于鳳仙

（河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)，河南鄭州 450046）

檔案全面記錄了人類生活的各個(gè)領(lǐng)域，與每個(gè)人和每個(gè)組織密切相關(guān)。而人事檔案作為檔案的重要組成部分，主要記錄了個(gè)人的政治面貌、思想品德、個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力以及工作成績等，是個(gè)人整個(gè)成長過程的縮影。人事檔案在高校教職工的職稱評聘、干部選拔任用、評鑒人才等工作中發(fā)揮著十分重要的依據(jù)作用，在實(shí)施時(shí)人事檔案管理更應(yīng)注重科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的管理。因此實(shí)現(xiàn)人事檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的要求就越來越迫切。

1 高校人事檔案工作的現(xiàn)狀

1.1 重視程度不足

高校人事檔案工作重視程度不足主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：（1）學(xué)校層面，（2）檔案管理者層面，（3）檔案個(gè)人方面。

高校領(lǐng)導(dǎo)層面對人事檔案工作的重視程度低，對人、財(cái)、物的支持力度不夠，使得人事檔案在人才隊(duì)伍建設(shè)、信息化建設(shè)等方面發(fā)展緩慢，阻礙了人事檔案的高質(zhì)量發(fā)展，進(jìn)而在學(xué)校發(fā)展過程中無法為高校決策者快速地提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)以及統(tǒng)計(jì)分析，影響了人事檔案功能的充分發(fā)揮。

檔案管理者層面對人事檔案的重視程度低，主要體現(xiàn)在大多數(shù)單位專業(yè)的檔案管理人才缺乏，檔案管理人員工作主動(dòng)性差。在工作中總感覺被邊緣化，工作被動(dòng)應(yīng)付，認(rèn)為“做多做少一個(gè)樣”，接收新理念、新方法的意識(shí)不強(qiáng)，堅(jiān)持固有的工作模式，坐等檔案上門，在檔案的保管、移交、接收、利用中，沒有創(chuàng)新思路，缺乏創(chuàng)新能力。

檔案個(gè)人對檔案的重視不足，則導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全，檔案材料缺失。一個(gè)人的人事檔案在求學(xué)期間保存得相對比較完整，但是畢業(yè)后由于個(gè)人工作的變動(dòng)，會(huì)出現(xiàn)檔案部分材料丟失，嚴(yán)重的甚至于整本檔案丟失。另外就是檔案個(gè)人平時(shí)工作學(xué)習(xí)中，對考核鑒定、培訓(xùn)進(jìn)修等材料填寫存在敷衍應(yīng)付情況。筆者在工作中，常常遇到一些教職工，因?yàn)槁毞Q評審需要提供自己授課、輔導(dǎo)員經(jīng)歷等情況，或是在公證、身份證明時(shí)需要提供自己的親屬社會(huì)關(guān)系，到檔案室復(fù)印本人人事檔案中的相關(guān)內(nèi)容作為佐證材料，但是在查閱檔案時(shí)卻發(fā)現(xiàn)在本人填寫的檔案材料中很多內(nèi)容不全、缺失，會(huì)發(fā)出“這么重要的信息，我為什么沒有填寫呢”的質(zhì)疑，從而讓自己陷入被動(dòng)之中。

1.2 信息化建設(shè)水平不足

隨著信息時(shí)代和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案工作發(fā)展的外部環(huán)境發(fā)生了巨大的變化，檔案工作的載體不斷增加，也出現(xiàn)了新的檔案記錄方式和新的管理模式，檔案工作面臨著從紙質(zhì)的傳統(tǒng)管理向電子化的數(shù)字管理轉(zhuǎn)變的巨大挑戰(zhàn)。但是目前很多高校場所有限，經(jīng)費(fèi)投入不足，沒有配備足夠的硬件設(shè)備（高性能計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、高速掃描儀等）、相應(yīng)的軟件設(shè)備（圖片處理軟件、影音處理軟件、存儲(chǔ)信息軟件等）以及專業(yè)的人事檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)部分檔案工作者缺乏專業(yè)的知識(shí)和技能，因此僅僅做到了人事檔案目錄的電子化，人事檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，很難實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等，也無法在學(xué)校的人才培養(yǎng)、知人用人、考評選拔中提供具有支撐作用的信息，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的參考依據(jù)。

1.3 宣傳力度不足

傳統(tǒng)的人事檔案工作模式，非常注重檔案的保密性，在思想上對檔案的宣傳重視不夠，在形式上對檔案宣傳的方法單一，在內(nèi)容上對檔案宣傳的吸引力缺乏，這些都導(dǎo)致社會(huì)公眾不了解檔案和檔案工作，對檔案的普遍認(rèn)知度低，檔案意識(shí)模糊。在工作中很少從檔案的角度考慮到文件的歸檔問題，對文件沒有進(jìn)行分類整理，也沒有主動(dòng)及時(shí)上交檔案管理部門的意識(shí)，從而造成重要檔案材料的缺失。正是檔案意識(shí)薄弱，造成了不利于人事檔案高質(zhì)量發(fā)展的原因。因此，加強(qiáng)人事檔案宣傳工作，增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，迫在眉睫。

1.4 服務(wù)意識(shí)不足

目前很多高校人事檔案管理上存在服務(wù)意識(shí)不足的現(xiàn)象，處于被動(dòng)服務(wù)，服務(wù)不主動(dòng)，停留在“你來查什么我提什么”也就是坐等利用者上門的狀態(tài)。這種不積極、不主動(dòng)的狀態(tài)嚴(yán)重影響了人事檔案價(jià)值的體現(xiàn)，使檔案的利用也不能達(dá)到應(yīng)有的效果。服務(wù)意識(shí)不足的主要原因有以下方面：（1）檔案管理的服務(wù)理念陳舊，只求看好門、不失誤，保證檔案不丟失，僅僅做到管好檔案；（2）檔案管理人員工作素養(yǎng)缺乏，態(tài)度消極，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，對檔案利用者的服務(wù)態(tài)度、質(zhì)量和效率有待提高，沒有通過檔案服務(wù)體現(xiàn)工作價(jià)值；（3）檔案管理制度不夠完善，人事檔案材料不完整，部分檔案材料的缺失嚴(yán)重影響的服務(wù)的質(zhì)量，從而影響了檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

2 推動(dòng)高校人事檔案高質(zhì)量發(fā)展的對策

2.1 加強(qiáng)對檔案事業(yè)的重視

2.1.1

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的支持力度

新修訂的《檔案法》把堅(jiān)持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)寫入法律，把黨的領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)到檔案工作的全過程和各個(gè)方面，進(jìn)而明確了“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的神圣職責(zé)。在高校人事檔案工作中，要時(shí)刻牢記“為誰而管、為誰而用”，切實(shí)把檔案工作納入到學(xué)校的年度工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃中，堅(jiān)持把檔案事業(yè)的發(fā)展融入到學(xué)校的各項(xiàng)工作中，圍繞學(xué)校的中心工作和發(fā)展大局，建立學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、部門分級管理的體制，把檔案工作列入年終考核的內(nèi)容；同時(shí)加強(qiáng)檔案工作的投入，按照學(xué)校預(yù)算編制和財(cái)務(wù)管理有關(guān)規(guī)定，合理的核定檔案工作經(jīng)費(fèi)，將檔案工作所需的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校財(cái)政預(yù)算，為檔案工作提供人力、財(cái)力、物力等方面保障，推動(dòng)檔案工作的健康有序發(fā)展。

2.1.2

加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)

注重思想教育，用中國特色社會(huì)主義理論體系武裝頭腦，鼓勵(lì)他們樂于奉獻(xiàn)、埋頭苦干，并不斷創(chuàng)新工作方法，改變工作思路和固有模式，做到主動(dòng)追蹤，主動(dòng)服務(wù)；建立科學(xué)的人才引進(jìn)機(jī)制，引進(jìn)專業(yè)和高素質(zhì)的檔案專業(yè)人員，同時(shí)為在職的檔案管理者創(chuàng)造學(xué)習(xí)培訓(xùn)、交流鍛煉的條件，提高現(xiàn)有檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)；關(guān)心檔案干部的成長及選拔任用，切實(shí)幫助他們解決各種實(shí)際問題和后顧之憂，從而保證檔案工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

2.1.3

提高職能部門檔案意識(shí)

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，只有真正地了解檔案，不斷提高檔案意識(shí)，才能在行動(dòng)給予支持。高校新進(jìn)教職工的入職培訓(xùn)，是高校開展的有關(guān)學(xué)校各部門職能以及辦事流程的相關(guān)介紹，目的是讓教職工盡快熟悉工作環(huán)境，盡早融入到工作中去。

2.2 加快人事檔案信息化建設(shè)

2018年頒布的《干部人事檔案工作條例》中明確要求，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。2020年新修訂的檔案法新增了“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，為檔案信息化建設(shè)提供了法律依據(jù)，將檔案信息化工作從法律上給予規(guī)范，可見檔案信息化建設(shè)刻不容緩。因此，新時(shí)代高校人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化是時(shí)代的要求，也是必然的選擇。

2.2.1

增強(qiáng)人事檔案信息化的認(rèn)知，加快信息化進(jìn)程

在高校人事檔案的信息化建設(shè)中，從領(lǐng)導(dǎo)到一線的檔案工作者，要及時(shí)轉(zhuǎn)變自己的工作意識(shí)，明確檔案信息化的重要性及必要性，積極參與到信息化建設(shè)中去。加快現(xiàn)代化信息技術(shù)在人事檔案管理中的運(yùn)用，把人事檔案的信息化建設(shè)列入高校的智慧、數(shù)字化校園建設(shè)的整體規(guī)劃之中，推進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)與人事檔案工作的深度融合，盡早實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化。

2.2.2

加大資金投入，強(qiáng)化檔案信息化軟硬件投入

根據(jù)高校的實(shí)際需要，配備檔案信息化的硬件設(shè)備，開發(fā)或購買專業(yè)的干部人事檔案管理軟件與各種數(shù)據(jù)處理軟件，提高檔案的利用率。

2.2.3

制定相關(guān)制度，保障檔案信息化安全

高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，要遵循相關(guān)的法律法規(guī)，如《電子公文歸檔暫行管理辦法》《檔案信息安全保護(hù)基本要求》等文件制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，作為高校人事檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)，結(jié)合本校工作實(shí)際，出臺(tái)一套相應(yīng)的切實(shí)可行的檔案信息化管理制度，以制度保障檔案工作的具體環(huán)節(jié)及安全，進(jìn)而推進(jìn)檔案信息化、管理規(guī)范化的進(jìn)程。

2.3 加大人事檔案宣傳力度

2.3.1

明確檔案宣傳目標(biāo)

檔案宣傳最重要的目標(biāo)，就是增強(qiáng)社會(huì)公眾的檔案意識(shí)。人事檔案的宣傳工作，必須以《檔案法》為指導(dǎo)，與時(shí)俱進(jìn)，圍繞增強(qiáng)全民檔案意識(shí)的目標(biāo)，采用科學(xué)合理有效的宣傳方式，讓社會(huì)大眾了解檔案、認(rèn)識(shí)檔案，讓檔案意識(shí)滲透于社會(huì)公眾的日常工作、學(xué)習(xí)和生活各個(gè)領(lǐng)域，從而促進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

2.3.2

增加檔案宣傳形式的靈活性

打破傳統(tǒng)宣傳方式的局限，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)宣傳優(yōu)勢，運(yùn)用各種新媒體手段比如微信公眾號、微博等，發(fā)布檔案工作的相關(guān)法律法規(guī)、小知識(shí)、工作動(dòng)態(tài)、科普文章等，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，打破地域限制，擴(kuò)大檔案宣傳的覆蓋面，全方位、多角度宣傳檔案工作。

2.3.3

增加檔案宣傳內(nèi)容的多樣性

結(jié)合國際檔案日，開展檔案系列宣傳活動(dòng)，比如“檔案見證小康路、聚焦扶貧決勝期”主題征文活動(dòng)，建黨100周年“檔案話百年”與挖掘校史中的紅色故事和紅色人物等，讓沉睡的檔案得以新生，讓消失的歷史重新展現(xiàn)在大眾的面前，進(jìn)而體現(xiàn)檔案的內(nèi)在價(jià)值；邀請國內(nèi)外知名檔案專家學(xué)者、優(yōu)秀的檔案工作者舉辦檔案專題講座，增加檔案知識(shí)，提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)；檔案工作者還可以借助各種宣傳形式分享自己在工作中遇到的有趣的、有意義、有代表性的事情，讓大眾更深入地了解檔案和檔案工作。

2.4 提高人事檔案服務(wù)意識(shí)

檔案管理的終極目標(biāo)是檔案的利用，檔案的利用需要由檔案服務(wù)來體現(xiàn)，檔案服務(wù)是檔案利用的主要途徑，因此提高檔案服務(wù)意識(shí)，滿足社會(huì)大眾的需求，是保證檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的迫切要求。

2.4.1

強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)能力

要樹立“以人為本”的服務(wù)理念，從利用者的角度出發(fā)，更多地考慮檔案利用者的服務(wù)需求，并且盡可能地為利用者提供一個(gè)舒適的環(huán)境，從而提升檔案利用者的服務(wù)體驗(yàn)，這對體現(xiàn)高校人事檔案的內(nèi)在價(jià)值具有重要意義。

2.4.2

增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)方式

提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，主動(dòng)了解社會(huì)大眾的檔案利用需要是提高服務(wù)意識(shí)的首要條件，加大檔案收集整理力度，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作是增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)必備條件，這兩者缺一不可，相輔相成，進(jìn)而形成完整的服務(wù)管理體系。

2.4.3

完善規(guī)章制度，保障服務(wù)質(zhì)量

人事檔案管理要依據(jù)《檔案法》《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)的規(guī)章制度，不斷完善管理制度，規(guī)范人事檔案管理流程，保證提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。在實(shí)際工作中，要制定出詳細(xì)的管理流程、優(yōu)化的工作服務(wù)流程、有效的監(jiān)督監(jiān)管制度，規(guī)范檔案工作者的工作，全面提升檔案服務(wù)質(zhì)量。