周玉虎

摘 要：近年來(lái)，微信已經(jīng)融入人們生活的方方面面，微信公眾號(hào)逐漸成為檔案工作的重要平臺(tái)和工具。本文淺析了當(dāng)前檔案微信公眾號(hào)的服務(wù)功能以及存在的發(fā)展困境，并在此基礎(chǔ)上針對(duì)性提出了實(shí)現(xiàn)檔案微信公眾號(hào)服務(wù)功能的有效策略，為進(jìn)一步推動(dòng)檔案微信公眾號(hào)服務(wù)功能向前發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案工作;微信公眾號(hào);服務(wù)功能

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，檔案管理的重要性也越來(lái)越高，傳統(tǒng)的檔案管理工作存在一些局限，很難適應(yīng)現(xiàn)在化檔案管理工作，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革。微信是現(xiàn)代化信息通訊工具，經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，使用微信流通交流、獲取信息已成為主流的通信方式，基于微信龐大的用戶(hù)群體，越來(lái)越多政府部門(mén)、企事業(yè)單位、公司及個(gè)人利用微信公眾號(hào)進(jìn)行運(yùn)營(yíng)和宣傳?；诖?，解析檔案微信公眾號(hào)服務(wù)功能，并探索實(shí)現(xiàn)策略，是改革和創(chuàng)新檔案管理工作以及提升檔案管理工作水平的重要路徑，是相關(guān)領(lǐng)域工作者的工作重點(diǎn)。

一、檔案微信公眾號(hào)服務(wù)功能解析

（一）檔案咨詢(xún)功能

在傳統(tǒng)檔案服務(wù)中，用戶(hù)在使用檔案過(guò)程中，往往會(huì)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行咨詢(xún)，解答用戶(hù)咨詢(xún)功能是檔案服務(wù)中的一項(xiàng)關(guān)鍵功能，因此，使用微信公眾號(hào)提供檔案服務(wù)功能時(shí)，檔案咨詢(xún)功能也是必不可少的功能之一。通常，檔案微信公眾號(hào)會(huì)設(shè)置自動(dòng)回復(fù)功能，用戶(hù)關(guān)注檔案微信公眾號(hào)后，向公眾號(hào)后臺(tái)發(fā)送關(guān)鍵詞，公眾號(hào)就會(huì)自動(dòng)回復(fù)用戶(hù)咨詢(xún)的問(wèn)題，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案咨詢(xún)功能，微信公眾號(hào)的咨詢(xún)功能，不僅方便快捷，還大大減少用戶(hù)咨詢(xún)的時(shí)間，提高了用戶(hù)體驗(yàn)以及檔案服務(wù)水平[1]。

（二）檔案檢索功能

檔案檢索功能是檔案微信公眾號(hào)的另一個(gè)重要功能，檔案管理部門(mén)將相關(guān)的檔案信息錄入到微信公眾號(hào)平臺(tái)中，并設(shè)置好目錄和關(guān)鍵字，用戶(hù)可以根據(jù)微信公眾號(hào)平臺(tái)預(yù)設(shè)的目錄進(jìn)行檢索，也可以輸入關(guān)鍵詞檢索。比如，某檔案微信公眾號(hào)設(shè)置了“在線檢索”的功能，用戶(hù)只需在檢索系統(tǒng)輸入自己的身份證號(hào)、題名等等關(guān)鍵信息，就能在微信公眾號(hào)平臺(tái)檢索并瀏覽相關(guān)檔案。因此，檔案微信公眾號(hào)平臺(tái)的檢索功能，能有效節(jié)省用戶(hù)的檢索時(shí)間以及提升檔案檢索質(zhì)量，使檔案管理部門(mén)辦事效率得到提升[2]。

（三）信息推送功能

相較于傳統(tǒng)檔案服務(wù)功能，信息推送功能是檔案微信公眾號(hào)特有的功能之一，信息推送是指檔案管理部門(mén)利用圖文、視頻等形式向用戶(hù)推送具有價(jià)值和意義的信息，比如檔案館運(yùn)營(yíng)時(shí)間、檔案管理技巧等，當(dāng)前各檔案微信公眾號(hào)已逐漸開(kāi)始發(fā)揮信息推送功能。檔案微信公眾號(hào)可以分為訂閱號(hào)和服務(wù)號(hào)兩種，服務(wù)號(hào)每月可向已關(guān)注公眾號(hào)的用戶(hù)推送4條消息，訂閱號(hào)每天可推送1條消息。檔案微信公眾號(hào)可以把相關(guān)的圖片、視頻、文字等素材編輯成一篇推文，然后使用群發(fā)功能把這篇推文信息推送給用戶(hù)。在推送之前，可以選擇特定接收信息的用戶(hù)。信息推送功能為檔案管理部門(mén)從被動(dòng)提供檔案服務(wù)向主動(dòng)提供檔案服務(wù)提供了平臺(tái)，是信息技術(shù)不斷發(fā)展背景下，檔案管理的一大優(yōu)勢(shì)，可以向用戶(hù)精準(zhǔn)推送相關(guān)信息，有助于檔案服務(wù)更加高效、更加精準(zhǔn)[3]。

二、當(dāng)前檔案微信公眾號(hào)發(fā)展困境

（一）定位不清晰，功能單一

目前，大部分檔案微信公眾號(hào)存在定位不清晰的問(wèn)題，是以宣傳為主，還是互動(dòng)為主，沒(méi)有明確的定位。很多檔案微信公眾號(hào)平臺(tái)以信息推送為主，且推送內(nèi)容多為自身開(kāi)展的服務(wù)，往往忽視了將服務(wù)同步到微信公眾號(hào)上。部分檔案微信公眾號(hào)有提供線上服務(wù)功能，但只有一些基礎(chǔ)的功能，比如預(yù)約查檔、辦事指南，且缺乏用戶(hù)體驗(yàn)，一些重要的服務(wù)沒(méi)有融合到微信公眾號(hào)里，用戶(hù)無(wú)法做到掌上實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)，沒(méi)有深層次利用微信公眾號(hào)平臺(tái)。

（二）推送內(nèi)容生澀，更新頻率較低

部分檔案微信公眾號(hào)把這個(gè)平臺(tái)當(dāng)作宣傳本單位信息的平臺(tái)，往往推送一些專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、普通用戶(hù)閱讀起來(lái)存在困難的生澀文章，甚至部分公眾號(hào)原創(chuàng)低，內(nèi)容較為同質(zhì)化，無(wú)法激發(fā)用戶(hù)對(duì)檔案的興趣。一些公眾號(hào)推送信息只有簡(jiǎn)單的文字，且排版較為簡(jiǎn)單，既不美觀，又缺乏新意，不利于引起用戶(hù)的共鳴。另外，存在部分公眾號(hào)推送信息頻率極低，內(nèi)容更新不及時(shí)，公眾號(hào)的活躍程度較低，影響力不足。

（三）交流互動(dòng)性不強(qiáng)

檔案微信公眾號(hào)交流互動(dòng)性不強(qiáng)是普遍遇到的困境，更多的微信公眾號(hào)側(cè)重信息推送，提供部分功能，往往忽視了與用戶(hù)互動(dòng)、交流，比如借閱咨詢(xún)、在線討論、在線答疑等明顯不足。較多推文的評(píng)論區(qū)要么沒(méi)有精選評(píng)論，要么精選了評(píng)論但缺乏互動(dòng)，服務(wù)提供者和用戶(hù)沒(méi)有進(jìn)一步溝通交流，不利用檔案管理部門(mén)了解用戶(hù)的真正需求，進(jìn)而影響檔案微信公眾號(hào)服務(wù)功能的發(fā)揮[4]。

三、檔案微信公眾號(hào)服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)策略

（一）準(zhǔn)確定位公眾號(hào)功能

現(xiàn)階段檔案微信公眾號(hào)在進(jìn)行檔案信息管理時(shí)，存在著資金短缺、技術(shù)不足、工作人員專(zhuān)業(yè)技能不足等問(wèn)題，公眾號(hào)后繼的運(yùn)營(yíng)和管理工作也具有一定的困難。為了更好地解決這些問(wèn)題，進(jìn)一步優(yōu)化檔案微信公眾號(hào)平臺(tái)的功能和發(fā)揮公眾號(hào)的作用，各級(jí)檔案管理部門(mén)需要對(duì)關(guān)注檔案管理公眾號(hào)的用戶(hù)以及服務(wù)群體進(jìn)行精確定位，制定針對(duì)性強(qiáng)的服務(wù)，使服務(wù)內(nèi)容更加符合、貼切用戶(hù)特征和需求。比如，某市檔案管理部門(mén)利用微信公眾號(hào)平臺(tái)為群眾提供檔案檢索和查詢(xún)等功能，根據(jù)用戶(hù)們的操作習(xí)慣和使用頻率，對(duì)該公眾號(hào)的用戶(hù)進(jìn)行了分類(lèi)，然后根據(jù)不同類(lèi)型的用戶(hù)，針對(duì)性地為用戶(hù)推送相關(guān)信息。對(duì)于老年用戶(hù)群體，針對(duì)其身體不便等情況，在開(kāi)展針對(duì)老年人的業(yè)務(wù)之時(shí)，利用面部識(shí)別技術(shù)進(jìn)行面部識(shí)別，在系統(tǒng)判斷確實(shí)是本人的情況下，便可以為老年用戶(hù)提供檔案檢查和查詢(xún)等相關(guān)業(yè)務(wù)，在降低檔案管理工作的成本的同時(shí)，也為市民業(yè)務(wù)辦理檔案業(yè)務(wù)提供了便利條件。

（二）推送高質(zhì)量推文

傳統(tǒng)的檔案管理部門(mén)給群眾一種嚴(yán)肅、刻板、沉悶印象，檔案管理部門(mén)應(yīng)盡量避免推送生澀、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)過(guò)多、大眾難以理解的文章。文章內(nèi)容要有多學(xué)科知識(shí)支撐，比如歷史、地理等。推文可以結(jié)合館藏檔案多推送涉及民生、社會(huì)熱點(diǎn)相關(guān)的文章，根據(jù)一些熱點(diǎn)事件中的人物、事件關(guān)聯(lián)、分析相關(guān)文獻(xiàn)，然后推送能吸引用戶(hù)、且有內(nèi)涵、有溫度的推文，滿足讀者對(duì)信息多元化的需求。

（三）增強(qiáng)線上服務(wù)功能

檔案微信公眾號(hào)的目的是服務(wù)群眾，通過(guò)增加線上便民服務(wù)功能，提高公眾號(hào)人氣。一是增加在線查檔功能，開(kāi)通預(yù)約查詢(xún)檔案業(yè)務(wù)，或者在得到授權(quán)后，快速查閱對(duì)外公布的文件、資料等，既可以減少群眾前往線下檔案館的次數(shù)，又能減輕線下工作人員的工作量，提高公眾號(hào)熱度。二是增加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)功能，在公眾號(hào)平臺(tái)里增加檔案教育培訓(xùn)等專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)資料，如某省檔案管理部門(mén)開(kāi)通了線上學(xué)習(xí)欄目，不僅吸引了從事檔案工作的人員關(guān)注，方便用戶(hù)線上學(xué)習(xí)，也讓更多的人關(guān)注了這個(gè)檔案微信公眾號(hào)。三是開(kāi)設(shè)微展廳，結(jié)合當(dāng)?shù)貧v史文化、發(fā)展水平、館藏資源等，利用圖片、文字、微視頻等形式展示館藏特色檔案。除此之外，當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)還可利用微信公眾號(hào)平臺(tái)里的評(píng)論板塊，廣泛收集和了解用戶(hù)普遍關(guān)注的問(wèn)題，并整理相關(guān)信息，以此為依據(jù)，進(jìn)而改善檔案管理工作方式，優(yōu)化工作內(nèi)容，促使檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，微信公眾號(hào)平臺(tái)作為信息技術(shù)不斷發(fā)展的產(chǎn)物，對(duì)推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化有重要作用，有助于進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。因此，各檔案管理部門(mén)要準(zhǔn)確定位公眾號(hào)功能，優(yōu)化內(nèi)容，提升用戶(hù)體驗(yàn)，真正發(fā)揮公眾號(hào)服務(wù)功能，為廣大用戶(hù)提供更好的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]周淑萍.試論檔案微信公眾號(hào)服務(wù)功能的解析及其實(shí)現(xiàn)[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫(kù)（全文版）圖書(shū)情報(bào)，2017（11）：82-82+85.

[3]趙彥昌，張樂(lè)樂(lè).檔案微信公眾號(hào)服務(wù)功能解析及其實(shí)現(xiàn)[J].蘭臺(tái)世界，2016（23）：26-29.

[4]陳海燕.高校檔案微信公眾號(hào)應(yīng)用現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].蘭臺(tái)世界，2018（12）：46-49.