舒 瓊

（西安醫(yī)學(xué)院，陜西 西安 710000）

信息化技術(shù)的發(fā)展和普及，為人們的工作和生活帶來更多的便利條件，同時也為人們提供了很多發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)，在這其中也包括了檔案管理工作。檔案管理工作中需要做好信息的保管工作，并要對信息進(jìn)行持續(xù)的更新和完善，實現(xiàn)有效的信息二次儲存，為人們的查閱提供便利條件。

一、大數(shù)據(jù)概念闡述

通過相關(guān)的軟件來將相應(yīng)時間內(nèi)的數(shù)據(jù)集合進(jìn)行收集和處理被稱作為大數(shù)據(jù)技術(shù)，這種技術(shù)通過更加高級的處理方式來提升整體的決策水平，并對整個流程進(jìn)行優(yōu)化，大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢在于種類多、容量大、速度快、真實性高、價值性高等等，其通過對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析后來實現(xiàn)精確的定位，從目前的情況來看，很多行業(yè)都在運用大數(shù)據(jù)進(jìn)行積極的轉(zhuǎn)型和發(fā)展［1］。

二、檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要意義

第一，通過運用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠提升檔案管理工作的效率。在開展檔案管理時需要整理很多數(shù)據(jù)信息，所以通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于提升自身的工作效率，同時也節(jié)約了人力物力，實現(xiàn)了對成本的有效控制。因為以往的檔案管理工作需要消耗大量人力資源，并需要大量的空間來儲存這些檔案信息，而通過對大數(shù)據(jù)的運用則能夠?qū)崿F(xiàn)空間的節(jié)約，從而增強了有限資源的利用效率。

第二，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能夠增強檔案管理工作的質(zhì)量，并能夠提升檔案資料儲存的有效性，在降低儲存空間的同時也能夠提升儲存質(zhì)量。很多需要長時間進(jìn)行儲存的信息都十分重要，那么以往在運用紙質(zhì)媒介進(jìn)行信息儲存時，容易出現(xiàn)模糊以及老化的情況，這些情況必然會對檔案管理質(zhì)量造成影響［2］。運用大數(shù)據(jù)技術(shù)使得檔案資料儲存的方式向著電子信息化的方向發(fā)展，實現(xiàn)了整體管理模式的轉(zhuǎn)變。

第三，大數(shù)據(jù)技術(shù)有著更強的分析判斷能力，能夠更加迅速地實現(xiàn)對資料信息的索引，在信息時代數(shù)據(jù)資料的增長速度飛快，為檔案管理工作人員帶來了一定的工作難度，雖然大部分?jǐn)?shù)據(jù)資料有著重要的價值，但要從大量的數(shù)據(jù)資料中找到自己所需的內(nèi)容要遠(yuǎn)遠(yuǎn)比從紙質(zhì)資料中找到更加困難，想要逐一地進(jìn)行數(shù)據(jù)信息閱讀是不可能完成的，所以需要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用來解決這個問題，通過在硬件設(shè)備中進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化，將其所生成的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行索引的自動構(gòu)建，為了能夠進(jìn)行搜索的鏈接，該技術(shù)對于檔案管理工作而言是十分重要的［3］。除此之外，該技術(shù)也能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的有效分類，讓檔案管理這項工作的數(shù)據(jù)分析能力變得更強。

第四，大數(shù)據(jù)技術(shù)的信息處理能力更強，尤其是對于那些非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)包含了非結(jié)構(gòu)化和結(jié)構(gòu)化等多種類型，其中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占據(jù)了總體的一半，且增長得飛快，作為檔案管理工作人員對其進(jìn)行管理的難度進(jìn)一步增加。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建立，不僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，同時也能夠完成數(shù)據(jù)流或者空間數(shù)據(jù)等。以對象儲存架構(gòu)為基礎(chǔ)來對數(shù)十億級別的文件內(nèi)容進(jìn)行管理，并對元數(shù)據(jù)管理問題進(jìn)行有效的解決?？偟膩碚f，檔案管理工作通過對大數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用能夠提升非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息的有效管理。

第五，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)有巨大的數(shù)據(jù)信息儲存量，避免信息出現(xiàn)丟失的情況，在對檔案信息庫進(jìn)行應(yīng)用時，常常出現(xiàn)無法添加信息的情況，要確保檔案信息的儲存安全，除了要對機房進(jìn)行擴大之外，也要對儲存設(shè)備進(jìn)行積極的優(yōu)化，從而提升儲存量。相比于通信行業(yè)而言，檔案管理工作在數(shù)據(jù)儲存上的難度并不高，而在計算機領(lǐng)域中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)十分普遍，實用性非常強，所以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)也必然能夠?qū)n案管理儲存量不足的問題進(jìn)行有效的解決［4］。

三、檔案管理工作中當(dāng)前所存在的問題

近些年來大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在我國的各個行業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，對于行業(yè)升級和轉(zhuǎn)型以及整個社會的經(jīng)濟發(fā)展都帶來了正面的影響，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對大量數(shù)據(jù)的有效分析，從中獲取有價值的信息，檔案管理工作主要是對于資料信息進(jìn)行保存，可以說這項工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)之間有著一定的共同點，都是對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和儲存［5］。在大數(shù)據(jù)時代中，要對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，那么信息化和電子化管理手段的應(yīng)用是未來發(fā)展的必然趨勢。當(dāng)前檔案管理工作中所存在的問題主要包括以下幾個方面：

（一）信息化水平不足

隨著社會經(jīng)濟的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)的智能化和電子化儲存方式已經(jīng)在多個行業(yè)領(lǐng)域中得到了廣泛運用，但一些檔案管理工作仍然采用的是紙質(zhì)儲存方式，并未建立電子檔案，現(xiàn)代化管理水平嚴(yán)重不足，尤其是對于一些重要的信息仍然需要通過人工的方式去進(jìn)行查找，不能夠提供智能查詢的服務(wù)。還有一些檔案管理部門雖然進(jìn)行了現(xiàn)代化設(shè)備的配置，但應(yīng)用水平卻存在著不足，仍然在采用單機儲存的方式，只能夠進(jìn)行簡單的檢索和查找，無法真正對其中的價值進(jìn)行深入挖掘，更談不上數(shù)據(jù)的加工和增值。

（二）人員綜合素質(zhì)能力不足

從目前的情況來看，很多企業(yè)中實際上并未設(shè)立專門的檔案管理工作人員，這項工作主要由其他崗位人員來負(fù)責(zé)兼職管理，這些人員的信息化工作水平十分有限，無法對各項信息化技術(shù)進(jìn)行熟練運用，即便是掌握一定計算機技術(shù)的人員也沒能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率不足，無法滿足人們的工作需求［6］。

（三）重視程度不夠

以往人們對于檔案工作的認(rèn)識就是對檔案文件資料進(jìn)行簡單的登記和保存，整個工作內(nèi)容毫無技術(shù)性，只要能夠保證資料信息不丟失就是合格完成了工作。所以在相當(dāng)長的一段時間里檔案管理工作并未受到上級的重視。

四、大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作開展策略

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸在各個行業(yè)領(lǐng)域和人們的生活中得到了應(yīng)用，檔案管理工作必須跟上時代的發(fā)展，這樣才能夠讓這項工作的質(zhì)量和效率得到切實的提升。下面對于大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作開展的策略進(jìn)行研究。

（一）重視電子化建設(shè)

通過檔案管理的電子化建設(shè)來實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，一方面要重視電子檔案的建立，實現(xiàn)對文件流轉(zhuǎn)過程的控制，將文件從起草到歸檔的整個過程轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立統(tǒng)一的電子檔案規(guī)范，確保其能夠符合企業(yè)方面的檔案數(shù)據(jù)儲存標(biāo)準(zhǔn)。另一方面要重視數(shù)據(jù)搜索引擎的建立，實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理體系的統(tǒng)一，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用來實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的高效率查詢和應(yīng)用。

（二）對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化

大數(shù)據(jù)技術(shù)的主要功能在于數(shù)據(jù)價值的提取和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，所以在檔案管理工作中應(yīng)該對大數(shù)據(jù)庫的建設(shè)方式進(jìn)行明確，有效分析檔案數(shù)據(jù)的價值，這也是建立大數(shù)據(jù)檔案的主要工作內(nèi)容。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中可以根據(jù)多種類型和方式來進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析，從而對檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，讓數(shù)據(jù)能夠發(fā)揮出所應(yīng)擁有的價值。

（三）重視人才培養(yǎng)

想要切實提升檔案管理工作的質(zhì)量，首先需要做的就是優(yōu)秀人才隊伍的建設(shè)，這也是檔案管理工作能夠順利開展的重要基礎(chǔ)，對于檔案管理工作相關(guān)技能而言，需要重視對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，從而加強管理人員的檔案數(shù)據(jù)分析處理能力，檔案管理部門也應(yīng)該積極地和一些大數(shù)據(jù)企業(yè)進(jìn)行良好的合作，從而對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行合理運用［7］。其次，因為檔案管理工作本身有著一定的保密性特征，所以在將大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來的同時，也要做好檔案信息的保密工作，避免出現(xiàn)信息泄露的問題。從檔案管理部門自身的角度上來看，要重視大數(shù)據(jù)分析人才的吸收和培養(yǎng)，對于檔案管理中的大數(shù)據(jù)分析工作開展提供重要的保障。

（四）加強對數(shù)據(jù)平臺的運用

無論是數(shù)據(jù)庫的建立，還是應(yīng)用平臺的構(gòu)建，目的都是為了提升檔案管理工作的便捷性，轉(zhuǎn)變以往那種繁瑣的檔案管理工作模式，讓檔案信息資料能夠切實發(fā)揮出自身的價值，將其在科技發(fā)展和文化傳播等方面的作用體現(xiàn)出來，想要實現(xiàn)這一點，就需要重視對檔案數(shù)據(jù)平臺的推廣和應(yīng)用，讓更多的人對于檔案數(shù)據(jù)加深了解，并以管理平臺和APP為基礎(chǔ)來對各類檔案信息資源進(jìn)行有效掌握，達(dá)到信息共享的效果。

（五）建立資源管理中心

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理這項工作也受到了一定的影響，如果能夠合理地運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可大幅度地提升檔案管理工作效率，對數(shù)量龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析、處理和儲存，為檔案管理工作提供重要的支持，實現(xiàn)檔案信息資源的統(tǒng)一性管理。為了能夠有效保障檔案信息的安全，需要提升部門本身的檔案信息綜合管理能力，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息資料的科學(xué)備份管理。目前對于檔案信息資料的備份工作主要采用的是電子備份的方法，那么作為檔案管理部門就應(yīng)該重視資源管理中心的建設(shè)，將各個結(jié)構(gòu)的檔案信息資源進(jìn)行有效的共享，并對其科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行規(guī)劃，確保其能夠得到順利的實施。

（六）加強對大數(shù)據(jù)工具的研發(fā)

檔案管理工作具有其特殊性和敏感性，這就需要檔案管理機構(gòu)結(jié)合自身的具體業(yè)務(wù)和部門職責(zé)要求，努力研發(fā)出符合自身發(fā)展實際的大數(shù)據(jù)分析工具。

五、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代已滾滾而來，檔案管理工作也要融入大數(shù)據(jù)的潮流中。因此，在發(fā)展檔案大數(shù)據(jù)管理的進(jìn)程中，各單位要加大力度組建專業(yè)的檔案員隊伍，建設(shè)起涵蓋各種資源的大數(shù)據(jù)中心，完善數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)歸檔機制，向社會各界推廣數(shù)據(jù)平臺的應(yīng)用，全面促進(jìn)檔案資源更有效地利用。