代東 吳麗娟

摘要：蘇州市吳江區(qū)財政投資評審中心在2020年疫情空檔期，自主開發(fā)了跟蹤管理系統(tǒng)。跟蹤管理系統(tǒng)以跟蹤數(shù)據(jù)為基本素材，利用excel軟件強大的公式函數(shù)以及VBA開發(fā)功能，將各項數(shù)據(jù)集約化、系統(tǒng)化、科學(xué)化分類歸納;將各類工程圖紙電子數(shù)據(jù)、圖像視頻、掃描文檔、造價信息、合同文件等分類儲存;采用記賬式輸入、動態(tài)化運算、菜單式選擇、模塊化輸出的基本方式，不僅可以實現(xiàn)項目跟蹤過程中各項數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確存儲和調(diào)用，還可以在項目跟蹤完結(jié)后形成一套完整、準(zhǔn)確的電子跟蹤檔案。

關(guān)鍵詞：excel;跟蹤評審;鏈接;登記;精細化

一、跟蹤管理系統(tǒng)是跟蹤評審精細化的迫切需要

開展跟蹤評審六年來，吳江評審中心在制度依據(jù)、執(zhí)行細則、考核辦法等方面制訂了一套完整的管理辦法，通過執(zhí)行、完善，在很大程度上規(guī)范了跟蹤協(xié)審單位的執(zhí)業(yè)行為，保證了項目造價的可控運行，但在執(zhí)行層面，也暴露出兩大短板。

一是項目數(shù)據(jù)相對孤立，本月數(shù)據(jù)和相鄰月份數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系沒有通過程序化的手段建立，不利于統(tǒng)計分析，各協(xié)審工程師在報送數(shù)據(jù)時每次都要前后計算、比對分析，計算量大，錯誤發(fā)生幾率高，復(fù)核檢查困難。

二是項目資料的無序化，項目資料是項目執(zhí)行過程中的必然產(chǎn)物和重要證據(jù)，以書面資料和電子資料形式體現(xiàn)，項目資料的無序化首先體現(xiàn)在電子資料的無序化，項目跟蹤評審在以往的執(zhí)行中，缺少一個電子資料的索引平臺，往往會造成電子資料存放無序，存儲沒有章法，快速查找便無從談起。電子資料存放無序，往往也會引起書面資料的存放無序，從而導(dǎo)致跟蹤資料管理困難、影響跟蹤評審效率和質(zhì)量。

隨著跟蹤評審項目的不斷增多，按照傳統(tǒng)方式進行跟蹤數(shù)據(jù)處理必然會加大執(zhí)業(yè)人員的工作強度，評審質(zhì)量也會受到影響，建立跟蹤管理系統(tǒng)，實現(xiàn)跟蹤數(shù)據(jù)的高效管理，是未來跟蹤評審工作的必然方向。

吳江財政投資評審中心利用2020年春季疫情空檔期，深度挖掘跟蹤評審數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系、整體架構(gòu)、系統(tǒng)構(gòu)思、精密探索，嘗試建立一個簡單實用、涵蓋全面、準(zhǔn)確科學(xué)的跟蹤管理平臺，憑借對excel軟件的深刻理解和認知，用公式和計算機語言把抽象的跟蹤數(shù)據(jù)通過邏輯關(guān)系串聯(lián)起來，實現(xiàn)跟蹤管理程序化。

二、跟蹤管理系統(tǒng)的單元模塊劃分和實現(xiàn)原理

（一）、設(shè)計理念和主要目標(biāo)

設(shè)計一個平臺，理清專業(yè)工程師和計算機的基本分工：專業(yè)工程師只做兩件事情，一種是最簡單的常量數(shù)據(jù)的登記，一種是利用工程師的專業(yè)技能對變更、方案、算量、計價、取費等進行專業(yè)判斷;計算機要做的事情是對登記在冊的常量數(shù)據(jù)進行深加工和廣積累，利用其高速計算能力和復(fù)雜的邏輯判斷特長，提取出工程師所需要的各種數(shù)據(jù)指標(biāo)。讓工程師把更多的時間解放出來，用于更擅長的專業(yè)技術(shù)工作。

具體地說，跟蹤管理系統(tǒng)通過工程師在相應(yīng)位置記好5本帳，即基礎(chǔ)信息帳、事前變更帳、事后變更帳、進度支付帳、文字信息帳。實現(xiàn)3個目標(biāo)，一是跟蹤月報的自動生成，二是跟蹤數(shù)據(jù)庫的逐步完成，三是跟蹤數(shù)據(jù)的再開發(fā)和綜合利用。

（二）、整體架構(gòu)圖（如圖2-1）

整體架構(gòu)圖是跟蹤管理系統(tǒng)的整體規(guī)劃，為各跟蹤數(shù)據(jù)的橫向邏輯聯(lián)系提供了結(jié)構(gòu)支撐。

（三）、單元模塊劃分

跟蹤管理系統(tǒng)分為4個模塊，即：操作界面模塊、成果輸出模塊、跟蹤文件數(shù)據(jù)庫模塊、幫助和更新模塊，下面將四個模塊作簡要說明：

1、操作界面模塊

操作界面模塊是工程師和計算機接觸最多的界面，系統(tǒng)設(shè)計根據(jù)評審中心現(xiàn)行管理辦法和跟蹤評審范圍，在5張工作表上做了5個輸入界面。這5個界面不僅僅是輸入界面，也是查詢和鏈接界面，適合對已錄入信息的多維度查詢。

（1）、初始輸入界面（圖2-2）

把整個項目的基礎(chǔ)信息填寫至對應(yīng)位置，包括項目名稱、概算金額、起始年月、建設(shè)單位等;隨著項目的推進，把不斷產(chǎn)生的標(biāo)段信息按照要求輸入。不僅如此，系統(tǒng)還對項目的跟蹤評審方案、項目脈絡(luò)圖、項目界面劃分、項目跟蹤報告，對標(biāo)段的招標(biāo)文件、合同、標(biāo)底、合同文件審查報告、標(biāo)段跟蹤報告等設(shè)置了鏈接位置，當(dāng)上述文件電子檔存在時，由工程師進行鏈接。

（2）、事前變更臺賬界面（如圖2-3）

變更評審是跟蹤評審成敗的關(guān)鍵所在，按照吳江評審中心現(xiàn)行辦法的要求，變更評審分事前變更和事后變更兩個步驟，事前變更是有初步變更意向但尚未發(fā)生時，評審變更可能產(chǎn)生的費用影響，測算出一個數(shù)字供建設(shè)單位參考，事后變更是變更發(fā)生后對變更產(chǎn)生的量、價、費綜合評審，作為工程進度款支付的依據(jù)。故跟蹤管理系統(tǒng)將變更臺賬分為事前變更臺賬和事后變更臺賬。

臺賬將登記參數(shù)設(shè)置為發(fā)生年月、標(biāo)段簡稱、變更扼要說明、標(biāo)段專業(yè)、變更原因、送評費用、審定費用、交接時間、評定時間、返還時間等。

多做選擇題，少做填空題，鼠標(biāo)可以解決的問題，絕不讓用戶訴諸于鍵盤，是系統(tǒng)設(shè)計的一個基本原則，為了輸入方便，系統(tǒng)通過公式定義和數(shù)據(jù)的有效性的方式，在有規(guī)律選項的地方設(shè)置了下拉菜單，比如發(fā)生年月、標(biāo)段簡稱、標(biāo)段專業(yè)、變更原因、交接時間、評定時間、返還時間、流轉(zhuǎn)狀態(tài)等，并力求縮小選擇范圍，提高數(shù)據(jù)登記效率。

如圖2-3所示，顯示為淺綠色的列為自動計算列，不需要工程師登記，他是根據(jù)數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系進行推算得出的，比如圖2-4，只有交接日期和評定日期，從邏輯上可以推斷出屬于審定流轉(zhuǎn)狀態(tài)，故流轉(zhuǎn)狀態(tài)顯示為“審定流轉(zhuǎn)”，如果將返還日期進行登記（如圖2-5），則流轉(zhuǎn)狀態(tài)就會顯示“審定返還”。

不僅如此，系統(tǒng)還做了大量的提示性的條件格式，當(dāng)某一數(shù)據(jù)存在邏輯上的矛盾時，表格顏色會變成警戒色。如圖2-6所示：

在評定時長一欄，會出現(xiàn)“未評定超過96天”的提醒，顏色也發(fā)生了相應(yīng)的變化，而96天是通過交接日期和查詢時期的差值計算而得，這里用的是today（）函數(shù)處理。

為了方便工程師進行查找，系統(tǒng)還設(shè)置了查找窗體及索引按鈕（如圖2-3左上角）。工程師只需要將月份和流轉(zhuǎn)狀態(tài)作相應(yīng)選擇，就可以得到查詢的結(jié)果，比借助excel本身查找更加方便快捷。（如圖2-7）

不僅如此，系統(tǒng)還更加巧妙的設(shè)計了自動鏈接的按鈕，只需要對標(biāo)段名稱和變更編號進行選擇，點擊鏈接，就會自動調(diào)用數(shù)據(jù)庫中相應(yīng)變更的文件夾。

（3）、事后變更臺賬界面：（如圖2-8）

事后變更臺賬的設(shè)計原理和事前變更臺賬相似，本文不再贅述，但值得一提的是，事后變更臺賬的使用頻率和重要性比事前臺賬更加突出一些，關(guān)系到變更、備案、支付等各個重要環(huán)節(jié)。和事前變更臺賬一樣，當(dāng)一個變更程序執(zhí)行完結(jié)后，要求工程師將變更涉及到的所有電子資料上傳至系統(tǒng)指定的文件夾，形成變更數(shù)據(jù)庫，方便后期調(diào)用。

（4）、支付臺賬界面

支付臺賬相比于變更臺賬要顯得簡單一些，如圖2-9所示，需要填寫的藍色列只有登記月份、標(biāo)段簡稱、送評金額、審定金額、核減金額、交接日期、評定日期和備注欄等。淺綠色列為邏輯計算列，不需要工程師登記。

另外，為防止工程師誤操作，系統(tǒng)所有登錄頁面的淺綠色列區(qū)域設(shè)置了保護，避免因誤操作破壞系統(tǒng)的公式完整性。

（5）、文字臺賬界面

文字臺賬登記是將每月重要信息采用窗體登記形式進行完成，然后自動載入數(shù)據(jù)庫，輸入、查詢、修改、鏈接都采用窗體來完成。如圖2-10：

2、成果輸出單元模塊

成果輸出單元是根據(jù)前述輸入單元載入的數(shù)據(jù)信息，形成跟蹤信息數(shù)據(jù)庫，按照選擇的月份自動生成一報六表。分別是項目跟蹤評審月度報告、概算執(zhí)行比對分析表、項目合同價和支付匯總表、事前變更匯總表、事前變更明細表、事后變更匯總表、事后變更明細表。

一報六表的所有數(shù)據(jù)都是自動生成、自動排版，不需要工程師做任何操作。為了打印報告方便，系統(tǒng)還在初始操作界面設(shè)置了一鍵打印按鈕（如圖2-11），鼠標(biāo)點擊一下，就可以使1報告6附表全部打印出，避免多余操作。

3、數(shù)據(jù)庫模塊

數(shù)據(jù)庫是系統(tǒng)設(shè)計的基礎(chǔ)單元，數(shù)據(jù)庫架構(gòu)的設(shè)計要考慮兩個基本因素，一個是符合工程師的邏輯存儲習(xí)慣，方便工程師正確存儲;另一個是模式化設(shè)計，方便系統(tǒng)準(zhǔn)確快速調(diào)用，與輸入輸出界面完美結(jié)合。如圖2-12所示：

為了保證系統(tǒng)能夠自動準(zhǔn)確鏈接，減少工程師的操作步驟，架構(gòu)設(shè)計還對文件夾結(jié)構(gòu)樹做了嚴格的規(guī)定，如圖2-25所示：如同一個儲藏室，里面按照物品的類型分成若干個命好名字的柜子，然后又根據(jù)物品的特征在每個柜子里設(shè)置若干個抽屜，抽屜又按照時間或其他特性區(qū)分出若干個格子，按照編號順序有規(guī)律的把它們組織起來，準(zhǔn)確識別并利用這種有規(guī)律的組織路徑就可以實現(xiàn)快速存儲和自動調(diào)用。

4、幫助和更新模塊

幫助模塊主要是提供了視頻的使用教程和注意事項，并用文字說明的形式介紹了系統(tǒng)的軟件環(huán)境、使用方法及常用問題的解決辦法。

系統(tǒng)在設(shè)計過程中雖然按照現(xiàn)行管理辦法考慮到很多功能設(shè)計，但也不可能做到全面徹底，有的隱性問題是在設(shè)計之初無法顯現(xiàn)的，防范就更加無從談起，系統(tǒng)只有通過工程師在使用過程中不斷體驗，發(fā)現(xiàn)并反饋問題，設(shè)計者才能有針對性的解決問題。因此，系統(tǒng)的更新是一個“不斷使用——發(fā)現(xiàn)問題——反饋問題——解決問題——定期更新”的循環(huán)過程。

跟蹤管理系統(tǒng)的更新是通過定期匯集問題，形成解決思路，以VBA模塊和窗體的形式形成補丁包，讓工程師自行下載導(dǎo)入系統(tǒng)，實現(xiàn)功能更新。如圖2-26所示，在開發(fā)工具——Visual basic界面下導(dǎo)入。

（四）、跟蹤管理系統(tǒng)的運行原理

1、對跟蹤管理系統(tǒng)進行整體架構(gòu)，明確需求輸出目標(biāo)，以需求為導(dǎo)向，構(gòu)架跟蹤文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)樹，分類建立輸入界面，構(gòu)建輸入界面、輸出端、數(shù)據(jù)庫之間的橫向聯(lián)系。

2、創(chuàng)建基礎(chǔ)定義工作表，設(shè)置基礎(chǔ)定義項。將年月、日、變更原因類型、變更狀態(tài)類型、變更編號、標(biāo)段簡稱等有規(guī)律并且多次用到的變量參數(shù)用靜態(tài)的或是動態(tài)的名稱定義，以便在各種操作界面對這些變量進行菜單式選擇。

3、建立數(shù)據(jù)庫，節(jié)點名稱簡明易懂，并配以結(jié)構(gòu)圖示引導(dǎo)，讓工程師在規(guī)定的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)里不斷存儲數(shù)據(jù)。

4、在輸入界面設(shè)置若干列，讓工程師只輸入最基本的常量信息，按照數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系，編好公式讓系統(tǒng)自動計算，并將計算結(jié)果自動傳導(dǎo)至一報六表。

5、在輸入界面設(shè)置輸入和查詢窗體，優(yōu)化輸入環(huán)境，改善操作體驗，實現(xiàn)自動查詢和調(diào)用數(shù)據(jù)庫文件。

6、對各輸出文檔和附表進行打印方法設(shè)計，避免輸出數(shù)據(jù)的多打、漏打，并設(shè)置一鍵打印按鈕，減少工程師的額外操作。

7、隨著跟蹤項目的不斷深入，跟蹤數(shù)據(jù)和檔案不斷豐富，涵蓋了合同審查、項目脈絡(luò)、動態(tài)影像、設(shè)計變更、進度支付、跟蹤月報、標(biāo)段報告、項目報告等文件的完整電子檔案也將逐步形成，電子檔案形成和歸類，也反向指導(dǎo)了書面資料的歸檔。

8、成果的共享，跟蹤系統(tǒng)形成的階段性成果和最終成果，將視建設(shè)單位和審計部門的需要及時向其共享，以提高項目管理的精細化水平。

三、跟蹤管理系統(tǒng)運行和更新

跟蹤管理系統(tǒng)運行2年來，各跟蹤項目的數(shù)據(jù)計算的精準(zhǔn)度、統(tǒng)計的便捷性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的完整性都有了長足的進步，在使用體驗上也廣泛征求工程師的意見和建議，廣泛收集、分類總結(jié)、集中更新，先后更新系統(tǒng)6次以上，力求讓工程師得到最佳體驗，讓跟蹤評審數(shù)據(jù)更完整、準(zhǔn)確。啟用“窗體”模式進行數(shù)據(jù)的輸入和查詢，并實現(xiàn)在查詢窗體準(zhǔn)確鏈接數(shù)據(jù)庫文件，很大程度上優(yōu)化了工程師的使用體驗感，界面設(shè)計上也增強了智能化水平，受到了工程師的一致認可。

結(jié)語：

跟蹤管理系統(tǒng)基本實現(xiàn)了記賬式輸入、模塊化輸出、自動化儲存、菜單式檢索。是跟蹤評審信息化的一個重要載體，是提高跟蹤評審效率、節(jié)約非必要勞動時間、增強電子信息集約化程度、加強信息檢索查詢便利性的一次技術(shù)飛躍。自主開發(fā)跟蹤管理系統(tǒng)，意義不在于為財政節(jié)約軟件開發(fā)費用，而是在于更能以需求為導(dǎo)向，把自身真正需要的、想要的自己來表達并設(shè)計，相比委托軟件公司編制的流程式程序，更加貼近實用，更加省時省力，功能的更新和調(diào)整更加快捷高效。

二○二一年十月二十七日