劉佳雯 張 聰 中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院

一、例會(huì)的目的和類別

召開(kāi)例會(huì)的主要目的是傳達(dá)要求、信息共享、資源統(tǒng)籌、溝通交流、協(xié)同合作、解決問(wèn)題，推進(jìn)和落實(shí)工作。根據(jù)工作需要，按照不同周期，部門(mén)例會(huì)分為周例會(huì)、月度例會(huì)、季度例會(huì)，季度例會(huì)與半年總結(jié)和年度總結(jié)結(jié)合召開(kāi)。

二、職責(zé)分工和要求

綜合類會(huì)議由綜合管理辦公室負(fù)責(zé)組織策劃，準(zhǔn)備會(huì)議材料，編制會(huì)議議程，通知協(xié)調(diào)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)；業(yè)務(wù)類會(huì)議由職能處負(fù)責(zé)組織策劃；單一項(xiàng)目類會(huì)議由項(xiàng)目辦結(jié)合部門(mén)會(huì)議情況負(fù)責(zé)組織策劃，因時(shí)間沖突，且需要部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，由綜合管理辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)排。

會(huì)議承辦處室需做好會(huì)前策劃，嚴(yán)控參會(huì)范圍，嚴(yán)格履行請(qǐng)假制度，嚴(yán)肅會(huì)場(chǎng)紀(jì)律；主持人把控會(huì)議節(jié)奏和進(jìn)度；組織做好會(huì)議記錄，明確待辦事項(xiàng)，承辦處室負(fù)責(zé)會(huì)議待辦事項(xiàng)的組織落實(shí)與督查督辦，做到閉環(huán)管理。

三、會(huì)議實(shí)施

(一)部門(mén)周例會(huì)

1.會(huì)議組織：每周召開(kāi)，部長(zhǎng)主持，綜合管理辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議組織，原則上安排在周一上午，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)1.5小時(shí)。

2.參會(huì)范圍：部領(lǐng)導(dǎo)、各處室負(fù)責(zé)人。

3.會(huì)議目的：傳達(dá)上級(jí)要求，通報(bào)重點(diǎn)信息，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)部?jī)?nèi)資源，協(xié)調(diào)有關(guān)問(wèn)題，部領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)評(píng)、指導(dǎo)、布置工作。

4.會(huì)議內(nèi)容：綜合管理辦公室負(fù)責(zé)通報(bào)部門(mén)周例會(huì)待辦事項(xiàng)完成情況，以及部門(mén)綜合工作整體情況，各處室負(fù)責(zé)人匯報(bào)目標(biāo)性節(jié)點(diǎn)性進(jìn)展以及提出工作難點(diǎn)和建議。

綜合管理辦公室負(fù)責(zé)記錄整理部長(zhǎng)講話，以及會(huì)上待辦事項(xiàng)，形成部門(mén)周例會(huì)待辦事項(xiàng)匯總表。根據(jù)節(jié)點(diǎn)要求，對(duì)各項(xiàng)待辦工作進(jìn)行督辦，各處室在每周四前統(tǒng)一將工作進(jìn)展情況報(bào)綜合管理辦公室，綜合管理辦公室在每周五前梳理分析各項(xiàng)工作進(jìn)展和完成情況。

5.會(huì)議紀(jì)律：因公因私無(wú)法參加周例會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)或處室負(fù)責(zé)人，需本人向部長(zhǎng)直接請(qǐng)假，原則上無(wú)特殊情況，要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，綜合管理辦公室將記錄每次會(huì)議出席、缺席和是否準(zhǔn)時(shí)參會(huì)情況，并擇機(jī)通報(bào)。各處室要結(jié)合實(shí)際工作情況，認(rèn)真、準(zhǔn)時(shí)填報(bào)周例會(huì)待辦事項(xiàng)表，綜合管理辦公室將記錄每周各處室提交的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，擇機(jī)通報(bào)。

6.工作流程

項(xiàng)目 2017年2018年 同比增長(zhǎng)2019年 同比增長(zhǎng)門(mén)急診(萬(wàn)人次) 11.6 14.9 28% 24.9 67% 出院人次(萬(wàn)人次) 1938 2787 43% 3642 30% 床位使用率 93% 102% 9.6% 102% 0%年收入(千萬(wàn)元) 1831.8 2267.4 23% 2305.8 1.7%患者滿意度(%) 85 90 5 95 5職工滿意度(%) 95 95 0 95 0上轉(zhuǎn)患者(人次) 0 147 108 接收轉(zhuǎn)診患者(人次) 0 43 60 遠(yuǎn)程會(huì)診 0 3 17

(二)部門(mén)月度例會(huì)

1.會(huì)議組織：每月一次，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)主持，職能處或項(xiàng)目辦負(fù)責(zé)會(huì)議組織，與月末周例會(huì)結(jié)合，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)2小時(shí)。

2.參會(huì)范圍：部領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)處室或項(xiàng)目辦負(fù)責(zé)人。

3.會(huì)議目的：周例會(huì)待辦事項(xiàng)檢查，業(yè)務(wù)事項(xiàng)專題協(xié)調(diào)。

4.會(huì)議內(nèi)容：綜合管理辦公室匯報(bào)待辦事項(xiàng)完成情況；職能處/項(xiàng)目辦匯報(bào)業(yè)務(wù)專題情況，協(xié)調(diào)有關(guān)事項(xiàng)。

綜合管理辦公室負(fù)責(zé)記錄整理部長(zhǎng)講話，督辦待辦事項(xiàng)；相關(guān)處室(職能處/項(xiàng)目辦)組織落實(shí)專題工作要求。

5.會(huì)議紀(jì)律：因公因私無(wú)法參會(huì)的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、處室責(zé)任人，需本人向部長(zhǎng)直接請(qǐng)假；其他處室領(lǐng)導(dǎo)向處室負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，原則上無(wú)特殊情況，要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。

6.工作流程：

序號(hào) 步驟名稱 工作說(shuō)明 執(zhí)行角色 工作輸入 工作出輸1 工作梳理 待辦完事成項(xiàng)情工況作梳進(jìn)理展和會(huì)編議寫(xiě)材人料工作情完況成匯報(bào)告報(bào)單一/多2 業(yè)務(wù)專題 結(jié)安合排工業(yè)作務(wù)實(shí)專際題和研需討要，專題人負(fù)責(zé)項(xiàng)合重目類點(diǎn)或?qū)：途C題難專題告報(bào)點(diǎn)3 部領(lǐng)查導(dǎo)審業(yè)處務(wù)室分匯管報(bào)部材查領(lǐng)料導(dǎo)進(jìn)對(duì)行各審材料人審查和專告題報(bào)和(后報(bào)審專版告查題)根據(jù)會(huì)議準(zhǔn)備情況，4 主持準(zhǔn)人批以主及持部人門(mén)同工意作召安開(kāi)排本，次會(huì)議人主 持準(zhǔn)備情況 會(huì)議排安會(huì)議工作進(jìn)綜合管理辦公室匯報(bào)展和待辦事項(xiàng)完成情況；完成情5 會(huì)議召開(kāi)職能處/項(xiàng)目辦匯報(bào)業(yè)匯報(bào)人 會(huì)議材料況，以務(wù)專題情況，研究討及會(huì)議論討論情況6 工作要求 部領(lǐng)提導(dǎo)出點(diǎn)工評(píng)作、要指求導(dǎo)、要求人提 出匯報(bào)內(nèi)容 工作求要7 會(huì)議結(jié)束 根據(jù)要求關(guān)落工實(shí)作后續(xù)有相關(guān)人責(zé) 任會(huì)議紀(jì)要 工實(shí)作情落況

(三)部門(mén)季度例會(huì)

1.會(huì)議組織：每季度一次，部長(zhǎng)主持，綜合管理辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議組織，二、四季度例會(huì)與半年總結(jié)和年度總結(jié)結(jié)合召開(kāi)(半年總結(jié)會(huì)全體員工參加)，其它季度與部門(mén)月度例會(huì)結(jié)合，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)3小時(shí)。

2.參會(huì)范圍：部門(mén)全體員工(半年和年度總結(jié))；其它季度參會(huì)范圍同月度例會(huì)。

3.會(huì)議目的：部門(mén)季度考評(píng)，專題培訓(xùn)。

4.會(huì)議內(nèi)容：各處室匯報(bào)工作完成情況，匯報(bào)工作亮點(diǎn)和不足，按考核辦法進(jìn)行考核打分；結(jié)合工作需要，進(jìn)行專題培訓(xùn)；結(jié)合工作實(shí)際和需要，安排臨時(shí)性議題或工作專題，半年總結(jié)和年度總結(jié)會(huì)，全員參加時(shí)無(wú)該議題。

綜合管理辦公室負(fù)責(zé)記錄整理部領(lǐng)導(dǎo)講話，以及會(huì)上待辦事項(xiàng)，編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要。

5.會(huì)議紀(jì)律：因公因私無(wú)法參加周例會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)和員工，其中領(lǐng)導(dǎo)需由本人向部長(zhǎng)直接請(qǐng)假，員工需由本人向各處室負(fù)責(zé)人直接請(qǐng)假，原則上無(wú)特殊情況，要求參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，綜合管理辦公室將記錄每次會(huì)議出席、缺席和是否準(zhǔn)時(shí)參會(huì)情況，并擇機(jī)通報(bào)。

6.工作流程：

序號(hào) 步驟名稱 工作說(shuō)明 執(zhí)行角色 工作輸入 工作輸出1 下發(fā)會(huì)議通知編制并下發(fā)通知，明確會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍，以及會(huì)議議題等內(nèi)容會(huì)議組織人 工作要求 會(huì)議策劃2 工作梳理 各處室工作進(jìn)展和完成情況梳理組織編寫(xiě)人 完成情況 匯報(bào)報(bào)告3 培訓(xùn)專題 每季度安排一次培訓(xùn)，促進(jìn)學(xué)習(xí)交流材料編寫(xiě)人 交流專題 培訓(xùn)材料

4 或工作專題非全員參加時(shí)，結(jié)合工作實(shí)際和需要，安排臨時(shí)性議題，或是工作專題，視情研討或通報(bào)議題/專題負(fù)責(zé)人議題/專題工作報(bào)告5 部領(lǐng)導(dǎo)審查業(yè)務(wù)分管部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各處室匯報(bào)材料進(jìn)行審查材料審查人 匯報(bào)報(bào)告匯報(bào)報(bào)告和工作報(bào)告(審查后版)6 主持人批準(zhǔn)根據(jù)會(huì)議準(zhǔn)備情況，以及部門(mén)工作安排，主持人同意召開(kāi)本次會(huì)議會(huì)議主持人 準(zhǔn)備情況 會(huì)議安排7 會(huì)議召開(kāi)各處室分別匯報(bào)工作完成情況，以及工作亮點(diǎn)和不足。綜合管理辦公室，組織考核打分。進(jìn)行專題培訓(xùn)。臨時(shí)性議題或工作專題匯報(bào)培訓(xùn)人 會(huì)議材料工作進(jìn)展和完成情況，以及會(huì)議討論情況8 工作要求 部領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)評(píng)、指導(dǎo)、提出工作要求要求提出人 匯報(bào)內(nèi)容 工作要求9 會(huì)議結(jié)束 根據(jù)要求落實(shí)后續(xù)有關(guān)工作相關(guān)責(zé)任人 會(huì)議紀(jì)要 工作落實(shí)情況

四、思考與建議

(一)高效組織，聚焦工作重點(diǎn)和難點(diǎn)

例會(huì)組織需高效，避免形式化，規(guī)模大，時(shí)間長(zhǎng)。要聚焦工作重點(diǎn)和難點(diǎn)，在匯報(bào)中提出問(wèn)題的關(guān)鍵點(diǎn)，提出相應(yīng)的工作建議及解決方案，避免只提問(wèn)題。涉及資源沖突和影響多項(xiàng)目計(jì)劃的問(wèn)題，不能只考慮某一個(gè)項(xiàng)目的完成情況，要有全局意識(shí)，同樣，某一項(xiàng)目遇到問(wèn)題，其他項(xiàng)目能給予支持的，要全方位積極協(xié)同。例會(huì)管理在堅(jiān)持“務(wù)求實(shí)效、簡(jiǎn)短高效”原則的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)問(wèn)題導(dǎo)向，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

(二)對(duì)標(biāo)問(wèn)題，明確工作計(jì)劃與實(shí)施策略

周例會(huì)上，針對(duì)工作內(nèi)容、工作信息、有針對(duì)性的工作節(jié)點(diǎn)，以及提出的問(wèn)題，明確解決思路和策略，職能處/項(xiàng)目辦按此開(kāi)展專題策劃，根據(jù)計(jì)劃安排與實(shí)施策略，全面推進(jìn)各項(xiàng)工作。通過(guò)月度例會(huì)(如遇上緊急情況，可以調(diào)整例會(huì)召開(kāi)時(shí)間，或是召開(kāi)專題會(huì)議)，專題研究某一項(xiàng)目或綜合計(jì)劃等情況，充分研究協(xié)調(diào)有關(guān)事宜。針對(duì)季度例會(huì)，特別是半年和年總結(jié)會(huì)全，涉及全體人員參加，要充分準(zhǔn)備，明確會(huì)議安排。就考核打分，要組織有序，一是通過(guò)前期考核辦法的全面宣貫，使全員熟知考核細(xì)則和流程，二是會(huì)前充分匯報(bào)考核情況，三是會(huì)上組織簡(jiǎn)短高效，避免會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)“開(kāi)小會(huì)”的情況。就專題培訓(xùn)，可安排提問(wèn)和發(fā)言等互動(dòng)環(huán)節(jié)，確保培訓(xùn)有效。

(三)強(qiáng)化執(zhí)行能力，落實(shí)工作要求

通過(guò)例會(huì)通報(bào)待辦事項(xiàng)完成情況、督辦待辦事項(xiàng)、專題研究工作事宜，最終目的都是為了能夠按照節(jié)點(diǎn)完成工作，落實(shí)要求。其中，通報(bào)待辦事項(xiàng)完成情況，可促進(jìn)工作項(xiàng)目的合理分解，實(shí)現(xiàn)對(duì)標(biāo)對(duì)表檢查；督辦待辦事項(xiàng)，可在過(guò)程中掌握工作執(zhí)行情況，避免偏離要求；專題研究工作事宜，可群策群力，有針對(duì)性地快速突破難點(diǎn)。為此，強(qiáng)化執(zhí)行能力尤為重要，根據(jù)會(huì)上匯報(bào)情況，將“想執(zhí)行”和“會(huì)執(zhí)行”較直觀的呈現(xiàn)，可有效避免反復(fù)匯報(bào)形式上的進(jìn)展，無(wú)實(shí)質(zhì)性的工作，造成工作拖拉，或是無(wú)法按時(shí)完成。

(四)精細(xì)化管理，嚴(yán)肅紀(jì)律，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)

一是會(huì)務(wù)方面，要準(zhǔn)備充分，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，檢查確認(rèn)會(huì)議材料，提前調(diào)試好會(huì)議系統(tǒng)，全體人員參加的會(huì)議需做好預(yù)通知等，避免由于會(huì)務(wù)原因影響會(huì)議正常召開(kāi)。二是確定會(huì)議議題，確保議題相關(guān)人員按時(shí)參會(huì)，避免由于時(shí)間沖突主要相關(guān)人員無(wú)法按時(shí)參加、或是無(wú)法參會(huì)，造成的會(huì)議效果不佳，影響會(huì)議效率。三是嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律，嚴(yán)格請(qǐng)假管理，針對(duì)無(wú)故遲到、未到的情況，要及時(shí)通報(bào)，針對(duì)多次遲到和請(qǐng)假人員，按照考核規(guī)定予以扣分。四是嚴(yán)控會(huì)議時(shí)間，匯報(bào)內(nèi)容需簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)，按照會(huì)議規(guī)定的時(shí)間完成報(bào)告。五是整理會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等結(jié)論性文件，會(huì)議材料分發(fā)存檔，便于工作檢查落實(shí)。

五、結(jié)語(yǔ)

例會(huì)管理要遵循相應(yīng)的制度和流程，在此基礎(chǔ)上通過(guò)高效組織，可以協(xié)調(diào)推進(jìn)和解決很多問(wèn)題，會(huì)議的效率高低直接影響部門(mén)的高效管理，甚至影響企業(yè)的整體效益。會(huì)議策劃、會(huì)議目標(biāo)、會(huì)前準(zhǔn)備、總結(jié)督辦，每一項(xiàng)都要嚴(yán)格管理、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，有效提升會(huì)議效率，促進(jìn)溝通交流，加強(qiáng)協(xié)同合作，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，達(dá)到會(huì)議效果。