(biāo)準(zhǔn)也就往往存在較大差異，導(dǎo)致組織檔案信息資源共享建設(shè)面臨諸多問題，對(duì)社會(huì)檔案信息安全建設(shè)帶來不利影響。

4.2 檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度緩慢

以往管理檔案都是以使用紙質(zhì)材料存檔為主，一方面檔案工作效率不高，另一方面檔案工作量繁重。當(dāng)前，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益普及，檔案工作提出了諸多的新要求，從以前的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案方式過渡到現(xiàn)代信息化檔案，將目前檔案中普遍存在的一些問題及時(shí)給予有效解決。因?yàn)橹袊?guó)檔案數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)入建設(shè)期間，對(duì)于這一管理工作的認(rèn)知不統(tǒng)一，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的整個(gè)過程中，最終達(dá)到效果也就會(huì)有所不同。很多檔案行業(yè)為了確保能夠最大程度地節(jié)省資金，還是在大量沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案模式，導(dǎo)致數(shù)字化檔案建設(shè)工作進(jìn)度緩慢，這對(duì)于檔案行業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展也十分不利。

4.3 管理意識(shí)不到位

在我國(guó)企業(yè)中，對(duì)檔案管理不夠重視的問題仍然普遍存在，許多高層管理者還沒有完全樹立起“檔案效益”的意識(shí)，即好的檔案管理工作不是簡(jiǎn)單地將檔案作為陳設(shè)擺在那里，而是有其獨(dú)特的價(jià)值。但是在部分企業(yè)中，檔案管理人員的專業(yè)性參差不齊，這樣的企業(yè)檔案管理不可避免地會(huì)存在著較多的安全隱患，無法為企業(yè)的發(fā)展帶來應(yīng)有的價(jià)值。不準(zhǔn)確、不規(guī)范的企業(yè)檔案給企業(yè)的管理帶來了較多的問題。

4.4 檔案收集重文字、輕聲像

由于受到傳統(tǒng)定式管理思維和傳統(tǒng)技術(shù)的雙重影響，在對(duì)有關(guān)國(guó)家工程技術(shù)項(xiàng)目的相關(guān)資料進(jìn)行收集和分析整理時(shí)，工作人員一般多以文字形式收集項(xiàng)目資料，但往往忽視音像形式數(shù)據(jù)的及時(shí)收集。除了這些主觀因素外，還有一些客觀因素，如硬件基礎(chǔ)設(shè)施不完善，相關(guān)錄像機(jī)、攝像機(jī)使用不合理，甚至電腦軟件更新速度滯后等，導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容并不是十分全面?？傊瑳]有大量視聽記錄材料的檔案是不完整的。因?yàn)槁曄駲n案資料能夠較好地彌補(bǔ)傳統(tǒng)文字檔案資料本身存在的不足，使聲像檔案資料變得生動(dòng)形象，具有強(qiáng)的紀(jì)實(shí)性。

4.5 信息化程度不高

隨著現(xiàn)代自動(dòng)化電子辦公檔案技術(shù)的不斷提高，電子辦公檔案的管理生成和歸檔管理已經(jīng)被提上了日程。但事實(shí)上，我國(guó)企業(yè)檔案的質(zhì)量和信息化管理仍需不斷提高。紙質(zhì)檔案仍占檔案的很大比例，如大量的專項(xiàng)規(guī)劃圖、設(shè)計(jì)圖、地形圖等。但是，如果在企業(yè)管理檔案中的信息系統(tǒng)的應(yīng)用不夠完善，相關(guān)檔案技術(shù)培訓(xùn)相對(duì)深入落后，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)不到位，這些都可能導(dǎo)致我國(guó)企業(yè)檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化應(yīng)用程度較低[3]。

5 數(shù)字化時(shí)代做好企業(yè)信息化檔案工作的相關(guān)策略

5.1 搭建檔案信息管理服務(wù)平臺(tái)

檔案數(shù)字化體系建設(shè)對(duì)于檔案工作、檔案信息安全性的不斷提升都具有重要的推動(dòng)作用，同時(shí)希望能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享這一發(fā)展目標(biāo)。在這一技術(shù)優(yōu)勢(shì)的充分引導(dǎo)下，檔案服務(wù)部門仍然需要積極探索應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)技術(shù)，構(gòu)建針對(duì)全國(guó)檔案信息服務(wù)管理的檔案服務(wù)信息中心，在這一信息平臺(tái)中設(shè)置業(yè)務(wù)交流溝通的版塊，可以和其他社會(huì)組織中的各類檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行相互聯(lián)系，形成對(duì)參與檔案數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)的統(tǒng)一知識(shí)認(rèn)知，以此方式來幫助制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化信息建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)，為推進(jìn)檔案信息安全管理工作開展提供重要參考。除此之外，在搭建檔案服務(wù)信息中心的建設(shè)過程中，需要充分賦予其豐富、多樣的服務(wù)功能，結(jié)合檔案數(shù)字化服務(wù)建設(shè)實(shí)際應(yīng)用情況，設(shè)置出了檔案信息檢索、反饋信息交流、檔案信息分類等多個(gè)主要功能模塊，以此能夠?qū)崿F(xiàn)當(dāng)前我國(guó)檔案查詢工作的安全可靠和持續(xù)發(fā)展，保證檔案用戶隨時(shí)能夠通過這一服務(wù)平臺(tái)及時(shí)獲得所需要的檔案信息查詢資源，及時(shí)解決我國(guó)傳統(tǒng)檔案信息查詢服務(wù)中可能存在的一些問題，將傳統(tǒng)檔案信息檢索處理流程及時(shí)簡(jiǎn)化，提高檔案信息資源搜索處理效率，在短短的時(shí)間內(nèi)使用戶獲取大量的檔案信息。

5.2 優(yōu)化現(xiàn)有數(shù)字化檔案建設(shè)機(jī)制

為有效推動(dòng)我國(guó)數(shù)字化檔案建設(shè)的順利進(jìn)行，需要以具有功能齊全的管理檔案系統(tǒng)軟件作為主要支持，具體到在構(gòu)建檔案軟件系統(tǒng)的整個(gè)過程中，期間需要包括諸多工作，具體內(nèi)容包括檔案系統(tǒng)軟件架構(gòu)設(shè)計(jì)、檔案系統(tǒng)資源綜合整理、檔案系統(tǒng)資源備份掃描、數(shù)字化檔案資源備份等，要想保質(zhì)保量地順利完成這些工作，需要充分使用一套兼容性較好的檔案管理軟件，從而有效推動(dòng)我國(guó)數(shù)字化檔案建設(shè)工作的順利進(jìn)行。此外，針對(duì)國(guó)家檔案數(shù)字化體系建設(shè)重點(diǎn)工作，有關(guān)檔案職能部門一定要繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)這一項(xiàng)工作的高度重視，增加投入資金，積極探索引進(jìn)國(guó)際先進(jìn)設(shè)備，快速完成全國(guó)檔案資源信息數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化建設(shè)，使所有人的檔案資源信息都同時(shí)能夠快速得以存儲(chǔ)與管理維護(hù)。

5.3 培養(yǎng)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)管理相關(guān)專業(yè)人才

進(jìn)入檔案信息化管理時(shí)代之后，檔案信息的發(fā)布數(shù)量也隨之不斷增加，傳統(tǒng)的各種檔案工作模式依然無法得以創(chuàng)新進(jìn)而繼續(xù)滿足廣大檔案者的需求，有關(guān)檔案部門必須首先深刻認(rèn)清這一發(fā)展形勢(shì)，將其與紙質(zhì)型檔案模式結(jié)合進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，應(yīng)用現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，進(jìn)行各種檔案信息數(shù)字化管理建設(shè)，為各種檔案相關(guān)工作人員賦予各種自動(dòng)化管理特點(diǎn)，通過使用現(xiàn)代化管理設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)各種檔案信息的高效率化管理。因此，開展針對(duì)檔案數(shù)字化的管理工作，需要及時(shí)組織檔案相關(guān)管理人員進(jìn)行聯(lián)合培訓(xùn)，一方面檔案工作者要時(shí)時(shí)刻刻加強(qiáng)對(duì)這一管理工作的重視，另一方面是要在培訓(xùn)過程中熟練掌握計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的運(yùn)用，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)和管理能力，突破傳統(tǒng)管理觀念的局限，通過檔案數(shù)字化管理為我國(guó)檔案發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

5.4 注重檔案收集工作的強(qiáng)化

要想進(jìn)一步不斷提升項(xiàng)目檔案資料收集信息管理服務(wù)效果與工作有效性，需依據(jù)企業(yè)的具體發(fā)展情況，在企業(yè)的運(yùn)行階段以及各個(gè)項(xiàng)目的組織、籌劃階段，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面的分析和資料收集。項(xiàng)目檔案管理工作部門還需嚴(yán)格要求項(xiàng)目檔案管理工作人員及時(shí)加強(qiáng)與不同管理單位的溝通聯(lián)系，并按照國(guó)家規(guī)定，開展項(xiàng)目檔案資料收集管理工作。因此需要特別注意，不同企業(yè)發(fā)展階段所組織開展的項(xiàng)目檔案資料收集管理工作的標(biāo)準(zhǔn)不同，所以必須按照國(guó)家規(guī)定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制度開展主要符合不同階段的項(xiàng)目檔案資料收集管理工作，確保企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展過程中相關(guān)檔案信息的完整性與全面性。此外，檔案管理工作部門還需積極參與投入企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目的最終審核中，對(duì)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收第一階段項(xiàng)目檔案資料的再次提交進(jìn)行細(xì)致審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目檔案資料中可能存在的一些問題、漏洞，需要再與管理單位重新組織進(jìn)行項(xiàng)目檔案資料的再次搜集和繼續(xù)提交，確保項(xiàng)目檔案資料收集達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收要求后方可進(jìn)行繼續(xù)開工參與項(xiàng)目決算。

5.5 注重檔案管理機(jī)制的完善

要進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范項(xiàng)目檔案管理驗(yàn)收工作，進(jìn)行檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制的逐步完善對(duì)其健全至關(guān)重要。在具體項(xiàng)目檔案管理期間，首先需要提高對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視度，做到在推進(jìn)項(xiàng)目工程立項(xiàng)驗(yàn)收階段需要為推進(jìn)項(xiàng)目配備專職檔案管理工作人員，將項(xiàng)目檔案管理驗(yàn)收工作與推進(jìn)項(xiàng)目的成本控制管理、質(zhì)量控制管理、進(jìn)度控制管理、安全隱患管理工作放在同等重要地位。其次，依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目具體情況，合理安排制定與完善落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，依據(jù)建設(shè)實(shí)際需求對(duì)各項(xiàng)崗位職責(zé)進(jìn)行修訂，結(jié)合對(duì)項(xiàng)目相應(yīng)檔案管理制度措施的調(diào)整制定，做到對(duì)各級(jí)企業(yè)項(xiàng)目檔案管理職責(zé)的層層落實(shí)與調(diào)整完善，實(shí)現(xiàn)在檔案管理期間，檔案管理的有關(guān)部門能夠?qū)⒏黜?xiàng)檔案管理制度層層落實(shí)。與此同時(shí)，要求項(xiàng)目檔案管理工作人員充分明確自身崗位職責(zé)，做到項(xiàng)目檔案管理工作過程中崗位職責(zé)分明。最后，嚴(yán)控項(xiàng)目工程檔案管理驗(yàn)收，要求檔案管理人員對(duì)驗(yàn)收歸檔的項(xiàng)目檔案文件進(jìn)行細(xì)致審查，做到歸檔文件完整、有序，進(jìn)一步著力提升項(xiàng)目檔案管理的工作規(guī)范化、系統(tǒng)性以及管理標(biāo)準(zhǔn)化。此外，還應(yīng)不斷提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，加強(qiáng)培訓(xùn)工作，積極引入信息化的管理系統(tǒng)，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量。

5.6 完善信息化檔案管理的制度

單位加強(qiáng)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制不僅能夠不斷完善社保工作者在任務(wù)上的完成率和質(zhì)量，除此之外，還需要管理服務(wù)部門制定統(tǒng)一的檔案制度管理體系，發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作現(xiàn)象須及時(shí)地進(jìn)行治理，避免類似違規(guī)問題再次發(fā)生，使檔案真正能夠發(fā)揮作用，并解決實(shí)際中的問題。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極深入基層單位開展管理工作，善于主動(dòng)發(fā)現(xiàn)并及時(shí)解決類似問題，這樣才能夠有效促進(jìn)上級(jí)基層社保檔案管理部門工作人員逐漸向規(guī)范的工作流程方向發(fā)展[4]。

6 結(jié)語

企業(yè)檔案管理具備工作周期長(zhǎng)、檔案資料種類繁多、內(nèi)容廣泛三大特點(diǎn)，要想完全避免與有效消除現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)檔案管理普遍存在的這些問題，必須充分依據(jù)對(duì)建設(shè)者的具體情況與實(shí)際需求的綜合分析，以采取科學(xué)合理的應(yīng)對(duì)措施等作為政策依據(jù)，并為企業(yè)檔案管理的強(qiáng)化發(fā)展提供政策指導(dǎo)，充分發(fā)揮出工程檔案管理者的作用與社會(huì)價(jià)值。

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