葉萍

（中國鐵路哈爾濱局集團有限公司，黑龍江哈爾濱 150001）

現代化檔案管理需要依托信息技術而實現高效、精準的檔案管理，可簡化檔案管理流程。將之應用于國有企業(yè)檔案管理之中，可減輕管理人員工作量，實現高效檔案管理，同時也可防止出現檔案文件缺漏現象，提升檔案資料檢索與查閱便利性，在現代化信息技術支持下增強檔案資料機密性與安全性，還可通過局域網存儲、備份處理、加密程序設置、設定使用者權限等方式保障檔案資料的存儲與利用安全。

1.國有企業(yè)管理中應用現代化管理技術與服務方式的問題所在

1.1 信息素養(yǎng)不高、服務意識缺失

多年來，國有企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理思想根深蒂固，所應用的管理方式也相對陳舊，檔案管理人員自身不具備良好的信息素養(yǎng)，并且服務意識有所欠缺。即便國有企業(yè)針對檔案管理組織了相應培訓活動，然而部分檔案管理人員的教育培訓參與意識不強，未能基于時代發(fā)展與需求變化自主強化自身的綜合素養(yǎng)，國有企業(yè)檔案管理中現代化管理技術的應用需求得不到滿足，也未對服務方式的轉變提供有利條件，制約了國有企業(yè)的檔案管理工作成效。

1.2 信息技術優(yōu)勢功能挖掘不深入

因國有企業(yè)檔案管理人員自身信息素養(yǎng)不足，不具備信息化管理設備嫻熟操作的能力，導致現代化管理手段的應用頻繁出現操作問題，限制了現代化管理方式應用價值的最大化彰顯，有時管理效率比之傳統(tǒng)管理方式還有所不及。[1]此外，因日常工作中對現代化管理方式的類型劃分未做著重突出，應用信息也不夠明確，因而檔案管理人員未能深入與了解現代化管理模式，也未深入挖掘現代化信息技術的功能價值。

1.3 缺乏健全的檔案管理制度

目前國有企業(yè)雖制定了檔案管理相關制度，然而卻未建立連帶責任追究制度，同時也未制定完善的監(jiān)督審查及定期維護管理機制，由于制度的不健全，致使當前的制度體系與現代化管理模式下的應用要求不相契合，未能對現代化檔案管理技術的應用、服務方式的實施提供可靠的制度保障，從而限制了檔案現代化管理成效，削弱了服務方式應用效果。

2.國企檔案管理中現代化管理技術及服務方式有效運用的可靠路徑

2.1 加強檔案管理者綜合素質能力建設

2.1.1 嚴格把控人才聘用環(huán)節(jié)素養(yǎng)能力考核關

國企聘用檔案管理人才時，應將其是否具備良好的信息素養(yǎng)、服務意識是否充足、創(chuàng)新思維與能力是否具備作為考核重點，模擬工作情境，通過歸類大量檔案任務的下達，要求應聘人員在固定時段內利用信息化檔案管理系統(tǒng)獨立完成檔案歸類任務，結合應聘人員的歸類速度、歸類清晰度，篩選出素質能力高超的人才擔任檔案管理工作，從而保障現代化管理手段及服務方式的順利落實[2]。

2.1.2 建立健全人才培訓機制

國企應結合現代化管理手段的應用需求，結合服務方式調整的必要能力，針對檔案管理人員展開對應培訓，培訓內容應以一體化檔案管理模式的引入為主，展開信息化檔案管理系統(tǒng)培訓，并重點提升檔案管理者的服務意識及創(chuàng)新思維，強化其工作責任感，從而全面提升國企檔案管理者的綜合素質能力，確?，F代化管理手段及服務方式的應用條件具備、應用需求得到有效滿足。

2.2 實現信息化管理技術的深入開發(fā)

目前，國有企業(yè)逐步引入以基于信息技術的檔案管理技術，應用效果有目共睹。但國企現代化檔案管理目標的實現、服務質量的提升需要以信息化檔案管理技術的深入開發(fā)為基礎，加強對數據存儲、信息挖掘以及信息檢索等先進的技術手段的研發(fā)，通過技術支持保障信息化檔案管理系統(tǒng)的建立與應用。

2.2.1 加強完善性信息交流機制建立

國有企業(yè)應在信息技術支持下完成開放性、通暢性的信息溝通與交流平臺，根據檔案管理層次設定各個檔案管理人員的訪問權限，以便其可在自身查閱范圍內進行檔案信息的快速檢索與查找，有效展現現代化管理方式的應用價值。

2.2.2 引入安全管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)應用過程中，應實現安全管理系統(tǒng)的有機融合，在其保障下提升檔案信息管理的安全性，可通過電子文檔備份彌補因意外丟失數據所產生的損失，也可建立單獨的局域網系統(tǒng)，實現備份信息在此系統(tǒng)中的安全存儲，防止開放性網絡下因非法入侵而導致重要信息泄露或損毀，從而為國有企業(yè)現代化檔案管理目標的實現提供安全保障。

2.3 構建科學完善的檔案管理制度體系

國有企業(yè)檔案管理計劃的落實、檔案管理質量的保障需要科學、完善、可行的檔案管理制度體系為基礎，可在此體系支持下，確保現代化管理手段的科學應用，確保服務方式的順暢實施，從而彰顯二者的應有效用，因此，健全檔案管理制度體系勢在必行[3]。

2.3.1 加快一體化管理制度建立與落實

一體化管理的實現可在檔案管理工作中引入現代化文秘制度，檔案借閱與傳輸過程中，要做好詳實的檔案保存及上繳情況記錄，通過一體化管理制度的完善逐步實現高精準度、規(guī)范化的檔案管理工作，以此提升國有企業(yè)檔案管理的科學性與合理性，確保檔案管理規(guī)劃的有效落實。

2.3.2 制定與實施連帶責任追究管理制度

應對當前國有企業(yè)所采用的檔案管理制度進行細化與改革，面向所有檔案管理人員進行工作任務分解，并引入科學的問責機制，通過連帶責任追究管理制度的完善建立，在問題出現時及時查找到源頭，并對相應負責人給予適當的懲處，以警示其他人員做好本職管理工作，最大化提升檔案管理工作質量。

2.3.3 建立與推行監(jiān)督管理機制

作為國有企業(yè)管理體系中的關鍵部分，檔案管理涉及管理內容眾多，既要對檔案資料進行歸類與保存，還需對檔案資料進行加密處理，且需審查各個檔案管理環(huán)節(jié)，將其中存在的安全隱患有效排查出來。[4]為此，需要通過嚴格性、全面性的監(jiān)督管理機制的建立，確保安全隱患能夠得到及時發(fā)現與化解，以此實現高精準性與高效性的現代化檔案管理。

2.3.4 確保安全防護管理有效落實

現代化管理模式應用初期，現代化管理技術的應用或服務方式的實施難免出現問題，如利用信息技術管理檔案時，會因網絡的開放性而導致信息安全面臨威脅，需要通過檔案管理者的安全管理意識強化、檔案管理系統(tǒng)操作熟練度與正確性的提升，避免于操作中點擊帶有病毒的鏈接而導致系統(tǒng)出現漏洞，應定期檢測系統(tǒng)，及時針對發(fā)現的漏洞進行處理、查殺系統(tǒng)中的病毒，以此確保檔案管理系統(tǒng)的安全可靠運行。

3.結語

國有企業(yè)自身發(fā)展壯大的同時，檔案管理方面的工作要求也隨之提升，為此，國有企業(yè)必然要通過現代化管理技術的引入以及新型服務方式的應用而提升檔案管理效果。未來，國企檔案管理必然要以信息化改革為核心，逐步實現一體化管理，為此，國企檔案管理人員應加強現代化管理手段及服務方式在本單位檔案管理工作中的正確應用，通過加強檔案管理者綜合素質能力建設、實現信息化管理技術的深入開發(fā)、構建科學完善的檔案管理制度體系三個方面確?，F代化管理手段及服務方式應用價值的充分彰顯。