馬英

（新疆塔城地區(qū)師范學(xué)校，新疆 塔城 834700）

隨著中職院校的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)工作中的檔案信息也就越發(fā)繁雜，數(shù)量也劇增，信息的變化更新也越來(lái)越快，其中對(duì)檔案索引功能的需求也更加明顯，加上學(xué)校需要應(yīng)對(duì)不斷變化的各種財(cái)務(wù)管理制。所以，信息化管理就顯得尤為重要。因?yàn)樗芎芎玫毓?jié)約學(xué)校的各種資源成本，讓賬務(wù)管理更加清晰明了，能隨機(jī)應(yīng)變各種財(cái)務(wù)信息的需求，從而降低管理的難度，提高學(xué)校賬務(wù)工作的效率，促使財(cái)務(wù)檔案管理趨向現(xiàn)代化。

一、中職學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理中的現(xiàn)實(shí)狀況

（一）學(xué)校不夠重視

很多中職院校更多的是注重對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)，沒(méi)有對(duì)自己的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行完善地管理，這就導(dǎo)致很多財(cái)務(wù)文件四處分散，檔案形式多樣且沒(méi)有明確的歸類(lèi)和標(biāo)識(shí)，責(zé)任主體也不明確。一旦管理人員離崗，檔案信息就會(huì)出現(xiàn)斷層或是丟失，給后面檔案信息的管理帶來(lái)極大的不便。甚至有一些學(xué)校根本設(shè)立檔案室來(lái)存放文件。而很多學(xué)校就算有，也只是一個(gè)擺設(shè)，里面潮濕陰暗，長(zhǎng)久沒(méi)有使用，文件存放在里面很容易發(fā)霉腐爛。加上許多學(xué)校并沒(méi)有配置專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)人員，沒(méi)有使用現(xiàn)代化的先進(jìn)信息管理機(jī)制，采取的是老式的記賬方法和全部紙質(zhì)的保存模式，甚至很多檔案管理部門(mén)都是會(huì)計(jì)兼職，這樣難免會(huì)因?yàn)榫Σ蛔?，而無(wú)暇顧及檔案文件的管理，從而導(dǎo)致文件的丟失和檔案信息的紊亂。

（二）信息化程度不深

很多學(xué)校由于習(xí)慣了老式的管理模式，加上原本檔案信息雜亂無(wú)章，如果要清理出來(lái)，就會(huì)是一個(gè)大工程，因此很多學(xué)校不愿意嘗試新的模式，產(chǎn)生了畏難的心理。甚至，有一些學(xué)校為了應(yīng)付檢查，買(mǎi)幾臺(tái)電腦建一個(gè)網(wǎng)站，貼幾個(gè)標(biāo)簽就草草了事了。這樣的檔案信息化建設(shè)是沒(méi)有成效的，因?yàn)樗枰獙?zhuān)業(yè)的人員在日常中對(duì)大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)整理，然后匯編成一個(gè)系統(tǒng)，絕不是一兩天就可以隨便完成的。加上很多院校目前的財(cái)務(wù)人員年紀(jì)都偏大，很多并不能熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)，不能通過(guò)各種軟件和網(wǎng)站對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。因此信息化還只是空有口號(hào)，實(shí)施的程度還不足。

（三）標(biāo)準(zhǔn)不夠明確

財(cái)務(wù)檔案包括紙質(zhì)文件和電子資料。紙質(zhì)的文檔需要專(zhuān)門(mén)的檔案室進(jìn)行分類(lèi)保存，而電子資料則需要運(yùn)用到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。然而目前很多的中職學(xué)校的檔案管理人員，都是根據(jù)自己的喜好和習(xí)慣作為標(biāo)準(zhǔn)，并沒(méi)有可依照的統(tǒng)一的行業(yè)準(zhǔn)則。這就導(dǎo)致學(xué)校間的管理方式會(huì)有很大的差異，甚至是花樣百出，參差不齊。所以，需要建立明確的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，才能保證財(cái)務(wù)檔案逐漸系統(tǒng)化。

二、檔案信息化在中職財(cái)務(wù)管理中的體現(xiàn)方式

近年來(lái)，中職教育受到前所未有的重視，中職學(xué)校招生規(guī)模越來(lái)越大，財(cái)務(wù)工作量加大，因此，財(cái)務(wù)管理檔案信息化建設(shè)越來(lái)越重要。接下來(lái)我們從以下幾

方面剖析中職學(xué)校財(cái)務(wù)管理檔案信息化建設(shè)策略。

（一）加強(qiáng)建設(shè)財(cái)管檔案的基礎(chǔ)設(shè)施

要想檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，就少不了必需的基礎(chǔ)設(shè)備，這就包括計(jì)算機(jī)的配置能不能達(dá)到要求，存儲(chǔ)設(shè)備的質(zhì)量好壞和內(nèi)存是否足夠，檔案管理的各種軟件是否滿(mǎn)足要求和數(shù)據(jù)庫(kù)的管理是否科學(xué)等方面。因?yàn)橹挥袕?qiáng)大的基礎(chǔ)設(shè)施，才能給后續(xù)的信息化管理提供保障。比如檔案管理軟件就可以幫助工作人員系統(tǒng)科學(xué)地處理各種信息。財(cái)務(wù)分析軟件就可以對(duì)各種檔案中的狀況和現(xiàn)象進(jìn)行檢測(cè)和分析。而系統(tǒng)的軟件包括對(duì)財(cái)務(wù)檔案的監(jiān)督、調(diào)控和操作等方面。不論是建設(shè)硬件還是軟件設(shè)施，都是為了實(shí)現(xiàn)信息化管理，為了提高管理的質(zhì)量。

（二）著力建設(shè)財(cái)管檔案的網(wǎng)站

建設(shè)專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)站主要是為了方便大眾對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢(xún)，這樣可以讓學(xué)校的財(cái)務(wù)管理更加的公開(kāi)透明，更加面向社會(huì)。所以，可以著重突出網(wǎng)站的文件查詢(xún)功能，這樣就能方便學(xué)校的教師和學(xué)生對(duì)各種賬務(wù)進(jìn)行查詢(xún)。還可以提供在線(xiàn)咨詢(xún)服務(wù)，為咨詢(xún)?nèi)藛T提供搜尋索引。當(dāng)然網(wǎng)站也少不了對(duì)自身的宣傳，這樣就可以進(jìn)一步提高學(xué)校的影響力和學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的知名度。最后，網(wǎng)站要設(shè)置討論交流區(qū)，讓用戶(hù)可以及時(shí)反饋網(wǎng)站的不足，然后網(wǎng)站建設(shè)者針對(duì)用戶(hù)建議不斷地去完善，從而促使財(cái)務(wù)管理工作水平的提升。

（三）著力培養(yǎng)從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

作為學(xué)校應(yīng)該配置專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，因?yàn)樨?cái)務(wù)工作不是每個(gè)人都可以勝任的，它的專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)。其次要不定期地對(duì)已從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，比如文件管理知識(shí)，表格的應(yīng)用管理等，確保他們的專(zhuān)業(yè)能力是與時(shí)俱進(jìn)的，能夠跟上時(shí)代的步伐。當(dāng)然，也少不了職業(yè)操守方面的培訓(xùn)，只有具備了良好的職業(yè)素養(yǎng)，才能確保遵紀(jì)守法，按照行業(yè)規(guī)范來(lái)完成工作，從而確保檔案管理工作的質(zhì)量。最后，從業(yè)人員還需要掌握最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和最新的財(cái)務(wù)管理知識(shí)，這樣才能滿(mǎn)足檔案信息化的要求。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，在中職學(xué)校實(shí)施信息化檔案管理，是為了給學(xué)校的運(yùn)行提供強(qiáng)有力的后盾。因?yàn)?，只有學(xué)校賬務(wù)清晰明了，公開(kāi)民主，才能為學(xué)校的管理帶來(lái)方便，才能進(jìn)一步提升學(xué)校的知名度和影響力，從而得到更多的關(guān)注和重視。因此，實(shí)施信息化的檔案管理模式，是很多中職學(xué)校的一種財(cái)務(wù)管理趨勢(shì)，是為了學(xué)校更好地發(fā)展。