文/朱湉湉

高校辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校內(nèi)的大小事情，各個(gè)方面的事務(wù)都可能與高校辦公室產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，因此，高校辦公室的作用十分重要，是學(xué)校正常運(yùn)行的基礎(chǔ)保障。如果高校辦公室工作效率低下，那就直接影響到其他部門的相關(guān)工作，甚至對(duì)學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面的影響。而精細(xì)化管理則是一種更加科學(xué)有效的管理模式，可以有效地協(xié)調(diào)各方工作，使專人負(fù)專責(zé)，從而推動(dòng)高校辦公室的高效運(yùn)行，為授課教師和在校學(xué)生提供更好的服務(wù)。精細(xì)化管理最早來(lái)自科學(xué)管理之父泰勒，本是用在企業(yè)當(dāng)中的一種管理模式，但由于作用顯著也被運(yùn)用到其他組織機(jī)構(gòu)中，在高校辦公室的工作中應(yīng)用精細(xì)化管理，可使高校辦公室的每一個(gè)工作人員都把工作做到位，并及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題[1]。

一、精細(xì)化管理概述

精細(xì)化管理既是一種理念，也是一種文化，它是社會(huì)分工愈加細(xì)化形式的發(fā)展產(chǎn)物。現(xiàn)代社會(huì)生活和工作節(jié)奏較高，如果一方脫節(jié)或慢了下來(lái)，將會(huì)造成連鎖反應(yīng)，導(dǎo)致整個(gè)工作環(huán)節(jié)無(wú)法順利打通。精細(xì)化管理不僅對(duì)管理者提出了新的要求，更是對(duì)員工提出了一種新的方法，在精細(xì)化管理模式下，工作職責(zé)將更加地明確具體，而且工作要做到位、盡到責(zé)，當(dāng)日的工作不要拖延，遇到問(wèn)題要及時(shí)處理。高校如果想要做大做強(qiáng)，高校辦公室工作如果想要發(fā)生質(zhì)的概念，就必須建立起精細(xì)化管理的制度，讓每個(gè)人都遵照制度和準(zhǔn)則行事，激發(fā)每個(gè)人的斗志和動(dòng)力，營(yíng)造出競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，推動(dòng)工作的順利開展。精細(xì)化管理不光強(qiáng)調(diào)落實(shí)和執(zhí)行，更強(qiáng)調(diào)以人為本的管理理念，充分挖掘出每個(gè)人的潛質(zhì)，使其能夠從事與自身能力相符合的工作，并使員工感受到工作的樂(lè)趣，從而在工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值[2]。

二、高校辦公室行政管理職責(zé)

高校辦公室承擔(dān)著十分繁重的工作，工作內(nèi)容綜合性較強(qiáng)，需要協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)的各個(gè)部門，為教師和學(xué)生提供服務(wù)，并且要把教師和學(xué)生的意見(jiàn)收集起來(lái)，上報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的情況也要由高校辦公室傳達(dá)給教師和學(xué)生，在高校與企業(yè)或其他高校進(jìn)行合作時(shí)，高校辦公室也要進(jìn)行合作的籌備工作。高校辦公室也是一個(gè)綜合性的服務(wù)機(jī)構(gòu)，學(xué)校當(dāng)中的衛(wèi)生安全、餐飲服務(wù)等工作也要由高校辦公室管理。所以，高校辦公室的工作十分繁雜細(xì)碎，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題，都會(huì)妨礙高校的正常運(yùn)行，甚至?xí)o高校造成損失。這就要求高校辦公室工作人員要具有強(qiáng)烈的責(zé)任感，并具備較高的工作素質(zhì)，否則，工作就會(huì)陷入一種混亂低效的狀態(tài)當(dāng)中。

三、高校辦公室行政管理精細(xì)化創(chuàng)新路徑

（一）加強(qiáng)辦公室行政人員的思想觀念教育

思想觀念對(duì)行為起著指導(dǎo)作用，如果工作人員沒(méi)有形成正確的思想觀念，那工作態(tài)度也就不會(huì)端正，從而影響到工作的正常開展。高校辦公室行政人員只有具備高度的責(zé)任心，才能將全部的精力投入到工作當(dāng)中，為工作的精益求精而不斷努力，部分工作人員過(guò)度看重報(bào)酬，并沒(méi)有將工作與實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值聯(lián)系起來(lái)，導(dǎo)致自己在工作當(dāng)中患得患失，工作狀態(tài)也十分不穩(wěn)定，而真正熱愛(ài)工作的人首先會(huì)把工作當(dāng)成自己的事業(yè)，而且會(huì)自發(fā)地努力和奮斗，且非常享受整個(gè)工作過(guò)程。因此，要實(shí)現(xiàn)高校辦公室行政管理精細(xì)化運(yùn)作，首先，要加強(qiáng)對(duì)工作人員思想觀念的教育，使其敢于為自己的工作負(fù)責(zé)，并選拔出優(yōu)秀的員工，發(fā)揮帶頭示范的作用，激勵(lì)其他工作人員向優(yōu)秀員工學(xué)習(xí)。其次，高校辦公室可以不定時(shí)地開展思想教育活動(dòng)，邀請(qǐng)社會(huì)上的管理專家來(lái)為辦公室工作人員講課，讓他們了解更多的工作方法，接受更多先進(jìn)的管理思想，從而轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，朝著精細(xì)化管理的目標(biāo)邁進(jìn)[3]。

（二）健全辦公室行政人員管理規(guī)章制度

計(jì)劃可以設(shè)想得很好，但在執(zhí)行過(guò)程中往往會(huì)遇到很多問(wèn)題，或因?yàn)樽陨淼膽卸栊睦矶粩嗤涎?，?dǎo)致執(zhí)行工作還沒(méi)有開始就已經(jīng)結(jié)束。很多人都認(rèn)識(shí)不到拖延的危害，而拖延的本質(zhì)就是逃避責(zé)任，高效率的執(zhí)行力則需要付出更多的努力和辛苦，同時(shí)要具備一定的使命感，才能勇于競(jìng)爭(zhēng)、堅(jiān)持不懈，確保相關(guān)工作保質(zhì)保量地完成。這份工作也并不是一帆風(fēng)順，工作人員會(huì)經(jīng)常感到挫敗和枯燥，一旦陷入到厭煩的情緒當(dāng)中，思想和行為都會(huì)發(fā)生改變，工作勁頭也會(huì)下降。所以，高校辦公室有必要健全相關(guān)的規(guī)章制度，讓工作人員受到規(guī)章制度的約束，爭(zhēng)取做到當(dāng)日事當(dāng)日畢，并在制度的激勵(lì)下，用心地克服工作中的各種困難和情緒，不斷優(yōu)化工作中的細(xì)節(jié)，這也是精細(xì)化管理的重要一環(huán)。與此同時(shí)，在規(guī)章制度中也要落實(shí)個(gè)人責(zé)任，權(quán)利和責(zé)任要足夠透明公開，避免同事間的相互推諉，否則辦公室內(nèi)將會(huì)形成不良的工作氛圍。對(duì)于工作人員的問(wèn)題要及時(shí)了解和解決，消除團(tuán)隊(duì)當(dāng)中的消極情緒，并且要建立起激勵(lì)機(jī)制，讓優(yōu)秀的工作人員能夠得到應(yīng)有的獎(jiǎng)勵(lì)，而差勁的工作人員也要受到應(yīng)有的懲罰。

（三）優(yōu)化辦公室行政人員的工作流程

高校辦公室要與多個(gè)部門展開互動(dòng)，從而將各部門團(tuán)結(jié)起來(lái)，但在實(shí)際工作當(dāng)中，工作人員無(wú)法有效協(xié)調(diào)部門，個(gè)別部門的工作進(jìn)度十分緩慢。因此，有必要優(yōu)化工作流程，讓精細(xì)化管理滲透到每一個(gè)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)效率和質(zhì)量的提高。同時(shí)也要本著精細(xì)化管理理念，精簡(jiǎn)工作流程，減少不必要的煩瑣環(huán)節(jié)，引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，利用信息技術(shù)賦能行政管理工作，使其能夠更加高效地開展。高校辦公室行政管理工作需要行政人員具有一定的耐心，否則就很容易在工作中出現(xiàn)失誤。但人的精力較為有限，無(wú)法要求辦公室行政人員的注意力時(shí)刻保持集中，而精細(xì)化管理則可以在確保完成規(guī)定任務(wù)的前提下，提升行政人員的工作效率，使其有時(shí)間整理自身的情緒和精力，放松自己的心情，從而使行政人員的工作與生活更加平衡，并減少工作中的各種失誤情況。

（四）督促辦公室行政人員以結(jié)果為導(dǎo)向

以結(jié)果為導(dǎo)向是開展精細(xì)化管理的重要思路，如果工作人員勤勤懇懇卻得不到任何有價(jià)值的成果，那他的工作必定出現(xiàn)問(wèn)題。以結(jié)果為導(dǎo)向應(yīng)貫穿于整個(gè)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，先要實(shí)施目標(biāo)的設(shè)定，當(dāng)高校辦公室工作人員接到任務(wù)時(shí)，不可能毫無(wú)思考的就去執(zhí)行，而是先在頭腦中想好一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)想要達(dá)到的效果和目標(biāo)，之后的工作要以這個(gè)目標(biāo)為基準(zhǔn)去努力，這樣工作才會(huì)更有針對(duì)性和方向性。在制定好目標(biāo)后，就要形成清晰的工作思路，并按照思路一步步地去執(zhí)行，綜合各方面的因素提前做好方案，從而為后續(xù)工作的展開奠定基礎(chǔ)。實(shí)施過(guò)程最為重要，因?yàn)樗苯佑绊懙浇Y(jié)果的好壞，此外，工作開展應(yīng)該主動(dòng)推進(jìn)，而不應(yīng)等到領(lǐng)導(dǎo)來(lái)問(wèn)責(zé)，并且要勇于擔(dān)當(dāng)、勇于探索，把握住工作的核心，采用高效有序的方法推動(dòng)工作持續(xù)進(jìn)行下去。在完成之后還要對(duì)結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)，確保結(jié)果符合預(yù)期的目標(biāo)和效果，對(duì)于不足之處要加以改正和提升，這樣工作才會(huì)越做越好。高校辦公室也要樹立起以結(jié)果為導(dǎo)向的辦公理念，切實(shí)檢查每一位工作人員的工作成果，督促工作人員在工作當(dāng)中不斷地進(jìn)行提升。

（五）提升辦公室行政人員的工作素質(zhì)

管理學(xué)就是對(duì)人的管理，如果工作人員的主觀能動(dòng)性不強(qiáng)，工作能力和工作素質(zhì)較差，那管理必定會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，尤其是如今高校辦公室的工作越來(lái)越復(fù)雜，許多崗位都必須由專業(yè)人士來(lái)負(fù)責(zé)。因此，高校辦公室應(yīng)著力提升工作人員的素質(zhì)，及時(shí)招聘專業(yè)人才，并對(duì)已有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)提升，優(yōu)化工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，使能者上、弱者下，在團(tuán)隊(duì)當(dāng)中形成競(jìng)爭(zhēng)氛圍。在精細(xì)化管理視角下，高校辦公室也應(yīng)以人為本，切實(shí)為工作人員的工作提供必要的資源支持，并大力傾斜培訓(xùn)資源，讓工作人員的工作能力得到提升，并在工作過(guò)程中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，使每個(gè)人都能充分發(fā)揮出自身的價(jià)值。

（六）落實(shí)辦公室行政人員的激勵(lì)措施

在當(dāng)前就業(yè)形勢(shì)日趨嚴(yán)峻的今天，高校成為許多優(yōu)秀人才的首選，很多高校也都為教師制定了專門的培養(yǎng)計(jì)劃。盡管高校辦公室行政工作較為基礎(chǔ)，但工作卻十分重要，它是高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必不可少的組成部分，對(duì)于任何工作崗位而言，激勵(lì)都是促使員工努力工作的強(qiáng)大動(dòng)力之一，高校辦公室行政人員的工作效率不高，部分原因就在于高校沒(méi)有給出實(shí)際的激勵(lì)機(jī)制。因此，高校也應(yīng)制定和落實(shí)相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，給工作人員實(shí)際的獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)，使其能夠看到未來(lái)的發(fā)展空間。精細(xì)化管理要求將工作內(nèi)容細(xì)化，使專人負(fù)責(zé)專門的工作，既然工作職責(zé)已經(jīng)很明確了，那么相對(duì)應(yīng)的激勵(lì)制度就可以較為快速容易的建立起來(lái)。高校要針對(duì)行政人員的具體工作職責(zé)建立績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)工作人員的能力、態(tài)度、效率等方面進(jìn)行考核，具體考核內(nèi)容可以進(jìn)行實(shí)際調(diào)整，考核標(biāo)準(zhǔn)由高校辦公室內(nèi)部、教師、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等多方人員共同商討決定，并對(duì)其進(jìn)行考核。接著針對(duì)績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)給出具體的激勵(lì)制度，主要包括薪資待遇、獎(jiǎng)金、晉升路徑、培訓(xùn)名額等多方面內(nèi)容，使有上進(jìn)心的工作人員能夠得到應(yīng)有的回報(bào)，并推動(dòng)整個(gè)辦公室的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，高校辦公室在高校日常運(yùn)作當(dāng)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。要抓緊行政管理工作的優(yōu)化提升，在精細(xì)化管理理念的指導(dǎo)下，通過(guò)加強(qiáng)思想觀念教育、健全規(guī)章制度、優(yōu)化工作流程、以結(jié)果為導(dǎo)向、提升工作人員素質(zhì)等一系列措施，有效提高高校辦公室的工作效率和質(zhì)量，使其能夠更好地為教師和學(xué)生服務(wù)，促進(jìn)高校的整體向好發(fā)展。