肖泓

摘 要：學(xué)生學(xué)籍檔案管理是一項重要的學(xué)校工作內(nèi)容，在開放大學(xué)的建設(shè)中，更是顯得尤為重要。本文主要對于開放大學(xué)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性進行了闡述?？陀^描述開放大學(xué)當前學(xué)生學(xué)籍檔案管理中遇到的一些常見問題，并對其管理中存在的問題進行了梳理與分析?；谶@些問題的原因，提出了相對應(yīng)的解決策略，提高檔案管理人員的工作業(yè)務(wù)能力和思想素質(zhì)，優(yōu)化當前檔案管理工作的制度，推進學(xué)籍檔案信息化，并根據(jù)開放大學(xué)的特點，加大校內(nèi)學(xué)分銀行建設(shè)，以此讓學(xué)籍檔案管理工作更好的服務(wù)于開放大學(xué)的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：開放大學(xué);學(xué)籍檔案管理;工作思考

學(xué)籍檔案管理在學(xué)生的學(xué)習(xí)與生活以及工作中發(fā)揮著重要作用，同時又為開放大學(xué)的建設(shè)提供輔助性質(zhì)的服務(wù)，這是開放大學(xué)可以向社會開放的窗口。如果想要有效進行檔案管理，則需要組建一支高素質(zhì)的管理團隊，只有一支精湛的和良好作風(fēng)的檔案管理團隊才能滿足新時代的工作需求。

一、當前開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理的主要內(nèi)容

開放大學(xué)在當前階段下的發(fā)展中，其內(nèi)部的學(xué)生特征也具有廣泛性，其中既有大量的開放教育學(xué)生，也有單科生非學(xué)歷培訓(xùn)生;具體課程的種類也是多種多樣的，所涉及的內(nèi)容也十分廣泛。因此站在各方立場上而言，能夠做好對于學(xué)生的檔案管理都具有重要意義與作用。首先，從學(xué)生的角度而言，學(xué)籍檔案是教師以及學(xué)校了解學(xué)生的重要手段，通過對于學(xué)籍檔案的管理，能夠直觀看到學(xué)生在相應(yīng)時間段內(nèi)的學(xué)習(xí)情況以及知識掌握程度，這是教師進行教學(xué)模式改革、完善教學(xué)體系的重要依據(jù)，也能夠讓學(xué)生在開放大學(xué)學(xué)習(xí)中了解自己的學(xué)習(xí)狀況，進而改善學(xué)習(xí)。其次，從學(xué)校的角度來說，建立健全學(xué)生學(xué)籍檔案體系，對于提升整體的教育質(zhì)量有著積極的促進作用。通過進行檔案的比對，能夠有效的匯總出學(xué)生在開放大學(xué)中的成長路線，找出開放大學(xué)本身的優(yōu)勢與不足，對于發(fā)現(xiàn)的普遍性共性問題，能夠及時糾正，充分在教育道路上實現(xiàn)揚長補短的教育模式，轉(zhuǎn)而促進學(xué)校教育教學(xué)水平以及整體管理水平的提升。

二、當前開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理存在的主要問題

1.學(xué)籍檔案遺留問題較多

40年前，“文化大革命”結(jié)束后的中國，重建和恢復(fù)高等教育事業(yè)，加速人才培養(yǎng)成為最為緊迫的任務(wù)。1977年10月高考制度恢復(fù)后，面臨著高教資源嚴重匱乏的狀態(tài)，1%的毛入學(xué)率讓眾多的求學(xué)者扼腕嘆息。1978年，中國改革開放的總設(shè)計師鄧小平同志，以戰(zhàn)略家的遠見卓識、開放的思維，借鑒英國開放大學(xué)經(jīng)驗，采用“開放”“遠程”的高等教育新模式，利用廣播電視等現(xiàn)代化手段，擴大高等教育規(guī)模，提高全民族科學(xué)文化水平。于是在改革開放巨大需求和信息傳播技術(shù)飛速發(fā)展的雙重推動下，一所新型的沒有圍墻、“中國最大”的大學(xué)——廣播電視大學(xué)建立。隨著時代的進步，電大原有的固定時間、地點、集中組織收看廣播電視的教育方式，已不適應(yīng)時代發(fā)展的腳步，限制了教育機會的進一步擴大。2012年7月31日，國家開放大學(xué)在廣播電視大學(xué)的基礎(chǔ)上揭牌，開放大學(xué)是以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，面向社會成員提供學(xué)歷與非學(xué)歷繼續(xù)教育服務(wù)，旨在促進教育機會公平、優(yōu)質(zhì)教育資源共享、國民素質(zhì)不斷提高的新型大學(xué)。2020年全國廣播電視大學(xué)統(tǒng)一更名為開放大學(xué)。由于學(xué)校歷史較長，存在學(xué)籍檔案缺失，學(xué)籍檔案統(tǒng)計口徑不一致等情況，而且由于過去普遍為人工填寫檔案，管理老師及學(xué)生有存在錄錯等情況，再加上起初對電大教育重視不夠，致使部分學(xué)生學(xué)籍檔案有信息不全、甚至遺失等遺留問題。

2.學(xué)籍檔案材料收集不及時

首先，存在的問題是對于學(xué)籍檔案收集不及時。開放大學(xué)擴招、補錄等工作會延長工作時間，導(dǎo)致了檔案學(xué)籍管理工作難以實現(xiàn)實時同步，不能夠?qū)W(xué)生的學(xué)籍資料同步收錄。其次，學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中的材料收集不完整。能夠反映學(xué)生成長的社會實踐文件和表格的材料是在不同時間內(nèi)由多個部門形成的，由于各部門聯(lián)動不及時導(dǎo)致學(xué)籍歸檔出現(xiàn)問題。再次，是學(xué)生狀態(tài)變化數(shù)據(jù)的收集不及時且不完整。由于電大過去采取的是廣播電視教學(xué)模式，學(xué)生分布廣泛，而學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)是不斷變化的，并且收錄學(xué)生狀態(tài)識別數(shù)據(jù)花費大量時間，僅有的管理老師通常很難保證學(xué)籍檔案收集的及時性。最后，開放大學(xué)學(xué)生學(xué)籍種類較多，有開放教育學(xué)生、成人教育學(xué)生、單科生、各類培訓(xùn)學(xué)員，每類型的學(xué)籍所需材料各不相同，互不融通，導(dǎo)致收集時難免有混亂，出現(xiàn)差錯，這在辦學(xué)初期尤為明顯。

3.學(xué)籍檔案管理制度存在問題

學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作良好的運行需要規(guī)范嚴謹?shù)闹贫燃s束。制度是規(guī)范工作人員行為、保證人員工作效率和規(guī)范的重要手段，能夠為學(xué)籍檔案管理工作的開展指明具體的目標與方向。但是就目前的情況來看，雖然學(xué)校在學(xué)生學(xué)籍檔案管理上設(shè)定了一些相關(guān)制度，客觀來看也對學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作起到了積極的影響。但是由于開放大學(xué)總體上處于建設(shè)階段，許多制度需要不斷的摸索完善，其中由于開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理理念具有滯后性，在學(xué)生檔案材料的搜集、整理以及保管方面并沒有明確的條例，整體制定缺乏參照性。同時一部分檔案管理人員對于學(xué)籍檔案分類識別能力存在欠缺，導(dǎo)致許多重要的材料并沒有發(fā)揮出應(yīng)有的能效，教師不能夠及時通過學(xué)籍檔案來了解學(xué)生的實際學(xué)習(xí)情況，其檔案的實效性受到影響。

4.學(xué)籍檔案管理模式需要整合

首先，開放大學(xué)的學(xué)籍檔案管理主要以多層級為框架所搭建的管理平臺，其中管理模式相對復(fù)雜，且高度信息化，每一個環(huán)節(jié)都緊密相關(guān)。其中在具體的實踐過程中，學(xué)生學(xué)籍檔案管理承擔(dān)著許多職能與責(zé)任，但是現(xiàn)在學(xué)籍檔案管理模式的混亂導(dǎo)致在具體的工作環(huán)節(jié)極容易出現(xiàn)錯誤，這樣就造成了開放大學(xué)整體的建設(shè)進程受到阻礙。由于開放大學(xué)辦學(xué)層次的豐富性，以及專業(yè)設(shè)置的多元化，對于學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式提出了更多的要求，但是現(xiàn)行的管理模式難以滿足發(fā)展的需求。許多開放大學(xué)在建設(shè)過程中會遇到部分課程代碼相似，許多檔案管理人員會混淆其中，造成了學(xué)生在學(xué)習(xí)完成后的考試成績難以得到認證，導(dǎo)致學(xué)生畢業(yè)證書的發(fā)放速度受到影響。其次，開放大學(xué)的生源相對復(fù)雜，其中在職學(xué)生占有相當大的比例，這樣在課程中，由于學(xué)生基礎(chǔ)水平、認知能力等方面學(xué)生差異較大，出現(xiàn)了工學(xué)矛盾突出的問題，許多開放大學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)以及轉(zhuǎn)專業(yè)的學(xué)生較多，導(dǎo)致了學(xué)生的學(xué)籍經(jīng)常性的變動，這樣又導(dǎo)致對于選課注冊、成績記錄以及畢業(yè)審核等檔案管理工作很容易出現(xiàn)問題。這些問題常常會在學(xué)生畢業(yè)的時候集中呈現(xiàn)，對于檔案管理工作造成了一定的困難。

三、做好學(xué)籍檔案管理工作的幾點策略

1.提升學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)

現(xiàn)階段下的檔案管理需要工作人員能夠具有優(yōu)秀的社交能力以及溝通能力，并且能夠具備有相對成熟的信息化應(yīng)用能力，能夠熟練掌握并且操作多樣化的檔案管理系統(tǒng)。同時，現(xiàn)階段下檔案管理人員對于新興技術(shù)掌握不足的情況具有普遍性，所以需要能夠逐步加強人員信息業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)。學(xué)校方面需要能夠組織檔案管理人員進行培訓(xùn)，加強與其他開放大學(xué)檔案管理方面的交流，彌補自身所存在的不足之處，并且將優(yōu)秀的管理經(jīng)驗運用到實處當中。首先，對于學(xué)籍概念進行科學(xué)的調(diào)整，結(jié)合本校實際情況來對學(xué)籍檔案管理工作進行細致調(diào)整。比如，檢查檢錄表錄入與否、學(xué)生畢業(yè)時的檔案傳遞、對于生源地的有效整合等等。其次，學(xué)校應(yīng)該明確學(xué)籍檔案工作中的職責(zé)，避免在實際的工作過程中出現(xiàn)對于學(xué)籍管理工作極為不利的交叉管理以及多層級共管的情況出現(xiàn)，導(dǎo)致實際工作效率難以提高。因此，應(yīng)該不斷提升檔案管理人員的專業(yè)，明確學(xué)籍管理的職能權(quán)限，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范和高效。

2.深入推進學(xué)籍檔案管理信息化

伴隨著信息化教學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人工檔案管理已經(jīng)不能滿足日益繁重的工作量，所以教師需要能夠結(jié)合基于信息化的管理模式來開展學(xué)生學(xué)籍檔案工作。學(xué)校堅持信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合的核心理念，以滿足學(xué)習(xí)者學(xué)習(xí)需求為基本著眼點，利用信息技術(shù)推進教育教學(xué)改革，切實提升教育教學(xué)水平和管理效能。探索實現(xiàn)了“云、路、端”三位一體的教育信息化建設(shè)思路，研發(fā)建設(shè)了具有支撐教學(xué)、科研、管理、學(xué)習(xí)支持和社會服務(wù)等學(xué)歷與非學(xué)歷教學(xué)及管理的平臺及移動終端。各類平臺也實現(xiàn)了無縫連接，呈現(xiàn)出突破時空限制、操作便捷、交互性強、資源海量共享、支持服務(wù)周全、適應(yīng)個性化自主學(xué)習(xí)、大數(shù)據(jù)精準服務(wù)的特點。應(yīng)當通過構(gòu)建系統(tǒng)性的信息化學(xué)籍檔案系統(tǒng)實時傳輸學(xué)生自身數(shù)據(jù)，并且應(yīng)制作與國家開放大學(xué)學(xué)籍系統(tǒng)、西安廣播電視大學(xué)選修課平臺等進行數(shù)據(jù)批量下載應(yīng)用的綜合平臺。在信息化的學(xué)籍管理系統(tǒng)中，通過對于學(xué)生學(xué)習(xí)情況的及時收錄，整合學(xué)習(xí)過程中的有用信息增補進學(xué)生的學(xué)籍檔案中。因此，開展學(xué)籍檔案的信息化整合管理能夠使學(xué)生學(xué)籍檔案資料更加完整，為了能夠讓學(xué)籍檔案管理工作開展的更加便捷，必須要加快學(xué)籍檔案工作的信息化建設(shè)。

3.加大校內(nèi)學(xué)分銀行建設(shè)

學(xué)分銀行是對學(xué)習(xí)者在正規(guī)學(xué)歷教育和各類培訓(xùn)過程中獲得的學(xué)分、證書、工作和生活經(jīng)驗及技能等進行認定，確定學(xué)分，實現(xiàn)學(xué)習(xí)成果轉(zhuǎn)換。它以終身教育理念為指導(dǎo)、以各類學(xué)習(xí)者為服務(wù)對象、以學(xué)分管理為服務(wù)內(nèi)容，促進三教之間（普通教育、職業(yè)教育、繼續(xù)教育）的融合，三教、各類證書、各類業(yè)績之間的融合，學(xué)歷教育和非學(xué)歷之間的融合，正規(guī)教育、非正規(guī)教育和非正式之間的融合，為學(xué)習(xí)者提供個性化終身學(xué)習(xí)服務(wù)的學(xué)分管理服務(wù)機構(gòu)。由于學(xué)?，F(xiàn)已初步建設(shè)了具有西安本地域特色的學(xué)科品牌專業(yè)及課程群，構(gòu)建“課程超市”，在專業(yè)層面上打通了學(xué)歷教育和非學(xué)歷教育間的資源共享和學(xué)分互認，實現(xiàn)了各類教育縱向銜接、橫向溝通。隨著學(xué)校學(xué)分銀行的逐步完善，學(xué)生的學(xué)籍檔案電子信息化建設(shè)也必將步入新的階段。要進一步加大學(xué)分銀行建設(shè)力度，并應(yīng)用在學(xué)籍檔案管理中，切實提升學(xué)籍檔案管理的融合性。

4.強化學(xué)籍檔案宣傳推廣力度

在開放大學(xué)學(xué)籍檔案的建設(shè)過程中，需要意識到學(xué)籍檔案的推廣力度，讓廣大師生能夠明白學(xué)籍與學(xué)校教育工作之間的聯(lián)系。首先，學(xué)校需要進行廣泛性的調(diào)查問卷，根據(jù)學(xué)生自身的反饋來逐步完善對于學(xué)籍檔案的宣傳作用。其次，在工作開展中教師除了融合與學(xué)籍檔案相關(guān)的教育工作內(nèi)容，還需要能夠充分利用好新媒體、傳統(tǒng)廣播等形式來構(gòu)建媒體宣傳體系，主動搭建學(xué)籍檔案信息重要性的宣傳平臺。同時教師也需要能夠從學(xué)籍檔案的實用性出發(fā)，發(fā)揮學(xué)籍檔案在學(xué)生學(xué)習(xí)中的助理作用。因此開放大學(xué)的學(xué)籍檔案工作管理者有必要利用宣傳平臺為學(xué)生發(fā)放學(xué)籍檔案查詢以及利用資料。與此同時，學(xué)校也可以進一步加強學(xué)分銀行的宣傳力度，這樣能夠讓學(xué)生更加清楚學(xué)籍檔案所發(fā)揮出的職能作用，強化學(xué)生自身對于學(xué)籍檔案的利用意識。最后，學(xué)?？梢耘e行趣味性的智慧競賽活動，如以學(xué)生對于學(xué)籍檔案知識為主體的競賽活動，實現(xiàn)對于學(xué)籍檔案管理模式的系統(tǒng)化認知。因此，學(xué)籍檔案管理部門要能夠在日常工作開展提高并且加強對于學(xué)籍檔案的宣傳推廣力度，讓學(xué)生能夠?qū)τ趯W(xué)籍有更加全面的認識，提高對于學(xué)籍的重視程度與利用頻率。

5.完善學(xué)籍檔案反饋制度

在開放大學(xué)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的過程中，建立起有效的反饋機制對于工作的開展也非常重要。首先，學(xué)校需要能夠?qū)τ诘怯浿贫冗M行管理。對學(xué)籍檔案的調(diào)動需要能夠進行登記在冊，并且需要能夠?qū)τ谠敿殐?nèi)容進行登記。通過學(xué)籍查詢登記主要分為兩個主要方向，分別是來訪者登記以及學(xué)籍管理人員的內(nèi)部登記。其中，來訪者查閱檔案所需要填寫的信息應(yīng)當包括具體專業(yè)、姓名、學(xué)籍查詢內(nèi)容，調(diào)取學(xué)籍目的以及相應(yīng)的歸還日期。對于學(xué)校學(xué)籍管理人員的登記主要是進行數(shù)據(jù)的分析，對于調(diào)動主要內(nèi)容方向進行歸類，從而能夠與學(xué)校教育工作保持高度的一致性。其次，學(xué)籍檔案工作人員需要能夠建立信息反饋機制，能夠定期開展調(diào)查問卷，找出自己在工作過程中所存在的問題，并能夠據(jù)此為依據(jù)，組織進行相應(yīng)的改革措施，且能夠采用信息化技術(shù)手段，開展與其他教師之間的實時溝通，實現(xiàn)用戶收集渠道的多元化開展。

6.加強學(xué)生隱私保護

學(xué)生的學(xué)籍檔案由于涉及到學(xué)生自身的許多個人信息，因此非常容易引來別有用心之人的窺探。所以在學(xué)籍檔案管理工作過程當中，要能夠不斷強化工作人員自身的法律意識與素養(yǎng)，制定相關(guān)的工作流程，并能夠保證落到實處，以規(guī)范性的流程來實現(xiàn)對于學(xué)籍檔案隱私性的有效保護。同時，正如上文所提到的內(nèi)容，學(xué)籍檔案工作人員需要能夠建立反饋機制，這不僅僅為了讓學(xué)籍檔案管理與學(xué)校工作的開展保持一致性，同時還能夠?qū)τ谒姓{(diào)動學(xué)籍人士進行記錄，也可以說是一種審批制度與驗證，最大限度保證隱私泄密不會出現(xiàn)在學(xué)籍檔案管理工作當中。由于信息化的逐步發(fā)展，教師也需要能夠?qū)⑿畔⒃O(shè)備保持在一個良好的運行環(huán)境當中，防止在進行數(shù)據(jù)傳輸過程中出現(xiàn)被惡意軟件或黑客截取的情況，進而有效確保檔案中隱私信息的安全。檔案管理部門在安排檔案管理工作時，對重要的檔案管理崗位一定要安排專業(yè)的檔案管理人員，將兼職的檔案管理人員安排到可替代性高的崗位上，進而確保學(xué)籍檔案中的隱私安全。

綜上所述，想要有效進行學(xué)生學(xué)籍檔案管理，需要組建一支高素質(zhì)的管理團隊，只有一支業(yè)務(wù)精湛、作風(fēng)良好的檔案管理團隊才能滿足新時代的工作需求。所以需要能夠正確意識到現(xiàn)階段下學(xué)生學(xué)籍檔案管理過程中存在的問題，并且能夠針對這些問題來及時改進，實現(xiàn)對學(xué)校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，強化對于學(xué)籍檔案的宣傳，并且能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)籍檔案在工作過程中隱秘性，從而構(gòu)建系統(tǒng)性的學(xué)籍檔案工作模式，提高工作實效性。

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（作者單位：西安開放大學(xué)）