云海昆 唐山市人才市場有限責(zé)任公司

針對于現(xiàn)代化企業(yè)管理工作來講，人事檔案管理是十分重要的組成部分，其屬于員工個(gè)人基礎(chǔ)信息及工作履歷的整合，會直接影響到企業(yè)和相關(guān)部門的發(fā)展。在新時(shí)期下，信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，人事檔案管理需要意識到信息化建設(shè)的重要性，將信息技術(shù)科學(xué)有效地融入到管理工作中，這樣既可以滿足人事檔案管理需要，同時(shí)還可以進(jìn)一步促進(jìn)社會和諧穩(wěn)定發(fā)展。

一、新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

人事檔案管理借助信息技術(shù)來開展各項(xiàng)工作不僅可以提升檔案的利用率，同時(shí)還可以保障人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。當(dāng)前，信息技術(shù)已經(jīng)融入到了諸多領(lǐng)域中，當(dāng)然在人事檔案管理工作中也可以加以運(yùn)用，隨著人事制度改革的不斷深化與人才流動的加快，積攢了諸多人事檔案資料。在這一基礎(chǔ)上，想要優(yōu)化人事檔案管理理念與科學(xué)創(chuàng)新及整合現(xiàn)有檔案資源且改變以往傳統(tǒng)的檔案管理模式都需要有信息技術(shù)來作為支撐，這樣才可以更好地滿足人事檔案的利用率。另外，借助信息技術(shù)來開展人事檔案管理可以方便查閱，針對于人事檔案管理信息化建設(shè)工作來講，工作方式就是將人事檔案信息進(jìn)行電子化處理，這樣不僅可以使人事檔案信息與紙質(zhì)檔案信息在收集與整理以及加工全過程變得更加方便，同時(shí)還可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化與智能化存儲，這對于發(fā)揮檔案價(jià)值有著十分重要的作用和意義。針對于企業(yè)檔案管理來講，人事檔案存在的目標(biāo)就是為企業(yè)人事管理工作提供服務(wù)，在這一背景下，就需要創(chuàng)新和完善人事檔案資源管理模式，確保人事檔案管理可以更好地滿足新時(shí)代發(fā)展需要。在科技技術(shù)快速發(fā)展的背景下，衍生出了信息技術(shù)，該技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到了諸多領(lǐng)域中其作用和優(yōu)勢都十分明顯，因此，也可以將其滲透到人事檔案管理工作中，即為實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化建設(shè)，這樣既可以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的開發(fā)，并且還能夠?yàn)樯鐣c企業(yè)發(fā)展提供源動力。

二、人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的主要功能分析

第一，案卷整理功能。針對于企業(yè)發(fā)展來講，其可以依照人事管理工作的實(shí)際需求在案卷目錄中適當(dāng)增加或刪減，確保員工信息可以更加完整，在查閱時(shí)一目了然。另外，還需要將中高層管理人員與基層員工人事檔案目錄進(jìn)行區(qū)分，建立分項(xiàng)數(shù)據(jù)檢索目錄，這樣就可以依照人事檔案目錄類別來進(jìn)行查詢，降低查詢時(shí)間；第二，數(shù)據(jù)信息的修改功能。人事檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建可以在系統(tǒng)中對員工信息進(jìn)行修改，并且操作十分便捷，最為重要的是能夠批量修改相關(guān)內(nèi)容，這樣就可以促進(jìn)人事檔案管理和利用的效性提升[1]；第三，電子原文顯示功能。主要就是可以將紙質(zhì)人事檔案直接掃描到計(jì)算機(jī)中，只要點(diǎn)擊保存即可，這樣在特定目錄中只需點(diǎn)擊相應(yīng)模塊就可以準(zhǔn)確查詢和查閱到人事檔案的原文；第四，人事調(diào)動管理功能。針對于各個(gè)行業(yè)的內(nèi)部工作人員來講，其在工作中難免會進(jìn)行職務(wù)調(diào)動，可以在內(nèi)部進(jìn)行調(diào)動，也可能是從總公司調(diào)動到分工資，這時(shí)就應(yīng)利用人事檔案信息管理系統(tǒng)中的人事調(diào)動管理功能來將工作人員的檔案資料進(jìn)行調(diào)動轉(zhuǎn)移；第五，人事檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能。這一功能能夠?qū)⑷耸聶n案進(jìn)行全面匯總并分析，同時(shí)還可以自動更新人員檔案，在人事檔案管理工作中的價(jià)值十分明顯；第六，人事檔案管控功能。在登錄人事檔案信息系統(tǒng)的過程中，操作人員在具備檔案管理專業(yè)知識同時(shí)必須設(shè)置一定的權(quán)限，切不可對全部人員開放，其只能瀏覽員工所在部門的檔案信息，進(jìn)而保障人事檔案的安全性；另外，需要注意的是，不同的人事檔案管理人員其權(quán)限也不盡相同，有的管理人員只能瀏覽檔案信息，而有的管理人員則可以直接添加或修改人事檔案信息，主要是由管理人員權(quán)限所決定的；第七，人事檔案的查詢功能。人事檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建的目標(biāo)即為方便檔案查詢與利用，在系統(tǒng)中只需要輸入要查詢的員工姓名就可以直接體現(xiàn)其所需信息，并且還可以用表格的形式來進(jìn)行打印。

三、新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)存在的常見問題

近年來，電子信息技術(shù)正在快速發(fā)展，信息化的建設(shè)水平也隨之提升，在這一背景下，諸多行業(yè)都開始運(yùn)用信息技術(shù)來開展各項(xiàng)工作，因?yàn)檫\(yùn)用這一技術(shù)不僅可以提升工作效率，同時(shí)還可以促進(jìn)行業(yè)發(fā)展。針對于新時(shí)期人事檔案管理工作來講，這項(xiàng)管理工作的信息化建設(shè)現(xiàn)狀不容樂觀，存在諸多問題有待解決，主要為以下幾個(gè)方面：其一即為人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)置配備不足，設(shè)備可以說是信息建設(shè)的關(guān)鍵，只有保障硬件設(shè)施穩(wěn)定運(yùn)行，才可以保障人事檔案管理信息技術(shù)的有效運(yùn)用；其二即為人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)相對不高，其難以滿足信息化建設(shè)需求，主要表現(xiàn)即為執(zhí)行能力較低，沒有進(jìn)行專業(yè)且系統(tǒng)的培訓(xùn)，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案管理人員難以在信息技術(shù)背景下開展工作；其三即為人事檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)設(shè)置不清晰，存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和格式不統(tǒng)一的現(xiàn)象，并且相關(guān)管理人員也沒有重視信息技術(shù)在人事檔案管理中融入，這樣就會導(dǎo)致人事檔案管理效率與管理環(huán)境受到極大的影響；其四為人事檔案管理缺乏個(gè)性化，并且人事檔案管理內(nèi)容與社會需求之間存在較大的矛盾。目前，我國社會對人事檔案的利用率正在逐年增加，同時(shí)需要注意的是其正在向著多元化方向發(fā)展，以前只有少量的部門會使用到人事檔案，但目前人事檔案的利用需求正在不斷增加。我國傳統(tǒng)的人事檔案管理中的信息內(nèi)容與利用服務(wù)形式缺少特性，并且還較為單一，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案中可以使用到的信息極少，這樣就會造成人事檔案難以更好地為公眾提供準(zhǔn)確信息。

四、闡述新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的對策

在推動市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新時(shí)期背景下，人事檔案管理也需要創(chuàng)新發(fā)展。當(dāng)前，我國人事檔案管理在服務(wù)大眾與價(jià)值取向方面相對不足，這樣就會造成人事檔案的服務(wù)水平與效率相對低下，長此以往，難以促進(jìn)人事檔案管理發(fā)展。所以在這一基礎(chǔ)上，人事檔案管理需要以服務(wù)社會與服務(wù)大眾為核心，全面樹立服務(wù)型的管理理念，以公共服務(wù)理念為核心來創(chuàng)新人事檔案管理模式，同時(shí)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，這樣的方式不僅可以提升我國人事檔案管理的有效性，同時(shí)還可以進(jìn)一步滿足社會和諧發(fā)展的需要。

(一)構(gòu)建檔案管理制度

為確保人事檔案管理可以滿足社會或企業(yè)發(fā)展需要，相關(guān)管理人員需要提升對檔案管理的識別，同時(shí)還需要制定完善且健全的檔案管理系統(tǒng)。從企業(yè)發(fā)展角度分析，其如果可以科學(xué)有效地利用人事檔案數(shù)據(jù)信息，便于企業(yè)HR掌握員工的實(shí)時(shí)狀態(tài)，那么就可以全面促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，而作為企業(yè)人力資源管理者，需要積極有效地開展人事檔案管理信息化建設(shè)，在增加經(jīng)濟(jì)投入的同時(shí)健全人事檔案管理規(guī)章制度，可以利用獎勵(lì)系統(tǒng)來調(diào)動企業(yè)員工對所從事工作的積極性與主動性。另外，還需要對人事檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，這樣的方式可以保障其更好地開展管理工作。針對于制度的建設(shè)來講，需要依照相關(guān)法律條例并參考企業(yè)自身實(shí)際發(fā)展情況來進(jìn)行制定。

(二)人事檔案管理機(jī)關(guān)應(yīng)組織建立檔案信息化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

人事檔案管理機(jī)構(gòu)需要從行政與技術(shù)兩個(gè)方面來科學(xué)規(guī)劃檔案的信息化建設(shè)，在過程中需要構(gòu)建具有約束力的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，特別是信息化建設(shè)與發(fā)展每一個(gè)階段的規(guī)劃，不僅要樹立近期發(fā)展目標(biāo)，還應(yīng)設(shè)定長遠(yuǎn)規(guī)劃，從人事檔案信息化工作開展的全局角度思考，這樣才可以優(yōu)化和健全以往傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的矛盾問題，并且還可以創(chuàng)新人事檔案管理模式，保障新時(shí)代的特色可以融入其中，打破傳統(tǒng)管理模式中自成一體和各自為政的局面及傳統(tǒng)觀念，全面做到人事檔案資源的共享，形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)布局以及互相融合的人事檔案管理工作體系。因此，完整且有序的人事檔案信息協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)是信息化建設(shè)的重點(diǎn)。

(三)全面培養(yǎng)人事檔案信息化建設(shè)的專業(yè)人才

在新時(shí)期人事檔案管理工作中，信息化建設(shè)需要全面培養(yǎng)技術(shù)精且能力強(qiáng)的高層次信息技術(shù)人才，在過程中應(yīng)對在職人員進(jìn)行繼續(xù)教育，然后隨時(shí)更新其知識結(jié)構(gòu)與整體業(yè)務(wù)水平，確保人事檔案信息化管理人員可以快速了解和掌握信息技術(shù)。另外，還需積極引入能力較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)人才，在其上崗工作之前應(yīng)對他們進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)，這樣的方式可以讓他們更好地適應(yīng)本企業(yè)的人事檔案資源信息化建設(shè)，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案管理有效性的提升。人事檔案信息化管理人員可以說是主要負(fù)責(zé)人，其肩負(fù)著十分重要的使命和責(zé)任，其需要認(rèn)識和意識到新時(shí)期人事檔案管理對自身能力的新要求，積極學(xué)習(xí)和了解先進(jìn)的人事檔案管理技術(shù)，并且提升自身信息操作水平，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障問題時(shí)，管理人員可以在第一時(shí)間進(jìn)行搶修，確保系統(tǒng)可以恢復(fù)到正常運(yùn)行狀態(tài)。培養(yǎng)和打造一支素質(zhì)高且能力強(qiáng)的人事檔案信息化管理隊(duì)伍既可以強(qiáng)化檔案管理的時(shí)效性，同時(shí)還可以保障的人事檔案的高效共享與利用。

(四)科學(xué)設(shè)定人事檔案信息修改、補(bǔ)充規(guī)劃和程序

當(dāng)前，人事檔案管理由于多方面因素導(dǎo)致其管理存在失真的現(xiàn)象，即為難以真實(shí)體現(xiàn)個(gè)體信息，需要注意的是如果不能及時(shí)且快速地在人事檔案中進(jìn)行修改與補(bǔ)充，那么就會直接影響到我國人事檔案管理工作的開展效率，并且還會造成我國群眾的基本權(quán)益難以得到保障。所以在這一背景下，新時(shí)期人事檔案信息化管理工作中需要設(shè)定科學(xué)且合理的規(guī)劃程序，確保人事檔案管理可以在合法合規(guī)的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改和補(bǔ)充，這一點(diǎn)十分重要。其一，向人事檔案相對人全面公開人事檔案管理目錄。人事檔案管理目錄可以直接體現(xiàn)出人事檔案形成的時(shí)間與地點(diǎn)以及內(nèi)容等，在過程中能夠借助現(xiàn)代化信息技術(shù)來整理出相關(guān)人公開描述的人事檔案管理目錄，這樣既可以確保人事檔案更加規(guī)范，同時(shí)也有利于對人事檔案的全面收集與公眾的監(jiān)督；其二，在構(gòu)建公眾可以修改與補(bǔ)充人事檔案信息時(shí)，需要對修改與補(bǔ)充的范圍與時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定，從這一方面來限制也可以促進(jìn)人事檔案管理準(zhǔn)確性的提升。有效地修改與補(bǔ)充人事檔案能夠保障檔案信息內(nèi)容的呈現(xiàn)更加全面。過程即為允許公眾在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過合法的手段來申請補(bǔ)充人事檔案中遺漏的信息內(nèi)容，在申請完成之后相關(guān)部門需要對補(bǔ)充或修改的信息內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，確保無誤之后才可以通過，這樣的方式能夠完善人事檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，還能夠進(jìn)一步規(guī)范公眾行為，進(jìn)而確保人事檔案管理效率的提升。

(五)關(guān)注人事檔案信息數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

在人事檔案管理信息化建設(shè)工作開展之前，需要對本企業(yè)人事檔案的實(shí)際管理情況和落實(shí)情況進(jìn)行全方位了解，審查和鑒別企業(yè)全部工作人員的檔案信息，將其作為信息數(shù)據(jù)庫錄入的參考。針對于數(shù)字化人事檔案信息的錄入與檔案的形成來講，應(yīng)建立多個(gè)數(shù)據(jù)庫，如干部職歷庫以及職工基本情況數(shù)據(jù)庫等等，在過程中還需要進(jìn)一步豐富和更新人事檔案內(nèi)容，但需要注意的是應(yīng)確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，應(yīng)借助對信息庫的分類來保障人事檔案信息系統(tǒng)有序運(yùn)轉(zhuǎn)[2]。在數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，可以將網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器來作為數(shù)據(jù)平臺，然后在這一基礎(chǔ)上增加軟件的建設(shè)力度，以此來為人事檔案管理提供相對完善的信息網(wǎng)路服務(wù)，并且這樣的方式也可以拓展人事檔案管理信息化的覆蓋范圍。此外，在全面考慮每一個(gè)職能部門管理權(quán)限的同時(shí)，可以開展模塊劃分，對每一個(gè)部門的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)多方面的信息化管理，如招聘與勞動合同以及薪資發(fā)放等等，同實(shí)還應(yīng)構(gòu)建智能型網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，這樣既可以為人事檔案管理質(zhì)量提升提供保障，還可以為企業(yè)做出正確人事決策提供幫助。

(六)全面實(shí)現(xiàn)以人為本

在新時(shí)期人事檔案信息化管理工作中，工作的開展需要始終堅(jiān)持以人為本，即為在尊重并保障社會群眾基本權(quán)益的基礎(chǔ)上，還需要進(jìn)一步維護(hù)社會群眾的利益，近年來，社會群眾對檔案信息的需求正在不斷提升，如果人事檔案信息化管理可以始終堅(jiān)持以人為本，那么就可以更好地滿足社會群眾對檔案信息的實(shí)際需求。在過程中需要優(yōu)化傳統(tǒng)的人事檔案管理制度與模式，從制度角度來確保社會群眾參與到檔案管理中的權(quán)利，這樣可以使公共人事檔案信息高效傳播?？梢詷?gòu)建彈性的排班制度體系，例如，在大學(xué)生畢業(yè)季時(shí)，這一時(shí)間辦理業(yè)務(wù)的人員較多，需要長時(shí)間排隊(duì)，所以可以適當(dāng)增加窗口工作人員，這樣既可以提升業(yè)務(wù)辦理效率，同時(shí)還可以更好地規(guī)避辦理人員扎堆的現(xiàn)象。另外，還可以設(shè)置預(yù)約服務(wù)，在業(yè)務(wù)辦理高峰階段，針對于人事檔案查閱與借閱業(yè)務(wù)來講，就可以設(shè)置成為預(yù)約項(xiàng)，只需要辦理人員提供姓名與身份證號就可以直接獲取到檔案信息，這樣以人為本的人事檔案管理模式不僅實(shí)現(xiàn)了為群眾服務(wù)，同時(shí)還可以全面促進(jìn)人事檔案管理服務(wù)效率的提升。

(七)充分加強(qiáng)信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

在人事檔案管理信息化建設(shè)階段，想要進(jìn)一步優(yōu)化信息化建設(shè)，就需要重視和關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，并落實(shí)這一項(xiàng)工作，可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行：其一即為積極做好網(wǎng)絡(luò)安檢工作，配備入侵監(jiān)測系統(tǒng)，對進(jìn)出人事檔案網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)進(jìn)行全面分析，這樣可以在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)安全隱患；其二即為引入先進(jìn)的安保措施，對重要檔案資料進(jìn)行高效界定，同時(shí)還需要在查閱方面設(shè)置權(quán)限，并且對關(guān)鍵的數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行備份處理；其三即為設(shè)置防火墻技術(shù)，加強(qiáng)訪問控制，依照人事檔案管理信息化系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行情況來構(gòu)建相應(yīng)的維護(hù)措施。

五、結(jié)語

綜上所述，在科技技術(shù)與信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息化建設(shè)已經(jīng)得到了諸多行業(yè)的青睞，并且將其運(yùn)用到了各項(xiàng)管理工作中。針對于新時(shí)期人事檔案管理來講，加快信息化建設(shè)十分關(guān)鍵，科學(xué)且有效地將信息技術(shù)融入到人事檔案管理工作中不僅可以提升檔案管理效率，同時(shí)還可以促進(jìn)人事檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，進(jìn)而更好地滿足社會發(fā)展和企業(yè)人事管理需要。