摘要：隨著檔案信息化工作的開展，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。為了更好的開展檔案信息化工作，提高工作效率，發(fā)揮檔案資源價值，企業(yè)就要加強(qiáng)對電子文件檔案管理要求，

關(guān)鍵詞：企業(yè) 電子文件 檔案管理 問題分析 工作思考

辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA）的出現(xiàn)，使檔案的生成方式和管理模式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)載體檔案的管理和利用方式有很大差異。并且隨著企業(yè)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，電子文件管理實(shí)踐不斷推進(jìn)，電子文電子文件已成為當(dāng)今信息化建設(shè)的基本構(gòu)成要素，對提高辦公效率和工作質(zhì)量發(fā)揮著積極作用。近年來，隨著國家電子文件管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的頒布實(shí)施，為我國電子文件管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、政策制定等提供了強(qiáng)有力的組織保障，逐步形成了一些適合我國國情的關(guān)于電子文件管理的制度性策略。為更好的適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分勢在必行，在信息技術(shù)日新月異的今天，探討如何更加有效的提高其應(yīng)用水平，是勢在必得。。

一、企業(yè)電子文件的特點(diǎn)

按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務(wù)、處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，它們都是以文本、圖像、聲音或影像等形式存在。另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動的技術(shù)性電子文件，如CAD、CAM 等生成的電子文件。一是具有紙質(zhì)文件和其它文件無可比擬的優(yōu)越性。即快捷性與可塑性，它改變了傳統(tǒng)收發(fā)文件的流程。二是電子文件對設(shè)備具有依賴性。電子文件必須借助計算機(jī)才能看得見，全部活動由計算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。三是電子文件改變了文件處理的動轉(zhuǎn)方式，具有共享性。依靠計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)多途徑檢索、多用戶共享的功能。四是電子文件與傳統(tǒng)文件相比較具有易更改性。其主要表現(xiàn)在兩個方面：一是人為修改;二是通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行的，比較容易被非法侵入或感染病毒。

二、單位電子文件歸檔面臨的問題

（一）電子文件的保管問題

雖然OA系統(tǒng)提供了實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理檔案數(shù)據(jù)的有條件，但大多考慮了公文的建立、流轉(zhuǎn)、辦理等環(huán)節(jié)，而對辦理完畢后的電子文件的歸檔管理在系統(tǒng)中體現(xiàn)的不多：1、電子文件有人辦、無人管，在完成了運(yùn)轉(zhuǎn)程序之后不能及時歸檔，或因傳閱者長期出差不在為進(jìn)行辦理使得辦理流程不能及時結(jié)束歸檔，是文件處于失控狀態(tài);2、電子文件有保存無管理，電子文件以物理形態(tài)保存下來，但是沒有保證其真實(shí)、完整、可用的系統(tǒng)管理，并且對文件的“四性”檢測無法保證;3、已經(jīng)意識到電子文件科學(xué)管理的必要性，但目前還缺乏科學(xué)管理電子文件的技術(shù)能力，正在探索新的管理方法。

（二）電子文件前端控制問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的歸檔管理是文件辦理完畢后移交給檔案管理部門，這才意味著對該份文件開始實(shí)施管理。而電子文件的管理強(qiáng)調(diào)的是對紙質(zhì)檔案管理中的許多控制手段提前在文件形成之時即由計算機(jī)自動管理，檔案工作者要主動介入系統(tǒng)的設(shè)計，從獨(dú)立的檔案管理者成為文件形成者、利用者及管理者的合作者。將紙質(zhì)檔案管理中的許多控制手段提前至文件形成之時進(jìn)行，也就是說，對文件的分類、鑒定及其文件題名、時間、主題詞等著錄項(xiàng)的標(biāo)引，都事先設(shè)計于程序中由計算機(jī)自動執(zhí)行，即所謂前端控制，是電子文件 歸檔管理的核心問題。從紙質(zhì)文件的滯后管理到電子文件的前端控制;從被動的、獨(dú)立的對紙質(zhì)文件的手工管理到主動的、合作的自動化管理方式是檔案人員面臨不同載體管理模式轉(zhuǎn)變的問題。

（三）業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口管理問題

隨著企業(yè)信息化發(fā)展，各業(yè)務(wù)電子管理系統(tǒng)投入使用，但是往往沒有檔案人員深度參與功能設(shè)計，缺乏符合要求且自動化程度高的電子文件歸檔管理功能，格式不統(tǒng)一，相互不兼容，難以保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性，是檔案長期可讀、通用兼容、實(shí)現(xiàn)效力的技術(shù)障礙。

（四）電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)不完善

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系不完善。隨著信息化工作的開展，檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮越來越多的歸檔

三、單位電子文件歸檔管理的工作思考

隨著企業(yè)信息化工作的開展，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)也是必不可少的工作。結(jié)合工作實(shí)際，我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個方面開展電子文件歸檔管理工作。

（一）更新觀念，改變傳統(tǒng)文件歸檔管理模式

推動電子文件歸檔管理，首先不是解決技術(shù)問題，而是解決人員的思想障礙和觀念轉(zhuǎn)變問題，也就是檔案工作人員自身要接受電子文件管理手段，適應(yīng)檔案信息化工作環(huán)境，逐步推進(jìn)從紙質(zhì)文件的歸檔向電子文件的歸檔轉(zhuǎn)變;從注重文件的保管性向注重文件的利用性轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的文件歸檔流程有一套成熟的動作機(jī)制、動作模式，它有很強(qiáng)、很大的慣性，如果不改變傳統(tǒng)的文件歸檔模式、工作機(jī)制的話，電子文件歸檔模式推行起來也很困難。在實(shí)施電子文件歸檔時，對公文歸檔流程的改變要持積極慎重的態(tài)度，一方面要要積極推動變革，對不適應(yīng)并影響和阻礙電子文件效率發(fā)揮的公文管理和歸檔措施進(jìn)行修改;另一方面在具體的操作流程上也要謹(jǐn)慎行事，防止由于盲目修改和電子文件本身具有易變、易逝、平臺依賴性的特性而造成公文歸檔管理上出現(xiàn)漏洞和偏差，導(dǎo)致檔案的準(zhǔn)確、完整、真實(shí)與安全受損。因此，要高度重視電子文件的歸檔管理，逐步建立和完善電子文件歸檔管理的框架，確保電子文件的真實(shí)性和安全保存、方便利用。單位電子文件歸檔應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，適應(yīng)現(xiàn)行的檔案管理制度，制定自己的工作制度和流程。

（二）堅持文件形成部門歸檔的原則，實(shí)現(xiàn)檔案部門對電子文件的集中統(tǒng)一管理

文件形成部門歸檔是檔案工作的基本原則之一，其目的是文件形成部門承擔(dān)起對承辦文件的歸檔責(zé)任。在企業(yè)信息化工作開展之后，強(qiáng)調(diào)電子文件部門歸檔是十分必要的，如果一味的強(qiáng)調(diào)簡化歸檔程序，將大量的未經(jīng)部門審核的電子文件推給檔案部門，勢必?zé)o法確保歸檔的質(zhì)量，同時也給以后的電子檔案的管理和利用帶來隱患。因此，在具體實(shí)踐中，要求文件形成部門及時審核本部門需歸檔的電子文件，兼職檔案管理員應(yīng)按照要求完成歸檔要素的填寫，如文件編號、文件提名、頁數(shù)、保密期限、秘級、保管期限等，才能完成檔案的移交，電子文件與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件在歸檔責(zé)任和內(nèi)容上保持一致。檔案部門應(yīng)站在企業(yè)信息化建設(shè)的前列，處理好各項(xiàng)工作關(guān)系包括：在完成傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔的同時重視信息資源建設(shè);在進(jìn)行室藏數(shù)字化的同時重視電子文件的接收;在電子資源形成的同時重視建立電子資源利用體系。這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，實(shí)現(xiàn)電子文件的統(tǒng)一歸檔管理，提高電子文件的質(zhì)量。檔案工作者通過與電子文件的形成部門、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員和軟件開發(fā)設(shè)計人員的溝通，采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使電子文件與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮企業(yè)效用，為企業(yè)科研、生產(chǎn)服務(wù)。在電子文件形成前期，檔案部門應(yīng)與形成部門多溝通、多指導(dǎo)、多交流，結(jié)合業(yè)務(wù)工作優(yōu)化和完善自己的工作流程和管理制度。

（三）做好前段控制，規(guī)劃好業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的借接口管理

隨著企業(yè)信息化發(fā)展，各業(yè)務(wù)電子管理系統(tǒng)投入使用，但是往往沒有檔案人員深度參與功能設(shè)計，缺乏符合要求且自動化程度高的電子文件歸檔管理功能，格式不統(tǒng)一，相互不兼容，難以保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性，是檔案長期可讀、通用兼容、實(shí)現(xiàn)效力的技術(shù)障礙。例如，我單位現(xiàn)在使用的財務(wù)管理系統(tǒng)，雖然實(shí)現(xiàn)了電子合同的歸檔，但是未與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行接口連接，沒有實(shí)現(xiàn)電子文件著錄要素和電子文件在線歸檔，需要完成接口和規(guī)范電子合同歸檔制度和流程，對電子合同文件歸檔資料的完整性、真實(shí)性進(jìn)行確認(rèn)，確保電子合同的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性。

（四）規(guī)范管理要求，完善電子文件管理制度體系

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要條件，也是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的可靠保證。在搞好軟硬件建設(shè)的同時，做好電子文件檔案管理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，電子文件管理工作與日常檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨(dú)立性，所以我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立電子文件管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住電子文件工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的人口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。不斷深化的工作實(shí)踐證明，材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷與裝訂質(zhì)量則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們一定要注意解決好立卷方法問題，以利于檔案規(guī)范化管理。同時，需要我們通過工作時間，結(jié)合現(xiàn)有的電子文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度等制定適合自身工作需要的標(biāo)準(zhǔn)體系。

參考文獻(xiàn)

1、張靜、王春曉.電子檔案文件面臨的問題和對策.農(nóng)業(yè)管理 2013 35～36。

2、周霞. 電子文件管理歸檔淺析 .中國民用航空.2014 87～88。

作者簡介：

馬元元（1982-），女，陜西延安市富縣，助理館員，本科，主要從事檔案管理工作