王晨蕾 上海交通大學醫(yī)學院財務(wù)處

自2016年1月1日，新版《會計檔案管理辦法》正式開始施行。電子會計檔案從此具備了堅實的法律基礎(chǔ)，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等實現(xiàn)數(shù)字化管理后，具備了法律效力的確保。隨著信息化水平的不斷提升，電子會計資料如電子發(fā)票等數(shù)量大幅增加，正逐漸取代紙質(zhì)會計資料，因此，實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化是適應(yīng)時代發(fā)展、加強精細化管理的必經(jīng)之路。

一、高校會計檔案管理現(xiàn)狀

高校會計檔案真實記錄和反映了高校進行經(jīng)濟管理活動時發(fā)生各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來，是高校財務(wù)管理工作的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和有機組成部分。高校會計檔案中的會計核算專業(yè)資料能為高校制定經(jīng)濟計劃、組織經(jīng)濟建設(shè)活動、做出經(jīng)濟決策、開展財務(wù)工作提供數(shù)據(jù)支持，會計檔案的真實、準確、完整能為高校發(fā)展與決策奠定堅實基礎(chǔ)。而在互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟飛速發(fā)展的情況下，高校會計檔案管理存在一些問題：

(一)管理模式落后

大部分高校仍沿用傳統(tǒng)的會計檔案管理路徑，學校會計檔案涵蓋了會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告及其他具有保存價值的會計資料。

以Y學院為例，2020年會計憑證共計39 341筆，裝訂財務(wù)憑證1 718本，涉及附件391 221張，數(shù)量較之前有較大增長。隨著學校審計工作力度的加大，查詢檔案的次數(shù)也與日俱增，2020年學校外部查閱會計檔案 21 次，涉及會計憑證 1 205筆；而查閱檔案時都需經(jīng)過經(jīng)費負責人、財務(wù)處主管人員及檔案管理人員簽字確認后方可調(diào)閱，然后根據(jù)庫房標注的位置找到相應(yīng)賬簿，查找到具體憑證后對每張附件拍照或復(fù)印，花費了大量的時間。且由于庫房儲存空間較小，僅能放置近兩年會計檔案，如需調(diào)閱以前年度憑證，還需在OA系統(tǒng)上進行申請，通過后去校檔案館查閱。此種會計檔案管理模式管理流程繁瑣，工作效率低下，已不能滿足高等學校發(fā)展需要。

(二)信息質(zhì)量較差

目前會計檔案是在左上方打孔后進行裝訂，此種裝訂方式會導(dǎo)致部分原始附件信息不完整。例如公務(wù)機票行程單，由于乘機人及公務(wù)機票票號均在左上方，裝訂后信息缺失，無法進行復(fù)查；同時，由于POS機小票等采用的熱敏紙上的字跡會在一段時間后消失，無法識別重要信息。隨著學校發(fā)展壯大，課題結(jié)題、經(jīng)費審計等需要查詢憑證的情況與日俱增，同一本憑證可能被多次查詢，導(dǎo)致憑證外包裝損壞或原始附件脫落，嚴重影響會計檔案的完整性及信息質(zhì)量的可靠性。

(三)存儲空間不足

《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計檔案分為永久保存、10年或30年定期保存等，保管期限較之前有所延長；同時，隨著電子發(fā)票的逐步推廣，許多業(yè)務(wù)使用電子發(fā)票進行報銷，出于內(nèi)控管理的角度，使用電子發(fā)票報銷時除了提供紙張材質(zhì)的打印版電子發(fā)票外，還需要提供通過查驗的電子發(fā)票查驗單，并注明“未重復(fù)報銷”字樣，因此需裝訂的會計資料大幅增加。學院會計檔案數(shù)量大幅增長，會計檔案保管時間有所延長，且為了方便教職工查詢憑證，會計檔案根據(jù)憑證時間及憑證順序進行編號，依次擺放在庫房的移動密集架上，這些因素對存儲空間有較高要求，對學院會計檔案現(xiàn)狀提出了巨大挑戰(zhàn)。

二、實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化的頂層設(shè)計

自2016年1月1日，修訂后的《會計檔案管理辦法》正式施行。電子檔案被納入會計檔案范圍，與此同時由增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)和財政電子票據(jù)平臺開具的增值稅電子發(fā)票和財政電子票據(jù)已在全國范圍內(nèi)廣泛推行，越來越多的公司及事業(yè)單位開始使用電子票據(jù)，進一步推進了會計檔案數(shù)字化的進程。2016年底，上海市檔案局印發(fā)了《上海市電子檔案移交和接收管理辦法》，對電子檔案移交與接收工作予以規(guī)范，確保了電子檔案能夠真實完整、安全可靠、長期可用。為如何使得檔案館與立檔單位雙方的電子檔案交接工作更為規(guī)范、有序和具體，實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化提供了制度保障，指明了前進方向。

三、高校會計檔案數(shù)字化的探索

(一)建立雙軌制管理模式

我院信息化建設(shè)日漸完善，財務(wù)管理模式也不斷進步，財務(wù)處應(yīng)積極與檔案館、網(wǎng)絡(luò)信息中心等部門通力合作，以此為契機升級會計核算系統(tǒng)，加快會計檔案數(shù)字化建設(shè)。財務(wù)處不斷創(chuàng)新業(yè)務(wù)，建立雙軌制管理模式，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，線上線下并行服務(wù)，以數(shù)據(jù)傳輸代替人員跑路，使查詢檔案更便捷。制定會計檔案數(shù)字化的二級目標：一是建立電子會計檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)數(shù)據(jù)接口與網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)、OA系統(tǒng)相對接，統(tǒng)一源數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，采集存儲會計檔案信息，并可通過搜索引擎進行智能搜索和分類查詢，實現(xiàn)會計資料從建檔到歸檔再到查詢?nèi)芷诠芾?；二是建立?shù)字化處理平臺，利用OCR掃描識別等技術(shù)對文檔信息進行采集，識別單位、金額、發(fā)票號碼等關(guān)鍵信息，并可校驗電子票據(jù)真實性。提取的數(shù)據(jù)可與財務(wù)其它類型的數(shù)據(jù)進行互聯(lián)共享，為學院發(fā)展決策提供深度會計數(shù)據(jù)。

(二)實現(xiàn)會計核算系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無縫對接

會計檔案數(shù)字化的本質(zhì)是將紙質(zhì)會計檔案用數(shù)字表達及存儲，實現(xiàn)財務(wù)檔案信息資源的高度互聯(lián)、融通使用。結(jié)合學院檔案館的數(shù)字檔案構(gòu)建計劃，可以采用計算機識別和處理技術(shù)，將現(xiàn)有的紙質(zhì)原始憑證和支撐材料轉(zhuǎn)化為電子版本，使兩者的內(nèi)容信息完全一致，方可作為電子檔案進行歸檔保存。同時，要進行電子版本與紙質(zhì)版本的關(guān)聯(lián)管理，使之一一對應(yīng)，保證內(nèi)容完整、真實可靠，且可雙向查找。由于學院現(xiàn)在已全面實行網(wǎng)上預(yù)約報銷，可直接讀取網(wǎng)上預(yù)約信息庫中的數(shù)據(jù)信息，并通過網(wǎng)上預(yù)約單上的唯一條形碼關(guān)聯(lián)記賬憑證及原始票據(jù)，形成結(jié)構(gòu)有序的電子信息庫，采用二級存儲架構(gòu)，通過電子數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)已經(jīng)掃描并上傳的電子文檔，電子文檔可以永久保存在系統(tǒng)中，不必擔心紙質(zhì)文件丟失引發(fā)的問題，確保檔案數(shù)據(jù)安全，便于調(diào)用、調(diào)閱。在會計檔案的電子信息庫中，根據(jù)原始憑證的類別不同，可設(shè)置各種目錄及索引，支撐材料也可形成圖片、表格、文檔等各種格式，按照不同用途進行歸集整理，使其通過智能搜索能快速獲取，提高查閱效率。檔案管理系統(tǒng)和會計核算系統(tǒng)的無縫對接，讓檔案信息的收發(fā)、傳輸、貯存和高效利用一體化，檔案信息充分共享，最終實現(xiàn)會計檔案全生命周期的數(shù)字化(圖一)。

圖一 會計檔案全流程數(shù)字化

(三)完善電子會計檔案安全體系

在信息化建設(shè)飛速發(fā)展的時代，對電子會計檔案安全的威脅越來越多，完善電子會計檔案安全體系可以為做好會計檔案管理工作構(gòu)建最后的銅墻鐵壁。這就要求建立嚴格的管理制度和保密制度：(1)硬件方面如計算機操作系統(tǒng)、電子檔案存儲介質(zhì)等需要及時升級，檔案庫房應(yīng)對不同存檔介質(zhì)調(diào)整存儲環(huán)境；(2)系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置審批流程，可根據(jù)具體業(yè)務(wù)建立權(quán)限控制機制，對使用者權(quán)限進行分級管控，根據(jù)不同職位給予經(jīng)辦人、經(jīng)費管理人或經(jīng)費負責人相應(yīng)權(quán)限，確保電子檔案使用時的安全性；(3)使用者查閱電子檔案時應(yīng)進行事前審批，審批流程通過后方可進行查閱，利用電子簽名技術(shù)進行確認，歸還、接收自動待辦提醒；(4)通過查詢檔案或檔案冊詳情，了解詳細變更記錄，保障調(diào)檔過程可溯。如用電子郵件傳送會計檔案，應(yīng)先使用各類掃描軟件進行殺毒，確保公開的檔案信息使用安全；如直接在網(wǎng)頁上查看會計檔案，為保證會計資料的安全，應(yīng)使用各類過濾系統(tǒng)進行內(nèi)容過濾及阻隔瀏覽，并阻止可能存在的攻擊事件，切實保障電子會計檔案安全。

(四)規(guī)范原始憑證數(shù)字化流程

會計檔案數(shù)字化對原始憑證的上傳、粘貼、擺放等都有新的要求。目前的操作方法是將票據(jù)依次排開，可以重疊擺放，再粘貼的A5大小的原始憑證粘貼單上；會計檔案數(shù)字化后，需要將原始票據(jù)進行掃描或拍照上傳，并平鋪粘貼在A4紙上，互相不能覆蓋，保證數(shù)據(jù)采集的完整性。同時加大宣傳力度，通過現(xiàn)場宣講、網(wǎng)站、制作操作視頻等多種渠道進行指導(dǎo)，確保原始憑證數(shù)字化規(guī)范開展，為會計檔案數(shù)字化的有序推進打好堅實基礎(chǔ)。

隨著高校的健康發(fā)展，會計檔案存儲數(shù)量激增，日漸提升的信息化管理水平和精細化管理程度對會計檔案管理的成本效率以及安全性提出了全新的挑戰(zhàn)。早日促成會計檔案數(shù)字化，對會計信息進行規(guī)范化、統(tǒng)一化、自動化、高效化管理，能有效防范財務(wù)工作風險，不斷提升現(xiàn)代化財務(wù)管理水平，充分發(fā)揮財務(wù)管理在高校發(fā)展中的積極作用。