文/青島大學(xué)附屬醫(yī)院 魏崗

近年來，醫(yī)院檔案信息化管理工作備受重視，尤其是醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案系統(tǒng)化、數(shù)字化管理要求的不斷提高，對(duì)設(shè)計(jì)人員在檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)層面提出新的挑戰(zhàn)?；诖?，務(wù)必立足醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)實(shí)踐需求，科學(xué)化制定設(shè)計(jì)方案，確保設(shè)計(jì)后的專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)能為醫(yī)務(wù)人員提供服務(wù)，通過提高檔案信息利用率來深化醫(yī)院改革。

一、醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的重要性

醫(yī)院工作的主體是醫(yī)務(wù)人員，醫(yī)務(wù)人員的工作歷程、業(yè)績(jī)、科研成果、技能水平等內(nèi)容體現(xiàn)在專業(yè)技術(shù)檔案中。隨著醫(yī)院醫(yī)療實(shí)踐的增多以及新醫(yī)改政策的貫徹落實(shí)，醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)技術(shù)檔案信息相應(yīng)有所變化，對(duì)于醫(yī)務(wù)人員自身來說，需要?jiǎng)討B(tài)了解信息更新情況，以便為職業(yè)規(guī)劃調(diào)整提供依據(jù)，進(jìn)而更好地為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量；對(duì)于醫(yī)院來說，能夠以最新的專業(yè)技術(shù)檔案作為人力資源管理依據(jù)，并科學(xué)、合理地制定管理決策，確保檔案資源、人力資源高效利用，真正為醫(yī)院信息化建設(shè)、常態(tài)化管理奠定基礎(chǔ)?，F(xiàn)今，科技水平不斷提高，醫(yī)院借助科技力量建設(shè)醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，有利于滿足上述檔案資料全面收集、動(dòng)態(tài)更新、及時(shí)共享、便捷利用等需求，更好地為醫(yī)院醫(yī)療、科研提供服務(wù)。

二、當(dāng)前醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)常見問題

（一）管理意識(shí)淡薄。現(xiàn)今，部分醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用未得到應(yīng)有重視，這意味著醫(yī)務(wù)人員工作行為僅被片面監(jiān)管，這對(duì)醫(yī)院人才招聘、培訓(xùn)、選拔等工作會(huì)產(chǎn)生阻礙。不僅如此，醫(yī)務(wù)人員自身的工作積極性會(huì)逐漸降低，工作實(shí)踐中會(huì)不同程度出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致醫(yī)院信息化建設(shè)效果大打折扣，不利于醫(yī)院日后的穩(wěn)健發(fā)展。

（二）管理制度無序。檔案管理工作具有復(fù)雜性和系統(tǒng)性，尤其是醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案的管理，更需要科學(xué)制度予以指導(dǎo)和支撐，否則，檔案管理實(shí)踐無秩序可言，極易出現(xiàn)檔案資料丟失、檔案信息延遲更新等現(xiàn)象。一旦檔案管理制度缺乏實(shí)用性，那么檔案真實(shí)性便無從保證，最終檔案利用率會(huì)大大降低，這對(duì)醫(yī)院發(fā)展也將產(chǎn)生阻礙。

（三）管理方式陳舊。一般來說，醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理以部門自主管理為主，管理過程仍停留在手工錄入階段，這不僅會(huì)降低檔案管理效率，還會(huì)影響檔案信息的共享與利用，難以真正激發(fā)醫(yī)務(wù)人員的工作熱情，并且醫(yī)院檔案管理水平短時(shí)間內(nèi)得不到提高。此外，專業(yè)技術(shù)檔案管理方式缺乏創(chuàng)新，定會(huì)影響薪酬核算、績(jī)效審核的工作效率，久而久之，會(huì)與醫(yī)院精細(xì)化管理要求相違背，繼而逐漸降低醫(yī)院管理水平。

三、醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)需求及設(shè)計(jì)要點(diǎn)

（一）設(shè)計(jì)需求。從系統(tǒng)用戶角度來看，醫(yī)務(wù)管理部門、醫(yī)院管理者、醫(yī)生是主要用戶。管理部門負(fù)責(zé)檔案信息錄入、更新等；管理者負(fù)責(zé)檔案信息查詢，了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員結(jié)構(gòu)；醫(yī)生則需要隨時(shí)獲知檔案信息。

從檔案內(nèi)容層面來分析設(shè)計(jì)需求，設(shè)計(jì)人員可將個(gè)人信息、資格信息、任職經(jīng)歷、學(xué)習(xí)與培訓(xùn)信息、獎(jiǎng)懲信息、投訴記錄、準(zhǔn)入授權(quán)信息、考核信息等納入檔案。隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，陸續(xù)更新其他記錄信息。

從功能要求角度進(jìn)行分析，設(shè)計(jì)的醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)滿足檔案上傳、檔案導(dǎo)出、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能。

（二）設(shè)計(jì)要點(diǎn)。1.目的及原則。為迎合醫(yī)院現(xiàn)代化管理要求，基于集成平臺(tái)、辦公系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)。設(shè)計(jì)期間遵循全面參與、協(xié)調(diào)協(xié)作等原則，加強(qiáng)子系統(tǒng)與總系統(tǒng)、子系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)，為醫(yī)院業(yè)務(wù)活動(dòng)組織信息化服務(wù)。2.結(jié)構(gòu)特征。設(shè)計(jì)人員借助B/S方法+醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)調(diào)整醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，呈現(xiàn)配置靈活性、功能拓展性、調(diào)配便捷性等基本特點(diǎn)。系統(tǒng)開發(fā)的過程中，使用C#語(yǔ)言，保證接口連接的適用性以及系統(tǒng)可操作性。3.系統(tǒng)模塊。醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)模塊分為三部分，即檔案管理模塊、查詢統(tǒng)計(jì)模塊、系統(tǒng)設(shè)置模塊。各模塊細(xì)分若干子模塊，能為醫(yī)院精細(xì)化管理提供服務(wù)。其中，查詢統(tǒng)計(jì)模塊的子模塊分別為在職醫(yī)生一覽表、業(yè)務(wù)考核一覽表、檔案查詢、個(gè)人檔案、其他分析報(bào)表等。各子模塊有相應(yīng)入口，滿足醫(yī)院用戶的多元化查詢需求。4.信息獲取。醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)將醫(yī)務(wù)人員相關(guān)信息數(shù)據(jù)整合并系統(tǒng)管理，信息獲取動(dòng)作的發(fā)出，常以三種方式呈現(xiàn)，即個(gè)人信息填報(bào)、科室或部門導(dǎo)入、系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接，形成特色化醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案。所整合的信息內(nèi)容包括五個(gè)方面，即醫(yī)務(wù)人員綜合信息、工作信息、科研教學(xué)信息、繼續(xù)教育信息、質(zhì)控檢查信息。在系統(tǒng)信息化模式的輔助下，數(shù)據(jù)信息順利導(dǎo)出并打印，這既能作為工作匯報(bào)方式，又能隨時(shí)滿足部門負(fù)責(zé)臨檢需求，以便全面、真實(shí)展現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員的工作情況。實(shí)際上，檔案信息獲取全過程，重點(diǎn)從數(shù)據(jù)資料、工作流程、檔案檢索中看出。信息化采集數(shù)據(jù)資料時(shí)，主要借助網(wǎng)絡(luò)、信息設(shè)備調(diào)取醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案信息，對(duì)于新入職的員工來說，其求學(xué)經(jīng)歷、資格證書、執(zhí)業(yè)證書等錄入電子系統(tǒng)中，方便日后查閱和使用。隨著在醫(yī)院工作時(shí)間的增加，工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲記錄、科研活動(dòng)參與、差錯(cuò)事故記錄等信息相應(yīng)錄入系統(tǒng)中，直到離職、退休，都能實(shí)現(xiàn)職業(yè)檔案信息化。獲取工作流程信息時(shí)，同樣利用信息技術(shù)完成檔案信息集成、分類，以便后續(xù)便捷應(yīng)用、高效管理。在此期間，優(yōu)化信息獲取流程，并科學(xué)制定工作標(biāo)準(zhǔn)，盡可能利用信息系統(tǒng)完成業(yè)務(wù)的高度集成，滿足信息互聯(lián)互通需求。此外，檔案檢索是信息獲取的又一體現(xiàn)，對(duì)此，醫(yī)院推行分級(jí)檢索模式，醫(yī)務(wù)人員能夠借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)隨時(shí)檢索信息、統(tǒng)計(jì)信息，快速適應(yīng)檔案信息數(shù)字化管理趨勢(shì)，推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案人性化管理進(jìn)程。5.數(shù)據(jù)處理。醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)借助Lotus Domino/Notes+J2EE技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，確保檔案信息自動(dòng)收集、高效利用，進(jìn)而為醫(yī)院醫(yī)療實(shí)踐、人力資源管理提供服務(wù)。對(duì)于技術(shù)要點(diǎn)，主要從3方面體現(xiàn)，即科學(xué)設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)連接池，通過數(shù)據(jù)庫(kù)合理分配來滿足持續(xù)應(yīng)用需求；借助定時(shí)機(jī)制合理安排問詢、數(shù)據(jù)讀取的時(shí)間，前提條件即通過Domino Java代理調(diào)用來采集相關(guān)數(shù)據(jù)，最后錄入Domino Form；新增Web服務(wù)，使醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)滿足技術(shù)檔案外調(diào)與查詢功能。

四、醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

（一）實(shí)現(xiàn)信息同步更新。醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)能夠做到同時(shí)段全部信息整合、更新、錄入，避免因信息延遲更新、信息缺失而增加檔案信息風(fēng)險(xiǎn)，使投訴案件發(fā)生率大幅降低。換言之，靈活運(yùn)用醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，還能減少資料重復(fù)提交現(xiàn)象，因?yàn)榧夹g(shù)檔案資料高效利用，能夠滿足檔案信息實(shí)時(shí)、全方位的調(diào)閱需求，有效增強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案管理質(zhì)量。新醫(yī)改視域下，醫(yī)務(wù)人員職業(yè)全過程管理已成必然趨勢(shì)，當(dāng)醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案的信息同步速度逐漸加快，能夠滿足醫(yī)院無紙化管理需求，這不僅是管理方式的改變，而且能為實(shí)時(shí)管理、科學(xué)決策提供依據(jù)，真正提高醫(yī)院服務(wù)水平，進(jìn)而樹立良好的醫(yī)院形象，為國(guó)家醫(yī)療事業(yè)發(fā)展提供有力支持。

（二）實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)用性顯著提高，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來看，要想深化醫(yī)院檔案信息化改革，務(wù)必創(chuàng)新管理思想，制定新的管理模式，取得精細(xì)化管理的良好成績(jī)。當(dāng)專業(yè)技術(shù)檔案管理工作精益求精，能夠全面、細(xì)致了解醫(yī)務(wù)人員的工作情況，真正做到人盡其才，最終為醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展提供人力資源支持。此外，醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的深入開發(fā)和有效應(yīng)用，一定程度上彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，并將檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，減少工作效率低、檔案信息缺失等現(xiàn)象，能真正提高新時(shí)期醫(yī)院檔案管理效率。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)院現(xiàn)代化管理的過程中，醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案信息化管理的重要性日益突顯。為深入推進(jìn)醫(yī)院改革，應(yīng)科學(xué)設(shè)計(jì)、有效應(yīng)用醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，使系統(tǒng)實(shí)踐價(jià)值全面提高，進(jìn)而更好地服務(wù)于醫(yī)院建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。此外，還能為日后專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。