文/中國(guó)航發(fā)湖南動(dòng)力機(jī)械研究所（608所） 陳燕

近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化已滲透到社會(huì)生活中的各個(gè)方面，給工作生活帶來(lái)了前所未有的深刻變革。檔案工作在時(shí)代的大潮中，正經(jīng)歷從管理紙質(zhì)檔案到電子檔案，從手工操作到智能化操作，從信息孤島到聯(lián)網(wǎng)共享的變化過(guò)程。對(duì)于研究所來(lái)說(shuō)，檔案中心是研究所最大的數(shù)據(jù)資源集合，研究所的檔案管理正面臨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)和新的發(fā)展。作為檔案工作者需要正確認(rèn)識(shí)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，應(yīng)勢(shì)而動(dòng)、順勢(shì)而為，立足本職、圍繞中心、服務(wù)大局，對(duì)標(biāo)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出的要求，穩(wěn)步推進(jìn)檔案治理法治化、檔案資源多樣化、檔案利用便捷化、檔案管理信息化、檔案安全高效化、檔案隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化，促進(jìn)檔案提質(zhì)增效，助推研究所科研生產(chǎn)管理再上新臺(tái)階、早日實(shí)現(xiàn)航空強(qiáng)國(guó)的偉大夢(mèng)想。

一、檔案治理法治化

（一）構(gòu)建完善的檔案管理制度體系和檔案信息化相關(guān)的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，做到有法可依。為了做到有法可依，檔案工作流程有據(jù)可查，研究所將國(guó)家和上級(jí)機(jī)關(guān)頒布的各項(xiàng)檔案法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，系統(tǒng)地修改和制訂了多項(xiàng)檔案管理制度、檔案工作程序和崗位責(zé)任及標(biāo)準(zhǔn)，這些檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)涉及文書(shū)、產(chǎn)品科研課題、基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)、經(jīng)營(yíng)、標(biāo)準(zhǔn)、聲像、出版物、實(shí)物等各門(mén)類(lèi)各種載體的檔案，對(duì)檔案人員如何做好各門(mén)類(lèi)檔案收集工作做了詳盡的規(guī)定。形成了從上而下的檔案管理制度體系，可以指導(dǎo)專(zhuān)兼職檔案員規(guī)范從業(yè)。隨著檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的發(fā)展，國(guó)家近年來(lái)出臺(tái)了一系列的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，例如：《電子檔案移交與接收辦法》《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T58-2014）、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（GB/T18894-2016）、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《國(guó)家檔案局關(guān)于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》《國(guó)務(wù)院關(guān)于在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》。我們要時(shí)常對(duì)標(biāo)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等指導(dǎo)修正研究所的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行“三納入、四參加、四同步”，做到有法必依。所謂“三納入”是指把技術(shù)文件材料的形成、積累、歸檔工作納入單位科研生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)計(jì)劃之中，并嚴(yán)格進(jìn)行考核，納入單位科研生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)工作制度和工作程序，納入各部門(mén)和有關(guān)人員的崗位職責(zé)。這樣就做到了制度中有明確的規(guī)定，計(jì)劃上有了可靠保證，向上爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，向下落實(shí)到班組和個(gè)人的崗位職責(zé)，同時(shí)檔案室督促檢查并及時(shí)在業(yè)務(wù)和物資方面給予幫助。“三納入”的貫徹實(shí)施，密切了我所檔案工作與科研生產(chǎn)活動(dòng)的關(guān)系，使檔案工作貫穿科研生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程，并隨著科研生產(chǎn)活動(dòng)發(fā)展而不斷壯大。“四參加”是指檔案部門(mén)必須參加產(chǎn)品定型、重大科研課題鑒定、基建工程竣工和重要設(shè)備開(kāi)箱。為此，所財(cái)務(wù)部門(mén)、科研部、檔案部門(mén)共同規(guī)定：沒(méi)有檔案部門(mén)提供的檔案資料，不能召開(kāi)產(chǎn)品定型會(huì)和科研成果鑒定會(huì)；科研部、質(zhì)量部、檔案部門(mén)共同規(guī)定:凡未歸檔的試驗(yàn)設(shè)備不組織驗(yàn)收，而未驗(yàn)收的設(shè)備則不得投入使用。通過(guò)切實(shí)貫徹“四參加”做到了檔案部門(mén)參加科研成果評(píng)定、基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，參加引進(jìn)設(shè)備到貨開(kāi)箱驗(yàn)收，參加型號(hào)研制專(zhuān)業(yè)技術(shù)會(huì)和科研項(xiàng)目鑒定會(huì)等重大科研生產(chǎn)活動(dòng)，同時(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行檢查、驗(yàn)收，深入了解航空科研產(chǎn)品生產(chǎn)、技術(shù)活動(dòng)情況和科技文件材料的形成，積累、歸檔情況，及時(shí)收集應(yīng)該收集的科技文件材料和技術(shù)資料，監(jiān)督科技文件材料的歸檔?！八耐健笔侵缚蒲猩a(chǎn)管理與建檔工作同步管理：下達(dá)科研任務(wù)與下達(dá)歸檔要求同步；檢查科研生產(chǎn)管理工作進(jìn)度與檢查歸檔情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研項(xiàng)目與驗(yàn)收、鑒定檔案材料同步；上報(bào)評(píng)獎(jiǎng)、提職考核與檔案部門(mén)出具相關(guān)的歸檔情況證明材料同步。

（三）堅(jiān)持檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案行政執(zhí)法并舉，引入監(jiān)督考核機(jī)制，做到違法必究。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是指由國(guó)家檔案法規(guī)授權(quán)機(jī)關(guān)及其工作人員、依據(jù)黨的路線(xiàn)方針政策和國(guó)家關(guān)于檔案工作的法規(guī)，對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人在檔案事業(yè)方面所進(jìn)行的指導(dǎo)。檔案行政執(zhí)法是指我國(guó)縣級(jí)以上人民政府的檔案行政管理部門(mén)按照法定職權(quán)，在執(zhí)行法律、法規(guī)、規(guī)章，開(kāi)展檔案事務(wù)行政管理過(guò)程中，對(duì)具體事件和行政管理相對(duì)人所采取的、發(fā)生權(quán)利義務(wù)關(guān)系的具體行政行為。如何將檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案行政執(zhí)法“兩手抓”？作為檔案執(zhí)法人員必須具備協(xié)助解決問(wèn)題的能力，用業(yè)務(wù)指導(dǎo)完善行政執(zhí)法，用行政執(zhí)法推動(dòng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。為了提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)的效率，還可以適時(shí)推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)信息化，通過(guò)搭建檔案工作者的溝通交流平臺(tái)，為檔案工作者提供快速的信息和業(yè)務(wù)知識(shí)解答，解決工作中的難題。過(guò)去，傳統(tǒng)的檔案管理?xiàng)l件下，歸檔率不是很高，經(jīng)常出現(xiàn)應(yīng)歸不歸的情況，往往多次催歸效果不佳?，F(xiàn)在以信息化為抓手，通過(guò)流程優(yōu)化將工作計(jì)劃、歸檔情況、績(jī)效考核進(jìn)行自動(dòng)關(guān)聯(lián)。引入監(jiān)督考核機(jī)制徹底改變了歸檔管理工作的被動(dòng)局面，提質(zhì)增效十分明顯。

二、檔案資源多樣化

（一）切實(shí)落實(shí)國(guó)家檔案局10號(hào)令，強(qiáng)化源頭管控，把好檔案資源建設(shè)關(guān)。根據(jù)國(guó)家檔案局《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局第10號(hào)令）的要求，從2014年10月起，研究所開(kāi)展了為期兩年的《研究所文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》編制工作，為此專(zhuān)門(mén)成立了編制工作領(lǐng)導(dǎo)小組及編制工作小組，發(fā)動(dòng)全所按計(jì)劃，規(guī)范有序地開(kāi)展編制、審查工作。在編制與審查工作中主要把握的原則是：1.與時(shí)俱進(jìn)。要全面涵蓋研究所各業(yè)務(wù)部門(mén)的應(yīng)用系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的文件材料，尤其要關(guān)注新形勢(shì)下由于業(yè)務(wù)創(chuàng)新和因業(yè)務(wù)流程再造而產(chǎn)生的文件材料編入歸檔范圍。2.統(tǒng)籌安排。要全面分析和鑒別研究所形成文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史價(jià)值，兼顧國(guó)家其他有關(guān)法律、法規(guī)對(duì)檔案保管的要求，統(tǒng)籌各門(mén)類(lèi)、各種載體文件材料歸檔要求、歸檔范圍和保管期限。3.具有可操作性。要保證文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的可操作性，針對(duì)研究所業(yè)務(wù)工作及形成文件材料的實(shí)際情況盡可能對(duì)歸檔范圍細(xì)化。4.做好保密工作。各單位在歸檔范圍內(nèi)的文件材料做好定密和標(biāo)密工作，密件的制作、移交要符合研究所保密和歸檔的要求，切實(shí)做好涉密載體的保密管理工作?！堆芯克募牧蠚w檔范圍和檔案保管期限表》于2018年10月正式發(fā)布，有效解決了研究所檔案的科學(xué)布局、合理歸屬、有法可依等根本性問(wèn)題，對(duì)于加強(qiáng)研究所檔案資源體系建設(shè)，維護(hù)研究所檔案資產(chǎn)的完整與安全具有十分重大的意義?！堆芯克募牧蠚w檔范圖和檔案保管期限表》的編制與審查得到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)單位工作人員的高度重視，無(wú)形中起到了提高全員檔案意識(shí)的作用。

（二）積極推進(jìn)各應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的集成，打造涵蓋全業(yè)務(wù)范圍的綜合檔案信息資源中心。隨著研究所信息化水平的提高，近年來(lái)，研究所引進(jìn)并開(kāi)發(fā)了許多應(yīng)用系統(tǒng)以便于提高工作效率，如門(mén)戶(hù)系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、MES系統(tǒng)等。應(yīng)用系統(tǒng)的實(shí)施，簡(jiǎn)化了工作流程，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，給工作帶來(lái)便利的同時(shí)也出現(xiàn)了新的問(wèn)題，那就是各應(yīng)用系統(tǒng)之間信息的交互傳輸問(wèn)題、數(shù)據(jù)共享問(wèn)題和系統(tǒng)間的相互協(xié)同問(wèn)題。如果以檔案管理系統(tǒng)為中心，將各應(yīng)用系統(tǒng)的某些模塊與檔案系統(tǒng)進(jìn)行集成可以有效地解決這個(gè)問(wèn)題。通過(guò)集成，使各應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間方便快捷地進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸、工作協(xié)同，避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入的同時(shí)，能實(shí)現(xiàn)一鍵歸檔，確保各應(yīng)用系統(tǒng)中有價(jià)值的檔案資源不流失，方便日后的開(kāi)發(fā)利用。當(dāng)然，要想實(shí)現(xiàn)各應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，首先要保證應(yīng)用系統(tǒng)中的信息與檔案管理系統(tǒng)中信息規(guī)范一致，各應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程規(guī)范、數(shù)據(jù)規(guī)范才能實(shí)現(xiàn)集成。

三、檔案利用便捷化

傳統(tǒng)的檔案利用方式主要有：檔案查閱、檔案外借、檔案陳列展、編輯出版、檔案咨詢(xún)服務(wù)等?？蒲行畔⒒c管理信息化的推進(jìn)使得檔案利用方式更為便捷。

（一）數(shù)字檔案館可以提供各類(lèi)歸檔文件在線(xiàn)檢索和全文瀏覽。系統(tǒng)能夠隨時(shí)完成文件全文歸檔，也能將庫(kù)存歷史數(shù)據(jù)掃描后存檔。授權(quán)用戶(hù)可以在研究所局域網(wǎng)的任何終端登錄進(jìn)行檢索查詢(xún)、瀏覽全文、有限下載。

（二）創(chuàng)建協(xié)同平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的異地推送。過(guò)去用于異地加工的藍(lán)圖主要是用底圖曬藍(lán)，從底圖曬藍(lán)、打包發(fā)送到加工單位接收藍(lán)圖，一般需要7～15天，大批量圖紙周期更長(zhǎng)，有時(shí)甚至需要1個(gè)月，程序繁瑣、效率低、成本高，相比過(guò)去的舊模式，檔案數(shù)據(jù)的異地推送大大提高了效率，降低了成本，為科研生產(chǎn)贏得了寶貴時(shí)間。

四、檔案管理信息化和檔案安全高效化

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必經(jīng)途徑是建設(shè)數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源處理為核心，對(duì)電子文件等數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行收集、管理，通過(guò)高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的系統(tǒng)。

數(shù)字檔案館的建設(shè)和利用，涉及多方面的安全問(wèn)題，其依托的園區(qū)網(wǎng)絡(luò)采用了身份認(rèn)證、識(shí)別、安全審計(jì)、權(quán)限控制、防火墻、防病毒、安全備份等多重安全保密技術(shù)、并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期備份和異地備份，維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)事務(wù)日志，避免由于系統(tǒng)故障或人為破壞造成信息丟失。

五、檔案隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代和數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了多方面的要求。第一，必須具有過(guò)硬的政治思想素質(zhì)。要有堅(jiān)定的立場(chǎng)、信仰、思想方法和黨性修養(yǎng)。要把習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想作為檔案工作者教育的重點(diǎn)，深入系統(tǒng)地學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)；第二，要有扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，能熟悉并掌握電子文件和電子檔案整理和利用的知識(shí)；第三，要具備良好的英語(yǔ)水平、科技知識(shí)和文字處理能力；第四，需要掌握和更新計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信方面的知識(shí)；第五，要具有信息研究能力；第六，要增強(qiáng)服務(wù)工作的敏銳性、主動(dòng)性。要主動(dòng)加強(qiáng)與各個(gè)工作部門(mén)的聯(lián)系，了解各部門(mén)對(duì)檔案信息的需求，積極主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。要努力營(yíng)造人才輩出的良好環(huán)境，不斷加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)。要以數(shù)字檔案館建設(shè)為契機(jī)，打造一只既懂檔案管理，又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。